Secrétariat IA pour Core Practice : des rendez-vous pris même quand l’accueil est débordé.

MessageMind relie un secrétariat IA à Core Practice : il répond aux appels, aux SMS, aux messages WhatsApp et Messenger et au chat web, et réserve contrôles et détartrages directement dans l’Appointment Book. Il envoie les rappels de contrôle et de rendez-vous, recueille les formulaires des nouveaux patients et répond aux questions sur les assurances santé privées et l’abonnement de soins du cabinet, jour et nuit.

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Mis à jour en

Choisi par des équipes du monde entier

01Téléphone et SMS

Vos patients Core Practice ont leur réponse pendant que l’équipe est au fauteuil.

Le secrétariat IA prend les appels qui échappent à l’accueil et répond aussi aux SMS, aux messages WhatsApp, Instagram et Messenger, aux e-mails et au chat web. Il cherche chaque patient dans Core Practice avant de réserver, inscrit les nouveaux venus et répond aux questions du quotidien sur le stationnement, les honoraires et les assurances santé privées.

  • Lignes occupées et pauses déjeuner couvertes
  • Chaque patient relié à son dossier Core Practice
  • Nouveaux patients inscrits avec leurs coordonnées

02Appointment Book

Contrôles et détartrages réservés directement dans l’Appointment Book.

Les patients choisissent parmi les créneaux que votre cabinet ouvre dans Core Practice, par dentiste, hygiéniste ou thérapeute bucco-dentaire. Le secrétariat IA récapitule le rendez-vous, l’enregistre dès que le patient est d’accord et envoie une confirmation dans la conversation qu’il a utilisée.

  • Les créneaux que vous publiez, pour chaque praticien
  • Rendez-vous récapitulé avant d’être enregistré
  • Confirmation envoyée dans la même conversation

03Rappels

Des rappels auxquels les patients répondent en un SMS.

Quand vient le moment du contrôle et du détartrage d’un patient, le secrétariat IA lui envoie par SMS des horaires avec son dentiste habituel et réserve celui qu’il indique dans sa réponse. Les rappels de rendez-vous fonctionnent de la même façon : confirmer, déplacer ou annuler tient en un message, et Core Practice se met à jour tout seul.

  • Réponses aux rappels réservées aussitôt
  • Déplacements traités dans le fil du rappel
  • Visites manquées relancées le jour même

Ce que votre secrétariat IA gère dans Core Practice.

L’automatisation IA pour Core Practice s’occupe du téléphone, des SMS et des relances qui remplissent un agenda dentaire, et chaque rendez-vous est enregistré dans votre Appointment Book.

Une réponse pour chaque patient

  • Répond en quelques secondes, jour et nuit, aux appels, aux SMS, aux messages WhatsApp, Messenger et Instagram, aux e-mails et au chat web.
  • Retrouve chaque patient dans Core Practice et crée la fiche des nouveaux patients au moment où ils réservent.
  • Répond aux questions sur la prise en charge immédiate par l’assurance, le reste à payer et vos honoraires.

Prend et modifie les rendez-vous

  • Propose les créneaux que votre cabinet publie dans Core Practice, par praticien et par type de rendez-vous.
  • Déplace ou annule les rendez-vous par SMS et libère le créneau pour un autre patient.
  • Réserve sur tous vos sites quand votre groupe compte plusieurs cabinets.

Fait revenir chaque patient

  • Envoie des rappels qui réservent le prochain contrôle et détartrage en une seule réponse.
  • Relance les rendez-vous manqués avec de nouveaux horaires avant la fin de la journée.
  • Comble les annulations tardives avec les patients qui ont demandé un horaire plus tôt.

Confirme toutes les visites

  • Envoie une confirmation dans la conversation du patient pour chaque rendez-vous Core Practice, où qu’il ait été pris.
  • Programme les rappels de rendez-vous sur WhatsApp ou par SMS et traite la réponse dans la même conversation.
  • Partage vos formulaires de nouveau patient pour qu’ils soient remplis avant la première visite.

Explique honoraires et abonnements

  • Répond aux questions sur l’abonnement de soins dentaires, de ce qu’il couvre à la façon d’y adhérer.
  • Envoie un lien de paiement Stripe sécurisé pour les acomptes et les soldes de compte.

Les automatisations Core Practice qui ont la cote.

  1. Absorber les appels de midi et réserver dans Core Practice

    Entre midi et 14 h, les appels s’accumulent pendant que l’accueil gère les arrivées et les départs. Le secrétariat IA répond à chacun, retrouve ou crée le patient dans Core Practice, réserve un créneau que vous avez ouvert et envoie une confirmation par SMS, et chaque appelant reste chez vous plutôt que d’appeler le cabinet d’à côté.

    Client: Bonjour, je pourrais avoir un contrôle et un détartrage la semaine prochaine ? N’importe quel matin me va.

    Agent IA: Avec plaisir, Chloe ! Le Dr Lim peut vous recevoir mardi à 8 h 30 ou mercredi à 10 h 15. Lequel préférez-vous ?

  2. Réserver le contrôle semestriel et le détartrage à partir d’un seul SMS de rappel

    Quand vient l’échéance d’un patient, le secrétariat IA lui envoie un SMS aimable avec deux ou trois horaires de son dentiste habituel. Une réponse d’un mot réserve le rendez-vous dans Core Practice, la confirmation arrive dans le même fil et un rappel suit la veille.

  3. Répondre aux questions d’assurance santé et de reste à payer avant la réservation

    Les patients demandent souvent ce que couvre leur assurance santé privée ou ce qu’il leur restera à payer. Le secrétariat IA explique comment fonctionne la prise en charge immédiate dans votre cabinet, ce que comprend votre abonnement de soins pour les patients sans couverture extras (la garantie qui rembourse les soins dentaires courants), et réserve la visite dès qu’ils sont rassurés.

  4. Envoyer les formulaires de nouveau patient dès la réservation dans Core Practice

    Dès qu’un nouveau patient réserve, le secrétariat IA lui envoie vos formulaires en ligne dans la même conversation : antécédents médicaux, informations d’assurance santé et consentement sont remplis avant son arrivée. Un rappel la veille lui indique où se garer et quoi apporter.

Des automatisations plus poussées avec Core Practice.

Core Practice travaille avec les outils que votre cabinet utilise déjà, d’un second avis demandé sur WhatsApp à un site minier dans le nord du pays.

  • Core PracticeWhatsAppHubSpotStripe

    Vendre des consultations de second avis payantes dans Core Practice, avec HubSpot et Stripe

    1. Un patient qui a reçu ailleurs un devis pour une série complète de facettes demande un second avis sur WhatsApp.
    2. Le secrétariat IA explique le déroulement de la visite, puis crée un contact et une transaction dans HubSpot.
    3. Un lien Stripe encaisse le prix de la consultation, et la visite est réservée dans Core Practice.
    4. Le patient envoie son devis et ses radios dans la conversation, prêts pour le dentiste.
    5. Après la visite, la transaction HubSpot passe à « acceptée » ou « à relancer », et le prochain point est planifié.
  • Core PracticeAppels téléphoniquesGoogle CalendarSMS

    Organiser la permanence d’urgence des fêtes dans vos cabinets Core Practice, avec Google Agenda

    1. Vos cabinets ferment entre Noël et le jour de l’An, et le planning des gardes se trouve dans Google Agenda.
    2. Chaque appel vers l’un de vos cabinets arrive au secrétariat IA, qui vérifie qui est de garde ce jour-là.
    3. Il réserve l’urgence dans les plages Core Practice de ce dentiste, au cabinet qui reste ouvert.
    4. Un SMS donne l’adresse, le stationnement et ce qu’il convient d’apporter, et le dentiste reçoit un résumé.
    5. Les appelants dont le problème peut attendre sont réservés pour la première semaine de reprise en janvier.
  • Core PracticeWhatsAppSMS

    Réserver les travailleurs FIFO des mines dans Core Practice selon leurs rotations, sur WhatsApp

    1. Un mineur FIFO, qui rejoint le site en avion pour deux semaines, écrit sur WhatsApp depuis la base vie après son poste.
    2. Le secrétariat IA lui demande quand commence sa prochaine semaine à la maison et consulte Core Practice pour ces jours-là.
    3. Il réserve le contrôle, le détartrage et les soins de suivi éventuels pendant la même semaine de repos.
    4. Un rappel par SMS arrive le jour de son vol retour, avec l’adresse du cabinet.
    5. Si sa rotation change, il déplace tout dans le même fil WhatsApp.

Moins de jonglage à l’accueil Core Practice.

Ce qui change quand les appels et les SMS sont traités à partir de votre Appointment Book.

  • Dentistes, hygiénistes et thérapeutes bucco-dentaires d’un coup d’œil

    Le secrétariat IA voit qui a du temps dans l’Appointment Book : chacun peut garder son dentiste habituel ou saisir la première place disponible.

  • Dans l’agenda avant de raccrocher

    Le rendez-vous figure dans Core Practice avant même la fin de l’appel ou du chat, et l’accueil garde les mains libres.

  • Le ton détendu de votre cabinet

    Les réponses s’appuient sur vos dentistes, vos types de rendez-vous et les informations de votre cabinet dans Core Practice, et gardent le ton décontracté que les patients connaissent de votre accueil.

  • Des dossiers bien gardés

    MessageMind est hébergé dans l’UE et respecte le RGPD, vérifie chaque patient avant un changement et garde Core Practice comme source de référence.

  • Les rages de dents vont au dentiste

    Un plombage fissuré ou une gencive gonflée : le patient obtient un rendez-vous et le dentiste reçoit toute la conversation. Chaque décision clinique reste à vos dentistes, et le secrétariat IA fait tourner l’accueil.

  • C’est à quelle heure, déjà ?

    Les patients vérifient leur rendez-vous par SMS et obtiennent le jour, l’heure et le dentiste depuis Core Practice, sans avoir à appeler le cabinet.

Comment fonctionne l’intégration IA de Core Practice.

  1. Connecter Core Practice

    Notre équipe relie Core Practice avec vous et vérifie chaque site, praticien et type de rendez-vous avant la mise en service.

  2. Partager les règles du cabinet

    Les plages horaires et les praticiens viennent de Core Practice ; vos honoraires, vos informations d’assurance santé, votre abonnement de soins et votre ton viennent de vous.

  3. Activer vos canaux

    Téléphone, SMS, WhatsApp, Messenger et chat web commencent à répondre, et chaque rendez-vous arrive dans l’Appointment Book.

En bref

Canaux
Appels téléphoniques, SMS, WhatsApp, Messenger, chat web et e-mail
Rendez-vous
Contrôles, détartrages et premières visites, réservés et modifiés
Patients
Nouveaux ou habitués, assurés ou abonnés au cabinet
Paiements
Liens Stripe pour les acomptes et les soldes de compte
Sites
Chaque cabinet de votre groupe, depuis un seul numéro
Votre équipe
Boîte de réception partagée sur le web et dans les applis iOS et Android

Fait pour les cabinets dentaires australiens.

  • Cabinets à un fauteuil et cabinets familiaux

    Des appels pris pendant que vous soignez, et des rappels qui se transforment en rendez-vous sans tournée d’appels.

  • Groupes en croissance

    Un seul secrétariat IA pour tous vos sites sur Core Practice, avec l’Appointment Book de chaque cabinet sous les yeux.

  • Cabinets avec abonnement de soins

    Les patients sans couverture extras découvrent ce que comprend votre abonnement et comment y adhérer avant de réserver.

Santé, bien-être et beauté : l’IA pour votre secteur

Témoignages clients

Vous êtes en bonne compagnie.

5.0/5 4.8/5

Basé sur 345 avis vérifiés sur G2 et Featured Customers.

Éducation

AOSR

“+27 % de conversions”

Walter BalducciResponsable communication
Locations

Staybodia Ltd

“6 étoiles si je pouvais”

Jordan Bunton-WilliamsFondateur
Services à domicile

Solartek Films

“Génial”

Ben HicklingDirecteur général
82 %Taux de réservation des cours d'essai

SIP Abacus réserve automatiquement des cours d’essai sur trois fuseaux horaires

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80,7 %Taux d'automatisation

Spa Hotel Anglický Dvůr automatise 80 % de sa réception sur WhatsApp

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82 %Demandes de suivi automatisées

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Fonctionne avec

Core Practice avec Stripe, HubSpot et les SMS.

Stripe encaisse les consultations et les acomptes, HubSpot suit les grandes décisions de traitement, et chaque rappel part par SMS.

Fonctionne bien avec Core Practice

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Autres intégrations : logiciels dentaires

Guides Core Practice

Secrétariat IA Core Practice : questions fréquentes

Core Practice peut-il fonctionner avec un réceptionniste IA ?

Oui. Le secrétariat IA de MessageMind prend, déplace et annule les rendez-vous dans votre Appointment Book Core Practice à partir des appels, des SMS, de WhatsApp, de Messenger, des e-mails et du chat web. Il envoie aussi les rappels et répond aux questions d’assurance santé, à toute heure.

Les appels sont-ils pris pendant le coup de feu de midi et après la fermeture ?

Oui. Coup de feu de midi, appel après 18 h ou un dimanche : chaque appelant entend une voix naturelle au bout du fil. Assistant téléphonique IA à part entière, le secrétariat IA prend ou modifie le rendez-vous pendant l’appel, envoie les détails par SMS et laisse une courte note à l’accueil.

Les patients qui détestent téléphoner peuvent-ils aussi réserver ?

Oui. SMS, WhatsApp, Messenger et chat web fonctionnent comme un appel : le secrétariat IA propose les créneaux que vous avez ouverts dans Core Practice, réserve celui que le patient choisit et le confirme dans le même fil.

Comment un patient modifie-t-il son rendez-vous Core Practice ?

Quelques messages suffisent. Le secrétariat IA retrouve le rendez-vous, propose d’autres horaires ou confirme l’annulation, et met à jour Core Practice dès que le patient est d’accord. Le créneau libéré peut aller aussitôt à quelqu’un qui souhaite venir plus tôt.

Les rappels de contrôle et de détartrage partent-ils automatiquement ?

Oui. Les patients dont la visite semestrielle approche reçoivent un SMS avec des horaires de leur dentiste habituel, et leur réponse réserve le rendez-vous dans Core Practice. Ceux qui manquent un rendez-vous sont recontactés dans l’après-midi avec de nouveaux horaires.

Les questions d’assurance santé privée et de reste à payer trouvent-elles une réponse ?

Oui, à partir des informations fournies par votre cabinet. Le secrétariat IA explique comment fonctionne la prise en charge immédiate chez vous et ce que votre abonnement de soins offre aux patients sans couverture extras. Les questions sur un remboursement précis vont à votre équipe, conversation jointe.

Les nouveaux patients peuvent-ils remplir leurs formulaires avant la première visite ?

Oui. Dès qu’un nouveau patient réserve, vos formulaires en ligne arrivent dans la même conversation : antécédents médicaux et informations d’assurance sont prêts à son arrivée. La veille, un rappel précise le stationnement et ce qu’il convient d’apporter.

Peut-on glisser en urgence un patient qui a une rage de dents ?

Oui. Le secrétariat IA réserve le premier créneau d’urgence que vous gardez libre, donne vos conseils habituels en attendant le rendez-vous et transmet au dentiste de garde, avec un résumé, tout ce que vous signalez comme urgent, par exemple un gonflement.

Quels éléments fixent le coût mensuel d’un cabinet Core Practice ?

La formule MessageMind choisie, les canaux activés et le volume d’appels que reçoit votre cabinet. Consultez les formules sur notre page des tarifs, ou demandez à notre équipe laquelle convient à un cabinet avec votre nombre de fauteuils et de sites.

Que deviennent les données de nos patients Core Practice ?

Elles sont conservées dans l’UE et traitées conformément au RGPD, et Core Practice reste le dossier de référence de chaque patient et de chaque rendez-vous. Le secrétariat IA vérifie à qui il parle avant de modifier quoi que ce soit.

Vos patients Core Practice réservés avant même de raccrocher.

Réservez un créneau de démo et regardez votre Appointment Book Core Practice se remplir grâce aux appels et aux SMS.

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