1. Principes
Les données personnelles ne sont conservées que le temps nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées, ou aussi longtemps qu'une obligation légale l'impose. À l'échéance, elles sont supprimées ou anonymisées de façon irréversible.
Lorsque MessageMind agit en sous-traitant, c'est le client qui fixe la durée dans les limites ci-dessous et peut demander la suppression à tout moment. Lorsque nous agissons en responsable, les durées ci-dessous s'appliquent directement.
2. Calendrier de conservation
| Catégorie de données | Durée de conservation | Motif |
|---|---|---|
| Données de compte, de contrat et de facturation | 10 ans | Le droit comptable et fiscal italien (art. 2220 du Code civil) impose la conservation des documents comptables. |
| Contenu des conversations (par défaut) | 24 mois (configurable jusqu'à 30 jours) | Fourniture du service, historique des conversations et gestion des litiges. Le client peut définir une durée plus courte par espace de travail. |
| Messages de clients finaux issus de plateformes de réservation ou de voyage connectées | 12 mois | Limité à ce qui est nécessaire pour répondre, prouver et régler le séjour. Plus court que la valeur par défaut, la réservation restant le registre de référence. |
| Enregistrements de réservation issus de plateformes connectées | 24 mois | Délais de litige, de rétrofacturation et de réclamation. Limité à la référence de réservation, aux dates, au nom du client et au statut. |
| Enregistrements vocaux et transcriptions | 12 mois | Assurance qualité et preuve en cas de litige. Supprimés plus tôt si le client désactive l'enregistrement. |
| Contenu de la base de connaissances fourni par le client | Durée du compte | Nécessaire pour que l'agent puisse répondre. Supprimé lorsque le client le retire ou ferme le compte. |
| Tickets de support et correspondance | 24 mois | Suivi des problèmes récurrents et preuve contractuelle. |
| Journaux de sécurité, d'accès et d'audit | 12 mois | Surveillance de sécurité, investigation d'incidents et responsabilité au titre de l'article 32 RGPD. |
| Événements d'analytics du site | 14 mois | Fenêtre de mesure pour l'analyse des campagnes et du tunnel. |
| Contacts marketing et données de prospects | Jusqu'à opposition, ou 24 mois d'inactivité | Intérêt légitime en prospection B2B, cesse immédiatement en cas d'opposition. |
| Sauvegardes chiffrées | 35 jours glissants | Reprise après sinistre. Les sauvegardes tournent et sont écrasées selon un cycle fixe. |
3. Plateformes de réservation et de voyage connectées
Les données reçues via une plateforme de réservation ou de voyage connectée suivent un calendrier plus strict que la valeur par défaut, la plateforme restant le registre de référence de la réservation.
- Le contenu des messages clients est conservé 12 mois à compter du dernier message, puis supprimé.
- Les enregistrements de réservation se limitent à la référence, aux dates du séjour, au nom du client et au statut, conservés 24 mois après le départ pour couvrir les délais de litige, de rétrofacturation et de réclamation.
- Les coordonnées du client final obtenues via une plateforme ne servent qu'à gérer ce séjour. Elles ne sont pas ajoutées à des audiences marketing ni conservées à des fins de prospection.
- La déconnexion de l'intégration déclenche la suppression des données associées sous 30 jours, sauf obligation légale plus longue.
Le client peut définir des durées plus courtes ou demander la suppression immédiate de réservations ou de conversations précises en écrivant à [email protected].
4. Suppression à la résiliation et sur demande
À la fermeture du compte, le client dispose de 30 jours pour exporter ses données. Passé ce délai, nous supprimons ou anonymisons les données client sous 90 jours, hors documents à conserver légalement.
Les demandes de suppression reçues compte actif sont traitées sans retard injustifié et en tout état de cause sous 30 jours. En tant que sous-traitant, nous transmettons au client les demandes des utilisateurs finaux et l'assistons dans sa réponse.
Les sauvegardes sont chiffrées et tournent sur un cycle de 35 jours. Les données supprimées des systèmes de production subsistent dans les sauvegardes jusqu'à la fin du cycle, puis sont écrasées. Les sauvegardes ne servent jamais à restaurer des enregistrements supprimés individuellement.
5. Contact
Questions sur la conservation, demandes de suppression et revues de sécurité : [email protected]. TMMA SRLS, Via Durazzo 28, 00195 Rome (RM), Italie.
