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“+27 % de conversions”
Walter BalducciResponsable communicationSecrétariat IA pour Dentally : chaque appel décroché, chaque fauteuil occupé.
Le secrétariat IA de MessageMind se connecte à Dentally et prend, déplace et annule les rendez-vous au téléphone, sur WhatsApp, par SMS, par e-mail et sur le chat web, à toute heure. Il envoie les rappels de contrôle et de rendez-vous, encaisse les acomptes par lien de paiement et enregistre chaque changement dans votre agenda Dentally.
Mis à jour en
Choisi par des équipes du monde entier
01Appels et messages
Une réponse à chaque patient Dentally, au téléphone ou sur WhatsApp.
Appels, WhatsApp, SMS, Instagram, e-mail et chat web arrivent tous à un seul secrétariat IA, qui travaille à partir de votre agenda Dentally. Il retrouve le dossier du patient avant de réserver, inscrit les nouveaux patients dès leur premier contact et répond aux questions que l’accueil entend toute la journée, du stationnement aux tarifs.
- Appels décrochés après la fermeture et le week-end
- Patients habituels et nouveaux patients reconnus
- Un seul agenda Dentally derrière chaque canal
02Rendez-vous
Rendez-vous Dentally pris, déplacés et annulés dans la conversation.
Le secrétariat IA lit en direct les créneaux libres par praticien, site et motif de rendez-vous, réserve celui que le patient choisit, puis déplace ou annule le rendez-vous si ses projets changent. Chaque changement est d’abord relu avec le patient, puis enregistré dans Dentally dès qu’il donne son accord.
- Créneaux libres en direct pour chaque praticien
- Reports et annulations, motif enregistré
- Le bon type de rendez-vous pour chaque visite
03Paiements
Acomptes et soldes réglés avant l’arrivée du patient.
Le secrétariat IA envoie dans la même conversation un lien de paiement sécurisé pour un acompte ou un solde restant dû, puis vérifie dans Dentally que le règlement est bien arrivé. Les patients savent clairement ce qu’ils doivent, et l’accueil commence la journée avec des comptes à jour.
- Liens de paiement sur WhatsApp, par SMS ou par e-mail
- Statut du paiement vérifié dans Dentally
- Rendez-vous et acompte dans la même conversation
Ce que fait le secrétariat IA dans Dentally.
L’automatisation IA pour Dentally soulage votre équipe du travail quotidien de l’accueil : appels, messages, rendez-vous, rappels de contrôle et paiements, tout est traité dans votre agenda Dentally et vos dossiers patients.
Répond à chaque patient
- Répond en quelques secondes aux appels, aux messages WhatsApp, aux SMS, aux e-mails et au chat web, soirs et week-ends compris.
- Inscrit les nouveaux patients dans Dentally, met à jour leurs coordonnées et note comment chacun a connu le cabinet.
- Répond dans la langue de chaque patient, avec le ton chaleureux de votre équipe d’accueil.
Prend et modifie les rendez-vous
- Cherche les créneaux libres par praticien, site et motif, puis réserve le créneau retenu par le patient.
- Déplace ou annule les rendez-vous dans la conversation et note le motif d’annulation dans Dentally.
- Inscrit les patients NHS et privés dans les bons types de rendez-vous, sur chaque site.
Fait revenir les patients
- Écrit aux patients qui arrivent à échéance de contrôle ou de détartrage et réserve le créneau qu’ils choisissent.
- Relance les traitements restant à planifier pour que chaque patient réserve l’étape suivante de son plan de traitement.
- Contacte les patients qui ont manqué un rendez-vous et leur propose de nouveaux créneaux.
- Propose les créneaux libérés à la dernière minute aux patients qui souhaitent avancer leur visite.
Encaisse acomptes et soldes
- Envoie les liens de paiement d’acompte et de solde et vérifie dans Dentally que chacun est réglé.
- Répond sur les soldes, les factures en attente, les paiements échelonnés et les abonnements de soins du cabinet.
Confirme chaque visite
- Envoie une confirmation et un rappel WhatsApp pour chaque rendez-vous Dentally, quel que soit le canal de réservation.
- Partage le lien du Dentally Portal pour que le questionnaire médical soit rempli avant la visite.
Travaille avec votre équipe
- Transmet aussitôt les urgences à votre équipe, avec les coordonnées du patient et le motif de son contact.
- Laisse à l’accueil un court résumé de chaque appel et de chaque rendez-vous pris en dehors des heures d’ouverture.
Les automatisations Dentally préférées des cabinets.
-
Transformer les rappels Dentally en contrôles et détartrages réservés
Quand un patient arrive à échéance dans Dentally, le secrétariat IA lui envoie un message aimable sur WhatsApp ou par SMS avec les créneaux libres du bon agenda. Le patient répond avec son choix, le rendez-vous s’inscrit dans Dentally et la confirmation suit : les rappels remplissent l’agenda d’eux-mêmes.
Client: J’ai bien reçu le rappel. Il reste de la place chez l’hygiéniste samedi ?
Agent IA: Oui, Sam est disponible à 9 h 20 ou à 10 h 40 ce samedi. Je vous réserve 9 h 20 ?
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Répondre au téléphone du cabinet après la fermeture et réserver dans Dentally
Un patient appelle à 19 h pour un plombage cassé. Le secrétariat IA décroche, le retrouve dans Dentally, réserve le premier rendez-vous d’urgence du lendemain et lui envoie les détails par SMS. En cas de gonflement ou de toute autre urgence, l’appel part directement à la personne que vous avez désignée, avec un résumé.
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Transformer les leads Invisalign de DenGro en consultations réservées dans Dentally
Ilford Dental Centre, dans l’est de Londres, fonctionne ainsi : chaque lead Invisalign venu de DenGro reçoit un message WhatsApp personnel. Le secrétariat IA qualifie la demande selon le budget et le calendrier, propose des créneaux pour la consultation gratuite à partir de l’agenda Dentally en direct et réserve celui que le patient choisit, avec toute la conversation jointe.
-
Envoyer un lien d’acompte dès qu’un rendez-vous privé est réservé
Quand un patient réserve une consultation privée ou un blanchiment, un lien d’acompte sécurisé arrive dans la même conversation. Le secrétariat IA vérifie dans Dentally que le paiement est passé, confirme la visite et envoie un rappel la veille, et votre équipe consacre son temps aux patients plutôt qu’aux relances d’acompte.
Client: Je dois payer quelque chose avant jeudi ?
Agent IA: Juste l’acompte de votre blanchiment. Voici votre lien sécurisé : une fois réglé, tout est prêt.
Des enchaînements avancés avec Dentally.
D’une demande sur Instagram à une consultation payée, votre agenda Dentally travaille avec les outils qui entourent le cabinet, jour et nuit.
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D’une demande d’implant sur Instagram à un rendez-vous Dentally, avec HubSpot et Stripe
- Quelqu’un commente votre publication sur les implants à 22 h, et le secrétariat IA lui répond en DM.
- Il répond sur les tarifs et les délais, puis crée le contact HubSpot et une transaction « implant ».
- Le patient choisit un créneau de consultation dans l’agenda Dentally en direct, sans quitter la conversation.
- Un lien Stripe encaisse l’acompte dans la même conversation, et le rendez-vous s’inscrit dans Dentally.
- Dès que Stripe confirme l’acompte, la transaction HubSpot passe à l’étape « réservé » et l’accueil reçoit un résumé.
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Des consultations sourire payantes sur Zoom depuis WhatsApp, réservées dans l’agenda Dentally
- Un patient qui envisage des facettes demande sur WhatsApp si un dentiste peut d’abord voir son sourire.
- Le secrétariat IA réserve une consultation vidéo avec le Dr Luna dans l’agenda Dentally.
- Zoom crée la réunion, et le lien pour la rejoindre arrive au patient sur WhatsApp.
- Un lien de paiement Stripe encaisse les honoraires de la consultation avant le début de l’appel.
- Après l’appel, le patient choisit un rendez-vous au cabinet dans l’agenda en direct, dans la même conversation.
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Faire revenir les patients Dentally perdus de vue avec un e-mail Brevo et WhatsApp
- Brevo envoie aux patients absents depuis deux ans une invitation chaleureuse à un contrôle.
- Les réponses arrivent au secrétariat IA par e-mail, ou sur WhatsApp grâce au bouton de l’e-mail.
- Il retrouve chaque patient dans Dentally et propose des créneaux libres avec son hygiéniste habituel.
- La visite est réservée dans Dentally, et Brevo retire le patient de la liste des patients perdus de vue.
- La veille, un rappel WhatsApp transmet le lien du Dentally Portal pour le questionnaire médical.
Des journées plus sereines à l’accueil des cabinets Dentally.
Ce qui change lorsque chaque appel et chaque message trouve sa réponse dans votre agenda Dentally.
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Tous vos sites et agendas, un seul secrétariat
Un seul secrétariat IA prend les rendez-vous des dentistes, hygiénistes et thérapeutes dentaires de tous vos sites, à partir de leurs agendas Dentally en direct. Les patients demandent un praticien par son nom ou prennent le premier créneau libre près de chez eux.
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De la conversation à l’agenda, sans ressaisie
Chaque réservation et chaque déplacement s’inscrivent d’eux-mêmes dans Dentally, sans recopier un message écrit ou vocal dans l’agenda.
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Le ton de votre cabinet dans chaque réponse
Types de rendez-vous, praticiens et informations du cabinet viennent de Dentally, et c’est vous qui choisissez le ton : chaque message ressemble à votre accueil dans ses meilleurs jours.
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Les données patients entre de bonnes mains
Hébergé dans l’UE et conforme au RGPD, MessageMind identifie chaque patient avant toute modification et laisse Dentally faire foi pour chaque rendez-vous.
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L’accueil reprend la main en pleine conversation
Quand un patient demande à parler à quelqu’un, votre équipe prend le relais avec le rendez-vous, chaque modification et le statut du paiement sous les yeux, depuis les applications MessageMind sur le web, iOS et Android.
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Moins de fauteuils vides à cause des oublis
Un rappel part sur WhatsApp ou par SMS avant chaque rendez-vous, et les patients le confirment ou le déplacent d’une simple réponse : les trous se comblent à temps.
Comment fonctionne l’intégration IA de Dentally.
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Connectez Dentally
Notre équipe connecte votre compte Dentally avec vous et vérifie ensemble chaque site, chaque praticien et chaque type de rendez-vous.
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Le secrétariat IA apprend à connaître votre cabinet
Praticiens, sites, horaires d’ouverture et motifs de rendez-vous viennent de Dentally ; vos tarifs, vos règles et votre ton viennent de vous.
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Lancement sur chaque canal
Le secrétariat IA commence à répondre au téléphone, sur WhatsApp, par SMS, par e-mail et sur le chat de votre site, et chaque rendez-vous s’inscrit dans Dentally.
En bref
- Canaux
- Appels, WhatsApp, SMS, e-mail, chat web, Instagram et Facebook Messenger
- Langues
- La langue de chaque patient, avec le ton de votre cabinet
- Rendez-vous
- Pris, déplacés et annulés par praticien, site et motif
- Patients
- NHS et privés, nouveaux et habituels, sur chaque site
- Paiements
- Liens d’acompte et de solde, vérifiés dans Dentally
- Votre équipe
- Chaque conversation dans une seule boîte de réception, sur ordinateur et mobile
Vous utilisez déjà Dentally Pulse ?
Gardez-le. Dentally Pulse est l’IA maison de Dentally, et ses notes cliniques font gagner du temps à vos praticiens au fauteuil. Le secrétariat IA fait de même pour l’accueil : il répond à chaque appel et à chaque message, prend et déplace les rendez-vous dans l’agenda Dentally, envoie les rappels de contrôle et encaisse les acomptes.
- Téléphone, WhatsApp, SMS et chat web traités à partir de votre agenda Dentally
- Rappels de contrôle, rappels de rendez-vous et liens d’acompte envoyés à toute heure
- Chaque rendez-vous et chaque modification enregistrés directement dans Dentally
Pensé pour les cabinets Dentally de toutes tailles.
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Cabinets indépendants
Chaque appel et chaque message obtient une réponse sans heures d’accueil supplémentaires, et les rappels de contrôle gardent l’agenda plein.
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Groupes multi-sites
Un seul secrétariat IA réserve sur tous les sites et pour tous les praticiens, avec une conversation par patient.
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Cabinets NHS et mixtes
Les patients NHS et privés arrivent dans les bons types de rendez-vous, et les questions sur les forfaits NHS et les honoraires privés reçoivent des réponses claires.
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Cliniques privées et esthétiques
Les demandes d’implants, d’Invisalign et de blanchiment reçoivent une réponse rapide et chaleureuse, et l’acompte est encaissé avant la consultation.
Locations
Staybodia Ltd
“6 étoiles si je pouvais”
Jordan Bunton-WilliamsFondateur Services à domicile
Solartek Films
“Génial”
Ben HicklingDirecteur général
82 %Taux de réservation des cours d'essai
SIP Abacus réserve automatiquement des cours d’essai sur trois fuseaux horaires
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80,7 %Taux d'automatisation
Spa Hotel Anglický Dvůr automatise 80 % de sa réception sur WhatsApp
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82 %Demandes de suivi automatisées
Army & Navy Stores répond sur les tailles et les retours avant l’abandon du panier
Lire l'histoireFonctionne avec
Dentally avec WhatsApp, Stripe et DenGro.
Les leads DenGro réservent dans Dentally sur WhatsApp, Stripe encaisse l’acompte et chaque canal alimente un seul agenda.
DenGroAutres intégrations : logiciels dentaires
Secrétariat IA Dentally : questions et réponses
Peut-on confier l’accueil d’un cabinet Dentally à un réceptionniste IA ?
Oui. Le secrétariat IA de MessageMind fonctionne avec Dentally et répond au téléphone du cabinet, sur WhatsApp, par SMS, par e-mail et sur le chat web. Il prend, déplace et annule les rendez-vous dans votre agenda Dentally, envoie rappels de contrôle et rappels de rendez-vous, et encaisse les acomptes, jour et nuit.
L’assistant téléphonique IA décroche-t-il après la fermeture du cabinet ?
Oui. Les appels de midi, du soir et du week-end reçoivent une réponse d’une voix naturelle. Il prend, déplace ou annule le rendez-vous pendant l’appel, envoie les détails au patient par SMS et laisse à votre équipe un court résumé de chaque appel.
Les patients peuvent-ils prendre rendez-vous dans Dentally par WhatsApp ?
Oui. Les patients écrivent à votre numéro WhatsApp, choisissent un horaire dans l’agenda Dentally en direct et reçoivent la confirmation dans la même conversation. Rappels, modifications et liens de paiement suivent au même endroit, dans la langue du patient.
Un patient peut-il déplacer ou annuler son rendez-vous par message ?
Oui. Le secrétariat IA retrouve le rendez-vous, propose de nouveaux créneaux libres ou confirme l’annulation, note le motif et met Dentally à jour dès que le patient donne son accord. Le créneau libéré peut aussitôt être proposé à un patient de votre liste d’attente.
Les rappels de contrôle permettent-ils aux patients de réserver directement ?
Oui. Les patients à échéance de contrôle ou de détartrage reçoivent un message aimable avec des créneaux libres, et leur réponse suffit à réserver le rendez-vous dans Dentally. Les patients dont un traitement reste à planifier sont aussi invités à réserver l’étape suivante.
Le secrétariat IA peut-il encaisser acomptes et soldes ?
Oui. Il envoie dans la conversation un lien de paiement sécurisé pour un acompte ou un solde restant dû, puis vérifie dans Dentally que le paiement est passé. Il répond aussi aux questions sur les factures, les paiements échelonnés et les abonnements de soins, à partir du compte du patient.
Convient-il aux patients NHS comme aux patients privés ?
Oui. Il réserve les patients NHS et privés dans les types de rendez-vous que vous utilisez pour chacun et explique simplement vos forfaits NHS et vos honoraires privés. Il convient aux cabinets Dentally de tout le Royaume-Uni, de l’Angleterre, du pays de Galles et de l’Écosse aux cabinets HSC d’Irlande du Nord, ainsi qu’aux cabinets d’Irlande, d’Australie et de Nouvelle-Zélande.
Que se passe-t-il quand un patient appelle pour une urgence dentaire ?
Le secrétariat IA reste calme et bienveillant, réserve le premier créneau d’urgence que vous gardez libre et transmet aussitôt les symptômes sérieux, comme un gonflement du visage, à la personne que vous avez désignée. Vos dentistes gardent chaque décision clinique, et le secrétariat IA tient l’accueil.
Combien coûte un secrétariat IA pour Dentally ?
Cela dépend de la formule choisie et du nombre de conversations patients que gère votre cabinet. La page des tarifs détaille ce que comprend chaque formule pour vous aider à choisir, et notre équipe vous la présente lors d’une démo.
Les dossiers et les messages des patients sont-ils en sécurité ?
Oui. MessageMind est hébergé dans l’UE et respecte le RGPD, et Dentally reste la référence pour chaque patient et chaque rendez-vous. Chaque patient est identifié avant toute modification, et les conversations restent dans la boîte de réception de votre cabinet.
Une réponse à chaque patient Dentally dès la première sonnerie.
Montrez-nous votre agenda Dentally, et nous mettons en place votre secrétariat IA avec vous.