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“+27 % de conversions”
Walter BalducciResponsable communicationSecrétariat IA pour Open Dental : vos patients réservent, confirment et paient par SMS.
MessageMind offre aux cabinets sous Open Dental un secrétariat IA qui s’appuie sur votre planning en direct pour répondre aux appels, aux SMS, aux messages WhatsApp, aux e-mails et au chat web. Il réserve par praticien et type de rendez-vous, enregistre les confirmations, propose les créneaux libérés au dernier moment à votre ASAP List et consigne chaque message et chaque appel dans le journal des communications.
Mis à jour en
Choisi par des équipes du monde entier
01Messagerie patients
Chaque patient Open Dental reconnu, quel que soit le canal.
Vos patients Open Dental sont déjà dans MessageMind : un appel, un SMS ou un message WhatsApp est rattaché à la bonne personne et à la bonne famille avant même que le secrétariat IA réponde. Les nouveaux patients sont ajoutés à Open Dental dès leur premier contact, avec leur responsable légal s’il s’agit d’un enfant.
- Patients identifiés avant chaque réponse
- Nouveaux patients et responsables légaux ajoutés
- Appels, SMS, WhatsApp et e-mails dans un seul fil
02Réservation
Créneaux libres par praticien, salle de soins et type de rendez-vous.
Les créneaux libres viennent directement d’Open Dental pour le praticien et le type de rendez-vous dont le patient a besoin : un détartrage se cale dans le planning de l’hygiéniste, une couronne sur un créneau long. Le secrétariat IA vérifie les détails avant d’enregistrer, et un seul message suffit ensuite pour déplacer ou annuler.
- Vos propres types et durées de rendez-vous
- Reports et annulations par message
- Chaque réservation vérifiée avant enregistrement
03Confirmations
Confirmations enregistrées dans Open Dental, rappels sur WhatsApp.
Chaque réservation, d’où qu’elle vienne, déclenche une confirmation et un rappel sur le canal du patient. Quand il répond oui, le rendez-vous apparaît comme confirmé dans Open Dental, et une visite manquée ou terminée entraîne l’envoi du bon message de suivi.
- Un oui suffit à confirmer le rendez-vous
- Rappels par WhatsApp, SMS ou e-mail
- Suivi après les visites manquées et terminées
Ce que le secrétariat IA prend en charge dans Open Dental.
Grâce à l’intégration Open Dental, le secrétariat IA accède à votre planning, à vos patients, à vos rappels, aux assurances et aux comptes : il réserve, confirme, relance et encaisse sans double saisie.
Réserve, déplace et annule
- Trouve les créneaux libres par praticien, salle de soins et type de rendez-vous et réserve l’horaire choisi par le patient.
- Permet aux patients de déplacer ou d’annuler eux-mêmes leurs rendez-vous dans la conversation, avec Open Dental mis à jour aussitôt.
- Propose les créneaux de dernière minute aux patients de votre ASAP List, selon la règle du premier arrivé, premier servi.
Confirme et rappelle
- Passe le rendez-vous en confirmé dans Open Dental dès que le patient dit oui.
- Envoie des rappels par WhatsApp, SMS ou e-mail pour chaque rendez-vous, quelle que soit la façon dont il a été pris.
Fait revenir les patients
- Écrit aux patients quand leur rappel arrive à échéance et réserve le prochain détartrage directement dans Open Dental.
- Relance les plans de traitement à planifier jusqu’à ce que le patient réserve les actes prévus.
Prépare la visite
- Envoie les formulaires d’admission et d’antécédents médicaux, enregistrés dans le dossier dès que le patient les a remplis.
- Demande le nom de l’assureur, l’assuré principal et le numéro d’adhérent avant le rendez-vous, pour que la vérification commence plus tôt.
- Répond à « Ma couronne est-elle revenue du labo ? » à partir du dossier de laboratoire dans Open Dental.
Encaisse les paiements
- Explique les soldes et les relevés de compte, puis envoie un lien de paiement dont le règlement est enregistré dans Open Dental.
- Met en place des paiements échelonnés aux conditions que vous autorisez et répond aux questions sur le financement, les abonnements de soins et les offres nouveaux patients.
Tient l’équipe informée
- Enregistre chaque message et chaque appel dans le journal des communications du patient.
- Prend les rendez-vous de chaque site d’un cabinet multi-sites dans son propre planning, avec des tâches pour la bonne équipe.
Trois automatisations Open Dental très demandées.
-
Prévenir les patients d’un rendez-vous Open Dental déplacé, avec de nouveaux horaires
Quand votre équipe reprogramme ou annule un rendez-vous dans Open Dental, le patient en est informé sur son canal dans l’instant, avec plusieurs nouveaux horaires au choix. Après une visite manquée, il reçoit une relance bienveillante ; après une visite terminée, un mot de remerciement.
Client: Vendredi à 13 h, ça m’arrange mieux, merci !
Agent IA: Merci, Ashley ! Vous avez désormais rendez-vous avec Lauren vendredi à 13 h, et un rappel vous sera envoyé jeudi.
-
Faire remplir le questionnaire médical avant la visite, enregistré dans Open Dental
Deux jours avant une première visite, le secrétariat IA envoie par SMS les formulaires d’admission et d’antécédents médicaux. Les formulaires remplis sont enregistrés dans le dossier Open Dental du patient, les photos de carte d’assurance rejoignent ses documents, et l’accueil commence la journée avec chaque dossier prêt.
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Enregistrer chaque SMS et appel patient dans le journal des communications d’Open Dental
Chaque message WhatsApp, SMS, e-mail et appel traité par l’IA est enregistré dans Open Dental, au journal des communications du patient, avec un court résumé. La personne qui reprend ensuite, à l’accueil ou à la facturation, voit ce qui a été demandé, réservé et promis.
Scénarios avancés avec Open Dental.
E-mail, téléphones, messageries sociales, CRM et paiements s’organisent autour d’Open Dental, de l’orientation d’un médecin aux relevés de fin de mois en passant par une vidéo TikTok qui décolle.
-
Transformer les patients adressés par les médecins du sommeil en dossiers d’orthèse dans Open Dental, avec HubSpot et Stripe
- Le cabinet d’un médecin du sommeil vous adresse par Gmail un patient candidat à une orthèse d’avancée mandibulaire.
- Le secrétariat IA crée la fiche du patient et l’orientation dans Open Dental, avec une transaction HubSpot rattachée au médecin.
- Il appelle le patient, répond à ses questions sur l’orthèse et réserve une consultation avec votre dentiste.
- Après la consultation, un lien Stripe encaisse l’acompte de l’orthèse sur mesure.
- Quand Stripe confirme le paiement, HubSpot marque la transaction gagnée et la pose est réservée dans Open Dental.
- Le cabinet du médecin reçoit un court e-mail l’informant que son patient a commencé le traitement.
-
Répondre aux questions sur les relevés Open Dental par Outlook et SMS, avec paiements échelonnés
- Les relevés Open Dental partent en fin de mois par e-mail et par courrier.
- Les réponses arrivées sur votre boîte Outlook et les SMS envoyés au cabinet parviennent aussitôt au secrétariat IA.
- Il explique chaque ligne à partir du compte du patient, des paiements de l’assurance au solde restant.
- Les patients prêts à payer reçoivent un lien sécurisé, et le paiement est enregistré dans Open Dental.
- Pour étaler le coût, le patient reçoit vos conditions d’échelonnement, puis le plan est enregistré dans Open Dental.
-
Réserver dans Open Dental les nouveaux patients venus des DM TikTok
- La vidéo TikTok de votre hygiéniste sur le fil dentaire décolle, et les DM de futurs patients affluent.
- Le secrétariat IA répond à chaque DM, qu’il s’agisse d’assurance ou de soins pour les enfants.
- Ceux qui sont prêts à réserver choisissent un créneau nouveau patient dans Open Dental sans quitter TikTok.
- Chaque nouveau patient est ajouté à Open Dental, et un SMS lui apporte ses formulaires et sa confirmation.
- Le journal des communications garde chaque DM : votre équipe voit quelle vidéo a amené chaque patient.
Les données d’Open Dental derrière chaque réponse.
Votre planning, vos patients et vos comptes dans Open Dental façonnent chaque réponse du secrétariat IA.
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Des praticiens sur chaque site
Les dentistes et hygiénistes de chaque site gardent leur propre planning dans Open Dental, et le secrétariat IA prend le rendez-vous sur le site et avec le praticien que préfère le patient.
-
Chaque changement transmis au patient
Quand votre équipe reprogramme dans Open Dental, le patient reçoit le nouvel horaire sur WhatsApp ou par SMS en quelques instants, avec un moyen simple d’en choisir un autre.
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Une seule conversation pour toute la famille
Un parent qui réserve pour ses trois enfants le fait dans une seule conversation, avec le rendez-vous de chaque enfant et les coordonnées du responsable légal tirées d’Open Dental.
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Vérifié deux fois avant d’enregistrer
Le secrétariat IA confirme l’identité du patient et revérifie le créneau juste avant de réserver : chaque place libre revient à un seul patient.
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Vos praticiens gardent les décisions cliniques
Une question sur des dents sensibles est transmise à l’hygiéniste avec toute la conversation. Vos praticiens décident de chaque diagnostic et de chaque traitement, et le secrétariat IA fait tourner le planning.
-
Réservé sur Messenger, rappelé par SMS
Les patients réservent là où ils vous écrivent et reçoivent leurs rappels sur le canal de leur choix.
Open Dental et l’IA : comment l’intégration fonctionne.
-
Connectez Open Dental
Nous relions Open Dental avec vous lors d’un appel, puis passons en revue chaque site, praticien et type de rendez-vous avant le lancement.
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Vos patients rejoignent MessageMind
Les fiches patients d’Open Dental y apparaissent, et vos types de rendez-vous, types de rappel et règles guident chaque réponse.
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Les patients réservent par message
Les patients vous joignent sur chaque canal dès le premier jour, et chaque réservation, confirmation et conversation est consignée dans Open Dental.
En bref
- Canaux
- Téléphone, WhatsApp, SMS, e-mail, chat web, Instagram et Facebook Messenger
- Réservation
- Par praticien, salle de soins et type de rendez-vous, sur chaque site
- Confirmations
- Enregistrées sur le rendez-vous dès que le patient dit oui
- Historique
- Messages et appels dans le journal des communications, formulaires dans le dossier
- Paiements
- Liens de paiement du solde et paiements échelonnés, enregistrés sur le compte
- Langues
- La langue de chaque patient, plus de 90 au total
Conçu pour les cabinets sous Open Dental.
-
Cabinets indépendants
Plus de détartrages réservés et davantage d’appels décrochés, avec l’équipe que vous avez déjà.
-
Cabinets multi-sites
Chaque site garde son planning, et un seul secrétariat IA réserve pour tous.
-
Cabinets pédiatriques et familiaux
Les parents réservent pour tous leurs enfants dans une seule conversation, avec les responsables légaux rattachés dans Open Dental.
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Spécialistes
Orientations, consultations et travaux de laboratoire suivis du premier e-mail au dernier rendez-vous.
Locations
Staybodia Ltd
“6 étoiles si je pouvais”
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Solartek Films
“Génial”
Ben HicklingDirecteur général
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Spa Hotel Anglický Dvůr automatise 80 % de sa réception sur WhatsApp
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82 %Demandes de suivi automatisées
Army & Navy Stores répond sur les tailles et les retours avant l’abandon du panier
Lire l'histoireFonctionne avec
Open Dental avec WhatsApp, Gmail et Stripe.
Rappels et confirmations passent par WhatsApp, orientations et réponses arrivent par Gmail, HubSpot suit chaque source d’orientation et Stripe encaisse les acomptes des soins à la charge du patient.
Guides Open Dental
Secrétariat IA pour Open Dental : les réponses à vos questions
MessageMind propose-t-il un réceptionniste IA pour Open Dental ?
Oui. Le secrétariat IA de MessageMind travaille dans votre planning Open Dental et prend les appels, messages WhatsApp, SMS, e-mails et chats web. Il réserve par praticien et type de rendez-vous, enregistre les confirmations, relance rappels et plans de traitement, répond aux questions de solde et consigne chaque conversation dans Open Dental.
L’accueil téléphonique IA fonctionne-t-il avec Open Dental ?
Oui. L’assistant téléphonique IA répond d’une voix naturelle, retrouve l’appelant dans Open Dental, propose les créneaux libres du bon praticien et du bon type de rendez-vous et réserve pendant l’appel. Un SMS confirme l’horaire, et un résumé de l’appel rejoint le journal des communications.
Les rappels et confirmations par SMS partent-ils aussi sur WhatsApp ?
Oui. Rappels et confirmations sont envoyés sur WhatsApp, par SMS ou par e-mail pour chaque rendez-vous, quel que soit le canal de réservation. Quand un patient répond oui, le rendez-vous est marqué confirmé dans Open Dental, et une réponse qui demande un autre jour reçoit aussitôt de nouveaux horaires.
Les patients peuvent-ils reporter ou annuler sans appeler le cabinet ?
Oui. Les patients déplacent ou annulent dans la même conversation, le secrétariat IA propose de nouveaux créneaux libres, et Open Dental se met à jour dès leur accord. Le créneau libéré peut partir directement aux patients de votre ASAP List qui veulent venir plus tôt.
Comment le secrétariat IA gère-t-il les rappels et les plans de traitement ?
À chaque date de rappel, le patient se voit proposer des créneaux d’hygiène adaptés à son type de rappel, et il lui suffit d’en choisir un pour réserver le détartrage. Pour les plans de traitement à planifier, des relances aimables partent jusqu’à ce que les soins prévus figurent au planning, et chaque échange est enregistré dans le journal des communications.
Le dossier sera-t-il prêt avant la première visite d’un nouveau patient ?
Oui. Les patients reçoivent par SMS leurs formulaires d’admission et d’antécédents médicaux, et les formulaires remplis sont enregistrés dans le dossier. Le secrétariat IA demande aussi l’assureur, l’assuré principal et le numéro d’adhérent, pour que votre équipe vérifie la couverture avant l’arrivée du patient.
Le secrétariat IA peut-il prévenir un patient que sa couronne est revenue du labo ?
Oui. Il consulte le dossier de laboratoire dans Open Dental et répond aussitôt : si la couronne est arrivée, le patient choisit un rendez-vous de pose ; si elle est encore au labo, on lui donne la date prévue et un horaire juste après.
Les patients peuvent-ils régler un solde Open Dental ou mettre en place un paiement échelonné ?
Oui. Le secrétariat IA explique le solde à partir du compte et du relevé du patient, envoie un lien de paiement sécurisé et enregistre le paiement dans Open Dental. Les patients qui préfèrent étaler le coût se voient proposer vos conditions de paiement échelonné, et le plan est enregistré sur leur compte.
Comment un cabinet Open Dental choisit-il sa formule MessageMind ?
Selon le nombre de rappels envoyés et d’appels reçus. La page des tarifs de MessageMind détaille ce que comprend chaque formule, les cabinets au téléphone très sollicité optent en général pour un volume plus large, et notre équipe vous aide à choisir pendant une démo.
Où et pendant combien de temps les conversations des patients sont-elles conservées ?
Pendant 24 mois par défaut, sur les serveurs de MessageMind dans l’UE, conformément au RGPD, chiffrées en transit et au repos. Open Dental reste le dossier de référence pour chaque patient, rendez-vous et paiement, et votre cabinet peut demander une durée de conservation plus courte.
Réservé, confirmé et consigné dans Open Dental.
Regardez le secrétariat IA confirmer, rappeler et réserver pendant une démo, puis notre équipe connecte votre Open Dental avec vous.