Brevo
Stripe
Google Maps
Suivi de colis
Éducation
AOSR
“+27 % de conversions”
Walter BalducciResponsable communicationSecrétariat IA pour Cliniko : vos rendez-vous pris pendant que vous soignez.
MessageMind dote votre clinique Cliniko d’un secrétariat IA qui répond au téléphone, sur WhatsApp, par SMS, par e-mail et sur le chat web pendant que vous soignez. Il réserve rendez-vous et places en cours, envoie rappels de suivi, formulaires d’admission et rappels de rendez-vous, et relance les patients absents, chaque modification étant enregistrée dans Cliniko.
Mis à jour en
Choisi par des équipes du monde entier
01Patients sur tous les canaux
Une réponse à chaque patient Cliniko, en pleine séance ou après la fermeture.
Vos patients appellent, envoient un SMS, un WhatsApp ou un e-mail, ou vous écrivent sur Instagram, Messenger et votre site pendant que vous avez les mains occupées. Le secrétariat IA répond à chacun, retrouve son dossier patient Cliniko ou en crée un, et réserve pour les membres de la famille, chacun dans son propre dossier.
- Appels décrochés pendant les séances
- Dossiers patients retrouvés ou créés
- Chaque membre de la famille dans son dossier
02Rendez-vous et cours
Rendez-vous et places en cours réservés sur les horaires Cliniko en direct.
Le secrétariat IA consulte les créneaux libres par praticien, type de rendez-vous et lieu, puis réserve celui que choisit le patient. Les cours de Pilates et d’hydrothérapie affichent les places restantes, et un report ou une annulation est enregistré dans Cliniko dès que le patient donne son accord.
- Des créneaux pour chaque praticien et chaque lieu
- Les places restantes de chaque cours
- Téléconsultations réservées elles aussi
03Rappels de suivi et reprise de rendez-vous
Rappels de suivi, formulaires et reprises de rendez-vous pour que la série de soins continue.
Les patients dont le bilan approche reçoivent un message de rappel qui leur permet de réserver. Les nouveaux patients reçoivent le formulaire d’admission avant leur première visite, chacun reçoit un rappel, et tout patient noté absent se voit proposer de nouveaux horaires le jour même.
- Des rappels de suivi qui mènent à la réservation
- Formulaires d’admission avant la première visite
- De nouveaux horaires après un rendez-vous manqué
Le secrétariat IA à l’œuvre dans Cliniko.
L’automatisation IA pour Cliniko libère la journée chargée de votre clinique de ses tâches administratives : réservations, cours, rappels de suivi et de rendez-vous, formulaires et questions de facturation, le tout enregistré dans le bon dossier patient.
Répond et consigne
- Répond à chaque appel et à chaque message pendant que les praticiens soignent, de WhatsApp et Instagram jusqu’à l’e-mail.
- Crée un dossier patient Cliniko pour chaque nouveau venu et enregistre comme source de recommandation la façon dont il vous a connu.
- Consigne chaque message dans l’historique des communications du patient, pour que toute l’équipe voie ce qui a été dit.
Réserve rendez-vous et cours
- Réserve par praticien, type de rendez-vous et lieu sur les horaires Cliniko en direct, téléconsultations comprises.
- Réserve pour les membres d’une famille, chacun dans son dossier patient, relié au parent ou à l’aidant qui a fait la demande.
- Remplit depuis le chat les cours collectifs comme le Pilates ou l’hydrothérapie, en indiquant les places restantes dans chacun.
- Rattache les réservations au dossier de prise en charge du patient dans Cliniko, comme une déclaration d’accident ou une orientation par un assureur.
Fait revenir les patients
- Reprend contact avec les patients dont le rappel de suivi arrive à échéance et propose des créneaux de bilan avec leur praticien.
- Relance les absents avec de nouveaux horaires et remercie les patients après chaque visite avec un lien pour reprendre rendez-vous.
- Confirme chaque réservation Cliniko sur WhatsApp ou par SMS et la rappelle au patient la veille.
Prépare chaque première visite
- Envoie le formulaire d’admission avant le premier rendez-vous, et le formulaire rempli est conservé dans Cliniko.
- Enregistre dans le dossier patient les lettres d’orientation et les comptes rendus d’imagerie envoyés dans le chat.
Répond sur les tarifs et les factures
- Indique les tarifs des rendez-vous, les tarifs réduits et les produits comme les attelles ou les semelles orthopédiques, directement depuis Cliniko.
- Dit aux patients quelles factures sont réglées et ce qui reste dû, d’après leur compte Cliniko.
Les automatisations Cliniko les plus courantes.
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Des bilans de suivi Cliniko réservés depuis un message WhatsApp chaleureux
Six semaines après la fin d’une série de séances de physio, le rappel de suivi Cliniko du patient arrive à échéance. Le secrétariat IA envoie un court message sur WhatsApp pour prendre des nouvelles du genou, avec trois créneaux de bilan tirés de l’agenda de son praticien. Un clic sur l’un d’eux, et le bilan est réservé.
Client: Le genou va plutôt bien, mais les escaliers me gênent encore. Fiona est dispo la semaine prochaine ?
Agent IA: Oui : mardi à 7 h 30, mercredi à 12 h 15 ou vendredi à 17 h 45. Qu’est-ce qui vous convient le mieux ?
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Les tarifs et réductions Cliniko annoncés avant qu’un nouveau patient réserve
Une étudiante demande sur Instagram combien coûte un massage sportif et si vous proposez un tarif étudiant. Le secrétariat IA lui indique le prix et le tarif réduit enregistrés dans Cliniko, mentionne le rouleau de massage que vous avez en stock et réserve le massage qu’elle choisit, dans la même conversation.
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Les formulaires d’admission Cliniko envoyés avant chaque première visite
Dès qu’un nouveau patient réserve un bilan initial, le secrétariat IA envoie votre formulaire d’admission Cliniko dans la même conversation, avec un petit rappel deux jours plus tard s’il est encore vide. Le formulaire rempli rejoint le dossier patient : la première séance est consacrée au patient plutôt qu’aux papiers.
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Noter comment chaque nouveau patient Cliniko a trouvé votre clinique
Pendant la réservation d’un premier rendez-vous, le secrétariat IA demande au patient comment il vous a connu et enregistre la réponse comme source de recommandation dans Cliniko, qu’il s’agisse de son médecin généraliste, d’un ami, de Google ou de votre Instagram. Vos rapports Cliniko montrent ensuite quels canaux vous amènent de nouveaux patients.
Client: Mon généraliste m’a conseillé votre clinique pour mon dos. Je peux réserver un bilan ?
Agent IA: Bien sûr ! J’ai noté que le Dr Hughes vous adresse à nous. Daniel peut vous recevoir lundi à 9 h ou mercredi à 17 h 30.
Scénarios avancés pour Cliniko.
Cliniko tient l’agenda et les dossiers patients, tandis que votre site, votre CRM, vos paiements, les cartes et le suivi de colis s’occupent de tout ce qui entoure chaque série de soins.
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Vendre des protocoles d’ondes de choc depuis le chat du site, avec Cliniko, Brevo et Stripe
- Un visiteur demande au chat du site si les ondes de choc soulagent une douleur au talon tenace.
- Le secrétariat IA explique le déroulement d’un protocole et réserve un bilan initial dans Cliniko.
- Brevo crée le contact avec une affaire ondes de choc et envoie par e-mail votre guide de préparation.
- Quand le podologue recommande un protocole, un lien de paiement Stripe arrive dans la même conversation.
- Dès que Stripe confirme le paiement, cinq séances hebdomadaires sont réservées dans Cliniko et l’affaire Brevo est gagnée.
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Remplir les cours d’hydrothérapie Cliniko depuis WhatsApp, avec l’itinéraire Google Maps jusqu’à la piscine
- Une patiente en fin de rééducation du genou écrit sur WhatsApp au sujet du cours d’hydrothérapie de jeudi.
- Le secrétariat IA consulte le cours dans Cliniko et trouve deux places restantes.
- Il réserve sa place et envoie l’itinéraire Google Maps jusqu’à la piscine du centre sportif.
- Jeudi matin, un rappel indique les affaires à apporter et l’emplacement des vestiaires.
- En cas d’imprévu, un simple message libère sa place pour le prochain patient en attente.
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Réserver dans Cliniko l’essayage des semelles sur mesure le jour de leur arrivée, avec le suivi de colis
- Votre podologue commande des semelles sur mesure et transmet le numéro de suivi du laboratoire au secrétariat IA.
- Le suivi de colis indique que le paquet a été livré à la clinique mardi après-midi.
- Le secrétariat IA prévient le patient sur WhatsApp et propose des créneaux d’essayage tirés de Cliniko.
- Sa réponse réserve l’essayage avec le même podologue, puis un rappel suit.
- Six mois plus tard, le rappel de suivi invite le patient à réserver le contrôle de ses semelles.
Davantage de temps de soin dans chaque clinique Cliniko.
Physios, chiros, ostéos, podologues et psychologues passent la journée avec leurs patients, et le secrétariat IA fait tourner l’accueil.
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L’agenda propre à chaque praticien
Physios, chiros et podologues gardent leurs propres types de rendez-vous et leurs horaires, et chaque patient se voit proposer la bonne personne pour son besoin.
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Des reports qui libèrent aussitôt le créneau
Un patient déplace dans le chat son suivi de jeudi à lundi, Cliniko se met à jour et l’ancien horaire se libère pour quelqu’un d’autre.
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Des réponses dans le ton de votre clinique
Noms des praticiens, types de rendez-vous et informations de la clinique viennent de Cliniko, et vous choisissez le ton, du plus détendu au plus formel.
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Des dossiers patients traités avec soin
Avant toute modification de réservation, le patient est associé au bon dossier ; Cliniko reste la référence, et nos serveurs en Europe respectent le RGPD.
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Les praticiens prennent le relais entre deux patients
Les questions sur la douleur ou les exercices attendent dans la conversation le praticien qui suit le patient ; il lit tout l’échange et répond entre deux séances.
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Des réponses sur les factures et les prochaines visites
Les patients demandent la date de leur prochaine visite ou si la facture de la semaine dernière est réglée, et obtiennent en quelques secondes une réponse tirée des données de Cliniko.
L’intégration IA de Cliniko, de la connexion au premier patient.
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Cliniko connecté
Cliniko est relié avec l’aide de notre équipe, et chaque praticien, type de rendez-vous, cours et lieu est vérifié avec vous avant le lancement.
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Le secrétariat IA apprend à connaître votre clinique
Il lit dans Cliniko les praticiens, les cours, les tarifs et les types de rappels de suivi, puis apprend vos règles maison et la façon dont parle votre accueil.
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Des réponses sur tous les canaux
Dès le premier jour, chaque appel, WhatsApp, SMS, e-mail et chat web reçoit une réponse, et chaque réservation arrive dans le bon dossier patient Cliniko.
En bref
- Canaux
- Appels, WhatsApp, SMS, e-mails, chat du site, Instagram et Facebook Messenger
- Réservations
- Rendez-vous, places en cours et téléconsultations, par praticien et par lieu
- Patients
- Dossiers patients créés, familles reliées, sources de recommandation enregistrées
- Suivi
- Rappels de suivi, formulaires d’admission, rappels et nouveaux rendez-vous après une absence
- Votre équipe
- Chaque conversation dans une boîte de réception unique, sur le web, iOS et Android
Fait pour les cliniques équipées de Cliniko.
-
Cliniques de physiothérapie
Les séries de soins suivent leur cours, du premier bilan au bilan final.
-
Chiropraxie et ostéopathie
Les habitués reprennent rendez-vous en un message, et les nouveaux patients arrivent avec leurs formulaires remplis.
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Cabinets de podologie et de psychologie
Familles, patients orientés et séances régulières sont réservés dans les bons dossiers patients.
-
Cliniques au Royaume-Uni, en Australie, en Nouvelle-Zélande et ailleurs
Les questions sur les assurances santé privées, l’ACC (l’assurance accidents de Nouvelle-Zélande), le NDIS (le régime australien d’aide au handicap) et les assureurs reçoivent une réponse fondée sur vos propres règles.
Locations
Staybodia Ltd
“6 étoiles si je pouvais”
Jordan Bunton-WilliamsFondateur Services à domicile
Solartek Films
“Génial”
Ben HicklingDirecteur général
82 %Taux de réservation des cours d'essai
SIP Abacus réserve automatiquement des cours d’essai sur trois fuseaux horaires
Lire l'histoire
80,7 %Taux d'automatisation
Spa Hotel Anglický Dvůr automatise 80 % de sa réception sur WhatsApp
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82 %Demandes de suivi automatisées
Army & Navy Stores répond sur les tailles et les retours avant l’abandon du panier
Lire l'histoireFonctionne avec
Cliniko avec Brevo, Stripe et Google Maps.
Brevo relance les demandes de protocoles, Stripe encaisse le paiement des séries de soins et Google Maps guide les participants aux cours jusqu’à la bonne piscine.
Guides Cliniko
Intégration IA Cliniko : questions et réponses
Peut-on confier l’accueil d’une clinique Cliniko à un secrétariat IA ?
Oui. Les cliniques Cliniko peuvent confier les tâches de l’accueil au secrétariat IA de MessageMind, qui répond pour elles à chaque appel et à chaque message. Il réserve rendez-vous et places en cours, envoie rappels de suivi, formulaires d’admission et rappels, et enregistre chaque réservation et chaque message dans le bon dossier patient.
Un assistant téléphonique IA peut-il décrocher pendant que je soigne ?
Oui. Pendant que vous soignez, chaque appel est pris par une voix naturelle qui connaît votre agenda Cliniko. La réservation, le report ou l’annulation se fait pendant l’appel, la confirmation part par SMS, et un court résumé vous attend entre deux séances.
Indique-t-il le nombre de places restantes dans chaque cours ?
Oui. Le secrétariat IA vérifie les places restantes de chaque cours de Pilates ou d’hydrothérapie dans Cliniko, inscrit le patient, puis envoie un rappel avant la séance. Quand quelqu’un se désiste, sa place peut revenir aussitôt à la personne suivante qui l’avait demandée.
Comment les patients attendus pour un bilan reviennent-ils dans l’agenda ?
Grâce à leur rappel de suivi. À l’échéance, un court message propose des créneaux libres avec leur praticien, et une réponse suffit pour réserver le bilan dans Cliniko. Cela convient aux contrôles de semelles tous les six mois, aux bilans annuels et à tout autre type de rappel que vous utilisez.
Et quand un patient manque son rendez-vous ?
Dès que le rendez-vous est marqué « Did not arrive » dans Cliniko, le patient reçoit le jour même un message bienveillant avec de nouveaux horaires. Votre politique d’annulation peut être rappelée dans la même conversation, avec vos mots, et il lui suffit de répondre pour reprendre rendez-vous.
Peut-il réserver pour plusieurs membres d’une même famille ?
Oui. Un parent ou un aidant peut réserver pour lui-même et pour sa famille dans une seule conversation, et chaque personne est inscrite dans son propre dossier patient Cliniko, relié à la personne qui a fait la demande. Une confirmation unique couvre toutes les visites.
Les patients peuvent-ils vérifier tarifs et factures impayées dans la conversation ?
Oui. Le secrétariat IA indique vos tarifs de rendez-vous, vos tarifs réduits et vos produits directement depuis Cliniko, et dit aux patients quelles factures sont réglées et ce qui reste dû. Une demande de remboursement ou une contestation arrive à votre accueil avec la conversation.
Et si un patient demande s’il peut continuer à s’entraîner ?
Cette question est transmise à son praticien avec toute la conversation, et le patient sait qui va lui répondre. Vos praticiens donnent chaque conseil clinique, et le secrétariat IA gère autour d’eux réservations, formulaires et rappels.
Comment le tarif est-il fixé pour une clinique Cliniko ?
Le tarif dépend de votre volume mensuel de conversations avec les patients et de la formule choisie. Comparez les formules sur notre page des tarifs ; lors d’une démo, nous vous montrons celle qui convient à une clinique de votre taille.
Les dossiers patients sont-ils protégés quand une IA répond à notre place ?
Oui, très bien protégés. Les conversations sont traitées sur des serveurs dans l’UE, conformément au RGPD, Cliniko reste la référence de chaque dossier patient, et chaque personne est identifiée avant toute modification de réservation. Les cliniques australiennes peuvent aussi consulter notre déclaration relative au Privacy Act australien.
Restez auprès de votre patient pendant que la prochaine réservation Cliniko se fait d’elle-même.
Montrez-nous comment vous utilisez Cliniko lors d’une démo, et nous bâtirons le secrétariat IA autour de votre organisation.