HubSpot
Stripe
Outlook
Éducation
AOSR
“+27 % de conversions”
Walter BalducciResponsable communicationSecrétariat IA pour Gentu : chaque patient adressé a rendez-vous avec le bon spécialiste.
Avec MessageMind, les cabinets de spécialistes sous Gentu disposent d’un secrétariat IA au téléphone, sur WhatsApp, par SMS, par e-mail et sur le chat web. Il invite chaque patient adressé à prendre rendez-vous, classe sa lettre d’orientation dans son dossier Gentu, recueille les informations utiles avant la consultation, puis prend, déplace et annule les rendez-vous dans tous vos cabinets.
Mis à jour en
Choisi par des équipes du monde entier
01Patients adressés
Chaque nouvelle lettre d’orientation devient une première consultation réservée.
Dès qu’arrive la lettre d’orientation d’un généraliste, le secrétariat IA écrit au patient par SMS ou WhatsApp et lui propose des horaires tirés de l’agenda Gentu du bon spécialiste. Ceux qui préfèrent appeler obtiennent une réponse dès la première sonnerie, et la lettre rejoint leur dossier Gentu avant la confirmation du rendez-vous.
- Patients adressés invités à réserver
- Lettres d’orientation classées au bon dossier
- Moins d’appels à rendre pour vos secrétaires
02Agendas de consultation
Les créneaux libres de chaque spécialiste, dans chaque cabinet et chaque hôpital.
Chirurgiens et internistes consultent à des jours différents, dans des cabinets et des hôpitaux différents. Le secrétariat IA lit chaque agenda dans Gentu, propose le spécialiste et le lieu indiqués dans la lettre d’orientation, puis réserve la première consultation ou le suivi choisi par le patient, après lui avoir relu tous les détails.
- Les jours de consultation propres à chaque spécialiste
- Cabinets en ville et à l’hôpital, côte à côte
- Le bon type de consultation, première ou suivi
03Avant la consultation
Formulaires, documents et informations recueillis avant la première visite.
Avant le premier rendez-vous, le secrétariat IA envoie vos formulaires préalables, demande les informations Medicare (l’assurance maladie publique australienne) et d’assurance santé privée, et recueille les examens d’imagerie ou comptes rendus dont dispose le patient. Tout ce que le patient envoie dans la conversation rejoint son dossier Gentu, et le spécialiste entame la consultation avec une vue complète de sa situation.
- Formulaires préalables envoyés, puis retournés
- Imagerie et comptes rendus classés au dossier
- Informations Medicare et assurance santé recueillies
Ce que le secrétariat IA prend en charge dans Gentu.
L’automatisation IA pour Gentu couvre ce que vos secrétaires mènent de front entre deux consultations : lettres d’orientation, rendez-vous, formulaires, rappels et relances, pour chaque spécialiste et chaque cabinet.
Répond aux patients et aux médecins qui les adressent
- Répond aux appels, sur WhatsApp, par SMS, par e-mail et sur le chat web pour vos cabinets pendant que vos secrétaires s’occupent des patients.
- Prend les appels des généralistes qui adressent des patients et place les cas urgents sur les créneaux que votre spécialiste garde libres.
- Répond dans la langue de chaque patient et explique le tarif des consultations d’après votre propre grille d’honoraires.
Traite chaque lettre d’orientation
- Joint au dossier Gentu du patient les lettres d’orientation envoyées dans la conversation.
- Donne suite à chaque nouvelle orientation par un message qui invite le patient à prendre rendez-vous.
Réserve et modifie les consultations
- Réserve premières consultations et suivis pour chaque spécialiste, dans tous vos cabinets et hôpitaux.
- Déplace ou annule les consultations dans la conversation et propose le créneau libéré au patient suivant.
- Contacte les patients qui ont manqué une consultation et leur propose aussitôt de nouveaux horaires.
Prépare chaque consultation
- Recueille documents, formulaires et informations d’assurance santé avant le premier rendez-vous.
- Envoie les rappels par SMS ou WhatsApp et répond quand le patient confirme ou pose une question.
Fait équipe avec votre cabinet
- Transmet les questions chirurgicales et cliniques à la secrétaire du spécialiste, conversation jointe.
- Communique les adresses des hôpitaux, le stationnement et les consignes d’admission que fournit votre cabinet.
Les automatisations Gentu préférées des cabinets.
-
Inviter chaque nouveau patient adressé à réserver sa première consultation
Une lettre d’orientation du Dr Kumar arrive pour le Dr Harris. Le secrétariat IA envoie à Grace par SMS deux des prochains créneaux de première consultation du Dr Harris, réserve dans Gentu celui qu’elle choisit et lui demande d’envoyer ses éventuels examens d’imagerie. Sa lettre, ses informations et son rendez-vous figurent désormais dans un seul dossier Gentu.
Client: Bonjour, mon généraliste a envoyé une lettre d’orientation au Dr Harris pour mon genou.
Agent IA: Merci Grace, elle est bien arrivée. Le Dr Harris peut vous recevoir mardi 17 mars à 9 h 30 ou jeudi 19 mars à 14 h. Quel horaire vous convient ?
-
Classer dans le dossier Gentu les lettres d’orientation reçues sur WhatsApp
Bien des patients photographient leur lettre d’orientation plutôt que de l’envoyer par la poste. Le secrétariat IA reçoit la lettre en photo ou en PDF sur WhatsApp ou par e-mail, la joint au dossier du bon patient dans Gentu et en confirme la réception : vos secrétaires récupèrent le temps passé à rapprocher papiers et appelants.
-
Redonner rendez-vous aux patients absents à leur consultation
Quand un patient manque une consultation de suivi, le secrétariat IA lui propose par message, l’après-midi même, de nouveaux horaires chez le même spécialiste. Le nouveau rendez-vous remplace l’ancien dans Gentu, et ceux qui restent silencieux reçoivent quelques jours plus tard un second rappel, tout en douceur.
-
Répondre aux généralistes qui veulent faire voir un patient en urgence
Un cabinet de médecine générale appelle à l’heure du déjeuner pour savoir dans quel délai votre cardiologue peut recevoir un patient. Le secrétariat IA propose les créneaux d’urgence que votre spécialiste garde de côté, inscrit le patient, demande la lettre d’orientation par e-mail et confirme le rendez-vous au généraliste.
Automatisations avancées pour vos cabinets Gentu.
Ces automatisations relient Gentu aux outils de paiement, de CRM, d’e-mail et de messagerie que votre cabinet utilise déjà, du premier appel d’une future maman à un programme opératoire toujours complet.
-
Transformer chaque demande de suivi obstétrical privé en rendez-vous Gentu, avec HubSpot et Stripe
- Une future maman appelle : le Dr Walsh suit-il en privé les patientes qui accouchent en mai ?
- L’agent IA détaille orientation, calendrier des visites et honoraires, puis crée contact et transaction dans HubSpot.
- Sa lettre d’orientation reçue, l’agent réserve la première visite prénatale dans l’agenda Gentu du Dr Walsh.
- Stripe divise le forfait de suivi de grossesse en versements soldés bien avant le terme.
- HubSpot suit chaque versement, et chaque visite prénatale est réservée dans Gentu au fil de la grossesse.
-
Encaisser les honoraires du chirurgien avant l’intervention avec Gentu, Stripe et WhatsApp
- Après la consultation, votre cabinet ajoute la date de l’intervention et le devis au dossier Gentu du patient.
- L’agent IA envoie sur WhatsApp le devis et les formulaires d’admission de l’hôpital, et répond aux questions.
- Un lien Stripe encaisse les honoraires du chirurgien avant la date fixée par votre cabinet.
- Le reçu rejoint le dossier Gentu, et la consultation postopératoire est réservée.
- La veille de l’intervention, un SMS rappelle l’adresse de l’hôpital et l’heure d’admission.
-
Remplir un créneau de bloc annulé dans Gentu depuis la liste d’attente, avec SMS et Outlook
- Un patient prévu jeudi pour une arthroscopie du genou annule lundi à cause d’un gros rhume.
- L’agent IA repère sur la liste d’attente du Dr Harris les patients dont la pré-admission est faite.
- Chacun reçoit par SMS la proposition du créneau de jeudi, dans l’ordre fixé par votre cabinet.
- Le premier qui accepte l’obtient, et la date d’intervention change aussitôt dans Gentu.
- Un e-mail Outlook signale le changement de patient au service des admissions de l’hôpital, nouveaux formulaires joints.
Des journées plus fluides dans vos cabinets Gentu.
Ce que remarquent vos secrétaires et votre responsable de cabinet quand orientations, appels et rappels passent par Gentu.
-
À chaque spécialiste ses jours
Chirurgiens et internistes ont chacun leurs jours de consultation, et le secrétariat IA les lit dans Gentu avant de proposer un horaire.
-
Patient et lettre d’orientation, enregistrés ensemble
Les informations du nouveau patient, le généraliste qui l’adresse et sa première consultation arrivent ensemble dans Gentu, sans ressaisie depuis un e-mail ou un message vocal.
-
Courtois, précis et fidèle à votre ton
Spécialistes, types de consultation et informations du cabinet viennent de Gentu : chaque réponse a le ton de vos secrétaires dans leurs meilleurs jours.
-
Des lettres d’orientation entre de bonnes mains
Hébergé dans l’UE et conforme au RGPD, MessageMind identifie le bon patient avant de classer chaque document, et Gentu reste le dossier de référence.
-
Votre responsable de cabinet prend le relais
Les questions sur une intervention, des examens ou des résultats arrivent à votre responsable de cabinet ou à votre secrétaire avec toute la conversation, de quoi répondre aussitôt.
-
Des rappels auxquels les patients répondent
Avant chaque consultation, les patients reçoivent un rappel sur Messenger ou par SMS, puis confirment, déplacent le rendez-vous ou envoient leurs formulaires dans le même fil.
Comment fonctionne l’intégration IA de Gentu.
-
Connectez Gentu
Notre équipe connecte Gentu avec votre responsable de cabinet et répertorie chaque spécialiste, chaque lieu et chaque type de consultation.
-
Expliquez-nous votre organisation
Règles d’orientation, grilles d’honoraires, formulaires et consignes hospitalières viennent de vous ; agendas et dossiers patients viennent de Gentu.
-
Ouvrez le service aux patients et aux généralistes
Le secrétariat IA répond aux appels, sur WhatsApp, par SMS, par e-mail et sur le chat du site, et enregistre chaque rendez-vous comme chaque lettre dans Gentu.
En bref
- Canaux
- Téléphone, WhatsApp, SMS, e-mail, chat du site et Messenger
- Spécialistes
- Chirurgiens et internistes, en cabinet comme à l’hôpital
- Consultations
- Premières consultations et suivis, réservés, déplacés et annulés
- Orientations
- Lettres classées, patients invités à réserver
- Paiements
- Liens d’honoraires et d’acompte via Stripe
- Votre équipe
- Une boîte de réception partagée par les secrétaires, sur le web et sur mobile
Créé pour les cabinets de spécialistes partout en Australie.
-
Cabinets de chirurgie
Les patients adressés obtiennent leur première consultation, les honoraires des chirurgiens sont encaissés à temps et les consultations postopératoires réservées.
-
Cabinets de médecine interne
Les listes de suivi chargées restent pleines, et les consultations manquées sont reprogrammées le jour même.
-
Cabinets d’obstétrique
Les demandes de suivi de grossesse deviennent des premières visites réservées, avec un forfait réglé en plusieurs versements.
-
Cabinets multisites
Un seul secrétariat prend les rendez-vous de chaque spécialiste, dans les cabinets, les hôpitaux et les cliniques régionales.
Locations
Staybodia Ltd
“6 étoiles si je pouvais”
Jordan Bunton-WilliamsFondateur Services à domicile
Solartek Films
“Génial”
Ben HicklingDirecteur général
82 %Taux de réservation des cours d'essai
SIP Abacus réserve automatiquement des cours d’essai sur trois fuseaux horaires
Lire l'histoire
80,7 %Taux d'automatisation
Spa Hotel Anglický Dvůr automatise 80 % de sa réception sur WhatsApp
Lire l'histoire
82 %Demandes de suivi automatisées
Army & Navy Stores répond sur les tailles et les retours avant l’abandon du panier
Lire l'histoireFonctionne avec
Gentu avec HubSpot, Stripe et Outlook.
Les demandes des patients privés sont suivies dans HubSpot, Stripe encaisse honoraires et versements, et Outlook tient les services des admissions des hôpitaux au courant.
Microsoft 365Autres intégrations : logiciels pour cabinets médicaux
Guides Gentu
Gentu et secrétariat IA : les réponses à vos questions
Peut-on confier l’accueil d’un cabinet sous Gentu à un secrétariat IA ?
Oui. Le secrétariat IA de MessageMind travaille aux côtés de Gentu dans votre cabinet de spécialistes et répond aux appels, sur WhatsApp, par SMS, par e-mail et sur le chat web. Il réserve premières consultations et suivis, classe les lettres d’orientation, recueille les formulaires préalables et relance les rendez-vous manqués, pendant que vos secrétaires s’occupent des patients présents.
Le secrétariat IA sait-il quel spécialiste doit recevoir un patient adressé ?
Oui. Il lit la lettre d’orientation, propose des horaires dans l’agenda de ce spécialiste, au lieu qui arrange le patient, et réserve la consultation dès son accord. Les patients sans lettre apprennent comment en obtenir une, et les orientations urgentes vont sur les créneaux que votre spécialiste garde de côté.
Où vont les lettres d’orientation que les patients envoient par WhatsApp ou par e-mail ?
Elles rejoignent le dossier Gentu du bon patient dès leur arrivée, et le patient reçoit aussitôt une confirmation. Vos secrétaires voient la lettre à côté du rendez-vous, déjà rattachée au bon dossier.
Les patients peuvent-ils déplacer, annuler ou reprendre une consultation manquée par message ?
Oui. Le patient répond dans la conversation, le secrétariat IA propose d’autres horaires avec le même spécialiste ou annule la consultation, et l’agenda Gentu se met à jour aussitôt. Tout patient qui manque une consultation se voit proposer de nouveaux horaires par votre cabinet l’après-midi même.
Les informations Medicare et d’assurance santé privée peuvent-elles être recueillies avant la visite ?
Oui. Avant la première consultation, le secrétariat IA demande les informations Medicare, DVA (anciens combattants) ou d’assurance santé privée, envoie vos formulaires préalables et enregistre dans le dossier Gentu tout ce que le patient transmet. Votre service de facturation commence la journée avec toutes les informations en place.
Qui répond aux questions sur une intervention ou des résultats d’examens ?
Vos spécialistes et leurs équipes. Le secrétariat IA leur transmet ces questions avec toute la conversation, et chaque réponse clinique vient de vos praticiens ; lui s’occupe des rendez-vous, des documents et des rappels.
MessageMind peut-il échanger avec les patients qui préfèrent une autre langue ?
Oui. Il répond dans la langue du patient, qu’il s’agisse d’italien, de grec, d’arabe ou de mandarin, et explique clairement dans cette langue la consultation, les honoraires et l’itinéraire. Formulaires et rappels suivent dans la même langue.
Comment se passe la mise en route pour notre cabinet ?
Notre équipe connecte Gentu avec votre responsable de cabinet, apprend comment chaque spécialiste souhaite voir traitées ses orientations et teste les réponses avec vos secrétaires. Patients et généralistes continuent d’utiliser vos numéros et adresses e-mail habituels.
Combien coûte un réceptionniste IA pour un cabinet de spécialistes ?
Cela dépend de la formule et du nombre de patients et de médecins qui contactent votre cabinet. La page des tarifs présente les formules côte à côte, et nous vous conseillerons la mieux adaptée dès que nous connaîtrons votre cabinet.
Envoyer une lettre d’orientation par la conversation, est-ce sûr ?
Oui. MessageMind est hébergé dans l’UE et suit le RGPD, chaque document rejoint dans Gentu le dossier du patient correspondant, et Gentu reste la référence pour chaque dossier et chaque consultation. Les conversations restent dans la boîte de réception de votre cabinet, visibles par votre équipe.
Les orientations arrivent, les consultations se remplissent, vos secrétaires respirent.
Montrez-nous vos agendas Gentu lors d’une démo et regardez les orientations devenir des consultations.