L’intégration Dentally et IA relie Dentally à MessageMind pour qu’un agent IA lise des données à jour et réponde sur tous les canaux qu’utilisent vos clients. Une fois Dentally connecté, l’agent IA propose les créneaux libres de l’agenda du cabinet, prend les rendez-vous des patients et répond à leurs questions sur ceux déjà prévus. La configuration se fait en deux temps : vous collez un « Personal Token » sur la page Integrations, puis vous importez le cabinet dans « Calendar Settings » et l’activez dans « Calendar Sync ».

Qu’est-ce que l’intégration Dentally et IA ?

Une fois Dentally connecté, l’agent IA propose les créneaux libres de l’agenda du cabinet, prend les rendez-vous des patients et répond à leurs questions sur ceux déjà prévus. La configuration se fait en deux temps : vous collez un « Personal Token » sur la page Integrations, puis vous importez le cabinet dans « Calendar Settings » et l’activez dans « Calendar Sync ». Ensuite, vos rendez-vous Dentally apparaissent aussi dans le calendrier du Workspace, où votre équipe peut les créer, les déplacer et les annuler.

Toutes les intégrations disponibles figurent sur la page des intégrations MessageMind, et les détails techniques de celle-ci sont dans la documentation MessageMind sur Dentally. Si vous préférez la voir d’abord en action, réservez une démo et nous vous montrons en direct comment elle fonctionne.

Ce que fait l’intégration Dentally

L’intégration Dentally et IA offre d’emblée ces fonctions :

  • L’agent IA trouve les créneaux libres du praticien que le patient demande par son nom, ou de n’importe quel dentiste, hygiéniste ou thérapeute dentaire le jour choisi.
  • Si le patient cite un praticien sans donner de jour, il cherche le premier jour libre de cette personne dans les deux semaines suivantes, à partir de demain.
  • Si l’heure demandée est déjà prise, il propose les créneaux libres les plus proches le même jour.
  • Les patients peuvent réserver un contrôle, un détartrage avec polissage, les deux ensemble, un rendez-vous d’urgence ou tout autre motif de votre liste Dentally qu’ils demandent par son nom.
  • L’agent récapitule d’abord chaque rendez-vous au patient. Il n’entre dans Dentally, en statut Pending, qu’une fois que le patient dit oui.
  • Les patients peuvent poser des questions sur leurs prochains rendez-vous et sur ceux des 30 derniers jours, par exemple un rendez-vous annulé ou manqué. L’agent les retrouve grâce à l’e-mail et au numéro de téléphone déjà présents dans la conversation : il n’a pas à les demander au patient.
  • Quand on lui demande ce qu’on peut réserver ou qui on peut voir, l’agent IA répond à partir des motifs de rendez-vous et des praticiens enregistrés dans Dentally.

Données lues et écrites

L’intégration Dentally et IA utilise un ensemble limité de champs. Voici exactement ce qui circule entre les deux systèmes :

SensCe que cela couvre
LectureLe nom et le fuseau horaire du cabinet, ses sites et ses praticiens actifs avec leur rôle.
LectureVos motifs de rendez-vous, et la durée des rendez-vous dans le plan de paiement par défaut de chaque site.
LectureLes créneaux libres dans l’agenda de chaque praticien.
LectureLes rendez-vous de l’agenda avec le nom du patient, le motif, le statut, la durée, le praticien et les notes, pour les afficher dans le calendrier MessageMind.
LectureLes fiches patients, pour retrouver le bon patient quand quelqu’un réserve ou pose une question sur ses rendez-vous. Quand l’agent IA annonce un rendez-vous, il donne le type, le jour, l’heure, le praticien et le statut, jamais les notes.
ÉcritureLes nouveaux rendez-vous, créés en statut Pending. Ceux pris par l’agent IA portent une note d’agenda qui indique le canal, par exemple « Booked by MessageMind AI (WhatsApp) ».
ÉcritureUne nouvelle date et une nouvelle heure pour un rendez-vous Pending, quand votre équipe le déplace depuis le calendrier. Le patient, le praticien, le motif et la durée ne changent pas.
ÉcritureLes annulations de rendez-vous Pending et Confirmed, faites depuis le calendrier.
ÉcritureLes nouvelles fiches patients, uniquement si le jeton a patient:create et que l’agent IA ne trouve pas la personne dans Dentally.

Comment configurer l’intégration Dentally et IA

Une fois votre compte Dentally actif, quelques minutes suffisent. Les grandes étapes :

  • Connectez-vous à Dentally avec un utilisateur « Permission Level 4 » (administrateur) dont l’accès API est activé.
  • Allez dans « Settings > Developer > Personal Tokens » et cliquez sur « Generate new token ».
  • Cochez appointment:read, user:read et practice:read. MessageMind refuse un jeton auquel il en manque un seul.
  • Cochez aussi appointment:create et patient:read. La prise de rendez-vous a besoin des deux, et la recherche des rendez-vous d’un patient a besoin de patient:read. Cocher « appointment (all) » couvre les deux permissions sur les rendez-vous.
  • Cochez aussi la permission complète sur le cabinet, car practice:read seul ne suffit pas. Sans elle, les changements faits dans Dentally après la configuration n’arrivent pas dans le calendrier MessageMind.
  • Ne cochez patient:create que si vous voulez que l’agent IA enregistre de nouveaux patients. La permission globale sur toutes les données patients l’inclut aussi : laissez-la décochée elle aussi si les nouveaux patients doivent toujours contacter le cabinet.

Le pas-à-pas complet, avec chaque bouton et chaque champ, se trouve dans la documentation MessageMind sur Dentally.

Cas d’usage de l’intégration Dentally et IA

Les cabinets activent en général l’intégration Dentally et IA pour des situations comme celles-ci :

  • Un patient demande sur WhatsApp un contrôle avec un dentiste précis. L’agent IA propose les premiers créneaux libres de ce dentiste, prend le nom complet et l’e-mail du patient, puis crée le rendez-vous en Pending une fois qu’il a confirmé.
  • Une personne appelle pour un détartrage avec une hygiéniste jeudi. L’agent vérifie l’agenda de chaque hygiéniste ce jour-là et lui indique qui est libre et à quelle heure.
  • Un patient envoie par SMS « c’est quand mon rendez-vous ? » et reçoit le jour, l’heure et le praticien, retrouvés grâce au numéro depuis lequel il écrit.
  • Quelqu’un pose une question sur un rendez-vous manqué la semaine dernière. L’agent IA voit qu’il est marqué comme manqué et propose d’en prendre un nouveau.
  • Un patient décrit une rage de dents au lieu de donner un type de rendez-vous. L’agent IA ne choisit pas le type à sa place et, si ce qu’il demande ne figure pas dans votre liste, il lui conseille de contacter le cabinet.

Pour voir comment un agent IA travaille avec toutes les intégrations, lisez le guide sur la prise de rendez-vous par IA.

Limites à connaître

L’intégration Dentally a volontairement un périmètre restreint. Voici les limites à connaître avant de compter dessus :

  • L’agent IA ne peut ni déplacer ni annuler un rendez-vous : il demande aux patients de contacter le cabinet. Votre équipe peut faire les deux depuis le calendrier.
  • Si le jeton n’a pas patient:create, l’agent IA ne prend des rendez-vous que pour les patients qui ont déjà une fiche dans Dentally. S’il ne trouve pas exactement une fiche, il demande au patient de contacter le cabinet.
  • Pour rechercher des rendez-vous, l’e-mail ou le numéro de téléphone du patient doit déjà figurer dans la conversation. Sur WhatsApp, par SMS et au téléphone, le numéro est là. L’agent IA ne demande pas ces informations : sans elles, il renvoie le patient vers le cabinet.
  • Impossible de prendre ou de déplacer un rendez-vous pour le jour même depuis MessageMind, car Dentally ne renvoie aucun créneau libre pour aujourd’hui. Le premier jour possible est demain.
  • L’agent IA ne fait pas de triage. Il ne transforme jamais un symptôme ou une longue description en type de rendez-vous.

Tarifs et formules

L’intégration Dentally et IA est disponible avec les formules payantes de MessageMind. La page des tarifs MessageMind indique la formule nécessaire et le contenu de chacune. Aucun frais supplémentaire par intégration : la connexion fait partie de votre compte.

Questions fréquentes

Qu’est-ce que l’intégration Dentally et IA ?

L’intégration Dentally et IA est la connexion native entre Dentally et MessageMind. Une fois la connexion faite, l’agent IA lit les données à jour de Dentally pendant la conversation et s’en sert (par exemple pour répondre à une question de disponibilité, prendre un rendez-vous ou mettre à jour un contact) sur WhatsApp, Instagram, SMS, e-mail et chat web.

Comment connecter Dentally à MessageMind ?

Ouvrez la page de l’intégration Dentally dans votre tableau de bord MessageMind et suivez les étapes de connexion. Le pas-à-pas complet, avec le nom de chaque champ et des captures d’écran, se trouve dans la documentation MessageMind sur Dentally.

Comment fonctionne l’authentification de l’intégration Dentally ?

Vous collez un « Personal Token » créé dans Dentally. Pas de fenêtre de connexion Dentally, pas de région à choisir : les cabinets qui utilisent Dentally au Royaume-Uni, dans la région APAC ou au Canada se connectent tous de la même façon. La connexion reste active jusqu’à ce que le jeton soit révoqué dans Dentally ou que vous déconnectiez l’intégration. Les identifiants sont stockés chiffrés et utilisés uniquement côté serveur : ils ne sont jamais envoyés au navigateur ni à un tiers.

MessageMind trouve-t-il vraiment les créneaux libres du praticien que le patient demande par son nom ?

L’agent IA trouve les créneaux libres du praticien que le patient demande par son nom, ou de n’importe quel dentiste, hygiéniste ou thérapeute dentaire le jour choisi.

Que faire si un clic sur Connect affiche « Please paste your Dentally API token. » ?

Le champ apiToken est vide. Collez le jeton de Dentally et cliquez à nouveau sur Connect.