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“+27 % de conversions”
Walter BalducciResponsable communicationSecrétariat IA pour ClearDent : des rendez-vous en français comme en anglais.
Que vos patients écrivent ou appellent en français ou en anglais, le secrétariat IA de MessageMind leur répond dans leur langue depuis ClearDent, au téléphone, par SMS, sur WhatsApp, par e-mail et sur le chat web, et prend, déplace ou annule leurs rendez-vous en temps réel dans votre agenda. Il envoie les rappels et les confirmations, recueille les formulaires des nouveaux patients et répond aux questions sur les soldes avec un lien de paiement.
Mis à jour en
Choisi par des équipes du monde entier
01Deux langues
Une réponse en français ou en anglais à chaque patient ClearDent, sur tous les canaux.
Vos patients appellent, envoient un SMS ou écrivent sur WhatsApp ou Messenger dans la langue qu’ils parlent à la maison. Le secrétariat IA leur répond dans cette langue, les retrouve dans ClearDent ou les inscrit comme nouveaux patients, et enregistre chaque rendez-vous et chaque changement dans l’agenda de la clinique.
- Réponse dans la langue du patient
- Appels téléphoniques traités en français également
- Dossier du patient retrouvé avant toute réservation
02Agenda
Des rendez-vous ClearDent pris, déplacés ou annulés selon les disponibilités réelles.
Le secrétariat IA voit en direct les créneaux libres de chaque dentiste et de chaque hygiéniste, réserve l’horaire choisi par le patient et le lui confirme dans sa langue. Les déplacements et les annulations suivent le même chemin : l’agenda reste exact, et un créneau libéré revient à un patient qui espérait venir plus tôt.
- Disponibilités réelles pour chaque praticien
- Changements confirmés dans la langue du patient
- Créneaux plus tôt proposés après une annulation
03Familles et rappels
Toute la famille réservée d’un coup, rappels compris.
Un parent peut réserver les examens et les nettoyages de toute la famille en une seule conversation, à la suite, avec le même hygiéniste. Quand les rappels arrivent à échéance, le secrétariat IA propose par SMS à chaque foyer des horaires compatibles avec l’école, et une seule réponse inscrit la visite dans ClearDent.
- Les parents réservent pour leurs enfants
- Frères et sœurs reçus l’un après l’autre
- Des SMS de rappel qui deviennent des nettoyages
Ce que vous pouvez automatiser avec ClearDent.
Avec ClearDent, l’automatisation IA couvre les appels, les SMS et les conversations que votre accueil gère chaque jour, en français comme en anglais, et chaque rendez-vous s’inscrit dans votre agenda ClearDent.
Répond en français et en anglais
- Répond aux appels, aux SMS, à WhatsApp, à Messenger, aux e-mails et au chat web dans la langue de chaque patient.
- Retrouve chaque patient dans ClearDent et inscrit les nouveaux patients avec leurs coordonnées avant de réserver.
Prend et modifie les rendez-vous
- Réserve examens, nettoyages et consultations selon les disponibilités en direct de chaque dentiste et hygiéniste.
- Déplace ou annule les rendez-vous dans la conversation et confirme le nouvel horaire par écrit.
- Réserve parents et enfants ensemble, à la suite, en une seule conversation.
Ramène les patients au fauteuil
- Envoie des rappels qui deviennent des rendez-vous d’hygiène en une seule réponse.
- Recontacte le patient après un rendez-vous manqué et lui propose de nouveaux horaires pendant qu’il s’en souvient encore.
- Propose les créneaux annulés aux patients qui attendent une place plus tôt.
Confirme chaque rendez-vous
- Confirme sur WhatsApp ou par SMS chaque rendez-vous ClearDent, pris à l’accueil ou en ligne, puis envoie un rappel.
- Traite les réponses aux SMS de confirmation en français ou en anglais, demandes de déplacement comprises.
- Envoie aux nouveaux patients leurs formulaires d’admission à remplir en ligne avant la première visite.
Répond aux questions de solde et d’assurance
- Répond aux questions de solde et envoie un lien de paiement sécurisé dans la même conversation.
- Explique simplement vos règles de facturation directe, d’assurance et du Régime canadien de soins dentaires (RCSD).
Épaule votre équipe
- Transmet les cas urgents à votre équipe avec un résumé, dans la langue du patient.
- Laisse à l’accueil une courte note sur chaque appel traité en dehors des heures d’ouverture.
Les automatisations ClearDent les plus utilisées.
-
Réserver le nettoyage d’une patiente francophone depuis un SMS envoyé tard le soir
À 22 h, une patiente écrit en français pour demander un nettoyage. Le secrétariat IA lui répond en français, la retrouve dans ClearDent, lui propose les prochains créneaux de son hygiéniste habituelle et réserve celui qu’elle choisit. La confirmation et le rappel arrivent tous deux en français.
Client: Bonjour, auriez-vous une place pour un nettoyage la semaine prochaine ?
Agent IA: Bonjour Émilie ! Chloé peut vous recevoir mardi à 14 h 30 ou jeudi à 9 h. Que préférez-vous ?
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Transformer les SMS de rappel ClearDent en rendez-vous d’hygiène
Quand le rappel d’un patient arrive à échéance, le secrétariat IA lui envoie par SMS les disponibilités de son hygiéniste habituel. Une simple réponse inscrit la visite dans ClearDent, la confirmation suit dans le même fil, et ceux qui restent silencieux reçoivent une relance aimable une semaine plus tard.
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Réserver à la suite les examens ClearDent de toute une famille
Un parent veut amener ses trois enfants avant la rentrée scolaire. Le secrétariat IA retrouve chaque enfant dans ClearDent, enchaîne les nettoyages avec un même hygiéniste et les réserve d’un seul coup, puis envoie une confirmation unique pour toute la famille.
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Expliquer un solde après assurance et envoyer un lien de paiement
Un patient demande pourquoi il lui reste un montant à payer alors que son assurance a payé sa part. Le secrétariat IA explique la quote-part à partir des dossiers de la clinique, envoie dans la conversation un lien sécurisé pour la régler et prévient l’accueil dès que le paiement est fait.
Scénarios avancés avec ClearDent.
Du site web d’un groupe dentaire aux projets d’hiver des patients qui partent au soleil, ClearDent travaille avec les outils que votre clinique utilise déjà pour réserver, facturer et faire revenir les patients.
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Orienter les demandes d’implants, en français et en anglais, vers ClearDent avec Salesforce et Stripe
- Une demande d’implant arrive en français sur le chat de votre site, un dimanche soir.
- Le secrétariat IA répond en français et crée une piste Salesforce pour votre coordinateur francophone.
- Il réserve la consultation dans ClearDent avec un dentiste qui reçoit ses patients en français.
- Un lien Stripe encaisse l’acompte de la consultation, et Salesforce marque la piste comme réservée dès le paiement.
- Les demandes en anglais suivent le même chemin vers votre équipe anglophone, chaque conversation consignée dans la fiche Salesforce.
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Caler les examens ClearDent des patients qui passent l’hiver au soleil, avec Brevo
- Chaque septembre, Brevo invite par e-mail les patients qui hivernent en Floride ou en Arizona à réserver avant leur départ.
- Ils répondent par e-mail ou par SMS, et le secrétariat IA leur propose des créneaux ClearDent avant leur vol.
- Examen et nettoyage sont regroupés en une seule visite, et tout est fait avant le départ.
- En avril, Brevo leur souhaite bon retour et le secrétariat IA réserve le prochain rappel par SMS.
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Régime canadien de soins dentaires : répondre aux appels et inscrire les nouveaux patients ClearDent par SMS
- Une personne appelle et demande en français si votre clinique accepte le Régime canadien de soins dentaires.
- Le secrétariat IA répond selon votre propre politique RCSD, dans la langue de l’appelant.
- Il inscrit l’appelant dans ClearDent comme nouveau patient et réserve un premier examen.
- Un SMS lui apporte les formulaires d’admission à remplir en ligne avant la visite.
- L’accueil trouve la couverture déjà notée sur le rendez-vous, avec toutes les réponses en main.
Un accueil ClearDent en français et en anglais.
Ce qui change à l’accueil quand chaque patient reçoit une réponse dans sa langue, directement depuis ClearDent.
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Les disponibilités de chaque praticien sous les yeux
Le secrétariat IA voit quel dentiste ou quel hygiéniste a du temps aujourd’hui : le patient garde la personne qu’il connaît ou prend le prochain créneau libre.
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Enregistré dans ClearDent sur le moment
Un rendez-vous déplacé par SMS à midi figure dans l’agenda avant même que le patient repose son téléphone, et l’accueil s’épargne toute ressaisie.
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Une même voix dans deux langues
Les praticiens, les types de rendez-vous et les informations de la clinique viennent de ClearDent, le ton vient de vous : une réponse en français sonne aussi naturelle qu’une réponse en anglais.
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Chaque dossier patient respecté
Les conversations restent sur des serveurs dans l’UE, conformément au RGPD, l’identité de chaque patient est vérifiée avant un changement, et ClearDent reste le dossier de référence de votre clinique.
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Les questions cliniques vont à vos dentistes
Un patient qui signale une dent sensible obtient un rendez-vous, et son message passe à votre équipe dans la langue où il a écrit. Diagnostic et traitement restent l’affaire de vos dentistes ; le secrétariat IA s’occupe des rendez-vous et des questions.
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Des rappels dans la langue du patient
Confirmations et rappels partent en français ou en anglais, et une réponse d’un mot confirme la visite ou demande à la déplacer.
Comment fonctionne l’intégration IA de ClearDent.
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Connecter ClearDent
Notre équipe connecte avec vous le compte ClearDent de votre clinique et passe en revue chaque praticien, chaque site et chaque type de rendez-vous.
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Présenter votre clinique
Les praticiens et les disponibilités viennent de ClearDent ; vos honoraires, vos règles d’assurance, vos langues et votre ton viennent de vous.
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Répondre dans les deux langues
Les patients qui appellent, écrivent par SMS ou passent par le chat en français ou en anglais reçoivent une réponse dès le premier jour, et chaque rendez-vous est enregistré dans ClearDent.
En bref
- Langues
- Français et anglais, et toute autre langue dans laquelle un patient écrit
- Canaux
- Téléphone, SMS, WhatsApp, Messenger, Instagram, e-mail et chat web
- Rendez-vous
- Examens, nettoyages et consultations pris, déplacés et annulés
- Familles
- Les parents réservent pour leurs enfants en une seule conversation
- Paiements
- Réponses sur les soldes, avec un lien de paiement sécurisé
- Votre équipe
- Une boîte de réception partagée sur ordinateur, iOS et Android
Vous utilisez déjà ClearDent AI Reconcile ?
Continuez à vous en servir. AI Reconcile calcule la quote-part de chaque patient à partir des relevés d’assurance, et Insights and Opportunities signale des pistes pour augmenter la production, tous deux intégrés à ClearDent. Le secrétariat IA de MessageMind apporte la même aide à l’accueil : il répond aux appels et aux messages en français ou en anglais et réserve directement dans l’agenda.
- Appels et SMS traités en français ou en anglais, jour et nuit
- Rendez-vous, déplacements et rappels enregistrés directement dans ClearDent
- Réponses sur la quote-part, avec un lien pour la régler
Pensé pour les cliniques dentaires canadiennes.
-
Cliniques du Québec et des régions bilingues
Les patients réservent en français ou en anglais, et chaque réponse, chaque rappel et chaque formulaire arrive dans la langue qu’ils ont choisie.
-
Cliniques indépendantes
Des appels pris pendant que l’équipe soigne, et des SMS de rappel qui gardent l’agenda d’hygiène bien rempli.
-
Groupes multisites
Un seul secrétariat IA réserve dans toutes les cliniques de votre compte ClearDent, depuis un numéro unique.
Locations
Staybodia Ltd
“6 étoiles si je pouvais”
Jordan Bunton-WilliamsFondateur Services à domicile
Solartek Films
“Génial”
Ben HicklingDirecteur général
82 %Taux de réservation des cours d'essai
SIP Abacus réserve automatiquement des cours d’essai sur trois fuseaux horaires
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80,7 %Taux d'automatisation
Spa Hotel Anglický Dvůr automatise 80 % de sa réception sur WhatsApp
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82 %Demandes de suivi automatisées
Army & Navy Stores répond sur les tailles et les retours avant l’abandon du panier
Lire l'histoireFonctionne avec
ClearDent avec Stripe, Brevo et les SMS.
Stripe encaisse le paiement dans la conversation, Brevo fait revenir les patients saisonniers, et les SMS acheminent chaque confirmation.
Autres intégrations : logiciels dentaires
Guides ClearDent
ClearDent et secrétariat IA : questions et réponses
Ma clinique ClearDent peut-elle confier son accueil bilingue à un réceptionniste IA ?
Oui, au secrétariat IA bilingue de MessageMind. Il répond au téléphone, aux SMS, sur WhatsApp, sur Messenger, par e-mail et sur le chat web d’une clinique sous ClearDent. Il prend, déplace et annule les rendez-vous dans votre agenda en direct, envoie les rappels et les confirmations, et répond aux questions de solde en français ou en anglais.
Un secrétariat IA peut-il répondre aux patients en français ?
Oui. Il répond en français aux patients qui écrivent ou appellent en français, et en anglais aux autres, en changeant de langue en cours de conversation si le patient le fait. Les patients d’autres communautés linguistiques reçoivent eux aussi une réponse dans leur langue, avec le ton choisi par votre clinique.
Les appels du midi et du week-end trouvent-ils une réponse ?
Oui. L’assistant téléphonique IA répond à midi, après la fermeture et le week-end, d’une voix naturelle, en français ou en anglais. Il prend ou modifie le rendez-vous pendant l’appel, envoie les détails par SMS et laisse un court résumé à votre équipe.
Un simple SMS suffit-il pour prendre, déplacer ou annuler un rendez-vous ClearDent ?
Oui, et les patients peuvent aussi passer par WhatsApp ou le canal de leur choix. Le secrétariat IA vérifie les disponibilités en direct, récapitule le changement dans la langue du patient et l’enregistre dans ClearDent dès son accord : le créneau libéré s’ouvre aussitôt à quelqu’un d’autre.
Peut-on réserver des frères et sœurs l’un après l’autre ?
Oui. Un parent réserve toute la famille en une conversation, avec des horaires qui se suivent pour que les enfants viennent ensemble. Chaque enfant garde son propre dossier dans ClearDent, et une seule confirmation couvre tous les rendez-vous.
Les rappels deviennent-ils vraiment des nettoyages réservés ?
Oui. Les patients dont le nettoyage arrive à échéance reçoivent un SMS avec les disponibilités de leur hygiéniste habituel, et leur réponse réserve la visite. Ceux qui manquent un rendez-vous sont recontactés le jour même avec de nouveaux horaires : l’agenda d’hygiène reste plein.
Le secrétariat IA sait-il répondre sur l’assurance et le Régime canadien de soins dentaires ?
Oui, à partir des informations que votre clinique lui donne. Le secrétariat IA explique si vous pratiquez la facturation directe, comment fonctionne la quote-part et comment le Régime canadien de soins dentaires s’applique chez vous, puis réserve la visite. Les questions sur une réclamation précise passent à votre équipe avec tous les détails.
Le prix de MessageMind varie-t-il d’une clinique ClearDent à l’autre ?
Oui : il dépend de la formule MessageMind choisie par votre clinique et du volume d’appels et de messages prévu. La page des tarifs détaille chaque formule, et pendant une démo notre équipe vous aide à choisir celle qui correspond à vos cliniques et à votre nombre de patients.
Qui garde le dossier patient : ClearDent ou MessageMind ?
C’est ClearDent. Il reste le dossier de référence de chaque patient et de chaque visite, tandis que les conversations sont conservées sur les serveurs de MessageMind dans l’UE, conformément au RGPD. L’identité de chaque patient est vérifiée avant tout changement, et chaque conversation reste dans la boîte de réception de votre clinique.
Une dent cassée un dimanche : le patient obtient-il de l’aide ?
Oui. Le secrétariat IA réserve le premier créneau d’urgence que vous gardez libre et transmet aussitôt les symptômes sérieux, comme une enflure, au dentiste de garde avec un résumé. Le patient sait clairement quoi faire, dans sa langue, et votre équipe prend le relais.
Dans la langue de chacun, votre clinique ClearDent répond à tous ses patients.
En démo, écoutez le secrétariat IA prendre vos rendez-vous ClearDent en français et en anglais, appel après appel.