HubSpot
Stripe
Outlook
Microsoft 365
Cliniko
Éducation
AOSR
“+27 % de conversions”
Walter BalducciResponsable communicationUn secrétariat IA pour MedicalDirector dans les cabinets sous Helix et PracSoft.
Dans les cabinets MedicalDirector, sous Helix ou sous Clinical avec PracSoft, le secrétariat IA de MessageMind répond aux appels, sur WhatsApp, par SMS et sur le chat web, et prend rendez-vous pour chaque patient avec son médecin habituel. Il envoie liens de téléconsultation, rappels de rendez-vous et rappels de contrôle, et chaque consultation s’inscrit dans votre agenda MedicalDirector.
Mis à jour en
Choisi par des équipes du monde entier
01Chaque ligne décrochée
Quelle que soit votre version de MedicalDirector, chaque appel obtient une réponse.
Les cabinets sous Helix, dans le cloud, et ceux sous MedicalDirector Clinical avec PracSoft profitent du même secrétariat IA. Il répond au téléphone, sur WhatsApp, par SMS, par e-mail et sur le chat web, retrouve le dossier de chaque patient avant de réserver et recueille à l’avance les informations des nouveaux patients, pour que leur première visite commence à l’heure.
- Helix comme Clinical avec PracSoft
- Chaque dossier vérifié avant une réservation
- Informations des nouveaux patients prises à l’avance
02Téléconsultation
Des téléconsultations réservées, lien envoyé à l’avance.
Quand un patient préfère consulter son médecin depuis chez lui, le secrétariat IA réserve une téléconsultation dans l’agenda MedicalDirector et envoie aussitôt le lien vidéo par SMS ou par e-mail. Un rappel contenant le même lien suit avant l’appel, et les consultations commencent à l’heure.
- Téléconsultations et consultations au cabinet côte à côte
- Lien vidéo envoyé dès la réservation
- Le lien repris dans chaque rappel
03Rappels de contrôle et créneaux libres
Rappels de contrôle changés en rendez-vous, créneaux annulés comblés le jour même.
Les rappels de contrôle invitent le patient à répondre, et le secrétariat IA réserve l’horaire qu’il choisit avec le bon médecin ou la bonne infirmière. Quand quelqu’un annule, le créneau libéré va aux patients qui souhaitaient venir plus tôt : la journée reste pleine sans que l’accueil enchaîne les coups de fil.
- Les réponses aux rappels deviennent des rendez-vous
- Créneaux annulés proposés à ceux qui veulent venir plus tôt
- Changements et annulations enregistrés aussitôt
Les tâches d’accueil que l’IA reprend dans MedicalDirector.
Côté accueil, l’automatisation IA pour MedicalDirector se charge des tâches les plus prenantes, du téléphone et du chat à la téléconsultation, aux rappels de contrôle et aux rappels de rendez-vous, sous Helix comme sous PracSoft.
Répond à chaque patient
- Répond aux appels, sur WhatsApp, par SMS, par e-mail, sur Instagram et sur le chat web, avant l’ouverture comme après la fermeture.
- Retrouve les patients habituels dans MedicalDirector et recueille les informations des nouveaux avant leur première visite.
- Répond dans la langue du patient, avec le nom de vos médecins et la politique de facturation de votre cabinet.
Réserve et modifie les rendez-vous
- Donne rendez-vous à chaque patient avec son médecin habituel, une infirmière du cabinet ou le premier médecin disponible.
- Déplace ou annule les rendez-vous MedicalDirector dans la conversation dès qu’un imprévu survient.
- Propose les rendez-vous annulés aux patients qui veulent venir plus tôt.
Organise les téléconsultations
- Réserve les téléconsultations et envoie le lien vidéo avant le rendez-vous.
- Renvoie le lien le jour même au patient qui l’a égaré.
Fait revenir les patients
- Transforme les rappels de contrôle en rendez-vous avec le bon médecin ou la bonne infirmière.
- Envoie un rappel la veille par WhatsApp ou SMS et traite chaque réponse : confirmation, changement ou annulation.
Prépare chaque visite
- Enregistre l’arrivée des patients par SMS, pour que le médecin voie qui attend.
- Envoie l’itinéraire, les informations de stationnement et la liste des documents à apporter pour une première visite ou un bilan de santé.
Travaille avec votre équipe
- Oriente les appels urgents vers l’infirmière de garde, avec un court résumé.
- Confie à l’accueil les demandes de résultats et de lettres d’orientation, conversation jointe.
Les automatisations MedicalDirector que les cabinets utilisent le plus.
-
Donner rendez-vous aux habitués avec leur propre médecin dans Helix, depuis un appel
Lachlan appelle à 8 h 40 et demande la Dr Desai. Le secrétariat IA reconnaît son numéro, retrouve son dossier dans MedicalDirector et lui propose les créneaux libres de la Dr Desai cette semaine. Il choisit mardi à 9 h 20, écoute le récapitulatif et reçoit la confirmation par SMS avant la fin de l’appel.
-
Envoyer par SMS le lien de chaque téléconsultation MedicalDirector à l’avance
Un patient demande une téléconsultation de suivi pour ses résultats de prise de sang. Le secrétariat IA réserve avec son médecin un rendez-vous de type téléconsultation, envoie aussitôt le lien vidéo par SMS, puis le renvoie peu avant l’appel. Si le patient égare le lien le jour même, un message suffit pour le recevoir à nouveau.
Client: Je peux faire mon suivi avec le Dr Tan en vidéo demain ?
Agent IA: Oui, le Dr Tan a un créneau de téléconsultation à 11 h 20. Je vous envoie le lien par SMS maintenant, puis à nouveau avant l’appel.
-
Enregistrer l’arrivée des patients par SMS
Quand les patients se garent sur le parking, un SMS leur demande de répondre une fois arrivés. Le secrétariat IA marque chacun comme arrivé, le médecin le voit dans la liste d’attente, et ceux qui sont en retard peuvent choisir un horaire plus tardif.
-
Combler un rendez-vous MedicalDirector annulé avec les patients qui veulent venir plus tôt
Jeudi, le rendez-vous de 15 h 40 est annulé à l’heure du déjeuner. Le secrétariat IA le libère dans MedicalDirector et écrit aux patients qui souhaitaient venir plus tôt ; le premier à répondre le prend aussitôt, et les autres gardent leur rendez-vous initial, sans un seul coup de fil.
Aller plus loin avec MedicalDirector.
Votre agenda MedicalDirector peut piloter des parcours entiers avec votre CRM, vos paiements, votre messagerie e-mail et l’équipe paramédicale au bout du couloir.
-
Réserver des consultations ménopause dans MedicalDirector avec HubSpot et Stripe
- Une femme demande sur Facebook Messenger si votre généraliste qui s’occupe de la ménopause prend de nouvelles patientes.
- L’agent IA explique le déroulement de la longue première consultation, puis crée un contact et une transaction HubSpot.
- Il réserve la consultation avec la Dr Kaur dans MedicalDirector et envoie votre questionnaire préalable.
- Un lien Stripe encaisse l’acompte prévu pour les consultations longues, et HubSpot marque la transaction comme réservée.
- Après la visite, le suivi demandé par la Dr Kaur est réservé dans le même fil Messenger.
-
Planifier les tournées en maison de retraite dans MedicalDirector depuis Outlook, avec Microsoft 365
- L’infirmière coordinatrice d’une maison de retraite voisine envoie par e-mail la liste des résidents à voir.
- L’agent IA inscrit chaque résident sur la tournée du jeudi de la Dr Desai dans MedicalDirector.
- Le calendrier Microsoft 365 de la Dr Desai affiche la tournée, avec l’adresse et la liste des résidents.
- L’infirmière coordinatrice reçoit une seule réponse qui confirme tout, avec un horaire par résident.
- En semaine, les demandes urgentes vont directement au médecin, les autres rejoignent la tournée suivante.
-
Réserver les visites d’un plan de soins dans MedicalDirector et Cliniko, avec rappels par SMS
- Votre médecin rédige pour un patient diabétique un plan de soins avec podologue et diététicien.
- Le patient écrit par SMS pour les réserver, et l’agent IA trouve des créneaux dans les agendas Cliniko du centre.
- Il réserve les deux visites dans Cliniko et le bilan chez le médecin dans MedicalDirector, quelques mois plus tard.
- Chaque visite a son propre rappel par SMS, avec le bon praticien et la bonne salle.
- L’accueil voit tout le plan réservé dans une seule conversation, chaque visite à sa place.
Un accueil plus calme pour les cabinets MedicalDirector.
Ce qui change quand appels, conversations et liens de téléconsultation passent par votre agenda MedicalDirector.
-
Médecin habituel ou premier disponible
Les patients indiquent le médecin qu’ils consultent d’habitude, ou demandent le premier disponible, et le secrétariat IA réserve parmi les créneaux libres de ce médecin dans MedicalDirector.
-
Enregistré comme par l’accueil
Chaque rendez-vous arrive dans Helix ou PracSoft avec le bon type et la bonne durée, exactement comme si votre secrétaire l’avait saisi.
-
Le nom de vos médecins, vos mots
Les réponses reprennent les médecins, types de rendez-vous et informations du cabinet tirés de MedicalDirector : les habitués retrouvent le ton chaleureux de l’accueil.
-
Un soin attentif pour chaque dossier
MessageMind garde ses données dans l’UE, conformément au RGPD, identifie le patient avant de toucher à un rendez-vous et considère MedicalDirector comme le dossier qui fait foi.
-
Votre infirmière prend la suite
Quand un patient pose une question sur ses comprimés ou ses résultats, votre infirmière reçoit la demande avec le rendez-vous et toute la conversation déjà à l’écran.
-
Des rappels qui obtiennent une réponse
Avant la visite, les patients reçoivent votre message sur Messenger ou par SMS, confirment d’un mot et changent d’horaire dans le même fil.
Comment fonctionne l’intégration IA de MedicalDirector.
-
Connectez MedicalDirector
Nous connectons Helix, ou Clinical avec PracSoft, avec votre responsable de cabinet et vérifions chaque médecin, chaque infirmière et chaque type de rendez-vous.
-
Partagez les règles du cabinet
Politique de facturation, règles de téléconsultation, formulation des rappels de contrôle et marche à suivre pour les appels urgents viennent de vous ; médecins et créneaux libres viennent de MedicalDirector.
-
Ouvrez appels et conversations
Votre ligne téléphonique, WhatsApp, les SMS et le chat du site passent au secrétariat IA, et les rendez-vous apparaissent dans l’agenda au fil des réservations.
En bref
- Compatible avec
- Helix dans le cloud et Clinical avec PracSoft sur site
- Canaux
- Appels, WhatsApp, SMS, Instagram, e-mail et chat du site
- Rendez-vous
- Consultations au cabinet et téléconsultations, réservées, déplacées ou annulées
- Patients
- Habitués retrouvés dans leur dossier, informations des nouveaux recueillies
- Langues
- Réponses dans la langue de chaque patient
- Votre équipe
- Une boîte de réception partagée par l’accueil et les infirmières, sur tout appareil
Conçu pour la médecine générale australienne.
-
Cabinets de médecine générale indépendants
Chaque appelant est pris en charge aussitôt, et les réponses aux rappels de contrôle comblent les trous de la semaine de chaque médecin.
-
Cabinets qui passent à Helix
Le même secrétariat IA fonctionne avant et après le passage depuis PracSoft, et les patients gardent exactement le même accueil.
-
Groupes de centres médicaux
Un seul secrétariat couvre chaque site et chaque médecin, avec téléconsultations et consultations au cabinet dans la même conversation.
Locations
Staybodia Ltd
“6 étoiles si je pouvais”
Jordan Bunton-WilliamsFondateur Services à domicile
Solartek Films
“Génial”
Ben HicklingDirecteur général
82 %Taux de réservation des cours d'essai
SIP Abacus réserve automatiquement des cours d’essai sur trois fuseaux horaires
Lire l'histoire
80,7 %Taux d'automatisation
Spa Hotel Anglický Dvůr automatise 80 % de sa réception sur WhatsApp
Lire l'histoire
82 %Demandes de suivi automatisées
Army & Navy Stores répond sur les tailles et les retours avant l’abandon du panier
Lire l'histoireVa de pair avec
MedicalDirector avec Cliniko, HubSpot et Microsoft 365.
Les visites paramédicales se réservent dans Cliniko, HubSpot relance les demandes de consultations privées et Microsoft 365 garde les tournées de vos médecins dans le calendrier.
Fonctionne bien avec MedicalDirector
Autres intégrations : logiciels pour cabinets médicaux
Guides MedicalDirector
Intégration IA de MedicalDirector : questions fréquentes
Un secrétariat IA se connecte-t-il à MedicalDirector ?
Oui. Le secrétariat IA de MessageMind se connecte à MedicalDirector et couvre votre téléphone, WhatsApp, les SMS, l’e-mail et le chat du site. Il prend, déplace et annule les rendez-vous avec le bon médecin, envoie liens de téléconsultation, rappels et rappels de contrôle, et recueille à toute heure les informations des nouveaux patients.
Le secrétariat IA fonctionne-t-il aussi bien avec Helix qu’avec PracSoft ?
Oui. Un cabinet sous Helix dans le cloud et un cabinet sous MedicalDirector Clinical avec PracSoft disposent du même secrétariat IA, des mêmes canaux et des mêmes règles de réservation. Quand un cabinet passe de PracSoft à Helix, les patients continuent d’écrire au même numéro.
Un patient peut-il prendre rendez-vous avec son médecin habituel par SMS ?
Oui. Le patient envoie un SMS ou un message WhatsApp, nomme le médecin qu’il consulte d’habitude et choisit parmi ses créneaux libres. Si aucun ne convient, le secrétariat IA propose la première disponibilité d’un autre médecin et confirme le rendez-vous dans le même fil.
Les patients reçoivent-ils leur lien de téléconsultation avant l’appel ?
Oui. Dès qu’une téléconsultation est réservée, le patient reçoit le lien vidéo par SMS ou par e-mail, puis une seconde fois peu avant l’heure. S’il l’égare, il le redemande dans la conversation et le reçoit de nouveau : vos médecins lancent leurs appels vidéo à l’heure.
Comment les rendez-vous annulés sont-ils repris ?
Le créneau annulé est aussitôt libéré dans MedicalDirector et proposé aux patients qui souhaitaient venir plus tôt. Le premier qui répond obtient le rendez-vous, et le secrétariat IA confirme le changement à chacun des deux patients dans sa propre conversation.
Et les questions sur les traitements ou les résultats d’analyses ?
Elles vont à vos infirmières et à vos médecins avec toute la conversation et un court résumé. Le jugement clinique reste toujours celui de vos médecins ; le secrétariat IA réserve, rappelle et fait avancer la salle d’attente.
Les patients peuvent-ils écrire en cantonais, en italien ou en grec ?
Oui, et aussi en pendjabi, en vietnamien et dans bien d’autres langues, à l’écrit comme à l’oral. Les réponses arrivent dans la langue du patient avec les informations de votre cabinet, et les consignes de téléconsultation et les rappels suivent dans cette même langue.
Que devons-nous préparer pour démarrer ?
Votre part est légère. Notre équipe connecte MedicalDirector avec votre responsable de cabinet, convient avec vous des règles de téléconsultation, de rappels de contrôle et de facturation, et mène des conversations de test avant l’ouverture aux patients. Vos médecins continuent de travailler dans Helix ou Clinical comme aujourd’hui.
Le tarif est-il le même sous Helix et sous PracSoft ?
Oui, le calcul est identique pour les deux : la formule choisie et l’activité des téléphones et des messageries de votre cabinet fixent le prix. Chaque formule est détaillée sur la page des tarifs, et une démo montre laquelle convient le mieux à votre cabinet MedicalDirector.
Où restent les dossiers de vos patients ?
Dans MedicalDirector, avec MessageMind hébergé dans l’UE selon le RGPD. Dossiers patients et rendez-vous restent dans Helix ou PracSoft, chaque patient est identifié avant toute modification, et les conversations demeurent dans la boîte de réception de votre cabinet.
Votre agenda MedicalDirector, rempli par chaque appel et chaque conversation.
Découvrez-le en démo avec vos propres médecins, types de rendez-vous et plages de téléconsultation.