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“+27 % de conversions”
Walter BalducciResponsable communicationAvec Best Practice, votre secrétariat IA décroche chaque appel de 8 h.
Connecté à Best Practice, le secrétariat IA de MessageMind répond au téléphone, sur WhatsApp, par SMS et sur le chat web de votre cabinet, et réserve directement dans l’agenda Bp Premier. Chaque appelant de 8 h obtient une réponse, les rappels deviennent des consultations et les demandes de renouvellement d’ordonnance arrivent au bon médecin généraliste.
Mis à jour en
Choisi par des équipes du monde entier
01Appels du matin
Chaque appelant de 8 h a sa réponse et son rendez-vous dans Bp Premier.
Quand toutes les lignes sonnent à l’ouverture, le secrétariat IA prend chaque appel immédiatement, tout en gérant WhatsApp, les SMS, Facebook Messenger, l’e-mail et le chat web. Il retrouve la fiche du patient dans Bp Premier, propose les rendez-vous du jour que votre cabinet a ouverts le matin même et en réserve un avant que l’appelant raccroche.
- Chaque ligne décrochée dès l’ouverture
- Rendez-vous du jour réservés pendant l’appel
- Appelants rattachés à leur fiche Bp Premier
02Rendez-vous
Leur médecin habituel, une infirmière ou le premier créneau libre.
Les patients demandent leur médecin généraliste habituel, une infirmière du cabinet ou le premier praticien disponible, et le secrétariat IA propose le bon type de rendez-vous dans Bp Premier, de la consultation standard à la consultation longue ou à la téléconsultation. Il déplace ou annule les rendez-vous à la demande et propose les créneaux libérés aux patients qui attendent une place plus tôt.
- Consultations standard, longues et téléconsultations
- Reports et annulations enregistrés dans Bp Premier
- Créneaux libérés offerts aux patients qui veulent venir plus tôt
03Ordonnances et rappels
Renouvellements d’ordonnance et rappels traités dans la même conversation.
Un patient qui arrive au bout de son traitement habituel demande un renouvellement d’ordonnance dans la conversation : le secrétariat IA vérifie sa fiche et transmet la demande à son médecin habituel. Les réponses aux messages de rappel sont prises en charge elles aussi : un patient qui répond à un SMS de rappel repart avec un rendez-vous.
- Demandes d’ordonnance transmises au médecin du patient
- Réponses aux rappels transformées en réservations
- Rendez-vous confirmés ou déplacés d’une seule réponse
Les missions du secrétariat IA dans Best Practice.
Du premier appel de 8 h au dernier message du soir, l’automatisation IA pour Best Practice tient l’accueil, et chaque réservation comme chaque modification arrive dans Bp Premier.
Répond à chaque patient
- Répond aux appels dès l’ouverture et après la fermeture, ainsi qu’aux messages WhatsApp, SMS et Facebook Messenger, aux e-mails et au chat web.
- Inscrit les nouveaux patients dans Bp Premier en recueillant leur numéro Medicare (l’assurance maladie publique australienne) et leur téléphone avant ce premier rendez-vous.
- Répond dans la langue de chaque patient et traite les questions de bulk billing (la consultation sans avance de frais), d’honoraires et de stationnement selon vos règles.
Prend et modifie les rendez-vous
- Réserve des consultations standard, longues ou en téléconsultation avec le médecin ou l’infirmière que chaque patient demande.
- Déplace ou annule les rendez-vous dans la conversation et met aussitôt à jour l’agenda de Bp Premier.
- Propose les créneaux libérés par les annulations du jour aux patients qui ont demandé à être vus plus tôt.
Fait revenir les patients
- Transforme les rappels de Bp Premier en rendez-vous réservés dès que le patient répond.
- Envoie par SMS ou WhatsApp les rappels de rendez-vous et les annonces de vaccination antigrippale, et traite chaque réponse dans la même conversation.
Recueille les demandes pour vos médecins
- Prend les demandes de renouvellement d’ordonnance dans la conversation et transmet chacune au bon médecin.
- Transmet les demandes de lettre d’orientation, de formulaire et de certificat à votre équipe, avec toute la conversation jointe.
Prépare chaque visite
- Enregistre l’arrivée des patients par SMS et les marque comme arrivés dans Bp Premier.
- Envoie les liens de téléconsultation, l’itinéraire et la liste des documents à apporter avant chaque rendez-vous.
Travaille avec votre équipe
- Transfère directement les appels urgents à vos infirmières, avec les coordonnées du patient et le motif.
- Laisse à l’accueil un résumé de chaque appel et de chaque réservation pris avant l’ouverture.
Ce que les cabinets Best Practice automatisent d’abord.
-
Absorber la vague d’appels de 8 h et réserver les rendez-vous du jour
Le standard s’affole dès l’ouverture des portes. Le secrétariat IA répond à chaque appelant, le retrouve dans Bp Premier et réserve les rendez-vous du jour ouverts le matin même, puis propose le prochain créneau libre ou une téléconsultation une fois ceux-ci partis.
Client: Bonjour, ce serait possible de voir un médecin aujourd’hui ? C’est pour ma fille.
Agent IA: Oui, le Dr Raman peut la recevoir ce matin à 10 h 15 ou à 11 h 40. Quel horaire vous arrange ?
-
Recueillir les renouvellements d’ordonnance sur WhatsApp et les transmettre au médecin
Un patient écrit sur WhatsApp qu’il arrive au bout de ses comprimés contre la tension. Le secrétariat IA vérifie son identité dans Bp Premier, note le médicament cité et transmet la demande à son médecin habituel. Si le médecin souhaite le voir d’abord, une consultation est réservée dans la même conversation.
Client: Je peux avoir un renouvellement de mon ordonnance pour la tension ?
Agent IA: Bien sûr. J’ai transmis votre demande au Dr Fraser, et vous recevrez un SMS dès que votre ordonnance électronique sera prête.
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Transformer les rappels Bp Premier en révisions et contrôles réservés
Quand un patient arrive à échéance pour une révision de son plan de soins, un contrôle de la peau ou un rendez-vous de résultats, le message de rappel l’invite à répondre. Le secrétariat IA propose des horaires avec le bon médecin ou la bonne infirmière, réserve dans Bp Premier celui que le patient choisit et le confirme par SMS un instant plus tard.
-
Inscrire les nouveaux patients avant leur première visite dans Best Practice
Une maman demande sur le chat du site si vous pouvez recevoir son nouveau-né pour le bilan des six semaines. Le secrétariat IA inscrit le bébé dans Bp Premier avec les informations Medicare et réserve ce bilan avec le médecin de la famille. Le jour venu, un SMS lui permet d’enregistrer son arrivée depuis le parking.
Best Practice, au-delà de l’accueil.
Votre agenda Bp Premier travaille avec votre CRM, vos paiements, votre ligne téléphonique et vos messageries, du renouvellement du certificat médical d’un pilote au médecin qui prend du retard.
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Renouveler les certificats médicaux aéronautiques des pilotes dans Best Practice avec Brevo et Stripe
- Brevo repère les pilotes dont le certificat médical CASA expire dans les deux prochains mois.
- Chacun reçoit un e-mail de renouvellement, et les réponses parviennent à l’agent IA par e-mail ou WhatsApp.
- L’agent IA réserve une consultation longue avec votre médecin examinateur aéronautique dans Bp Premier.
- Il demande à chacun son numéro de référence aéronautique et lui rappelle d’apporter lunettes et anciens comptes rendus.
- Un lien Stripe encaisse les honoraires à l’avance, et Brevo marque l’affaire gagnée une fois le paiement passé.
- Après la visite, Brevo enregistre la prochaine date d’expiration : le rappel suivant partira à temps.
-
Réserver les bilans de santé des plus de 75 ans dans Best Practice par téléphone et SMS
- Bp Premier indique quels patients de plus de 75 ans sont attendus pour leur bilan de santé annuel.
- L’agent IA appelle chacun d’eux, car beaucoup de patients âgés aiment mieux parler qu’écrire.
- Il enchaîne les rendez-vous de l’infirmière et du médecin en une seule visite plus longue.
- Une confirmation par SMS suit, avec une copie à un proche chaque fois que le patient le demande.
- Votre infirmière commence chaque bilan avec les questions du patient déjà notées pendant l’appel.
-
Prévenir les patients Best Practice quand leur médecin prend du retard, par SMS et WhatsApp
- À dix heures et demie, une urgence a mis le Dr Fraser quarante minutes en retard.
- L’accueil signale le retard dans MessageMind, et l’agent IA consulte dans Bp Premier la suite de ses rendez-vous.
- Chaque patient encore attendu reçoit un SMS ou un message WhatsApp avec sa nouvelle heure de passage prévue.
- Ceux qui préfèrent un autre moment choisissent un nouveau rendez-vous dans la conversation, et Bp Premier se met à jour.
- Les patients arrivent plus près de leur heure réelle, et la salle d’attente reste calme tout l’après-midi.
Des matinées plus sereines dans votre cabinet Best Practice.
Le changement à l’accueil, dès que chaque appel est décroché et chaque message traité depuis Bp Premier.
-
Médecins, internes et infirmières, tous réservables
Les créneaux libres de chaque médecin généraliste, interne et infirmière du cabinet viennent directement de Bp Premier : les patients gardent leur médecin ou prennent la première place qui leur convient.
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Inscrit et réservé d’un seul coup
Un nouveau patient obtient sa fiche Bp Premier et son premier rendez-vous dans le même appel ou la même conversation, sans aucune saisie pour l’accueil ensuite.
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Le ton de votre propre accueil
Les réponses reprennent le nom de vos médecins, vos types de rendez-vous et les informations du cabinet tirées de Bp Premier, avec les mots simples et chaleureux de vos secrétaires.
-
Des données patients protégées
MessageMind fonctionne sur des serveurs dans l’UE conformément au RGPD, vérifie la fiche de chaque patient avant toute modification et garde Bp Premier comme dossier de référence de chaque visite.
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Vos infirmières reprennent en pleine conversation
Quand un patient mentionne un symptôme, la conversation passe à votre infirmière avec la réservation et tous les messages sous les yeux, sur le web, iOS ou Android.
-
Des rappels auxquels on peut répondre
La veille, chaque patient reçoit un rappel par SMS, Facebook Messenger ou WhatsApp, et sa réponse confirme, déplace ou annule la visite pour que le créneau profite à quelqu’un d’autre.
Comment l’intégration IA de Best Practice se met en place.
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Connectez Best Practice
Notre équipe relie Bp Premier avec vous et passe en revue vos médecins, vos types de rendez-vous et les créneaux que vous ouvrez chaque matin.
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Présentez votre cabinet au secrétariat IA
Horaires d’ouverture, politique de facturation, règles pour les ordonnances et marche à suivre pour les appels urgents viennent de vous ; praticiens et créneaux libres viennent de Bp Premier.
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Activez vos canaux
Votre ligne téléphonique, WhatsApp, les SMS, Messenger et le chat du site sont mis en service, et chaque réservation apparaît dans l’agenda.
En bref
- Canaux
- Téléphone, WhatsApp, SMS, chat web, e-mail et Facebook Messenger
- Langues
- La langue de chaque patient, avec les mots de votre cabinet
- Rendez-vous
- Consultations standard, longues et téléconsultations, réservées, déplacées ou annulées
- Patients
- Patients habituels rattachés à leur fiche, nouveaux patients inscrits
- Demandes
- Renouvellements d’ordonnance, orientations et formulaires transmis au bon médecin
- Votre équipe
- Accueil, infirmières et responsables dans une seule boîte de réception, sur ordinateur ou téléphone
Vous utilisez Lyrebird dans Best Practice ?
Continuez à l’utiliser. Lyrebird, le scribe IA intégré à Bp Premier, rédige les notes de consultation et les courriers pendant que vos médecins parlent avec leurs patients. Le secrétariat IA s’occupe de tout ce qui entoure la consultation : appels, messages, réservations, rappels et demandes d’ordonnance, le tout enregistré dans le même agenda.
- Appels, conversations WhatsApp et SMS traités depuis Bp Premier
- Rappels de suivi, rappels de rendez-vous et demandes d’ordonnance traités jour et nuit
- Nouveaux patients inscrits et rendez-vous pris, sans ressaisie
Locations
Staybodia Ltd
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Solartek Films
“Génial”
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82 %Taux de réservation des cours d'essai
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80,7 %Taux d'automatisation
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82 %Demandes de suivi automatisées
Army & Navy Stores répond sur les tailles et les retours avant l’abandon du panier
Lire l'histoireFonctionne avec
Best Practice avec les appels, Brevo et Stripe.
Les appels de 8 h deviennent directement des rendez-vous Bp Premier, Brevo prévient les patients quand un renouvellement arrive à échéance et Stripe encaisse les honoraires privés.
HubSpot
OutlookFonctionne bien avec Best Practice
Autres intégrations : logiciels pour cabinets médicaux
Guides Best Practice
Secrétariat médical IA pour Best Practice : questions et réponses
Peut-on confier l’accueil d’un cabinet Best Practice à un réceptionniste IA ?
Oui. MessageMind offre aux cabinets sous Best Practice un secrétariat IA qui prend les appels et les messages à toute heure et réserve directement dans Bp Premier. Il déplace et annule les rendez-vous, inscrit les nouveaux patients, envoie les rappels de suivi et de rendez-vous et transmet les demandes de renouvellement d’ordonnance à vos médecins.
Un assistant téléphonique IA peut-il faire face au pic d’appels de 8 h ?
Oui. Chaque appelant obtient une réponse immédiate, dès la première sonnerie. Chacun est rattaché à sa fiche, se voit proposer les créneaux du jour ouverts par votre cabinet et repart avec un rendez-vous avant de raccrocher, ou avec le prochain créneau libre ou une téléconsultation quand la journée est complète.
Un patient peut-il réserver une consultation de médecine générale sur WhatsApp ou par SMS ?
Oui. Les patients écrivent au numéro WhatsApp de votre cabinet ou envoient un SMS, choisissent un horaire dans l’agenda Bp Premier en direct et reçoivent leur confirmation dans le même fil. Rappels, changements et itinéraire suivent dans cette conversation.
Que faire quand un patient doit changer de rendez-vous ?
Un simple message ou un appel suffit. Le secrétariat IA retrouve la réservation dans Bp Premier, propose de nouveaux horaires ou confirme l’annulation, et enregistre aussitôt le changement. Le créneau libéré part ensuite aux patients qui ont demandé à venir plus tôt, si bien qu’il reste rarement vide.
Comment sont traitées les demandes de renouvellement d’ordonnance ?
Le secrétariat IA recueille la demande dans la conversation, vérifie l’identité du patient dans Bp Premier et la transmet à son médecin habituel avec le médicament demandé. Vos médecins prennent chaque décision clinique, des ordonnances aux symptômes ; le secrétariat IA tient l’accueil et explique au patient la suite.
Les réponses aux rappels deviennent-elles des rendez-vous dans Bp Premier ?
Oui. Les patients attendus pour une révision de leur plan de soins, un contrôle de la peau ou un rendez-vous de résultats peuvent répondre au message de rappel, et le secrétariat IA réserve un horaire avec le bon médecin ou la bonne infirmière. Ceux qui restent silencieux reçoivent un second rappel aimable.
Le secrétariat IA parle-t-il aux patients en mandarin, en vietnamien ou en arabe ?
Oui. Il répond dans la langue que chaque patient écrit ou parle, du mandarin et du vietnamien à l’arabe, au grec et à l’hindi, en gardant le ton de votre cabinet. Les détails de réservation et les rappels suivent dans cette langue, ce qui aide les familles pour qui la file d’attente téléphonique est la plus difficile.
Comment un cabinet de médecine générale démarre-t-il ?
Notre équipe connecte Best Practice avec votre responsable de cabinet, passe en revue vos médecins, vos types de rendez-vous et vos horaires d’ouverture des créneaux, et teste de vraies conversations avant que les patients ne les voient. Votre numéro de téléphone et votre WhatsApp restent les mêmes, et les patients n’ont rien à télécharger.
Combien coûte un secrétariat IA pour un cabinet de médecine générale ?
Cela dépend de votre formule et du nombre d’appels et de messages que reçoit votre cabinet chaque mois. Notre page des tarifs montre ce que couvre chaque formule, et une courte démo permet de choisir celle qui convient à votre cabinet.
Comment la confidentialité des patients est-elle protégée ?
Avec soin. MessageMind fonctionne sur un hébergement dans l’UE conforme au RGPD, les conversations restent dans la boîte de réception de votre cabinet, et chaque rendez-vous reste enregistré dans Bp Premier. Avant toute modification de réservation, l’identité du patient est vérifiée d’après sa fiche.
À 8 h, ouvrez vos portes avec chaque appel déjà traité.
Lors d’une démo, regardez votre propre agenda Bp Premier se remplir grâce aux appels et aux messages.