Brevo
Stripe
Éducation
AOSR
“+27 % de conversions”
Walter BalducciResponsable communicationSecrétariat IA pour Cloud 9 Ortho : consultations, ajustements et contrôles réservés par SMS.
Le secrétariat IA de MessageMind travaille avec Cloud 9 Ortho et répond aux parents comme aux patients au téléphone, par SMS, sur WhatsApp et sur Instagram : il réserve premières consultations, ajustements, contrôles d’aligneurs et rendez-vous de contention autour des horaires d’école. Il confirme les visites, relance les débuts de traitement en attente et répond aux questions sur le paiement échelonné avec un lien de paiement.
Mis à jour en
Choisi par des équipes du monde entier
01Parents et patients
Les ados écrivent, les parents appellent, et chacun reçoit sa réponse Cloud 9 Ortho.
Les ados écrivent sur Instagram, les parents appellent ou envoient un SMS entre deux réunions, et chaque message arrive à un seul secrétariat IA qui travaille à partir de votre agenda Cloud 9 Ortho. Quand un parent écrit pour son enfant, le secrétariat IA retrouve l’enfant grâce au responsable enregistré au dossier avant de réserver ou de déplacer quoi que ce soit.
- Chaque parent relié au dossier de son enfant
- Frères et sœurs réservés à la suite
- Appels pris à l’heure de pointe de la sortie des classes
02Agenda d’orthodontie
Consultations, ajustements et contrôles d’aligneurs réservés entre deux cours.
Le secrétariat IA distingue une première consultation d’un ajustement rapide, propose un temps au fauteuil de la bonne durée avec le bon orthodontiste et privilégie les créneaux après l’école pour les élèves. Les déplacements autour des examens et du sport se règlent en quelques messages, et chaque confirmation est enregistrée dans Cloud 9 Ortho.
- Chaque type de visite associé au bon temps au fauteuil
- Horaires après l’école proposés en premier
- Confirmations enregistrées dès la réponse d’un parent
03Débuts de traitement et paiements
Débuts de traitement en attente et paiements échelonnés, dans le même fil.
Les familles venues en consultation et toujours en réflexion reçoivent une relance aimable avec les dates de début disponibles. Une fois le traitement commencé, les parents demandent le solde de leur paiement échelonné et obtiennent le montant tiré de Cloud 9 Ortho, avec un lien de paiement sécurisé.
- Demandes de consultation relancées jusqu’à la réservation
- Soldes de paiement échelonné avec lien de paiement
- Patients en surveillance rappelés au bon moment
Ce que fait le secrétariat IA dans Cloud 9 Ortho.
Pour Cloud 9 Ortho, l’automatisation IA prend en charge les appels, les SMS et les relances de votre accueil, de la première consultation au dernier contrôle de contention.
Répond aux parents et aux patients
- Prend les appels des parents et les DM des ados, et répond aux SMS et aux messages WhatsApp à toute heure.
- Retrouve chaque enfant grâce au parent ou au tuteur enregistré au dossier avant de réserver ou de déplacer une visite.
- Inscrit les nouveaux patients avec leur responsable et leurs coordonnées pour la première consultation.
Réserve toutes les visites d’orthodontie
- Réserve premières consultations, bilans orthodontiques et poses d’appareil avec le bon orthodontiste et le bon temps au fauteuil.
- Planifie ajustements, contrôles d’aligneurs et contrôles de contention autour de l’école, du sport et des examens.
- Enchaîne les rendez-vous des frères et sœurs après l’école, en une seule conversation avec le parent.
Fait confirmer chaque visite
- Enregistre la confirmation dans Cloud 9 Ortho quand un parent répond oui à un rappel.
- Envoie un rappel à chaque famille sur WhatsApp ou par SMS avant chaque visite Cloud 9 Ortho, quel que soit le canal de réservation.
- Propose de nouveaux horaires après l’école aux familles qui ont manqué un rendez-vous.
Relance chaque famille
- Relance les demandes de première consultation jusqu’à ce que la famille réserve.
- Prévient les patients en surveillance quand vient le moment de leur prochain contrôle de croissance.
- Contacte les familles dont le traitement attend de démarrer et propose les dates de début disponibles.
Gère formulaires et paiements
- Envoie les formulaires de nouveau patient et le lien du questionnaire médical pour que le dossier soit prêt dès la première visite.
- Indique aux parents le solde de leur paiement échelonné d’après Cloud 9 Ortho et envoie un lien de paiement.
Main dans la main avec votre équipe
- Réserve les réparations de brackets décollés et de fils qui piquent, et signale tout cas urgent à votre équipe clinique.
- Laisse à votre coordinateur de traitement un résumé de chaque demande de consultation et de chaque échange avec les familles.
Les automatisations Cloud 9 Ortho incontournables.
-
Convertir les demandes de première consultation en rendez-vous Cloud 9 Ortho
Une mère demande sur le chat de votre site si son fils est prêt pour un appareil. Le secrétariat IA lui répond chaleureusement, réserve une première consultation dans Cloud 9 Ortho et envoie le questionnaire médical ; les familles qui repartent sans réserver reçoivent plus tard une relance tout en douceur.
Client: Mon fils a 9 ans. Est-ce un bon âge pour une première visite chez l’orthodontiste ?
Agent IA: C’est le bon moment. Le Dr Rivera reçoit les enfants de son âge pour un premier bilan. Jeudi à 16 h 15 ?
-
Confirmer les visites Cloud 9 Ortho par SMS avec les parents, enregistrées dès la réponse
Deux jours avant chaque visite, le parent reçoit un court SMS avec le prénom de l’enfant, l’heure et l’orthodontiste. Un « oui » enregistre la confirmation dans Cloud 9 Ortho, et un conflit avec un match ou un examen fait apparaître de nouveaux horaires après l’école.
Client: Mia a un match jeudi, ce serait possible vendredi après l’école ?
Agent IA: Bien sûr. Le Dr Shah peut la recevoir vendredi à 15 h 50 ou à 16 h 30. Quel horaire arrange le mieux Mia ?
-
Faire revenir les patients en surveillance pour leur prochain contrôle de croissance
Les enfants en surveillance sortent facilement de l’agenda. Quand un contrôle de croissance arrive à échéance dans Cloud 9 Ortho, le secrétariat IA envoie un court rappel par SMS au parent, propose des horaires après l’école, réserve celui qu’il choisit, puis envoie un rappel la veille.
-
Réserver les contrôles de contention Cloud 9 Ortho le jour de la dépose de l’appareil
Quand une dépose d’appareil est terminée dans Cloud 9 Ortho, le secrétariat IA félicite la famille sur WhatsApp, réserve le premier contrôle de contention à l’horaire qui lui convient et lui rappelle les visites suivantes, pour que les nouveaux sourires restent là où votre orthodontiste les a placés.
Pour aller plus loin avec Cloud 9 Ortho.
Cloud 9 Ortho garde l’agenda et les contrats ; ces automatisations y ajoutent votre CRM, les paiements et les canaux qu’utilisent les familles.
-
Faire démarrer cet été les traitements Cloud 9 Ortho en attente, avec Brevo et Stripe
- Les familles venues en consultation sans avoir commencé figurent sur une liste Brevo « débuts en attente ».
- En mai, le secrétariat IA envoie par SMS à chaque parent les dates de pose disponibles cet été dans Cloud 9 Ortho.
- Il répond aux questions sur les appareils, les aligneurs et les mensualités, puis réserve la date choisie.
- Un acompte Stripe remboursable bloque la date, prêt à être déduit par votre équipe au début du traitement.
- Brevo fait passer la famille dans « traitement commencé », et la pose de l’appareil apparaît dans Cloud 9 Ortho.
-
D’une question d’ado sur Instagram à une consultation Cloud 9 Ortho validée par un parent
- Un ado de 14 ans vous écrit en DM sur Instagram pour savoir ce qu’implique un appareil et combien de temps on le porte.
- Le secrétariat IA répond sur un ton amical et demande le numéro de mobile d’un parent.
- Le parent reçoit un SMS qui présente le cabinet et propose des horaires de consultation après l’école.
- Sa réponse réserve la première consultation dans Cloud 9 Ortho, avec le parent comme responsable.
- Tous deux reçoivent un rappel la veille, et l’ado reçoit un pouce levé sur Instagram.
-
Regrouper par téléphone les visites Cloud 9 Ortho de trois enfants en un seul créneau après l’école
- Une mère appelle à midi : ses trois enfants ont rendez-vous trois jours différents le mois prochain.
- Le secrétariat IA retrouve chaque enfant à partir du dossier de la mère dans Cloud 9 Ortho.
- Il trouve trois créneaux qui se suivent un jeudi après l’école : deux ajustements et un contrôle d’aligneurs.
- Les trois visites sont déplacées dans Cloud 9 Ortho pendant que la mère est encore en ligne.
- Un seul message WhatsApp confirme les nouveaux horaires, et un rappel suit la veille.
Un quotidien plus léger pour votre équipe Cloud 9 Ortho.
Ce qui change quand parents et patients obtiennent leurs réponses directement depuis Cloud 9 Ortho.
-
Orthodontistes et coordinateurs côte à côte
Chaque orthodontiste et votre coordinateur de traitement, avec les fauteuils libres du jour. Les parents demandent le praticien habituel de leur enfant ou le premier créneau de consultation.
-
Des visites calées autour des examens et des matchs
Un parent écrit par SMS que jeudi tombe en même temps qu’un match, et l’ajustement est déplacé dans Cloud 9 Ortho quelques messages plus tard.
-
Complice avec les ados, clair avec les parents
Les ados reçoivent des réponses courtes et enjouées, les parents tous les détails, toujours dans le ton de votre cabinet et à partir du même agenda.
-
Les données des enfants entre de bonnes mains
Les messages sont hébergés dans l’UE, conformément au RGPD, le bon enfant est d’abord confirmé auprès du parent, et Cloud 9 Ortho garde le dossier.
-
Votre équipe prend la main sur les réparations urgentes
Un bracket décollé ou un fil qui pique arrive à votre équipe clinique avec le dossier de l’enfant et toute la conversation, pour une prise en charge rapide.
-
La prochaine visite, pour le parent comme pour l’ado
Les parents demandent sur Facebook Messenger, les ados par SMS, et tous reçoivent le jour et l’heure du prochain ajustement tirés de Cloud 9 Ortho.
Comment fonctionne l’intégration IA de Cloud 9 Ortho.
-
Connecter Cloud 9 Ortho
Notre équipe connecte Cloud 9 Ortho avec vous et répertorie chaque cabinet, orthodontiste, fauteuil et type de rendez-vous avant la mise en service.
-
Apprendre vos types de visite
Consultations, bilans, poses, ajustements et contrôles viennent de Cloud 9 Ortho ; vos règles pour les visites manquées, les paiements et les urgences viennent de vous.
-
Les familles ont leur réponse sur chaque canal
Votre ligne téléphonique, vos SMS, WhatsApp, Instagram et le chat de votre site répondent aux familles, et chaque rendez-vous est enregistré dans Cloud 9 Ortho.
En bref
- Canaux
- Téléphone, SMS, WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger et chat web
- Visites
- Consultations, bilans, poses, ajustements, contrôles d’aligneurs et de contention
- Familles
- Parents, tuteurs, frères et sœurs reliés au bon enfant
- Paiements
- Soldes de paiement échelonné expliqués, avec un lien de paiement sécurisé
- Langues
- La langue de chaque famille, espagnol compris
- Votre équipe
- Une boîte de réception partagée avec chaque conversation, sur ordinateur et mobile
Vous utilisez déjà les DentalOS AI Agents avec Cloud 9 Ortho ?
Gardez-les. Le Confirmation Agent et le Scheduling Agent de Planet DDS appellent les patients depuis Cloud 9 Ortho pour confirmer les visites et remplir les créneaux libres. Le secrétariat IA y ajoute les conversations que les familles lancent elles-mêmes, des SMS tardifs et des DM d’ados aux échanges WhatsApp et aux questions posées sur votre site, chacune traitée et réservée dans le même agenda.
- Réponses aux parents et aux ados par SMS, sur WhatsApp, Instagram et le chat web
- Consultations, poses et réparations réservées dans la conversation même
- Soldes de paiement échelonné et formulaires envoyés dans la langue de la famille
Conçu pour les cabinets d’orthodontie sous Cloud 9 Ortho.
-
Orthodontistes en cabinet unique
Chaque appel de parent et chaque DM d’ado reçoit une réponse pendant que votre équipe est au fauteuil.
-
Groupes et OSO (réseaux d’orthodontie)
Un seul secrétariat IA réserve dans tous vos cabinets sur Cloud 9 Ortho, chaque famille gardée dans un fil unique.
-
Orthodontie et dentisterie pédiatrique
Les familles voient l’orthodontiste et le dentiste pédiatrique à partir d’un même agenda, et les frères et sœurs sont réservés ensemble.
Locations
Staybodia Ltd
“6 étoiles si je pouvais”
Jordan Bunton-WilliamsFondateur Services à domicile
Solartek Films
“Génial”
Ben HicklingDirecteur général
82 %Taux de réservation des cours d'essai
SIP Abacus réserve automatiquement des cours d’essai sur trois fuseaux horaires
Lire l'histoire
80,7 %Taux d'automatisation
Spa Hotel Anglický Dvůr automatise 80 % de sa réception sur WhatsApp
Lire l'histoire
82 %Demandes de suivi automatisées
Army & Navy Stores répond sur les tailles et les retours avant l’abandon du panier
Lire l'histoireFonctionne avec
Cloud 9 Ortho avec Instagram, Brevo et Stripe.
Les ados vous découvrent sur Instagram, Brevo garde le lien avec les familles qui hésitent encore, et Stripe bloque une date de début avec un acompte.
DenticonAutres intégrations : logiciels dentaires
Guides Cloud 9
Cloud 9 Ortho et l’IA : les questions des orthodontistes
Un cabinet d’orthodontie sous Cloud 9 Ortho peut-il déléguer son accueil à l’IA ?
Oui. Le secrétariat IA de MessageMind prend en charge le téléphone, les SMS, WhatsApp et Instagram de votre cabinet d’orthodontie, à partir de votre agenda Cloud 9 Ortho. Il réserve consultations, ajustements et contrôles d’aligneurs, déplace les visites autour de l’école, relance les débuts de traitement en attente et répond aux questions sur le paiement échelonné, jour et nuit.
Les parents peuvent-ils réserver et déplacer les visites de leurs enfants par SMS ?
Oui. Le secrétariat IA reconnaît le parent, retrouve dans Cloud 9 Ortho chaque enfant dont il s’occupe et réserve ou déplace la visite demandée. Les frères et sœurs peuvent passer à la suite, et chaque changement est confirmé dans le même fil.
L’heure de la sortie des classes est-elle couverte au téléphone ?
Oui. Entre 15 h et 18 h, quand toutes les familles semblent appeler en même temps, l’assistant téléphonique IA prend chaque appel d’une voix naturelle et réserve ou déplace la visite pendant que le parent est encore en ligne.
Bracket décollé, fil qui pique : quelle prise en charge pour le patient ?
Le secrétariat IA réserve le premier créneau de réparation que vous gardez libre, partage les conseils de confort rédigés par votre cabinet, comme l’usage de la cire orthodontique, et transmet à votre équipe clinique tout ce qui semble urgent. Les décisions de traitement restent à vos orthodontistes ; le secrétariat IA s’occupe du rendez-vous.
Les familles encore indécises après la consultation reçoivent-elles un suivi ?
Oui. Les familles qui repartent d’une consultation sans commencer reçoivent des relances aimables avec les dates de début disponibles, des réponses sur les appareils, les aligneurs et les modes de paiement, et un rendez-vous dès qu’elles sont prêtes. Votre coordinateur de traitement voit chacune de ces conversations.
Les parents peuvent-ils connaître le solde de leur paiement échelonné dans la conversation ?
Oui. Le secrétariat IA lit le contrat de traitement et le relevé de compte dans Cloud 9 Ortho, indique au parent ce qui reste à payer et la date de la prochaine échéance, puis envoie un lien de paiement sécurisé. Les demandes de modification de l’échéancier passent à votre coordinateur de traitement.
Les familles hispanophones reçoivent-elles des réponses en espagnol ?
Oui. Les familles qui écrivent en espagnol reçoivent en espagnol les réponses, les rappels, les liens vers les formulaires et les messages de paiement, et il en va de même pour toute autre langue. Parents et ados peuvent chacun utiliser la langue qu’ils préfèrent.
Comment se passe la mise en place avec Cloud 9 Ortho ?
Notre équipe connecte Cloud 9 Ortho avec vous, vérifie chaque cabinet, orthodontiste et type de visite, et apprend au secrétariat IA vos règles pour les visites manquées, les réparations et les paiements. Les familles gardent leurs habitudes.
De quoi dépend le tarif d’un réceptionniste IA en orthodontie ?
De la formule choisie et du nombre de conversations avec les familles que gèrent vos cabinets. La page des tarifs détaille ce que comprend chaque formule, et une démo sur votre propre agenda Cloud 9 Ortho vous montre si l’outil vous convient avant tout engagement.
Les informations des enfants restent-elles protégées avec Cloud 9 Ortho ?
Oui. MessageMind conserve les conversations sur des serveurs dans l’UE, conformément au RGPD, confirme le bon enfant auprès du parent avant tout changement, et Cloud 9 Ortho reste l’outil où sont enregistrés chaque visite et chaque paiement échelonné.
Avant la sortie de l’école, toutes vos familles Cloud 9 Ortho sont fixées.
Découvrez en démo comment parents et ados réservent directement dans votre agenda Cloud 9 Ortho.