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“+27 % de conversions”
Walter BalducciResponsable communicationSecrétariat IA pour Dentrix : les appels après la fermeture deviennent des visites réservées.
Le secrétariat IA de MessageMind se connecte à Dentrix, Dentrix Ascend et Dentrix Enterprise, et répond à toute heure aux appels, aux SMS, aux messages WhatsApp et au chat web. Il prend, déplace et annule les visites dans votre Appointment Book, confirme les patients du lendemain et transforme les rappels Continuing Care en détartrages réservés.
Mis à jour en
Choisi par des équipes du monde entier
01Appels après la fermeture
À 19 h, le samedi ou à midi, vos patients Dentrix ont leur réponse.
Les patients appellent après le travail, envoient un SMS le week-end ou écrivent sur Instagram, Messenger, par e-mail ou sur votre site. Le secrétariat IA répond à chacun en quelques secondes, le retrouve dans Dentrix ou Dentrix Ascend et réserve la visite : le lendemain commence avec des rendez-vous plutôt qu’avec des messages sur le répondeur.
- Appels pris à midi, le soir et le week-end
- Patients retrouvés par nom et date de naissance
- Un seul Appointment Book derrière chaque canal
02Réservation en ligne
La réservation en ligne, directement dans l’Appointment Book de Dentrix.
Le secrétariat IA consulte les disponibilités par praticien et par salle de soins, propose les créneaux qui arrangent le patient et lui relit son choix. La visite s’enregistre dans Dentrix dès son accord, et un report ou une annulation libère l’ancien créneau pour un patient de votre ASAP List.
- Disponibilités par praticien et salle de soins
- Nouveaux patients ajoutés au Family File
- Annulations comblées depuis l’ASAP List
03Rappels et traitements
Continuing Care et traitements à planifier, réservés par SMS.
Les patients à échéance de détartrage reçoivent un SMS aimable avec les créneaux d’hygiène libres, et il leur suffit de répondre pour réserver. Les traitements prévus par votre dentiste qui restent à planifier bénéficient de la même attention : le secrétariat IA relance le patient jusqu’à ce que la visite figure dans l’Appointment Book.
- Des rappels d’hygiène qui se concluent par une réservation
- Traitements à planifier relancés
- Réponses enregistrées sur la bonne fiche patient
Le secrétariat IA à l’œuvre dans Dentrix.
Avec l’automatisation IA pour Dentrix, tout l’accueil est couvert, du premier appel au solde réglé, et chaque modification s’inscrit dans l’Appointment Book, le dossier du patient ou son compte.
Répond à chaque patient
- Décroche le téléphone du cabinet à midi et après la fermeture, et répond aux SMS, aux messages WhatsApp, Instagram et Messenger et au chat web.
- Retrouve les patients connus dans Dentrix et ajoute les nouveaux au Family File, rattachés à leur garant.
- Explique l’assurance, le financement et les modes de paiement avec des mots simples, dans la langue de chaque patient.
Réserve et modifie les visites
- Propose les disponibilités par praticien et salle de soins et réserve le créneau choisi par le patient.
- Déplace ou annule les rendez-vous dans la conversation et propose le créneau libéré aux patients de votre ASAP List.
- Réserve pour chaque cabinet d’un groupe Dentrix Enterprise depuis un seul numéro et une seule conversation.
Fait revenir les patients
- Envoie les rappels Continuing Care par SMS et réserve le détartrage au créneau choisi par chaque patient.
- Relance les plans de traitement encore à planifier jusqu’à ce que le patient réserve sa prochaine visite.
- Écrit aux patients de l’Unscheduled List avec de nouveaux créneaux après un rendez-vous manqué.
Confirme et prépare chaque visite
- Envoie les confirmations par SMS et enregistre chaque « oui » comme rendez-vous confirmé dans Dentrix.
- Ajoute à chaque rendez-vous de l’Appointment Book, quelle que soit son origine, une confirmation et un rappel par WhatsApp ou SMS.
- Recueille les formulaires des nouveaux patients et leurs informations d’assurance avant la première visite, prêts pour la vérification des droits.
Fait régler les soldes
- Lit le compte du patient pour expliquer un solde, puis envoie un lien de paiement sécurisé.
- Reporte chaque paiement sur le compte patient dans Dentrix, pour un dossier à jour avant la prochaine visite.
Les automatisations Dentrix les plus utilisées.
-
Transformer les appels du soir en visites Dentrix réservées pour toute la famille
Un parent appelle à 20 h : une dent ébréchée, et un examen nouveau patient pour toute la famille. Le secrétariat IA répond, trouve les disponibilités dans Dentrix, réserve les deux visites pendant l’appel et envoie les détails par SMS. Le matin, votre équipe lit un court résumé de l’appel.
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Combler par SMS une annulation d’hygiène Dentrix grâce à l’ASAP List
À 7 h 15, une patiente annule son détartrage de 10 h. Le secrétariat IA libère le créneau dans Dentrix et écrit par SMS aux patients de votre ASAP List qui souhaitent venir plus tôt. Le premier qui répond oui obtient le créneau, et la journée de l’hygiéniste reste complète.
Client: Le détartrage de 10 h ce matin, il est toujours libre ? Je peux venir.
Agent IA: Il est pour vous ! Vous avez rendez-vous avec Kayla à 10 h, et votre visite de jeudi est libérée.
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Transformer les rappels Continuing Care en détartrages réservés dans Dentrix
Chaque semaine, le secrétariat IA écrit par SMS aux patients arrivés à échéance ou en retard dans le Continuing Care, avec deux ou trois créneaux d’hygiène libres. Une réponse réserve le détartrage dans Dentrix, une confirmation suit, et ceux qui préfèrent un autre jour reçoivent d’autres propositions dans le même fil.
Client: Jeudi après le travail, ce serait l’idéal pour moi.
Agent IA: Kayla a un créneau ce jeudi à 17 h. Je vous réserve le détartrage à cette heure-là ?
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Répondre aux questions de solde Dentrix et reporter le paiement sur le compte
Une patiente demande par SMS pourquoi son relevé affiche un solde alors que l’assurance a payé. Le secrétariat IA lui détaille les frais à partir de son compte dans Dentrix, envoie un lien de paiement sécurisé et reporte le paiement dès qu’il est encaissé, ce qui épargne un appel à votre équipe.
Des automatisations Dentrix avancées.
Votre planning Dentrix travaille avec votre site, votre CRM, vos paiements, votre e-mail et vos téléphones : patients anxieux, trous du lendemain et droits d’assurance restants finissent en visites réservées.
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Proposer aux patients anxieux une visite sous sédation dans Dentrix, avec HubSpot et Stripe
- À minuit, un patient anxieux demande au chatbot du site si ses plombages, repoussés depuis longtemps, peuvent se faire sous sédation.
- Le secrétariat IA le rassure, présente vos options de sédation et crée contact et transaction dans HubSpot.
- Dans l’Appointment Book de Dentrix, il propose des créneaux de consultation pour la sédation et réserve celui que le patient choisit.
- Un lien Stripe encaisse l’acompte de sédation que vous avez fixé, sans quitter la conversation.
- Paiement confirmé par Stripe : la transaction HubSpot passe à « réservé » et l’acompte figure sur la visite.
- La veille, un SMS envoie vos consignes avant sédation et rappelle de prévoir un accompagnateur pour le retour.
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Préparer le point d’équipe du lendemain dans Dentrix avec SMS, WhatsApp et Google Sheets
- À 16 h, le secrétariat IA parcourt l’Appointment Book Dentrix du lendemain, patient par patient.
- Les patients à confirmer reçoivent un SMS ou un message WhatsApp, et chaque « oui » est enregistré comme confirmation.
- Assurance à compléter ou solde dû : le patient reçoit un lien pour tout régler le soir même.
- Chaque résultat arrive dans votre feuille Google Sheets du point du matin : confirmé, déplacé, payé ou en attente.
- À 7 h 45, votre équipe tient son point du matin sur cette feuille, devant un planning complet.
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Réserver les traitements Dentrix de fin d’année avant la remise à zéro de l’assurance, avec Brevo
- En novembre, Brevo rappelle aux patients ayant un traitement Dentrix à planifier que leurs droits d’assurance repartent à zéro en janvier.
- Les patients répondent par SMS ou sur WhatsApp, et le secrétariat IA leur répond sur les deux canaux.
- Il lit le plan de traitement dans Dentrix et propose des créneaux assez longs pour les soins prévus.
- Dès qu’un patient réserve, Brevo met fin à ses e-mails de rappel, pour éviter tout doublon.
- En décembre, les patients encore sans rendez-vous reçoivent un SMS aimable avec les derniers créneaux de l’année.
Construit autour de votre Appointment Book Dentrix.
Quand chaque appel, SMS et chat reçoit une réponse tirée de Dentrix, voici ce que votre cabinet y gagne.
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Chaque praticien et chaque salle de soins, en direct
Dentistes et hygiénistes apparaissent avec les disponibilités que Dentrix affiche à l’instant : les patients peuvent demander leur propre hygiéniste ou prendre le premier créneau libre.
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Les projets changent, le planning suit
Un patient déplace sa visite par SMS ou au téléphone, et l’Appointment Book se met à jour dès qu’il confirme le nouvel horaire.
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L’accueil propre à votre cabinet
Les réponses reprennent le nom de vos praticiens, vos types de rendez-vous et la façon dont votre équipe salue et prend congé.
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Des données patients traitées avec soin
Les conversations sont stockées dans l’UE conformément au RGPD, chaque appelant est vérifié avant toute modification de rendez-vous, et Dentrix reste le dossier de référence.
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Un membre de l’équipe prend la suite en pleine conversation
Quand un patient demande à parler à quelqu’un, votre accueil reprend avec la réservation, le résumé de l’appel et les informations d’assurance sous les yeux.
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Questions du week-end, réponses tirées de Dentrix
Un patient qui vérifie samedi l’heure de son rendez-vous de lundi, ou le nom de son dentiste, obtient la réponse directement depuis l’Appointment Book.
Comment fonctionne l’intégration IA de Dentrix.
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Connectez Dentrix
Notre équipe relie avec vous votre compte Dentrix, Dentrix Ascend ou Dentrix Enterprise et vérifie ensemble praticiens, salles de soins et types de rendez-vous.
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Le secrétariat IA apprend votre cabinet
Praticiens, horaires, types de rendez-vous et Continuing Care viennent de Dentrix ; vos tarifs, vos réseaux d’assurance et votre ton viennent de vous.
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Les patients obtiennent leurs réponses
Le secrétariat IA répond sur votre ligne téléphonique, par SMS, sur WhatsApp, sur le chat web et sur vos réseaux sociaux, et chaque réservation apparaît dans l’Appointment Book.
En bref
- Canaux
- Appels téléphoniques, SMS, WhatsApp, chat web, e-mail, Instagram et Facebook Messenger
- Éditions Dentrix
- Dentrix, Dentrix Ascend et Dentrix Enterprise
- Rendez-vous
- Pris, déplacés, annulés et confirmés par praticien et salle de soins
- Patients
- Nouveaux et existants, avec familles, garants et informations d’assurance
- Paiements
- Liens pour les soldes, chaque paiement reporté sur le compte patient
- Langues
- L’anglais, l’espagnol et plus de 90 autres langues
Vous utilisez déjà Detect AI dans Dentrix Ascend ?
Gardez-le. Detect AI, signé Henry Schein One, analyse les radios au fauteuil, et Dentrix Ascend Voice permet aux hygiénistes de renseigner le schéma dentaire à la voix : les praticiens passent plus de temps avec leurs patients. Le secrétariat IA apporte la même aide à l’accueil : il répond à chaque appel et à chaque message, réserve dans l’Appointment Book et fait avancer rappels et soldes.
- Appels et messages sur chaque canal, réservés dans l’Appointment Book
- Continuing Care, confirmations et soldes pris en charge à toute heure
- Réservations, confirmations et paiements du compte patient inscrits dans Dentrix
Fait pour chaque cabinet sous Dentrix.
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Cabinets familiaux et généralistes
Appels après la fermeture, rappels et confirmations pris en charge sans ajouter d’heures à l’accueil.
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Cabinets sous Dentrix Ascend
Les patients réservent depuis n’importe quel canal dans le planning que votre équipe ouvre dans son navigateur.
-
Groupes Dentrix Enterprise
Un seul secrétariat IA pour tous les cabinets, et chaque patient pris en charge dans le cabinet de son choix.
Locations
Staybodia Ltd
“6 étoiles si je pouvais”
Jordan Bunton-WilliamsFondateur Services à domicile
Solartek Films
“Génial”
Ben HicklingDirecteur général
82 %Taux de réservation des cours d'essai
SIP Abacus réserve automatiquement des cours d’essai sur trois fuseaux horaires
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80,7 %Taux d'automatisation
Spa Hotel Anglický Dvůr automatise 80 % de sa réception sur WhatsApp
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82 %Demandes de suivi automatisées
Army & Navy Stores répond sur les tailles et les retours avant l’abandon du panier
Lire l'histoireFonctionne avec
Dentrix avec HubSpot, Brevo et Stripe.
HubSpot suit les demandes des nouveaux patients, Brevo porte vos rappels sur les droits d’assurance et Stripe encaisse les acomptes des visites longues, le tout relié à Dentrix.
Autres intégrations : logiciels dentaires
Guides Dentrix
Secrétariat IA pour Dentrix : tout ce qu’il faut savoir
Un réceptionniste IA pour Dentrix, ça existe ?
Oui. Le secrétariat IA de MessageMind fonctionne avec Dentrix, Dentrix Ascend et Dentrix Enterprise, les logiciels signés Henry Schein One. Il répond au téléphone, aux SMS, aux messages WhatsApp et au chat web, prend et déplace les visites dans l’Appointment Book, confirme les patients du lendemain et relance rappels, traitements à planifier et soldes, jour et nuit.
L’IA peut-elle décrocher et réserver des rendez-vous dans Dentrix ?
Oui. En assistant téléphonique IA, le secrétariat décroche avec une voix naturelle à midi, après la fermeture et quand toutes les lignes sont prises. Il retrouve le patient, propose les disponibilités par praticien et salle de soins, réserve la visite pendant l’appel, dans Dentrix ou Dentrix Ascend, puis envoie le récapitulatif par SMS.
Mes patients peuvent-ils prendre rendez-vous chez le dentiste par SMS ou WhatsApp ?
Oui. Le patient envoie un SMS ou un message WhatsApp, choisit parmi les créneaux libres et reçoit sa confirmation dans le même fil. Rappels, modifications et liens de paiement suivent au même endroit, en anglais, en espagnol ou dans toute autre langue utilisée par le patient.
Et si un patient annule à la dernière minute ?
Le secrétariat IA annule la visite dans Dentrix, propose un nouveau créneau au patient et écrit par SMS aux patients de votre ASAP List qui souhaitaient venir plus tôt. Le premier qui accepte obtient le créneau, et son rendez-vous plus tardif se libère pour quelqu’un d’autre.
Les rappels Continuing Care peuvent-ils aboutir à des détartrages réservés ?
Oui. Les patients à échéance ou en retard d’hygiène reçoivent un SMS aimable avec les créneaux libres, et leur réponse réserve le détartrage dans Dentrix. Les traitements prévus par votre dentiste et encore à planifier bénéficient de la même relance en douceur, jusqu’à ce que le patient réserve sa prochaine visite.
Le secrétariat IA peut-il répondre aux questions d’assurance dentaire ?
Oui. Il indique aux appelants quelles assurances votre cabinet accepte, recueille les informations d’assurance d’un nouveau patient avant la première visite et les enregistre dans Dentrix, prêtes pour la vérification des droits. Les questions sur le financement, les paiements échelonnés et les offres nouveaux patients reçoivent des réponses claires, selon les options que vous proposez.
Les patients peuvent-ils régler leur solde Dentrix par SMS ?
Oui. Le secrétariat IA explique ce qui reste dû à partir du compte du patient, envoie un lien de paiement sécurisé par SMS ou par e-mail et reporte le paiement sur le compte Dentrix dès qu’il est encaissé, sans aucune ressaisie pour votre équipe.
Que fait l’IA quand un patient appelle la nuit pour une rage de dents ?
Le secrétariat IA garde son calme, réserve le premier créneau que vous gardez pour les urgences et envoie les détails au patient par SMS. Gonflement, saignement abondant ou dent tombée après un choc : l’appel part directement à votre dentiste de garde, avec un résumé. Le diagnostic et le traitement restent l’affaire de vos dentistes ; le secrétariat IA, lui, tient l’accueil.
Comment est facturé un secrétariat IA pour un cabinet sous Dentrix ?
Les formules MessageMind ont un prix mensuel fixe avec un volume défini de messages et de minutes d’appel : la facture reste prévisible, même quand davantage de patients vous contactent. La page des tarifs compare les formules, et une démo montre celle qui convient à votre cabinet Dentrix.
Confier la modification des rendez-vous à l’IA, est-ce sûr ?
Oui. Les conversations sont conservées sur des serveurs dans l’UE et traitées conformément au RGPD, le secrétariat IA vérifie l’identité de son interlocuteur avant de modifier un rendez-vous, et Dentrix reste le dossier de référence pour chaque visite et chaque paiement.
Les appels de ce soir, dans l’Appointment Book de demain.
Choisissez un lundi typique de votre Appointment Book pour la démo : notre équipe met ensuite tout en place avec vous.