Secrétariat IA pour CareStack : des rendez-vous dans chaque cabinet, depuis une seule conversation.

Tous les cabinets de votre groupe CareStack partagent un seul accueil grâce au secrétariat IA de MessageMind : au téléphone, par SMS, sur WhatsApp, Instagram et le chat web, il réserve dans n’importe quel cabinet en quelques secondes. Il enregistre l’assurance et les liens familiaux, relance les traitements à planifier et répond aux questions de solde avec un lien de paiement.

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01Tous les cabinets

Un seul accueil CareStack pour les appels, les SMS et les DM.

Appels, SMS, messages WhatsApp, Instagram et Facebook : pour chaque cabinet, un seul secrétariat IA répond et réserve directement dans CareStack. Il retrouve d’abord le patient, ou crée sa fiche dans le cabinet de son choix, avec l’assurance et les membres de la famille enregistrés au dossier.

  • Tous les cabinets dans une seule conversation
  • Assurance enregistrée au dossier
  • Familles rattachées au bon responsable financier

02Planning du groupe

Les disponibilités CareStack de chaque cabinet en direct, réservées dans la conversation.

Le secrétariat IA consulte les disponibilités par praticien et par cabinet dans tout le groupe, propose le cabinet le plus proche ou le créneau le plus tôt, et réserve celui que choisit le patient. Déplacements et annulations arrivent dans CareStack dès qu’ils sont convenus, et chaque rendez-vous donne lieu à une confirmation puis à un rappel sur WhatsApp ou par SMS.

  • Cabinet le plus proche ou créneau le plus tôt proposé
  • Changements enregistrés dès qu’ils sont convenus
  • Une confirmation et un rappel après chaque réservation

03Soldes et traitements

Reste à charge et traitements à planifier, réglés par message.

Le patient demande ce qu’il doit et obtient son reste à charge, distinct de la part de l’assurance, avec un lien sécurisé pour payer. Les traitements encore à planifier font l’objet d’une relance aimable. Les questions sur l’abonnement de soins trouvent leur réponse, et les nouveaux membres adhèrent directement dans la conversation.

  • Reste à charge expliqué avec un lien de paiement
  • Plans de traitement menés jusqu’au rendez-vous
  • Abonnements de soins expliqués et souscrits

Ce que fait le secrétariat IA dans CareStack.

L’automatisation IA pour CareStack assure l’accueil de tout un groupe dentaire : rendez-vous dans n’importe quel cabinet, assurances, dossiers familiaux, relances, soldes et abonnements.

Répond à chaque patient

  • Donne une seule voix à tous les cabinets au téléphone, par SMS, sur WhatsApp, Instagram et le chat web.
  • Recueille les informations d’assurance dans la conversation et les enregistre dans le dossier CareStack du patient.
  • Réserve les familles ensemble et rattache chaque enfant au bon responsable financier.

Réserve dans tout le groupe

  • Trouve le cabinet le plus proche avec un praticien libre, ou la première disponibilité du groupe, puis réserve le créneau.
  • Reprogramme ou annule par SMS ou au téléphone, et CareStack affiche aussitôt le changement.
  • Contacte les patients adressés et leur réserve un rendez-vous dès l’arrivée de la lettre d’orientation.

Confirme et documente

  • Fait confirmer chaque rendez-vous CareStack par WhatsApp ou SMS, avec un rappel au bon moment.
  • Recueille formulaires et pièces avant la visite et les classe dans les documents CareStack du patient.
  • Consigne chaque appel et chaque message dans le dossier CareStack du patient.

Relance les traitements

  • Relance les traitements à planifier dans la conversation et réserve l’étape suivante.
  • Propose de nouveaux horaires aux patients absents, dans le cabinet qui leur convient.

Gère soldes et abonnements

  • Explique le reste à charge et la part de l’assurance, puis envoie par SMS un lien de paiement sécurisé.
  • Répond aux questions sur l’abonnement de soins et inscrit les nouveaux membres depuis la conversation.

Travaille avec votre équipe

  • Transmet les questions cliniques et les douleurs urgentes à l’équipe du bon cabinet, historique compris.
  • Remet chaque matin aux responsables de cabinet la liste des rendez-vous et des messages de la nuit.

Les automatisations CareStack les plus courantes.

  1. Réserver les patients adressés dans CareStack le jour même de l’orientation

    Un dentiste généraliste adresse un patient à votre parodontiste. Le secrétariat IA enregistre l’orientation dans CareStack, écrit aussitôt au patient par SMS avec les disponibilités du cabinet spécialisé, réserve son choix et prévient le cabinet du dentiste qui l’a adressé que la visite est planifiée.

  2. Recueillir l’assurance dans la conversation et l’enregistrer dans CareStack

    Un nouveau patient réserve un premier examen sur Instagram. Le secrétariat IA lui demande son assureur et les détails de son contrat, les enregistre dans le dossier CareStack et l’invite à envoyer une photo de sa carte pour ses documents : votre équipe peut vérifier ses droits avant le rendez-vous.

    Client: J’ai une assurance dentaire via mon employeur. Vous avez besoin de quelque chose de ma part ?

    Agent IA: Merci ! Pourriez-vous envoyer une photo du recto et du verso de votre carte ? Je l’ajoute à votre dossier.

  3. Répondre aux questions de solde CareStack avec le reste à charge et un lien

    Après un détartrage, une patiente demande par SMS pourquoi elle doit encore de l’argent. Le secrétariat IA lit dans CareStack sa part et celle de l’assurance, explique l’écart simplement et lui envoie un lien sécurisé pour régler ce qu’elle doit, tandis que les contestations de facturation vont à votre équipe.

    Client: Pourquoi je dois quelque chose ? Je croyais que l’assurance couvrait les détartrages.

    Agent IA: Votre contrat en a payé l’essentiel, et le reste correspond à votre franchise. Voici un lien sécurisé si vous souhaitez régler maintenant.

  4. Inscrire les patients à votre abonnement de soins CareStack depuis la conversation

    Un appelant non assuré demande comment se passent les contrôles sans couverture. Le secrétariat IA présente votre abonnement de soins avec vos propres mots, l’inscrit dans CareStack s’il accepte et réserve son premier examen et son détartrage dans le cabinet le plus proche de chez lui.

Automatisations avancées pour CareStack.

CareStack tient le planning et les dossiers du groupe ; ces automatisations y ajoutent votre CRM, vos paiements, votre boîte e-mail et vos canaux de messagerie.

  • CareStackInstagramHubSpotStripe

    Bloquer les rares rendez-vous CareStack du samedi avec HubSpot et un acompte Stripe

    1. Une enseignante demande sur Instagram si l’un de vos cabinets ouvre le samedi pour un détartrage.
    2. Le secrétariat IA crée un contact HubSpot avec son cabinet préféré et l’origine du lead.
    3. Il propose les créneaux du samedi de vos cabinets CareStack et réserve celui qu’elle choisit.
    4. Un acompte Stripe remboursable bloque le créneau, et votre équipe le déduit le jour de la visite.
    5. Quand Stripe confirme l’acompte, HubSpot passe le lead en réservé et le rappel part le vendredi.
  • CareStackWhatsAppOutlook

    Recueillir sur WhatsApp l’accord du médecin avant une chirurgie orale CareStack

    1. Votre dentiste demande une lettre du médecin traitant avant une extraction.
    2. Le secrétariat IA demande au patient d’envoyer une photo de la lettre sur WhatsApp.
    3. Si le cabinet médical l’envoie plutôt par e-mail, Outlook la reçoit et la lettre est rattachée au patient.
    4. La lettre rejoint les documents CareStack du patient, où le dentiste la consulte.
    5. Après validation par votre équipe, le secrétariat IA propose des horaires d’intervention et réserve celui que choisit le patient.
  • CareStackOutlookSMS

    Transformer un devis envoyé avec Outlook en traitement CareStack accepté et en visites réservées

    1. Après l’examen, votre coordinatrice de traitement envoie depuis Outlook un devis pour une couronne.
    2. Le patient répond oui, et le secrétariat IA marque le traitement comme accepté dans CareStack.
    3. Ce statut déclenche les workflows CareStack que votre équipe utilise pour les traitements acceptés.
    4. Il réserve la séance de préparation et celle de pose, avec le bon intervalle entre les deux.
    5. Des rappels SMS partent avant chaque visite, et les questions de reste à charge reçoivent une réponse tirée de CareStack.

Des journées plus calmes dans chaque cabinet CareStack.

Le quotidien du groupe, une fois qu’un seul secrétariat IA répond pour tous.

  • Les praticiens de tout le groupe

    Dentistes et hygiénistes de chaque cabinet, avec leurs disponibilités tirées de CareStack : le patient choisit par nom, par lieu ou par horaire.

  • Un rendez-vous déplacé en deux réponses

    Le planning CareStack du cabinet change pendant que le patient est encore dans la conversation, sans que personne à l’accueil ait à décrocher.

  • Chaque cabinet garde sa voix

    Praticiens, horaires et formule d’accueil de chaque cabinet façonnent ses réponses : les patients retrouvent leur propre accueil.

  • Chaque dossier traité avec soin

    Les messages sont hébergés dans l’UE dans le respect du RGPD, et le patient est identifié dans CareStack avant toute intervention sur son dossier.

  • Le bon cabinet prend le relais

    Contestations de facturation, questions cliniques et demandes inhabituelles arrivent à l’équipe du bon cabinet, conversation jointe.

  • Soldes et prochaines visites, sur tous les canaux

    Les patients demandent sur Facebook Messenger ou par SMS ce qu’ils doivent et quand ils reviennent, et reçoivent les deux réponses depuis CareStack.

Comment fonctionne l’intégration IA de CareStack.

  1. Connectez CareStack

    Notre équipe connecte CareStack pour un cabinet ou pour tout le groupe, et vérifie avec vous praticiens, types de visites et sites.

  2. L’IA apprend chaque cabinet

    CareStack lui fournit horaires, praticiens, grilles tarifaires et abonnements de soins ; vous lui donnez vos règles et votre ton.

  3. Tous les cabinets démarrent ensemble

    Appels, SMS, WhatsApp, Instagram et chat web trouvent une réponse pour chaque cabinet, et les rendez-vous apparaissent dans CareStack au fil de l’eau.

En bref

Canaux
Appels, SMS, WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger, e-mail et chat du site
Cabinets
Tous les cabinets d’un groupe, chaque patient réservé là où il préfère
Patients
Assurance, membres de la famille et documents enregistrés dans CareStack
Paiements
Reste à charge expliqué avec un lien sécurisé ; abonnements présentés
Marchés
Groupes dentaires aux États-Unis, au Royaume-Uni et en Australie
Votre équipe
Chaque cabinet voit ses propres conversations, sur ordinateur et sur mobile

Vous utilisez déjà les agents IA de CareStack ?

Gardez-les. Connie confirme les rendez-vous et Colby relance les soldes des patients dans CareStack, tandis que VoiceStack apporte l’IA à vos téléphones. Le secrétariat IA travaille à leurs côtés sur les conversations que les patients ouvrent sur WhatsApp, Instagram, Facebook et le chat web : il réserve dans n’importe quel cabinet, enregistre assurances et documents, et répond dans toutes les langues.

  • Messages WhatsApp, Instagram, Facebook et chat web transformés en rendez-vous dans n’importe quel cabinet
  • Cartes d’assurance, formulaires et lettres classés dans les documents CareStack
  • Orientations, abonnements et traitements à planifier relancés dans la conversation

Conçu pour les cabinets et les DSO sous CareStack.

  • Groupes en croissance

    Quelques cabinets partagent un seul secrétariat IA : chaque patient obtient la même réponse rapide, quel que soit le cabinet qu’il appelle.

  • Grands DSO

    Chaque cabinet garde ses horaires et ses praticiens, et les patients passent d’un site à l’autre dans une seule conversation.

  • Cabinets britanniques et australiens

    Patients NHS et privés au Royaume-Uni, adhérents d’une assurance santé privée en Australie : chacun reçoit une réponse avec les mots de votre cabinet.

Santé, bien-être et beauté : l’IA pour votre secteur

Témoignages clients

Vous êtes en bonne compagnie.

5.0/5 4.8/5

Basé sur 345 avis vérifiés sur G2 et Featured Customers.

Éducation

AOSR

“+27 % de conversions”

Walter BalducciResponsable communication
Locations

Staybodia Ltd

“6 étoiles si je pouvais”

Jordan Bunton-WilliamsFondateur
Services à domicile

Solartek Films

“Génial”

Ben HicklingDirecteur général
82 %Taux de réservation des cours d'essai

SIP Abacus réserve automatiquement des cours d’essai sur trois fuseaux horaires

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80,7 %Taux d'automatisation

Spa Hotel Anglický Dvůr automatise 80 % de sa réception sur WhatsApp

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82 %Demandes de suivi automatisées

Army & Navy Stores répond sur les tailles et les retours avant l’abandon du panier

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Fonctionne avec

CareStack avec Instagram, Salesforce et Stripe.

Les patients vous découvrent sur Instagram ; Salesforce ou HubSpot suit chaque lead par cabinet ; Stripe bloque les créneaux du samedi que tout le monde s’arrache.

Fonctionne bien avec CareStack

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Autres intégrations : logiciels dentaires

Guides CareStack

CareStack et le secrétariat IA : vos questions, nos réponses

Un groupe sous CareStack peut-il partager un seul réceptionniste IA ?

Oui. Avec MessageMind, tous les cabinets CareStack partagent un même secrétariat IA au téléphone, par SMS, sur WhatsApp, Instagram et le chat web. Il prend, déplace et annule les rendez-vous sur chaque site, enregistre l’assurance, relance les traitements et répond aux questions de solde, de jour comme de nuit.

Tous nos cabinets sont-ils réservables depuis une seule conversation ?

Oui. Appels et messages de tous les cabinets arrivent au même secrétariat IA, qui propose le créneau le plus proche ou le plus tôt dans le groupe et le réserve dans CareStack, avec la voix propre à ce cabinet.

Les patients peuvent-ils envoyer une photo de leur carte d’assurance ?

Oui. Ils l’envoient dans la conversation, et le secrétariat IA la classe dans leurs documents CareStack, ajoute l’assureur et le contrat au dossier du patient et laisse à votre équipe le temps de vérifier les droits avant le rendez-vous.

Les familles sont-elles réservées avec le bon responsable financier ?

Oui. Les parents réservent pour leurs enfants dans une seule conversation, chaque enfant est rattaché au bon responsable financier dans CareStack, et les membres de la famille sont reçus à la suite quand le parent le demande.

Les patients peuvent-ils connaître leur reste à charge après l’assurance ?

Oui. Le secrétariat IA consulte dans CareStack la part du patient et celle de l’assurance, explique l’écart avec des mots simples et envoie par SMS un lien sécurisé pour la part du patient. Les contestations de remboursement vont à votre service facturation avec l’échange complet.

L’IA peut-elle inscrire des patients à notre abonnement de soins ?

Oui. Le secrétariat IA présente votre abonnement de soins aux patients non assurés, avec vos mots ; ceux qui le souhaitent sont inscrits dans CareStack et réservés pour leur premier examen et leur détartrage dans la même conversation.

Quand un patient doit être vu aujourd’hui, qui s’en charge ?

Le secrétariat IA réserve le premier créneau d’urgence du cabinet le plus proche et transmet aussitôt tout cas sérieux à l’équipe de ce cabinet, détails compris. Les décisions cliniques reviennent à vos dentistes ; installer vite le patient au fauteuil revient au secrétariat IA.

Tous nos cabinets CareStack peuvent-ils démarrer en même temps ?

Oui, si vous le souhaitez. Notre équipe connecte CareStack avec vous, pour un cabinet ou pour tous les sites, et vérifie praticiens, types de visites et abonnements avant que le secrétariat IA commence à répondre. Les patients gardent les numéros et les pages qu’ils utilisent déjà.

Sur quoi repose le tarif d’un secrétariat IA pour un DSO ?

Sur la formule choisie et sur le nombre de conversations avec les patients dans vos cabinets. Chaque formule figure sur notre page des tarifs avec son contenu, et une démo menée avec vos propres cabinets CareStack vous aide à choisir.

Les dossiers CareStack sont-ils entre de bonnes mains avec MessageMind ?

Oui. MessageMind héberge les conversations dans l’UE conformément au RGPD, vérifie l’identité de son interlocuteur avant de toucher à un dossier et laisse chaque rendez-vous, solde et document dans CareStack, là où votre équipe travaille déjà.

Votre groupe CareStack, qui répond aux patients à 2 h comme à 14 h.

Voyez en démo un seul secrétariat IA répondre pour tous les cabinets de votre groupe CareStack.

Démarrer avec MessageMind