Un seul agent IA qualifie chaque patient, réserve chaque consultation, vérifie chaque contre-indication et relance pour chaque retouche. Tous les canaux, 24/7.
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Le problème
Chaque message sans réponse est un patient chez le concurrent.
Schémas vus dans chaque medspa, clinique esthétique, studio body sculpting et clinique dermato que l'on onboarde, avec les chiffres derrière chacun.
72 % des patients potentiels partent à la clinique suivante si vous ne répondez pas au premier message.
Hier soir, ils ont écrit à trois cliniques pour des injections de lèvres. La clinique qui a envoyé prix, downtime et un créneau du samedi en premier a remporté la consultation. Les deux autres n'ont jamais eu de réponse.
JL
Jessica L.via Instagram · vu il y a 4 min
Perdue
Bonjour ! Combien coûte une injection de lèvres ? Je cherche une consultation pour 1 ml cette semaine 💋
22:14 · Vu
Pas de réponse
Concurrent · 6 min aprèsGagné
CLClinique #2 a répondu à 22:20"£350 · Sam 11h dispo" · consultation réservée+1
CLClinique #3 a répondu à 22:25"Envoi du tarifs" · aussi réservée+1
60× par jour : prix, downtime, contre-indications, éligibilité.
Votre accueil refait le même criblage à chaque patient avant la consultation : grossesse, allaitement, isotrétinoïne dans les 6 derniers mois, anticoagulants, auto-immunité, traitements antérieurs. Les mêmes questions, les mêmes formulaires, à chaque fois.
1 sur 2 des demandes patients arrivent quand votre clinique est fermée.
Les patients potentiels font défiler vos reels sur le canapé à 22 h, le week-end, les jours fériés. Lundi matin, ils ont déjà réservé chez la clinique ouverte le dimanche soir, ou abandonné l'idée.
EM
Emma M.
Instagram · Dim 22:47
Fermé
Bonjour ! Vu votre reel HIFU, vous avez des créneaux cette semaine ? 🤍
22:47 · Vu
Comparaison de cliniques · en attente
10 h 13 min, sans réponse
54 % des patients Botox et laser ne reviennent jamais pour leur retouche.
Le patient Botox au mois 4. Le patient laser à la semaine 6. Le patient HIFU au mois 4. Sans une relance à la bonne cadence, ils partent vers la prochaine clinique qui a publié un beau reel, ou arrêtent tout.
RM
Rachel M.Botox fait · il y a 5 mois
Partie ailleurs
Jour 0Botox fait · front + ride du lion · £400fait
Jour 14Photo de stabilisation + vérifmanqué
Mois 3Pré-relancemanqué
Mois 4Relance retouche + créneauxmanqué
Mois 5Perdue · réservé à la clinique d'à côtépartie
Quatre schémas. Votre accueil IA gère les quatre.
Une vraie patiente
Une patiente. Six jobs.
Une conversation fait passer Sophia par chaque job d'accueil de votre clinique, d'une demande Instagram jusqu'à une relance de retouche à 4 mois avec acompte payé. La colonne de droite éclaire le job en cours à chaque instant.
Talk to MessageMind!
Instagram form submittedHIFU body contouring reel · Tue Mar 18, 6:42 PM
01·Inquiry
Hi Sophia, thanks for reaching out about our HIFU body contouring at Vivo Body Studio 😊
HIFU sessions are £900 per area, most clients see noticeable lift and tightening after 1 session, peak result around 8 to 12 weeks. Quick safety check first: are you currently pregnant or breastfeeding?18:42
No, neitherPregnantBreastfeeding
No, neither.18:44
Tue 6:44 PM · contraindication screen + area scoping
02·Qualifying
Perfect 👍 A few more so the practitioner can confirm you are a good candidate:
1. Any pacemaker, metal implants in the area, or active autoimmune flare? 2. Have you taken Accutane (isotretinoin) in the last 6 months? 3. Are you on blood thinners?18:44
No to all three.18:46
Contraindication screenclear · ready for area + Fitzpatrick check
Great. And which area or areas are you thinking about? (Most common: abdomen, flanks, inner thighs, jawline, neck.)18:46
Abdomen and flanks. And the jawline if you do that too.18:48
All three are treatable 👌 Body areas (abdomen + flanks) and face/jawline use slightly different HIFU cartridges, so the practitioner will scope both at the consultation.
Last clinical one: how would you describe your skin tone on the Fitzpatrick scale, or just an honest "I tan easily / I burn easily" works?18:48
I tan easily, rarely burn. Fitzpatrick III maybe.18:50
QualifiedFitzpatrick III · abdomen + flanks + jawline · Score 96/100 · routed to consult
Tue 6:51 PM · matching the right practitioner + slot
03·Booking
Lovely, all good signs 🙌 Booking you in for a free 15-minute consultation with Dr. Amelia (our HIFU lead). What is the best email so I can send the calendar invite + our pre-treatment guide?18:51
Email capturedcontact saved in Pabau · pre-treatment guide queued
Got it ✅ Dr. Amelia has Thursday 18:00 or Saturday 11:00 free. Which works better?18:52
Thu 18:00Sat 11:00
Saturday 11:00 please.18:54
Booked! 🎉
📅 Sat Mar 22, 11:00 with Dr. Amelia (15 min free consult) 📍 Vivo Body Studio, ground floor 📄 Pre-treatment guide + digital consent form just landed in your inbox
Please complete the consent form before Saturday so we have more time for treatment questions on the day.18:54
Consult bookedSat Mar 22, 11:00 · Dr. Amelia · Google Calendar invite + Pabau patient record created
Fri Mar 21 · 24h pre-consult reminder + prep
04·Reminder
Hi Sophia! 👋 Quick reminder: your free consult with Dr. Amelia is tomorrow Saturday at 11:00.
Two prep tips for the most accurate skin assessment: • Come bare-faced if possible (or makeup-free on the jawline) • Avoid heavy moisturisers on the abdomen and flanks that morning
Still on for tomorrow?11:00
Yes, see you thenNeed to move
Yes, looking forward to it. Quick Q: can I work out the day before HIFU if I book it after the consult?11:14
Great question 💪 Light cardio the day before is fine. Avoid heavy weights, sauna, or hot yoga in the 24 hours after each HIFU session (your skin is mildly inflamed for 24 to 48h). Dr. Amelia will walk you through the full aftercare on the day.11:15
Reminder confirmedprep instructions sent · consent form completion verified
Sat Mar 22 · post-consult, treatment booked, follow-up day after
05·Follow-up
Morning Sophia 😊 Hope you are feeling good after your HIFU yesterday with Dr. Amelia. Quick check-in:
• Any redness, tenderness or tingling lasting longer than expected? • Are you keeping the SPF 50 on the treated areas? • Drinking the extra 1 to 2L of water Dr. A recommended?09:30
Bit of tenderness on the flanks but nothing painful, SPF on, drinking lots. All good!10:18
Sounds spot on for day one ✨ The tenderness usually settles in 48 to 72h. If anything changes (redness spreading, hot to touch, blistering) WhatsApp us and Dr. Amelia will call you back same-day.10:18
Wed Jul 16 · ~4 months post first HIFU, top-up recall
06·Recall
Sophia! 🌟 It has been almost 4 months since your first HIFU on the abdomen and flanks. Most clients book their top-up between months 4 and 6 to lock in the lift before the collagen response tapers.
Dr. Amelia has openings next week, Thursday 18:00 or Saturday 10:00. Want me to hold one?10:12
Thu 18:00Sat 10:00Not yet
Saturday 10:00, and can I add the jawline this time?10:18
Yes, perfect time to add it 👌 Jawline is £600, so combined session is £1,500. Want a £200 deposit link to lock the slot, balance on the day?10:18
Send deposit linkPay in full
Send the deposit link please.10:19
Stripe deposit link generated£200 · Pabau treatment plan updated · abdomen + flanks + jawline
Here you go: pay.vivobodystudio.com/deposit/x9k2
Once it is paid, I will lock Sat Jul 26 at 10:00, send a fresh consent form for the jawline area, and email the updated pre-treatment guide. Talk soon ✨10:19
Connectez votre logiciel de gestion, agenda, paiements et menu de soins. Entraînez-la sur vos protocoles, prix et contre-indications. Lancez-la sur tous les canaux.
01
Étape un · Connecter
Connectez votre logiciel de gestion et vos agendas.
Connecter
Connectez votre logiciel de gestion (Pabau, Aesthetic Record, Phorest, Boulevard, Klinik, Mindbody), vos agendas Google ou iCal, votre prestataire de paiement (Stripe, GoCardless, SumUp, Square), votre menu de soins, vos consentements et la galerie avant/après. Sync en un clic, sans ticket IT.
Entraînez-la sur vos protocoles, prix, contre-indications.
Entraîner
Nous importons vos anciens échanges, vos protocoles de soins, votre grille tarifaire, votre politique de contre-indications (grossesse, allaitement, fenêtre isotrétinoïne, auto-immunité, anticoagulants), et la façon dont votre meilleur praticien filtre les patients. Vous validez chaque pattern de réponse avant la mise en production.
Vous validez chaque pattern de réponse avant la mise en prod
Étape 2 · Entraînez l'agentImport de votre clinique
Menu de soins + prix38 soins
Politique de contre-indicationsapprise
Anciens échanges patients2 108 / 2 840
Agendas praticiensen file
Logique de criblage apprise :
Grossesse / allaitementFenêtre 6 mois isotrétinoïneMapping FitzpatrickAnticoagulantsPrep + aftercare
03
Étape trois · Lancer
Test en live, puis mise en production sur tous les canaux.
Lancer
On lance d'abord un test live sur vos vrais messages entrants Instagram et WhatsApp, vous voyez l'IA filtrer, réserver et relancer avant de tout activer. Puis elle passe en prod sur WhatsApp, Instagram, Facebook, SMS, email, chat du site et voix entrante.
Test live sur votre vrai flux entrant d'abord
Une seule IA accueil sur tous les canaux, toutes les langues
En ligne en 24 h, support dédié pendant 30 jours
Étape 3 · LancementCanaux & intégrations
En live
WhatsApp+44 7886 084321
DM Instagram@vivobodystudio
FacebookDM de la Page
Chat webvivobodystudio.com
VoixAppels entrants
Client mis en avant
Vraie clinique. Vraie preuve.
Vivo Body Studio utilise MessageMind sur WhatsApp, Instagram, Facebook et le chat de leur site. Écrivez-leur et vérifiez vous-même.
Histoire client mise en avant
Vivo Body Studio
Qualification de patients sur WhatsApp, Instagram, Facebook et chat du site
“Le meilleur, c'est l'équipe support disponible 24x7 pour résoudre tous les doutes. L'IA elle-même est très efficace pour obtenir les résultats voulus. Et elle est mise à jour chaque jour avec de nouvelles fonctionnalités, un vrai plus.”Junaid, Marketing manager, Vivo Body Studio
Body sculpting + médecine esthétique
En ligne en 24 h
94,2 %
Taux d'automatisationsur chaque canal entrant
15k+Messages IA / moisconversations patients traitées
Jayesh AsharPearl Tourism & Leisure GroupFounder and CEO
"Strongly recommend"
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Fantastic job on our AI assistant Albert and the VIP phone system. Anybody looking for these kind of products, we strongly recommend MessageMind for their timely delivery and very good pricing.
Jayesh Ashar · Pearl Tourism & Leisure Group
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Ecommerce
Wim van den OeverProlan BeneluxFounder
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Real estate
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FAQ
Tout ce que vous demanderiez en premier.
La plupart des cliniques sont en ligne en 24 h. On gère le setup de l'API WhatsApp Business, on sync votre logiciel de gestion (Pabau, Aesthetic Record, Phorest, Boulevard, Klinik, Mindbody), on connecte votre agenda Google ou iCal, on branche votre prestataire de paiement (Stripe, GoCardless, SumUp) et on entraîne l'IA sur vos anciens échanges et protocoles. Pas de déploiement de plusieurs mois, pas de consultants installés dans votre Slack pendant un trimestre.
De partout où un patient vous voit. Reels Instagram et DM stories (la porte d'entrée numéro un des cliniques esthétiques), lead ads Facebook et DM de la Page, lead ads Google, chat en direct de votre site, QR walk-in, appels entrants depuis la radio ou la presse, et publicités click-to-WhatsApp. L'IA répond en quelques secondes après le formulaire ou le message, sans Zapier ni middleware.
Oui. On l'entraîne sur vos anciens échanges, votre ton de marque et la façon dont votre meilleur praticien filtre les patients. Vous validez chaque pattern de réponse avant la mise en prod, et vous pouvez ajuster le ton en langage naturel à tout moment (plus clinique, moins casual, sans emoji, polonais sur les numéros polonais). Elle fonctionne dans toutes les langues que vos patients utilisent.
Oui. L'IA exécute de vraies actions dans votre stack : criblage de contre-indications sur la liste que vous définissez (grossesse, allaitement, fenêtre isotrétinoïne, poussées auto-immunes, anticoagulants, pacemaker pour HIFU, sensibilité au froid pour CoolSculpting), capture du type de peau Fitzpatrick, envoi du consentement à signer, prise d'acompte via Stripe / GoCardless / SumUp, et réservation du créneau dans l'agenda du bon praticien. Le patient et votre équipe reçoivent un dossier propre dans Pabau, Aesthetic Record ou tout autre logiciel que vous utilisez.
L'IA tourne 24/7 dans plus de 30 langues. Une clinique à Madrid en espagnol, une à Varsovie en polonais, une à Londres en anglais, la même IA, les mêmes protocoles, simplement traduits en temps réel. Les données patients restent sur des serveurs UE (Francfort) pour toute clinique avec des patients UE, essentiel pour le RGPD sur les données de santé.
Elle passe la main proprement à un praticien ou à votre accueil avec tout le contexte de la conversation. Vous fixez les seuils : tout red flag de contre-indication, tout soin hors menu, tout changement de sentiment, tout sujet custom. Pour la plupart des cliniques esthétiques, plus de 90 % des demandes entrantes sont closes de bout en bout par l'IA (Vivo Body Studio tourne à 94,2 %). Le reste arrive à votre équipe avec le criblage déjà fait.
Oui. Nous sommes Meta Business Partner certifié, conformes RGPD et DSGVO, avec des serveurs UE à Francfort et un SLA de 99,99 % de disponibilité sur basculement multi-région. Les données patients sont chiffrées en transit et au repos, jamais utilisées pour entraîner des modèles partagés. Les consentements sont signés et archivés sur la fiche patient dans votre logiciel. On signe un DPA dès le jour 1.
Tarif au volume de conversations, pas au siège, donc chaque praticien et chaque secrétaire peut avoir accès sans frais par utilisateur. Pour la plupart des cliniques, ça se rentabilise dans le premier mois rien qu'avec le gain de conversion demande-à-consultation, avant même de compter le revenu des relances. Parlez-nous pour un tarif adapté à votre volume.