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“+27 % de conversions”
Walter BalducciResponsable communicationSecrétariat IA pour Aerona Dental : chaque patient trouve son créneau, sur chaque site.
Un seul numéro pour tous vos sites : le secrétariat IA de MessageMind se branche sur Aerona Dental, répond aux appels, sur WhatsApp, par SMS, par e-mail et sur le chat web, et prend, déplace ou annule les rendez-vous directement dans l’agenda Aerona. Il relance les patients à échéance de contrôle, envoie les rappels, encaisse les acomptes par lien de paiement et recueille le questionnaire médical avant la première visite.
Mis à jour en
Choisi par des équipes du monde entier
01Téléphone et messages
Une réponse pour chaque patient Aerona Dental, au téléphone comme par message.
Au Royaume-Uni comme en Irlande, beaucoup de patients appellent encore en premier : le secrétariat IA répond donc au téléphone comme sur WhatsApp, par SMS, sur Instagram et Messenger, par e-mail et sur le chat web. Il retrouve chaque appelant dans Aerona Dental, ou l’inscrit comme nouveau patient, avant de toucher à l’agenda.
- Appels décrochés à midi et après la fermeture
- Patients connus retrouvés dans leur dossier Aerona
- Un seul secrétariat pour tous les sites du groupe
02Agenda et rendez-vous
Prendre, déplacer ou annuler un rendez-vous Aerona pendant que le patient est en ligne.
Le secrétariat IA consulte en direct les créneaux libres par praticien, site et type de rendez-vous, puis réserve celui que choisit le patient avant la fin de l’appel. Chaque déplacement ou annulation est d’abord relu au patient, puis enregistré dans Aerona : le créneau libéré s’ouvre aussitôt au patient suivant.
- Créneaux libres par praticien et type de rendez-vous
- Chaque changement relu avant d’être enregistré
- Créneaux libérés proposés aux patients en liste d’attente
03Avant la visite
Les nouveaux patients arrivent formulaires remplis et acompte réglé.
Dès qu’une première visite est réservée, le secrétariat IA envoie le lien du portail patient pour le questionnaire médical et les formulaires de consentement, encaisse l’éventuel acompte par lien sécurisé et envoie un rappel au patient la veille. Votre équipe commence la consultation avec un dossier complet et rien à relancer.
- Questionnaire médical rempli sur le portail patient
- Acomptes encaissés par lien de paiement sécurisé
- Un rappel par WhatsApp ou SMS la veille
Ce que fait le secrétariat IA dans Aerona Dental.
L’automatisation IA pour Aerona Dental couvre tout l’accueil : appels et messages, rendez-vous sur chaque site, relances de contrôle, rappels, formulaires et paiements, le tout enregistré dans l’agenda Aerona et les dossiers patients.
Répond à chaque patient
- Répond à chaque appel et à chaque message, pour tous les sites, de WhatsApp et des SMS à Instagram, Messenger, l’e-mail et le chat web.
- Retrouve chaque patient dans Aerona Dental, ou inscrit un nouveau patient avec ses coordonnées.
- Répond dans la langue du patient, avec la chaleur de votre accueil.
Prend et modifie les rendez-vous
- Propose en direct les créneaux libres par praticien, site et type de rendez-vous, puis réserve celui que retient le patient.
- Déplace ou annule les rendez-vous dans la conversation et met à jour l’agenda Aerona dès que le patient confirme.
- Classe les patients NHS et privés dans les types de rendez-vous Aerona que vous utilisez et explique clairement chaque tarif.
Fait revenir les patients
- Relance les patients à échéance de contrôle ou de détartrage, puis réserve la visite directement dans la conversation.
- Recontacte les patients absents avec de nouveaux horaires, pour qu’ils reprennent rendez-vous avant que le contact ne se perde.
Prépare chaque visite
- Envoie une confirmation par WhatsApp ou SMS pour chaque rendez-vous Aerona, puis un rappel avant la visite.
- Recueille les coordonnées et le questionnaire médical des nouveaux patients sur le portail patient avant leur première visite.
Encaisse acomptes et soldes
- Envoie des liens sécurisés pour les acomptes et les soldes restants, que les patients règlent dans la conversation.
- Répond aux questions sur les plans de traitement, les tarifs et le paiement en mensualités, à partir des informations de votre cabinet.
Couvre chaque site du groupe
- Répond pour chaque cabinet du groupe depuis une seule conversation, avec l’agenda de chaque site sous les yeux.
- Transmet les urgences à l’équipe du bon site avec les informations du patient et un court résumé.
Automatisations Aerona Dental les plus demandées.
-
Décrocher à l’heure du déjeuner et inscrire les nouveaux patients dans Aerona
L’accueil est en pause déjeuner quand une personne tout juste installée dans la région appelle pour un contrôle. Le secrétariat IA décroche, l’inscrit dans Aerona Dental, réserve le premier créneau qui lui convient et lui envoie par SMS le lien du portail patient pour son questionnaire médical. Au retour, votre équipe trouve un patient réservé et un résumé d’une ligne.
Client: Bonjour, je viens d’emménager à Lisburn. Je pourrais avoir un contrôle la semaine prochaine ?
Agent IA: Bienvenue ! Le Dr Conor peut vous recevoir mardi à 9 h 30. Je vous le réserve et vous envoie les formulaires par SMS ?
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Proposer un créneau plus tôt sur un autre site de votre groupe Aerona
Un patient veut un détartrage cette semaine, mais son site habituel affiche complet. Le secrétariat IA consulte les agendas des autres cabinets du groupe, propose le premier créneau libre à proximité et le réserve dans l’agenda Aerona, avec l’itinéraire et le stationnement dans la confirmation.
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Faire revenir les patients qui ont manqué un rendez-vous Aerona Dental
Quand un patient manque son rendez-vous, le secrétariat IA lui écrit aimablement sur WhatsApp ou par SMS l’après-midi même, avec de nouveaux horaires chez le même praticien. Sa réponse reprogramme la visite dans Aerona, et un rappel part avant la nouvelle date.
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Réserver chaque étape d’un plan de traitement accepté dans Aerona Dental
Quand un patient accepte son plan de traitement, le secrétariat IA propose des horaires pour chaque étape, du premier essayage au contrôle final, et les réserve dans l’agenda Aerona. Si votre cabinet demande un acompte, le lien sécurisé arrive dans la même conversation.
Automatisations avancées avec Aerona Dental.
D’une grande annonce à la semaine d’accueil des étudiants, Aerona Dental fait équipe avec les autres outils de votre cabinet.
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Passer les patients Aerona Dental du NHS à un abonnement privé avec Brevo et Stripe
- Votre cabinet passe au privé : Brevo annonce la nouvelle et votre abonnement à chaque patient NHS par e-mail.
- Les patients répondent par e-mail ou sur WhatsApp, et le secrétariat IA les renseigne sur les tarifs et sur ce que couvre l’abonnement.
- Ceux qui adhèrent reçoivent dans la conversation un lien Stripe pour lancer leur abonnement mensuel.
- Dès que Stripe confirme le premier paiement, leur prochain contrôle est réservé dans Aerona Dental au titre de l’abonnement.
- Brevo place chaque nouvel adhérent dans votre liste de membres, et les indécis reçoivent une relance tout en douceur.
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Vendre des détartrages en accès direct sur Instagram, payés avec Stripe et réservés dans Aerona Dental
- Un nouveau venu demande sur Instagram s’il peut réserver un détartrage sans passer par un contrôle.
- Le secrétariat IA explique l’accès direct à vos hygiénistes et propose les créneaux libres de l’agenda Aerona.
- Il l’inscrit comme nouveau patient et encaisse le prix de la séance par un lien Stripe.
- Un SMS la veille contient le lien du portail patient pour remplir le questionnaire médical.
- Après le détartrage, le secrétariat IA propose un contrôle chez un dentiste et le réserve dans Aerona.
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Inscrire les étudiants dans Aerona Dental à la rentrée, d’Instagram à WhatsApp
- Les étudiants découvrent votre offre de rentrée sur Instagram et vous écrivent sur WhatsApp en un geste.
- Le secrétariat IA inscrit chaque étudiant dans Aerona Dental avec l’adresse où il loge pendant l’année universitaire.
- Il propose des horaires de contrôle entre deux cours et envoie le lien du portail patient pour le questionnaire médical.
- Un rappel WhatsApp la veille donne l’adresse du cabinet et le trajet à pied depuis le campus.
- En fin de trimestre, les étudiants à échéance de détartrage se voient proposer des créneaux avant de rentrer chez eux.
Un accueil plus serein sur chaque site Aerona.
Ce qui change quand appels et messages trouvent leur réponse dans votre agenda Aerona.
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Dentistes, hygiénistes et thérapeutes dentaires côte à côte
Le secrétariat IA voit qui est disponible sur chaque site : le patient peut demander son dentiste habituel ou prendre le premier créneau libre.
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Tout arrive déjà saisi dans Aerona
Les rendez-vous pris ou déplacés au téléphone comme par message apparaissent aussitôt dans Aerona Dental, sans note à retaper pour l’accueil.
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Le ton de votre accueil
Types de rendez-vous et praticiens viennent d’Aerona, et vous choisissez la voix, que vos patients attendent un accueil formel ou un « avec plaisir ! » chaleureux.
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Les données patients en lieu sûr
Les conversations sont conservées sur des serveurs dans l’UE, conformément au RGPD, chaque patient est identifié avant toute modification et Aerona reste le dossier de référence.
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Les questions cliniques vont à vos praticiens
Quand un patient parle de douleur ou de gonflement, la visite est réservée et votre équipe reçoit la conversation. Vos praticiens prennent les décisions cliniques, le secrétariat IA s’occupe de l’accueil.
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Des rappels qui se règlent en une réponse
Les patients confirment, déplacent ou annulent directement depuis le rappel reçu sur Messenger ou par SMS, et l’agenda Aerona se met à jour dès leur réponse.
Comment fonctionne l’intégration IA d’Aerona Dental.
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Connectez Aerona Dental
Notre équipe relie votre compte Aerona avec vous et passe en revue chaque site, chaque praticien et chaque type de rendez-vous.
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Le secrétariat IA apprend vos sites et vos soins
Praticiens, horaires d’ouverture et types de rendez-vous viennent d’Aerona ; vos tarifs, les frais NHS, vos règles et votre ton viennent de vous.
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Une réponse sur chaque canal
Votre ligne téléphonique, WhatsApp, les SMS, l’e-mail et le chat du site sont pris en charge dès le premier jour, et chaque rendez-vous arrive dans l’agenda Aerona.
En bref
- Canaux
- Téléphone, WhatsApp, SMS, e-mail, chat web, Instagram et Messenger
- Sites
- Tous les cabinets du groupe, avec un seul numéro et une seule boîte de réception
- Rendez-vous
- Pris, déplacés et annulés par praticien, site et type
- Patients
- NHS et privés au Royaume-Uni, PRSI et carte médicale en Irlande
- Paiements
- Liens d’acompte et de solde envoyés dans la conversation
- Votre équipe
- L’accueil répond depuis une seule boîte de réception, sur ordinateur ou sur mobile
Pensé pour les cabinets Aerona Dental du Royaume-Uni et d’Irlande.
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Cabinets sur un seul site
Des appels décrochés pendant que l’équipe est au fauteuil, et des rappels de contrôle qui remplissent l’agenda sans tournée d’appels.
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Groupes et cabinets multisites
Un seul secrétariat IA pour tous les sites de votre compte Aerona, qui place chaque patient là où il reste de la place.
-
Cabinets en Irlande
Un ton chaleureux et local, et des réponses aux questions de prise en charge PRSI et carte médicale tirées de vos propres consignes.
Locations
Staybodia Ltd
“6 étoiles si je pouvais”
Jordan Bunton-WilliamsFondateur Services à domicile
Solartek Films
“Génial”
Ben HicklingDirecteur général
82 %Taux de réservation des cours d'essai
SIP Abacus réserve automatiquement des cours d’essai sur trois fuseaux horaires
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80,7 %Taux d'automatisation
Spa Hotel Anglický Dvůr automatise 80 % de sa réception sur WhatsApp
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82 %Demandes de suivi automatisées
Army & Navy Stores répond sur les tailles et les retours avant l’abandon du panier
Lire l'histoireFonctionne avec
Aerona Dental avec DenGro, Stripe et WhatsApp.
Les leads DenGro deviennent des rendez-vous dans l’agenda Aerona, Stripe encaisse les acomptes des soins privés et chaque rappel part sur WhatsApp.
DenGroAutres intégrations : logiciels dentaires
Guides Aerona Dental
Secrétariat IA Aerona Dental : questions et réponses
Où trouver un réceptionniste IA compatible avec Aerona Dental ?
Chez MessageMind : son secrétariat IA fonctionne avec Aerona Dental, pour les cabinets indépendants comme pour les groupes. Il répond au téléphone, sur WhatsApp, par SMS, par e-mail et sur le chat web, prend, déplace et annule les rendez-vous dans l’agenda Aerona, envoie les rappels de contrôle et de rendez-vous, et encaisse les acomptes par lien de paiement, soirs et week-ends compris.
Le téléphone du cabinet sera-t-il toujours décroché ?
Oui. Le secrétariat IA joue le rôle d’assistant téléphonique IA : il répond d’une voix naturelle dès que votre équipe est occupée ou que le cabinet est fermé, prend ou modifie le rendez-vous pendant l’appel et envoie le récapitulatif par SMS. Les appelants qui demandent à parler à quelqu’un sont transférés, avec un résumé qui attend votre équipe.
Le contrôle peut-il se réserver directement sur WhatsApp ?
Oui. Le patient écrit au cabinet sur WhatsApp, le secrétariat IA lui propose les créneaux libres de l’agenda Aerona et son choix est confirmé dans la même conversation. Rappels, modifications et liens de paiement arrivent ensuite au même endroit : tout s’organise par écrit, sans passer un coup de fil.
Un rendez-vous Aerona Dental se déplace-t-il en quelques messages ?
Oui. Le patient explique au secrétariat IA ce qui doit changer, choisit un nouveau créneau libre ou confirme l’annulation, et Aerona Dental se met à jour dès qu’il valide. Le créneau libéré peut aller aussitôt à un patient qui souhaitait venir plus tôt.
Les patients à échéance de contrôle sont-ils relancés et réservés ?
Oui. Quand un contrôle ou un détartrage arrive à échéance, le secrétariat IA envoie un WhatsApp ou un SMS avec les créneaux libres du site habituel du patient, et une réponse d’une ligne inscrit la visite dans l’agenda Aerona. Après un rendez-vous manqué, le patient reçoit de nouveaux horaires avant la fin de la journée.
Quand un site est complet, l’IA peut-elle proposer un autre cabinet du groupe ?
Oui. Un seul secrétariat IA répond pour tous les cabinets de votre compte Aerona. Il réserve chaque patient sur le site de son choix, propose un créneau plus tôt dans un cabinet voisin du groupe quand le sien est complet et transmet les urgences à la bonne équipe locale.
Les patients NHS, privés et irlandais sont-ils tous bien renseignés ?
Oui. Les patients NHS et privés arrivent dans les types de rendez-vous Aerona que vous réservez à chacun, et les frais NHS ou les tarifs privés sont expliqués comme le ferait votre accueil. Les cabinets irlandais ajoutent leurs consignes sur la prise en charge PRSI (l’assurance sociale irlandaise) et la carte médicale, pour une réponse claire avant la réservation.
Un patient qui souffre peut-il obtenir un créneau d’urgence ?
Oui. Le secrétariat IA reste calme, réserve le premier créneau d’urgence que vous laissez libre et transmet les conseils de votre cabinet pour patienter. Tout ce que vous classez comme grave, par exemple un gonflement du visage ou un saignement abondant, part aussitôt à la personne de garde avec un court résumé.
Qu’est-ce qui détermine le prix d’un secrétariat IA pour Aerona Dental ?
Deux éléments : la formule choisie par votre cabinet et le volume d’appels et de messages attendu. Chaque formule est détaillée sur notre page des tarifs, et notre équipe vous aide à choisir celle qui convient au nombre de sites que vous gérez.
Les conversations des patients Aerona Dental restent-elles en Europe ?
Oui. Elles sont conservées sur des serveurs situés dans l’UE, avec un traitement conforme au RGPD, tandis que chaque dossier patient et chaque rendez-vous restent dans Aerona Dental. Les patients sont identifiés avant tout changement, et votre équipe voit chaque conversation dans la boîte de réception du cabinet.
Un seul accueil qui répond pour chaque site Aerona Dental.
Réservez une démo en pensant à vos sites Aerona : nous organiserons avec vous le secrétariat IA autour de chacun d’eux.