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“+27 % de conversions”
Walter BalducciResponsable communicationSecrétariat IA Eaglesoft : permanence assurée le vendredi, le soir et le week-end.
Connecté à Eaglesoft, le secrétariat IA de MessageMind prend en charge les appels, les SMS, les messages WhatsApp et le chat web le vendredi, le soir et le week-end, comme aux heures chargées de la semaine. Il planifie et reprogramme les visites, enregistre les confirmations et réserve les détartrages de rappel, pour un lundi bien organisé.
Mis à jour en
Choisi par des équipes du monde entier
01Jours de fermeture
Patients Eaglesoft : une réponse le vendredi comme le week-end.
Avec une semaine de quatre jours, les appels du vendredi attendaient le lundi. Désormais, le secrétariat IA répond aux appels, aux SMS, aux messages WhatsApp et Messenger, aux e-mails et aux chats web les jours de fermeture et chaque soir, retrouve chaque patient dans Eaglesoft et réserve la visite pendant qu’il est encore en ligne.
- Vendredis, week-ends et jours fériés assurés
- Chaque appelant relié à son dossier Eaglesoft
- Une visite réservée à la place d’un message vocal
02Planning
Planifier et reprogrammer dans Eaglesoft en quelques SMS.
Le secrétariat IA consulte en direct le planning Eaglesoft du praticien, de l’hygiéniste et de la salle de soins voulus, propose quelques créneaux et récapitule le choix du patient. Dès son accord, le rendez-vous est enregistré, et un créneau libéré par une annulation est aussitôt proposé aux patients qui voulaient venir plus tôt.
- Créneaux en direct pour chaque praticien et hygiéniste
- Nouveaux patients créés dans Eaglesoft avant leur première visite
- Créneaux de dernière minute proposés par SMS
03Rappels
Des rappels qui réservent le prochain détartrage dans Eaglesoft.
Les patients dont le rappel arrive à échéance reçoivent un SMS avec les créneaux d’hygiène libres, et leur réponse réserve le détartrage directement dans le planning. Une confirmation suit, le « oui » du patient est enregistré comme confirmé dans Eaglesoft, et un rappel part avant la visite.
- Types de rappel et échéances lus dans Eaglesoft
- Statut confirmé enregistré sur le rendez-vous
- Un rappel avant chaque visite
Ce que vous pouvez automatiser avec Eaglesoft.
L’IA pour Eaglesoft fait tourner l’accueil les jours où vous êtes absents comme les jours de grande affluence : appels, SMS, rappels, suivi des traitements et soldes, le tout enregistré dans Eaglesoft.
Tient le téléphone
- Décroche le vendredi, le soir, le week-end et les jours fériés, et chaque fois que toutes les lignes sont occupées.
- Répond aux SMS, aux messages WhatsApp, Instagram et Messenger, aux e-mails et au chat web dans la langue de chaque patient.
- Retrouve les patients dans Eaglesoft et ajoute les nouveaux, avec leur famille et leur garant rattachés.
Planifie et reprogramme
- Propose les créneaux en direct par praticien, hygiéniste et salle de soins, et planifie celui que le patient choisit.
- Reprogramme ou annule dans la conversation, chaque changement étant confirmé depuis Eaglesoft.
- Envoie par SMS les créneaux de dernière minute aux patients qui ont demandé à venir plus tôt.
Garde l’hygiène et les traitements au planning
- Envoie les rappels quand les patients arrivent à échéance et réserve le détartrage directement dans le planning.
- Relance les plans de traitement proposés jusqu’à ce que le patient réserve son prochain rendez-vous.
Confirme chaque rendez-vous
- Transforme chaque « oui » à un SMS de confirmation en statut confirmé dans Eaglesoft.
- Envoie une confirmation et un rappel, par WhatsApp ou SMS, pour tout rendez-vous ajouté au planning Eaglesoft.
- Envoie un lien vers les formulaires avant la première visite : antécédents médicaux, consentement et assurance arrivent dans Eaglesoft à l’avance.
Gère les soldes
- Indique aux patients ce qu’ils doivent d’après leur compte Eaglesoft et envoie un lien de paiement.
- Enregistre chaque paiement dans Eaglesoft dès qu’il est encaissé, avec tout ajustement que vous validez.
Les automatisations Eaglesoft qui ont fait leurs preuves.
-
Répondre aux appels du vendredi et réserver les visites du lundi dans Eaglesoft
Votre cabinet ferme le jeudi à 17 h. Vendredi matin, une patiente appelle pour un plombage tombé : le secrétariat IA répond, la retrouve dans Eaglesoft et réserve le premier créneau du lundi. Elle reçoit l’horaire par SMS, et votre équipe voit la réservation à son retour.
Client: Bonjour, j’ai perdu un plombage hier soir. Quelqu’un peut me voir rapidement ?
Agent IA: Je comprends, Jessica. Le Dr Morgan peut vous recevoir lundi dès 8 h, en premier rendez-vous. Je vous inscris ?
-
Réserver les détartrages de rappel Eaglesoft avec l’hygiéniste que le patient connaît
Quand un rappel arrive à échéance, le secrétariat IA écrit au patient avec les créneaux libres de l’hygiéniste qu’il voit d’habitude. Si un autre jour lui convient mieux, il propose une autre semaine ou un autre hygiéniste, réserve le choix dans Eaglesoft et le confirme dans le même fil.
Client: Je peux continuer avec Tara ? Le matin, c’est plus simple pour moi.
Agent IA: Bien sûr. Tara peut vous recevoir mardi à 8 h ou mercredi à 9 h. Lequel vous convient ?
-
Relancer les traitements proposés dans Eaglesoft jusqu’à leur planification
Deux semaines après un examen, les patients avec une couronne ou une obturation proposée et encore à planifier reçoivent un SMS aimable. Le secrétariat IA répond aux questions sur le calendrier et l’assurance, propose des rendez-vous assez longs pour les soins et réserve celui qui convient.
-
Régler un solde familial Eaglesoft avec un seul lien de paiement
Un parent demande ce qui reste dû pour les scellements de sillons de ses deux enfants. Le secrétariat IA lit le compte familial dans Eaglesoft, explique chaque ligne avec des mots simples, envoie un seul lien pour le total et enregistre le paiement : la prochaine visite commence avec un compte à jour.
Eaglesoft, au cœur de scénarios plus riches.
Publicités Facebook, campagnes e-mail, Instagram, paiements et téléphones travaillent avec Eaglesoft : une offre nouveaux patients, un cabinet que vous reprenez et les premières semaines d’un nouveau collaborateur se terminent chacun par un planning complet.
-
Transformer l’offre nouveaux patients de Facebook en rendez-vous Eaglesoft, avec HubSpot et Stripe
- Une personne répond à votre publicité Facebook « offre nouveaux patients » et demande ce que comprend la visite.
- Le secrétariat IA présente l’examen, les radios et le détartrage, puis crée un contact et une transaction HubSpot.
- Il propose des créneaux nouveaux patients tirés du planning Eaglesoft et réserve celui que la personne choisit.
- Un lien Stripe encaisse le montant de l’offre à l’avance, ce qui garantit le rendez-vous.
- Dès la confirmation de Stripe, la transaction HubSpot devient « réservée » et le lien des formulaires part par SMS.
-
Accueillir dans votre cabinet Eaglesoft les patients d’un dentiste qui part à la retraite, avec Brevo
- Vous reprenez le cabinet d’un dentiste qui part à la retraite, et ses patients rejoignent votre planning Eaglesoft.
- Par e-mail, Brevo transmet à chaque famille la bienvenue du nouveau dentiste et l’invite à écrire par SMS.
- Le secrétariat IA répond aux questions sur l’assurance, le nouveau dentiste et les hygiénistes restés au cabinet.
- Les patients à échéance de rappel se voient proposer des créneaux avec l’hygiéniste qu’ils connaissent, réservés dans Eaglesoft.
- Ceux qui préfèrent parler reçoivent un appel, et chaque réponse est enregistrée pour votre équipe.
-
Remplir le planning Eaglesoft d’un nouveau collaborateur grâce à Instagram et aux SMS
- Le Dr Lee rejoint votre cabinet en mars, et son planning Eaglesoft est entièrement à remplir.
- Les abonnés Instagram qui s’informent sur une première visite reçoivent ses premiers créneaux par DM.
- Par SMS, les patients qui attendent le Dr Morgan depuis des semaines se voient proposer une visite plus tôt avec le Dr Lee.
- Chaque réservation arrive dans sa colonne Eaglesoft, avec une courte présentation envoyée avant la visite.
- En avril, ses journées sont bien remplies, et les patients du Dr Morgan attendent moins pour un rendez-vous.
Une semaine de quatre jours, un accueil sept jours sur sept.
Les bénéfices d’un cabinet Eaglesoft joignable tous les jours de la semaine.
-
L’hygiéniste habituel en priorité
Les patients de longue date veulent souvent le même hygiéniste tous les six mois : le secrétariat IA cherche donc ses prochains créneaux avant de proposer quelqu’un d’autre.
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Reprogrammer sans se renvoyer la balle
Deux SMS suffisent pour déplacer une visite, et le créneau libéré revient à un patient qui souhaitait venir plus tôt.
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Le style de votre cabinet à chaque appel
Prénom ou « Monsieur » et « Madame », formule de politesse chaleureuse ou brève : vous décidez, et chaque SMS comme chaque appel suit votre exemple.
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Attentif aux données des patients
Les conversations sont chiffrées en transit et au repos, hébergées dans l’UE conformément au RGPD, et Eaglesoft reste le dossier de chaque rendez-vous.
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L’accueil reprend la main au fil de l’échange
Quand un patient veut parler d’un devis, votre équipe prend le relais avec le rendez-vous et tous les messages sous les yeux, depuis le cabinet ou l’application MessageMind.
-
Questions le samedi, changements le dimanche
Un patient vérifie samedi l’heure de son rendez-vous de lundi et le déplace dimanche soir : Eaglesoft est mis à jour les deux fois.
L’intégration IA d’Eaglesoft, étape par étape.
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Connectez Eaglesoft
Nous connectons Eaglesoft à votre cabinet avec vous, puis passons en revue le planning de chaque dentiste et hygiéniste ainsi que vos types de rendez-vous.
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Le secrétariat IA apprend votre planning
Il lit dans Eaglesoft les types de rappel, les types de rendez-vous et les horaires, puis apprend vos règles, les assurances acceptées et votre façon de parler aux patients.
-
Appels et SMS reçoivent une réponse
Dès le premier jour, le secrétariat IA répond au téléphone, aux SMS, sur WhatsApp et sur le chat web, et les rendez-vous arrivent dans le planning Eaglesoft.
En bref
- Canaux
- Appels, SMS, WhatsApp, Messenger, Instagram, e-mail et le chat de votre site
- Permanence
- Vendredis, soirs, week-ends, jours fériés et heures chargées en semaine
- Rendez-vous
- Planifiés, reprogrammés, annulés et confirmés dans Eaglesoft
- Patients
- Existants et nouveaux, avec familles, garants et assurance
- Paiements
- Liens de règlement des soldes, chaque paiement enregistré dans Eaglesoft
- Votre équipe
- Toutes les conversations dans une seule boîte de réception, sur le web, iOS et Android
Adapté aux cabinets Eaglesoft comme le vôtre.
-
Cabinets ouverts quatre jours
Le vendredi et les longs week-ends, les réservations continuent pendant que votre équipe est en repos.
-
Cabinets centrés sur l’hygiène
Les détartrages de rappel se réservent d’eux-mêmes, et l’agenda de chaque hygiéniste reste plein.
-
Cabinets en croissance
Les appels de nouveaux patients reçoivent une réponse dès la première sonnerie, même quand l’accueil est occupé avec un patient au comptoir.
-
Cabinets à plusieurs praticiens
Les patients joignent le bon dentiste ou le bon hygiéniste grâce à un seul secrétariat IA pour tout le cabinet.
Locations
Staybodia Ltd
“6 étoiles si je pouvais”
Jordan Bunton-WilliamsFondateur Services à domicile
Solartek Films
“Génial”
Ben HicklingDirecteur général
82 %Taux de réservation des cours d'essai
SIP Abacus réserve automatiquement des cours d’essai sur trois fuseaux horaires
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80,7 %Taux d'automatisation
Spa Hotel Anglický Dvůr automatise 80 % de sa réception sur WhatsApp
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82 %Demandes de suivi automatisées
Army & Navy Stores répond sur les tailles et les retours avant l’abandon du panier
Lire l'histoireFonctionne avec
Eaglesoft avec Facebook, HubSpot et Stripe.
Les publicités et messages Facebook deviennent directement des rendez-vous Eaglesoft, HubSpot suit chaque offre nouveaux patients et Stripe garantit la visite par un paiement.
Autres intégrations : logiciels dentaires
Guides Eaglesoft
Eaglesoft et le secrétariat IA : questions fréquentes
Peut-on avoir un réceptionniste IA avec Eaglesoft ?
Oui. Le secrétariat IA de MessageMind fonctionne avec Eaglesoft, le logiciel de Patterson Dental. Il prend les appels et répond aux SMS, aux messages WhatsApp et au chat web, planifie et reprogramme les rendez-vous, confirme les patients, réserve les détartrages de rappel et répond aux questions de solde, y compris les jours où votre cabinet est fermé.
Un assistant téléphonique IA peut-il répondre pour notre cabinet dentaire le vendredi ?
Oui. Le vendredi, le soir et les jours fériés, une voix naturelle décroche, retrouve le patient dans Eaglesoft et fixe le rendez-vous avant la fin de l’appel. Le patient reçoit l’horaire par SMS, et l’équipe du lundi trouve une note sur chaque appel.
Les patients peuvent-ils réserver ou déplacer un rendez-vous Eaglesoft par SMS ?
Oui. Les patients écrivent par SMS ou sur WhatsApp, choisissent en direct parmi les créneaux libres du planning Eaglesoft et reçoivent aussitôt une confirmation. Deux messages suffisent pour déplacer ou annuler, et le créneau libéré est proposé aux patients qui voulaient venir plus tôt.
Comment les rappels font-ils revenir les patients au fauteuil ?
Chaque patient dont le rappel arrive à échéance reçoit un SMS avec les créneaux d’hygiène libres, souvent avec l’hygiéniste qu’il voit d’habitude. Sa réponse réserve le détartrage dans Eaglesoft, une confirmation suit, et le statut confirmé est enregistré sur le rendez-vous.
Peut-il relancer les traitements que les patients doivent encore planifier ?
Oui. Les patients avec un plan de traitement proposé reçoivent une relance aimable une à deux semaines après leur examen. Le secrétariat IA répond aux questions sur le calendrier et l’assurance, propose des rendez-vous assez longs pour les soins et garde le contact jusqu’à ce que la visite soit réservée.
Peut-il recueillir les informations d’assurance avant la première visite d’un nouveau patient ?
Oui. Les nouveaux patients reçoivent un lien vers les formulaires avant leur premier rendez-vous, et leurs informations d’assurance, leurs antécédents médicaux et leurs consentements arrivent dans Eaglesoft à l’avance. Votre équipe peut vérifier les droits avant l’arrivée du patient, et les appelants apprennent quelles assurances vous acceptez et quelles solutions de financement vous proposez.
Les parents peuvent-ils régler le solde de toute la famille en un seul paiement ?
Oui. Le secrétariat IA lit le compte familial dans Eaglesoft, donne aux parents un total clair pour tous les enfants et envoie un lien de paiement sécurisé. Le paiement est enregistré dans Eaglesoft dès qu’il est encaissé, et chaque patient peut demander ce qu’il doit de la même façon.
Une question clinique arrive : que fait le secrétariat IA ?
Le secrétariat IA la transmet à votre dentiste ou à votre hygiéniste avec toute la conversation, et le rendez-vous reste en place. Votre équipe clinique donne chaque diagnostic et chaque réponse sur les traitements, pendant que le secrétariat IA gère le planning, les rappels et les paiements.
Quelles sont les étapes après une démo Eaglesoft ?
Après la démo, notre équipe connecte Eaglesoft avec vous, vérifie vos praticiens, vos hygiénistes et vos types de rappel, et ajuste les réponses à votre cabinet. Les patients n’ont rien à télécharger, et votre équipe continue de travailler dans Eaglesoft comme d’habitude.
Que paie chaque mois un cabinet Eaglesoft ?
Vous choisissez une formule mensuelle sur la page des tarifs de MessageMind, et chaque formule comprend un volume défini de messages et de minutes d’appel. Pendant la démo, notre équipe vous aide à l’ajuster au nombre de vos patients, pour que le coût soit clair dès le départ.
Le lundi commence avec un planning Eaglesoft complet.
Dites-nous quels jours votre cabinet ferme, et notre équipe met en place avec vous le secrétariat IA pour ces jours-là.