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“+27 % de conversions”
Walter BalducciResponsable communicationAssistant e-mail IA pour Outlook : support@, commercial@ et toutes vos autres boîtes.
L’agent IA de MessageMind se connecte à Outlook et à Microsoft 365 et répond en quelques secondes aux e-mails clients, depuis support@, commercial@ ou votre propre boîte, dans la conversation d’origine. Il lit les pièces jointes Office, classe les e-mails dans des dossiers et des catégories, fixe les réunions Teams et relance le client qui ne répond plus.
Mis à jour en
Choisi par des équipes du monde entier
01Boîtes aux lettres partagées
Chaque boîte aux lettres partagée Outlook répond depuis sa propre adresse.
Reliez support@, commercial@ ou reservations@ depuis Microsoft 365, et l’agent IA répond au nom de chaque boîte, avec sa signature et ses règles. Les adresses personnelles Outlook.com, Hotmail et Live fonctionnent aussi, et Outlook conserve chaque réponse dans Éléments envoyés pour les collègues qui passent leur journée dans Outlook.
- Réponses envoyées au nom de la boîte partagée
- Adresses professionnelles, scolaires et Outlook.com
- Chaque réponse conservée dans Éléments envoyés
02Pièces jointes Office
Pièces jointes Word, Excel et PDF lues avant chaque réponse.
Un acheteur envoie un tableur de références ou un formulaire signé en PDF. L’agent IA lit le fichier avec l’e-mail, répond point par point et écrit à tous les destinataires du fil, historique cité en dessous : toute l’équipe achats voit la même réponse au même moment.
- Fichiers Word, Excel, PDF et images compris
- Répondre à tous, historique cité
- Transféré à un collègue quand c’est utile
03Réunions et relances
Réunions Teams fixées et fils sans réponse relancés depuis Outlook.
Quand un client demande à échanger, l’agent IA propose des créneaux libres de votre calendrier Outlook, fixe la réunion avec un lien Teams et envoie l’invitation depuis la même conversation. Si un devis reste sans réponse, il relance avec courtoisie, et chaque contact rejoint votre CRM.
- Un lien Teams ajouté à chaque réunion
- Des relances courtoises quand le client tarde à répondre
- Des contacts à jour dans Outlook et votre CRM
Ce que vous pouvez automatiser avec Outlook.
L’automatisation IA pour Outlook prend en charge les tâches répétitives de chaque boîte que vous gérez : la première réponse, le classement du fil, l’appel Teams et la relance.
Répond dans chaque boîte
- Répond en quelques secondes aux e-mails reçus sur Microsoft 365, Outlook.com et les boîtes partagées, dans la conversation d’origine.
- Répond au nom de la boîte partagée avec Répondre, Répondre à tous ou Transférer, en citant les messages précédents.
- Lit les photos, PDF et fichiers Word et Excel joints à un e-mail avant de répondre.
Classe et signale les e-mails
- Range automatiquement les e-mails dans des dossiers et catégories Outlook, comme Devis, Commandes et Réclamations.
- Ajoute un indicateur aux e-mails qui demandent l’intervention d’une personne, définit l’importance et prépare une réponse à valider.
- Laisse les e-mails fournisseurs et les newsletters aux personnes qui s’en occupent.
Fixe des réunions Teams
- Fixe des réunions Outlook depuis le fil d’e-mails et envoie l’invitation, avec un lien Microsoft Teams.
- Déplace ou annule une réunion par simple réponse, et Outlook met l’invitation à jour pour tous.
Relance et met à jour vos contacts
- Relance avec courtoisie les devis et questions restés sans réponse, jusqu’à ce que le client revienne vers vous.
- Tient les contacts Outlook à jour et enregistre les réponses des formulaires du site sur la bonne fiche.
Épaule vos collègues
- Respecte les réponses automatiques et les règles de boîte de réception déjà définies par votre équipe dans Outlook.
- Partage une même boîte de réception avec vos adresses Gmail et celles de votre domaine, chacune gardant ses règles de réponse.
Les automatisations Outlook incontournables.
-
Répondre la nuit aux e-mails de support@ dans Outlook
Les clients écrivent à support@ tard le soir et le week-end. L’agent IA répond à chaque e-mail en tant que support@, le classe dans la bonne catégorie et signale l’urgent : l’équipe ouvre Outlook sur des e-mails triés et quelques brouillons à valider.
Client: L’adaptateur de ma commande est arrivé fissuré. Photo jointe.
Agent IA: Toutes nos excuses, Ben ! Un adaptateur de remplacement part aujourd’hui, et l’étiquette de retour pour celui qui est fissuré est jointe.
-
Chiffrer une liste de pièces Excel reçue dans Outlook
Un acheteur joint une feuille Excel de quarante références et demande prix et délais. L’agent IA lit chaque ligne, répond ligne par ligne d’après votre tarif et votre stock, puis classe le fil dans Devis avec un indicateur de suivi pour vendredi.
-
Fixer un appel Teams depuis un fil d’e-mails Outlook
Un client répond qu’il préfère discuter du contrat de vive voix. L’agent IA propose trois créneaux libres de votre calendrier Outlook, réserve celui qu’il choisit avec un lien Teams et envoie l’invitation dans le même fil. Pour déplacer l’appel ensuite, une simple réponse suffit.
Client: Pourrait-on passer en revue les conditions du contrat lors d’un appel ?
Agent IA: Bien sûr ! Mardi à 10 h, mercredi à 14 h 30 ou jeudi à 9 h ? J’ajouterai un lien Teams.
-
Signaler les questions de contrat dans Outlook avec un brouillon prêt à valider
Un client demande si vos conditions prévoient un préavis de trois mois. L’agent IA comprend que la question revient à une personne, ajoute un indicateur à l’e-mail avec une importance haute et rédige une réponse d’après vos conditions générales. Le chargé de compte la relit, modifie une ligne si besoin et l’envoie depuis Outlook.
Automatisations Outlook avancées.
D’un comptoir professionnel à un support informatique, en passant par un vétérinaire en tournée, chaque automatisation part d’un e-mail dans Outlook et se termine dans les outils qui l’entourent.
-
Transformer une liste de matériaux Excel reçue dans Outlook en transaction HubSpot et paiement Stripe
- Un artisan envoie à commercial@ sa liste Excel de bois, placo et fixations pour aménager des combles.
- L’agent IA lit chaque ligne, vérifie le stock et répond avec le devis dans le même fil.
- HubSpot reçoit le contact, l’entreprise de construction et une transaction du montant du devis.
- Les artisans sans compte professionnel reçoivent un lien de paiement Stripe dans la réponse suivante.
- Une fois le paiement reçu, la transaction est marquée comme gagnée et un SMS confirme le jour de livraison.
-
Transformer les e-mails support@ d’Outlook en requêtes Salesforce et pièces de rechange suivies
- Un client écrit à support@ : le scanner du bureau n’envoie plus les documents.
- L’agent IA demande le modèle et une photo de l’écran, puis classe le fil.
- Une requête Salesforce s’ouvre sur le compte du client, avec la photo et tout l’historique.
- Si une pièce a lâché, son remplacement part et le suivi de colis l’accompagne jusqu’au client.
- Chaque changement de statut de la requête parvient au client dans la même conversation Outlook.
- La requête est clôturée dès que le client confirme que le scanner envoie de nouveau les documents.
-
Planifier des visites vétérinaires à domicile depuis des e-mails Outlook, avec Google Maps et les SMS
- Une propriétaire écrit à votre clinique vétérinaire : son vieil épagneul supporte mal les trajets en voiture.
- L’agent IA demande l’adresse et des informations sur l’animal, puis propose des créneaux de visite à domicile.
- Il réserve le créneau dans le calendrier Outlook du vétérinaire, à côté des autres visites du secteur.
- La propriétaire reçoit l’horaire en réponse, et le vétérinaire son itinéraire Google Maps du jour.
- Le matin même, un SMS indique à la propriétaire l’heure d’arrivée du vétérinaire.
Ce que gagnent vos boîtes Outlook.
Des détails que vos collègues remarquent presque aussitôt.
-
Ventes, support et facturation, chacun avec sa voix
Chaque boîte garde sa signature, son en-tête et ses règles de réponse : facturation@ reste précise, commercial@ reste chaleureuse et support@ demande toujours le numéro de commande.
-
Un lundi matin déjà à jour
Les e-mails du week-end et de la nuit reçoivent une réponse dès leur arrivée : la semaine commence avec quelques fils signalés à terminer plutôt qu’une boîte pleine à déblayer.
-
Des réponses qui semblent écrites par votre entreprise
Ton formel ou chaleureux, prénoms ou civilités, orthographe britannique ou américaine : l’agent IA suit votre guide de style dans chaque boîte.
-
Comptes Microsoft professionnels, scolaires et personnels
Les adresses Microsoft 365, Office 365, Outlook.com, Hotmail et Live se connectent toutes via la page de connexion officielle de Microsoft, et vos collègues utilisent Outlook exactement comme avant.
-
Transmis au bon collègue, motif à l’appui
Quand un fil demande du discernement, l’agent IA le confie au bon collègue en expliquant pourquoi : il ouvre l’e-mail en sachant exactement quoi répondre.
-
Validez les brouillons en déplacement
Les fils signalés et les brouillons à valider arrivent dans les applications MessageMind sur iOS et Android comme sur le web : un oui rapide peut partir de n’importe où.
Comment fonctionne l’intégration IA d’Outlook.
-
Connectez Outlook
Avec vous, notre équipe relie vos boîtes Microsoft 365 ou Outlook.com, ainsi que toute boîte partagée à laquelle votre compte a accès, comme support@.
-
L’agent IA apprend vos boîtes
Produits, prix et conditions, ainsi que les catégories, dossiers, règles de réponse et signature propres à chaque adresse.
-
Activez chaque adresse
Les e-mails reçoivent une réponse dans leur conversation, les réunions arrivent dans Outlook avec leur lien Teams, et vos collègues suivent tout dans MessageMind ou Outlook.
En bref
- Boîtes aux lettres
- Microsoft 365, Office 365, Outlook.com, Hotmail, Live et boîtes partagées
- Réponses
- Répondre, Répondre à tous ou Transférer, au nom de la boîte, historique cité
- Pièces jointes
- Photos, PDF et fichiers Word et Excel lus avant chaque réponse
- Réunions
- Réunions du calendrier Outlook avec lien Microsoft Teams
- Tri
- Dossiers, catégories, indicateurs et importance définis à l’arrivée de chaque e-mail
- Langues
- Réponses aux clients en français, en néerlandais, en polonais ou dans toute autre langue
Vous utilisez déjà Copilot dans Outlook ?
Continuez à l’utiliser. Copilot dans Outlook résume les longs fils, rédige des e-mails avec vous et aide à planifier les réunions : chacun traite plus vite son propre courrier. L’agent IA de MessageMind répond au nom de toute la boîte : les clients ont une réponse en quelques secondes, les appels Teams sont fixés depuis leurs e-mails et les devis en attente sont relancés sans que personne ouvre Outlook.
- Des boîtes partagées qui répondent en leur propre nom, jour et nuit
- Des réunions Teams fixées directement depuis les e-mails clients
- Des e-mails classés, signalés et relancés pour chaque collègue
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Outlook avec Microsoft 365, HubSpot et Stripe.
Microsoft 365 ajoute un lien Teams aux réunions fixées par e-mail, HubSpot tient chaque transaction à jour et Stripe encaisse le paiement par simple réponse.
Microsoft 365
webCRM
Odoo
Calendly
Appels téléphoniquesAutres intégrations : canaux de messagerie
Intégration IA d’Outlook : questions et réponses
Un agent IA peut-il répondre aux e-mails Outlook à la place de mon équipe ?
Oui. L’agent IA de MessageMind se connecte à Outlook et à Microsoft 365 et répond aux clients en quelques secondes, au nom de la boîte à laquelle ils ont écrit et dans la même conversation. Il lit les pièces jointes Office, classe et signale les e-mails, fixe les réunions Teams et relance, et vos collègues voient chaque fil dans une seule boîte de réception.
L’IA peut-elle gérer seule une boîte partagée comme support@ ?
Oui. Reliez support@ à côté de votre propre boîte, et l’agent IA y répond en tant que support@, avec la signature et les règles de cette boîte. Chaque réponse arrive aussi dans les Éléments envoyés de la boîte : vos collègues qui travaillent dans Outlook voient exactement le même historique.
L’agent IA lit-il les fichiers Excel et Word envoyés par les clients ?
Oui. Feuilles Excel, documents Word, PDF et photos joints à un e-mail sont lus avec le message : l’agent IA peut chiffrer une liste de pièces ligne par ligne ou retrouver l’adresse de livraison dans un bon de commande. Vos collègues peuvent joindre leurs propres fichiers à n’importe quelle réponse.
L’agent IA peut-il planifier une réunion Teams directement depuis un e-mail ?
Oui. Quand un client demande un appel, l’agent IA propose des créneaux libres de votre calendrier Outlook, réserve celui qu’il choisit et envoie l’invitation avec un lien Microsoft Teams depuis le même fil. Reports et annulations se font aussi par simple réponse.
Nos règles Outlook et nos réponses automatiques continueront-elles de fonctionner ?
Oui. Règles de boîte de réception, réponses automatiques et dossiers restent exactement tels que votre équipe les a définis dans Outlook. L’agent IA travaille à leurs côtés : il répond aux e-mails que vos règles de réponse autorisent et range le courrier dans les dossiers et catégories que tout le monde utilise déjà.
L’intégration fonctionne-t-elle aussi avec les adresses Hotmail et Outlook.com ?
Oui. Les adresses personnelles Outlook.com, Hotmail et Live se connectent comme les boîtes professionnelles ou scolaires sur Microsoft 365 et Office 365 : un indépendant et une entreprise de cinquante personnes profitent du même agent IA, des mêmes signatures et des mêmes règles de réponse.
Copilot dans Outlook et l’agent IA peuvent-ils partager une boîte ?
Oui. Copilot continue d’aider chaque collègue à résumer les fils et à rédiger des e-mails dans Outlook, tandis que l’agent IA de MessageMind répond seul aux clients, fixe leurs réunions et relance les devis en attente. Les deux couvrent simplement des parties différentes de la même boîte.
Quels e-mails l’agent IA laisse-t-il à mon équipe ?
Ceux que vous choisissez. Les règles de réponse filtrent par expéditeur, destinataire, objet et contenu : e-mails fournisseurs, factures et échanges internes vont à une personne, et tout sujet sensible peut recevoir un indicateur avec un brouillon en attente de validation.
Chaque boîte partagée est-elle facturée à part ?
Une boîte partagée compte comme un compte de votre canal e-mail, et les formules supérieures en relient davantage. Le prix dépend de la formule MessageMind retenue et du volume d’e-mails prévu, comme le montre la page des tarifs, et votre compte Microsoft 365 reste tel quel.
Où sont stockées les données de nos boîtes ?
Votre courrier reste dans Microsoft 365 ou Outlook.com, là où il se trouve aujourd’hui, et les conversations que gère MessageMind sont stockées dans l’UE, conformément au RGPD. Vous choisissez les boîtes connectées et pouvez mettre chacune en pause à tout moment.
Lundi matin, support@ a déjà répondu à tout.
Transférez-nous un vrai e-mail client avant la démo et regardez l’agent IA y répondre au nom de votre boîte.