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“+27 % de conversions”
Walter BalducciResponsable communicationAgent IA pour Microsoft 365 : réunions Outlook et appels Teams fixés depuis chaque conversation.
Relié à Microsoft 365, l’agent IA de MessageMind fixe des réunions dans le calendrier Outlook, avec lien Teams et salle de réunion, depuis WhatsApp, Instagram, SMS, chat web et appels téléphoniques. Il fonctionne aussi avec Microsoft Bookings et gère déplacements, annulations et rappels dans la même conversation.
Mis à jour en
Choisi par des équipes du monde entier
01Tous les canaux
Des réunions dans le calendrier Outlook, fixées depuis WhatsApp, Instagram et le téléphone.
Vos clients vous contactent sur WhatsApp, Instagram, Messenger, par SMS, par e-mail, sur votre site ou au téléphone, et l’agent IA répond à chacun en quelques secondes. Il lit votre calendrier Outlook, propose des horaires qui conviennent vraiment et fixe la réunion avant la fin de la conversation.
- Réservée depuis un chat ou un appel
- Des horaires qui arrangent chaque invité
- Invitation Outlook envoyée automatiquement
02Teams et salles
Un lien Teams ou une salle de réunion pour chaque réservation.
Les réunions en ligne reçoivent un lien Microsoft Teams dès leur réservation, et les réunions en présentiel peuvent prendre une salle dans vos listes de salles. Outlook envoie l’invitation à chaque participant, et l’agent IA dépose le même lien de connexion dans le chat.
- Lien Teams créé avec la réunion
- Salles réservées dans vos listes de salles
- Lien de connexion partagé dans la conversation
03Modifications et réponses
Reports, annulations et réponses aux invitations suivis dans le même fil.
Si un client demande un autre jour, l’agent IA trouve un horaire qui convient et déplace l’événement, et Outlook met à jour l’invitation de chacun. Il repère qui a accepté ou refusé, relance ceux qui doivent encore répondre et envoie avant la réunion un rappel WhatsApp ou SMS avec le lien Teams.
- Invitations mises à jour par Outlook pour tous
- Acceptations et refus suivis
- Le lien Teams dans chaque rappel
Ce que vous pouvez automatiser avec Microsoft 365.
L’automatisation IA pour Microsoft 365 relie chaque conversation client à Outlook, Teams et Microsoft Bookings, du premier message au rappel, sans aucune saisie en double d’une appli à l’autre.
Fixe les réunions Outlook
- Fixe des réunions dans le calendrier Outlook depuis WhatsApp, Instagram, Messenger, les SMS, l’e-mail, le chat web et les appels.
- Trouve un horaire qui convient à tous les participants en croisant leurs calendriers Outlook, ou fixe la réunion avec le collègue disponible.
- Réserve une salle de vos listes de salles en même temps que la réunion.
Remplit Microsoft Bookings
- Réserve les services Microsoft Bookings auprès du bon membre du personnel, depuis le chat ou un appel.
- Ajoute les nouveaux clients dans Microsoft Bookings et tient leurs coordonnées à jour.
Déplace, répète et renseigne
- Déplace ou annule une réunion dans le chat, et Outlook met à jour l’invitation de chacun.
- Planifie les réunions périodiques en série, comme une revue de compte toutes les deux semaines.
- Répond à « à quelle heure est ma réunion ? » directement depuis votre calendrier Outlook.
Suit chaque participant
- Envoie un rappel WhatsApp ou SMS avant chaque réunion, lien Teams compris.
- Suit les acceptations et les refus, et relance les participants qui doivent encore répondre.
Agit dans tout Microsoft 365
- Réserve dans les calendriers partagés et délégués, pour que les assistants remplissent la semaine d’un responsable.
- Crée une tâche To Do ou publie un message Teams quand une réservation demande une intervention humaine.
Automatisations Microsoft 365 populaires.
-
Fixer une réunion Teams à partir d’un message WhatsApp
Un prospect demande sur WhatsApp si votre équipe peut lui présenter une proposition. L’agent IA consulte le calendrier Outlook du chargé de compte, propose deux horaires, fixe la réunion avec un lien Teams et renvoie le lien sur WhatsApp, pendant qu’Outlook envoie l’invitation par e-mail.
Client: Votre équipe pourrait-elle nous présenter la proposition sur Teams cette semaine ?
Agent IA: Bien sûr ! Priya est disponible jeudi à 11 h ou à 15 h sur Teams. Je réserve l’un des deux créneaux ?
-
Remplir Microsoft Bookings à partir des DM Instagram
Votre salon, votre studio ou votre service de conseil fonctionne avec Microsoft Bookings. Quand quelqu’un écrit sur Instagram, l’agent IA associe sa demande au bon service Bookings, propose les horaires du personnel qui l’assure et réserve le rendez-vous, en ajoutant la personne comme client Bookings.
-
Ajouter une salle de vos listes de salles aux réunions clients
Un client veut venir dans vos bureaux pour le lancement d’un projet. L’agent IA trouve un horaire où les trois personnes concernées et une salle de réunion sont libres, fixe la réunion Outlook avec la salle et envoie l’adresse et les infos de stationnement dans le chat.
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Rappeler la réunion aux participants Outlook sur WhatsApp, lien Teams compris
La veille de chaque réunion, chaque participant externe reçoit un message WhatsApp ou SMS avec l’heure dans son propre fuseau et le lien Teams. Une réponse rapide suffit pour déplacer la réunion, et Outlook envoie aussitôt la nouvelle invitation à tous les autres.
Client: On peut plutôt commencer à 10 h 30 ? Ma matinée a pris du retard.
Agent IA: C’est fait ! Votre réunion avec Priya commence désormais à 10 h 30, et Outlook a envoyé l’invitation mise à jour.
Automatisations Microsoft 365 avancées.
Microsoft 365 réunit le calendrier, Teams et Bookings ; ces automatisations y ajoutent le CRM, les paiements et les canaux qu’utilisent vraiment vos clients.
-
Renouveler les contrats de maintenance avec webCRM et Stripe, visites planifiées dans Microsoft 365
- Chaque mois, l’agent IA repère les clients webCRM dont le contrat de maintenance arrive bientôt à échéance.
- Il écrit depuis Outlook à leur responsable des services généraux, avec la proposition de renouvellement et une facture Stripe.
- Dès que Stripe marque la facture comme payée, il propose les jours libres du technicien dans Microsoft 365.
- La visite arrive dans le calendrier Outlook du technicien, avec l’adresse du site et le contact sur place.
- webCRM enregistre le renouvellement sur la fiche de l’organisation et crée la relance pour le chargé de compte.
-
Réserver sur Teams les rendez-vous parents-professeurs dans Microsoft 365, depuis WhatsApp
- Votre école invite sur WhatsApp les parents qui ont accepté ses messages à prendre rendez-vous pour la réunion parents-professeurs du trimestre.
- L’agent IA demande à chaque famille pour quels enfants et avec quels enseignants elle souhaite un rendez-vous.
- Il réserve des créneaux de dix minutes qui s’enchaînent dans le calendrier Outlook de chaque enseignant, chacun avec un lien Teams.
- Les parents reçoivent le programme de toute leur soirée dans un seul message WhatsApp, avec tous les liens.
- Un rappel SMS arrive une heure avant le premier appel, et les changements se font par simple réponse.
-
Transformer les appels de renégociation de prêt en rendez-vous conseiller Microsoft 365, confirmés par SMS
- Un propriétaire appelle pour renégocier son prêt immobilier alors que tous les conseillers sont en rendez-vous.
- L’agent IA répond, demande quand son taux actuel arrive à échéance et propose des créneaux Microsoft Bookings.
- Il choisit un appel vidéo Teams ou un rendez-vous en agence, avec un lien Google Maps jusqu’à la porte.
- Un SMS confirme le rendez-vous, et Microsoft Bookings l’ajoute comme client.
- Le conseiller ouvre le rendez-vous en connaissant déjà les échéances et les questions de l’appelant.
Les détails qui assurent des réunions Microsoft 365 sans accroc.
Ce que remarquent clients et collègues quand l’agent IA réserve dans Outlook à votre place.
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Un horaire qui convient à tous les invités
Quand une réunion demande trois collègues et le client, l’agent IA parcourt tous leurs calendriers Outlook et propose des horaires qui conviennent à tout le monde.
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Lien Teams prêt sur-le-champ
Les réunions en ligne reçoivent leur lien Microsoft Teams dès leur réservation, et le client a tout en main sans attendre de second e-mail.
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Des messages au ton de votre entreprise
Les confirmations semblent écrites par votre cabinet, avec le titre de la réunion, l’organisateur et les informations de connexion tirés de l’événement Outlook.
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Les statuts Outlook respectés
Les plages Occupé, Provisoire et Absent du bureau restent protégées, et les heures de travail, temps tampons et délais de prévenance encadrent chaque horaire proposé.
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Un collègue prend la suite
Quand un client demande un associé ou un horaire délicat, l’agent IA passe le relais avec un résumé et le créneau suggéré.
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Les réservations là où votre équipe regarde déjà
Les nouvelles réunions apparaissent dans Outlook sur ordinateur, sur le web et dans Teams, tandis que les conversations restent dans les applis MessageMind.
Comment fonctionne l’intégration IA de Microsoft 365.
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Connectez Microsoft 365
Notre équipe connecte avec vous votre compte professionnel Microsoft, puis vous choisissez les calendriers, les pages Bookings et les types de réunion à utiliser.
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L’agent IA apprend votre façon de vous réunir
Horaires, durées, temps tampons, réunions Teams ou en présentiel, salles et questions à poser, ainsi que votre ton et vos règles.
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Vos clients réservent là où ils écrivent
WhatsApp, Instagram, Messenger, SMS, e-mail, chat web et appels : tous ces canaux réservent dans Outlook et Microsoft Bookings.
En bref
- Canaux
- Tous les canaux de vos clients, de WhatsApp et Instagram aux SMS et aux appels
- Réunions
- Événements Outlook avec lien Teams et salle, fixés, déplacés, annulés ou répétés
- Microsoft Bookings
- Services, personnel et clients réservés directement depuis le chat
- Rappels
- Par WhatsApp ou SMS avant chaque réunion, avec le lien Teams
- Votre équipe
- Outlook et Teams pour les réunions, les applis MessageMind pour les conversations
Vous utilisez déjà Microsoft 365 Copilot ?
Gardez-le. Dans Outlook, Microsoft 365 Copilot aide vos collaborateurs à planifier : trouver des créneaux, réserver des salles, rédiger l’ordre du jour. L’agent IA de MessageMind sert les personnes extérieures à votre entreprise : il répond aux clients sur WhatsApp, Instagram, par SMS et au téléphone, et fixe leurs rendez-vous dans ces mêmes calendriers.
- Conversations et appels clients transformés en réunions Outlook et Teams
- Microsoft Bookings rempli depuis chaque canal
- Paiements et mises à jour du CRM gérés dans la même conversation
Conçu pour les entreprises qui travaillent avec Microsoft 365.
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Cabinets de services professionnels
Cabinets d’avocats, d’expertise comptable et de conseil fixent les rendez-vous clients avec le bon associé, sur Teams ou au bureau.
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Écoles et organismes de formation
Parents, élèves et stagiaires réservent des appels avec l’équipe pédagogique, et chacun garde son calendrier personnel pour lui.
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Entreprises sur Microsoft Bookings
Conseillers, salons et services de proximité remplissent leurs pages Bookings depuis WhatsApp, Instagram et le téléphone.
Locations
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Microsoft 365 avec Outlook, Salesforce et Stripe.
Outlook gère les e-mails, Salesforce ou webCRM tient la fiche client, et Stripe encaisse le prix des séances payantes.
SalesforceAutres intégrations : prise de rendez-vous et agendas
Microsoft 365 et l’agent IA : les réponses à vos questions
Mes clients peuvent-ils fixer une réunion Outlook sans échanges d’e-mails à rallonge ?
Oui. L’agent IA de MessageMind se connecte à Microsoft 365 et fixe les réunions clients dans les calendriers Outlook depuis WhatsApp, Instagram, les SMS, l’e-mail, le chat web et les appels, avec un lien Teams ou une salle si besoin. Il réserve aussi les services Microsoft Bookings et répercute chaque changement.
Quelle place pour Microsoft 365 Copilot à côté de l’agent IA ?
Copilot travaille à l’intérieur de votre entreprise : dans Outlook, il aide vos collègues à trouver des créneaux, réserver des salles et rédiger l’ordre du jour. L’agent IA de MessageMind travaille avec les clients qui vous écrivent ou vous appellent, et les inscrit dans ces mêmes calendriers Outlook et réunions Teams.
Un client peut-il réserver une réunion Teams depuis WhatsApp ?
Oui. Le client écrit sur WhatsApp, l’agent IA propose des horaires tirés du bon calendrier Outlook, et la réunion est fixée avec son lien Teams pendant que la conversation se poursuit. Outlook envoie l’invitation, et le lien arrive aussi sur WhatsApp.
L’agent IA prend-il aussi les rendez-vous Microsoft Bookings ?
Oui. L’agent IA réserve les services Microsoft Bookings auprès du bon membre du personnel, selon ses disponibilités réelles, et ajoute les nouveaux venus comme clients Bookings. Les clients peuvent ensuite déplacer ou annuler le rendez-vous en répondant dans la même conversation.
Peut-il trouver un horaire qui arrange plusieurs collègues ?
Oui. Pour une réunion avec plusieurs personnes de votre côté, l’agent IA compare tous les calendriers Outlook concernés, propose les créneaux où chacun est libre et ajoute une salle de réunion si le client vient sur place.
Les participants reçoivent-ils un rappel avec le lien Teams ?
Oui. Avant chaque réunion, les participants externes reçoivent un rappel WhatsApp ou SMS avec l’heure dans leur fuseau et le lien Teams. Ceux qui ont refusé ou laissé l’invitation sans réponse reçoivent une relance aimable avec un autre horaire.
Peut-il réserver dans un calendrier partagé ou dans celui d’un dirigeant ?
Oui. Les calendriers partagés et ceux qui vous sont délégués fonctionnent comme le vôtre : l’agent IA peut remplir la semaine d’un directeur ou le calendrier d’une équipe, et vous gardez la main sur qui voit quoi.
Nos clients nordiques et néerlandais peuvent-ils réserver dans leur langue ?
Oui. Quelle que soit la langue du client, suédois, danois, norvégien et néerlandais compris, l’agent IA lui répond dans cette langue et affiche les horaires dans son fuseau horaire, tandis que l’événement Outlook garde les formulations habituelles de votre équipe.
Existe-t-il une formule MessageMind adaptée à tout un cabinet ?
Oui. Les formules MessageMind vont de la petite équipe à un nombre illimité de membres, et notre page des tarifs présente ce que comprend chacune. Vos licences Microsoft 365 restent telles quelles : Outlook, Teams et Bookings continuent comme avant.
Les conversations avec nos clients restent-elles dans l’UE ?
Oui. Les conversations sont stockées dans votre boîte de réception MessageMind, sur des serveurs européens soumis au RGPD, tandis que réunions et rendez-vous Bookings restent dans votre compte Microsoft 365. Chaque client voit les détails de sa propre réunion, et rien d’autre de votre calendrier.
Ce soir, vos réunions Microsoft 365 se fixent toutes seules.
Apportez une vraie demande client à la démo et voyez la réunion apparaître dans Outlook avec son lien Teams.