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“+27 % de conversions”
Walter BalducciResponsable communicationSecrétariat IA pour Docplanner : vos créneaux Doctoralia réservés aussi par téléphone et WhatsApp.
Le secrétariat IA de MessageMind se connecte à Docplanner et inscrit dans l’agenda de votre profil Doctoralia les patients qui appellent votre clinique, lui écrivent sur WhatsApp ou lui envoient un message. Il déplace et annule les consultations, envoie liens vidéo et rappels, et relance chaque rendez-vous manqué, dans la langue de chaque patient.
Mis à jour en
Choisi par des équipes du monde entier
01Appels et WhatsApp
Les patients venus de Doctoralia qui préfèrent appeler obtiennent aussi leur rendez-vous.
Beaucoup de patients découvrent votre profil sur Doctoralia, MioDottore ou ZnanyLekarz, puis décrochent quand même leur téléphone ou envoient un WhatsApp. Le secrétariat IA répond aux appels, sur WhatsApp, par SMS, sur Instagram et Messenger, par e-mail et sur le chat web, puis inscrit chacun d’eux dans l’agenda Docplanner relié à ce profil.
- Appels décrochés après la fermeture
- Le même agenda que votre profil Doctoralia
- Dentistes, physiothérapeutes et toutes les spécialités
02Rendez-vous
Les créneaux publiés, réservés par spécialiste, prestation et adresse.
MessageMind propose les créneaux que chaque spécialiste publie à chaque adresse dans Docplanner, réserve celui que le patient choisit, puis le déplace ou l’annule en cas d’imprévu. Prestations et tarifs viennent de votre profil : quand on demande le prix d’un détartrage, la réponse est celle que Doctoralia affiche déjà.
- Chaque spécialiste, à chaque adresse
- Des tarifs tirés de votre propre profil
- Changements et annulations sur WhatsApp
03Rappels et absences
Un rappel pour chaque réservation Doctoralia, une relance pour chaque consultation manquée.
Chaque réservation enregistrée dans Docplanner, qu’elle vienne de Doctoralia ou du chat, donne lieu à une confirmation WhatsApp et à un rappel auquel le patient peut répondre. Quand un patient est marqué absent, le secrétariat IA lui écrit le jour même avec de nouveaux horaires : le rendez-vous manqué se transforme en rendez-vous reprogrammé.
- Une confirmation pour chaque réservation
- Un mot suffit pour confirmer ou déplacer
- Un nouvel horaire proposé à chaque absent
Ce que fait le secrétariat IA dans Docplanner.
Autour de votre profil Doctoralia, l’automatisation IA pour Docplanner tient l’accueil : appels, messages, réservations, rappels et relances, le tout inscrit dans l’agenda Docplanner que vous utilisez déjà.
Répond à chaque patient
- Répond en quelques secondes aux appels, sur WhatsApp, sur Instagram et sur le chat web, y compris le soir après la fermeture.
- Écrit en espagnol, catalan, portugais, italien, polonais ou allemand, selon la langue que le patient utilise.
- Annonce prestations et tarifs à partir de votre profil Docplanner, adresse par adresse.
Réserve et modifie les consultations
- Réserve les créneaux que chaque médecin publie à chaque adresse, sous la bonne prestation.
- Modifie ou annule les réservations Docplanner à la demande et libère le créneau pour le patient suivant.
- Donne rendez-vous aux patients assurés en notant leur assureur sur la consultation, pour votre accueil.
Gère consultations en ligne et paiements
- Envoie le lien vidéo dans la conversation avant chaque consultation en ligne, dès qu’il est accessible.
- Rappelle aux patients de finaliser le paiement des consultations réservées sur Doctoralia, pour que leur créneau soit conservé.
Suit chaque consultation
- Accueille chaque nouvelle réservation, Doctoralia ou chat, avec une confirmation WhatsApp puis un rappel au bon moment.
- Enregistre les consultations honorées et les absences, et propose un nouvel horaire à chaque patient absent.
Travaille avec votre équipe
- Transmet les questions cliniques au spécialiste avec toute la conversation, car le diagnostic reste l’affaire de vos médecins.
- Envoie à l’accueil, en fin de journée, la liste des réservations, changements et absences traités dans le chat.
Docplanner : les automatisations du quotidien.
-
Réserver des rendez-vous Docplanner sur WhatsApp après la fermeture
Une patiente trouve votre clinique sur Doctoralia à 21 h 30 et envoie un WhatsApp au lieu de réserver en ligne. Le secrétariat IA lui répond dans sa langue, propose les horaires publiés par la Dr Ruiz pour un détartrage à l’adresse qu’elle préfère et réserve celui qu’elle choisit, dans le même agenda que les réservations faites sur Doctoralia.
Client: Vous auriez un créneau pour un détartrage cette semaine ?
Agent IA: Oui, la Dr Ruiz a de la place jeudi à 17 h 30. Souhaitez-vous que je vous l’inscrive ?
-
Envoyer le lien vidéo Docplanner dès son ouverture
Dans Docplanner, chaque consultation en ligne a son propre lien vidéo, accessible au patient une heure avant le début. Le secrétariat IA l’envoie sur WhatsApp à ce moment précis, explique comment se connecter depuis un téléphone ou un ordinateur et répond aux questions de dernière minute : le médecin commence à l’heure.
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Inscrire les patients assurés dans Docplanner, assureur indiqué
Une patiente qui a une assurance santé privée demande un contrôle gynécologique. Le secrétariat IA lui demande le nom de son assureur, propose les horaires qui l’acceptent et réserve la consultation dans Docplanner avec l’assureur et le numéro de police joints : votre accueil sait comment facturer avant son arrivée.
Client: Puis-je prendre rendez-vous pour un contrôle avec mon assurance santé privée ?
Agent IA: Oui. Quel est votre assureur ? Je vous montre les horaires qui l’acceptent.
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Transformer les questions de prix en réservations Docplanner
Quelqu’un demande sur Instagram combien coûte une première consultation de dermatologie et si l’examen des grains de beauté est en supplément. Le secrétariat IA répond avec les prestations et tarifs publiés pour cette adresse dans Docplanner, propose les prochains horaires libres et en réserve un : une simple question de prix débouche sur un rendez-vous.
Automatisations Docplanner avancées.
Docplanner tient l’agenda, et ces automatisations y ajoutent votre CRM, vos liens de paiement, vos listes d’e-mails et vos rappels par SMS.
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Accueillir des patients étrangers pour une greffe de cheveux avec Docplanner, HubSpot et Stripe
- Un homme à Munich demande sur WhatsApp, en allemand, des informations sur une greffe de cheveux dans votre clinique de Barcelone.
- Le secrétariat IA répond en allemand, recueille ses photos pour le chirurgien et ouvre une transaction HubSpot.
- Une consultation en ligne est réservée dans Docplanner, et le lien vidéo lui parvient une heure avant.
- Une fois le plan fixé par le chirurgien, un lien Stripe encaisse l’acompte qui bloque la date de l’opération.
- HubSpot passe la transaction à l’étape « Réservé », et le transfert depuis l’aéroport s’organise dans la même conversation.
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Plus d’avis Doctoralia après chaque visite Docplanner, avec WhatsApp et Brevo
- Docplanner marque la consultation de podologie d’Ana comme honorée à 19 h 10.
- Une heure plus tard, le secrétariat IA la remercie sur WhatsApp et partage votre lien d’avis Doctoralia.
- Toute inquiétude qu’elle exprime est aussitôt transmise au podologue, avec la conversation jointe.
- Avec son accord, Brevo l’inscrit à vos conseils de soin des pieds par e-mail.
- Six mois plus tard, Brevo l’invite à revenir pour un contrôle, et sa réponse le réserve dans Docplanner.
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Demander un acompte Stripe aux patients souvent absents avant leur prochain rendez-vous Docplanner
- Docplanner marque un patient absent pour la deuxième fois cette année.
- Le secrétariat IA lui écrit sur WhatsApp, explique avec tact votre règle sur les absences et propose de nouveaux horaires.
- Avant la confirmation du nouveau créneau, un lien Stripe encaisse l’acompte prévu par votre règle.
- Dès que Stripe confirme, la consultation est enregistrée dans Docplanner avec mention de l’acompte.
- Un SMS et un rappel WhatsApp suivent, et votre équipe déduit l’acompte de la facture.
Un accueil qui suit le rythme de votre profil Doctoralia.
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Les horaires publiés de chaque spécialiste
Dentistes, physiothérapeutes et dermatologues gardent chacun les horaires qu’ils publient dans Docplanner, et les patients demandent leur spécialiste habituel ou le premier créneau libre près de chez eux.
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Mardi plutôt que jeudi
Un patient qui a un imprévu envoie un WhatsApp, choisit mardi à la place, et la réservation se déplace dans Docplanner dès qu’il donne son accord.
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Le ton chaleureux de votre accueil
Prestations, tarifs et informations pratiques viennent de votre profil Docplanner, et les réponses ressemblent à celles de votre accueil : chaleureuses, polies et précises.
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Des données patients gardées en Europe
Chaque message est traité dans l’UE, conformément au RGPD, et l’agenda est modifié une fois le patient identifié grâce à sa fiche Docplanner.
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L’accueil reprend la main, au courant de tout
L’accueil ou le spécialiste peut prendre le relais à tout moment, avec le fil WhatsApp et la réservation déjà sous les yeux.
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Les réservations Doctoralia, suivies de près
Quelqu’un réserve une séance de physiothérapie sur Doctoralia : une confirmation lui arrive sur WhatsApp, puis un rappel auquel il peut répondre d’un seul mot.
Comment fonctionne l’intégration IA de Docplanner.
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Connectez Docplanner
Notre équipe relie avec vous l’agenda Docplanner de votre profil Doctoralia et passe en revue chaque spécialiste, adresse et prestation.
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Le secrétariat IA apprend votre clinique
Spécialistes, adresses, prestations et tarifs viennent de Docplanner ; vos assureurs, vos règles et votre ton viennent de vous.
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Des réponses aux patients dès le premier jour
Appels, WhatsApp, SMS, e-mails et chat web reçoivent une réponse immédiate, et les nouvelles réservations se rangent à côté de celles faites sur Doctoralia.
En bref
- Canaux
- WhatsApp, appels, SMS, e-mail, chat web, Instagram et Facebook Messenger
- Langues
- Espagnol, catalan, portugais, italien, polonais, allemand et bien d’autres
- Réservations
- Créneaux publiés réservés, déplacés et annulés par spécialiste et par adresse
- Plateformes
- Doctoralia, MioDottore, ZnanyLekarz, jameda et les autres sites du groupe
- Suivi
- Rappels, liens vidéo et reprise des absences, envoyés pour vous
- Votre équipe
- Chaque conversation dans une seule boîte de réception, sur le web et sur mobile
Noa de Docplanner fait déjà partie de votre quotidien ?
Conservez-le. Noa est l’assistant IA que Docplanner propose aux médecins, et Noa Notes transforme chaque consultation en note clinique structurée, pour que les médecins aient moins à saisir. Le secrétariat IA de MessageMind prend en charge tout ce qui concerne les patients au fil de la journée : il répond aux appels, sur WhatsApp et sur le chat web, réserve dans votre agenda Docplanner et tient chaque patient Doctoralia informé.
- Appels, WhatsApp et chat web transformés en rendez-vous dans votre agenda Docplanner
- Liens vidéo, rappels et relances des absences envoyés à l’heure
- HubSpot, Stripe et Brevo au service de chaque consultation
Idéal pour les cliniques présentes sur Doctoralia et les autres sites du groupe.
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Cliniques privées en Espagne et au Portugal
Les cliniques dentaires, de physiothérapie et de spécialistes répondent aux messages WhatsApp qui suivent une visite sur leur profil Doctoralia.
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Cabinets en Italie
Les réservations MioDottore reçoivent rappels et relances en italien, et les appels sont décrochés entre deux consultations.
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Cliniques en Pologne et en Allemagne
Les patients de ZnanyLekarz et de jameda obtiennent leur réponse en polonais ou en allemand, avec l’assureur noté quand il y en a un.
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Psychologues et cabinets en ligne
Consultations vidéo et rappels passent par la conversation, autour des horaires que publie chaque thérapeute.
Locations
Staybodia Ltd
“6 étoiles si je pouvais”
Jordan Bunton-WilliamsFondateur Services à domicile
Solartek Films
“Génial”
Ben HicklingDirecteur général
82 %Taux de réservation des cours d'essai
SIP Abacus réserve automatiquement des cours d’essai sur trois fuseaux horaires
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80,7 %Taux d'automatisation
Spa Hotel Anglický Dvůr automatise 80 % de sa réception sur WhatsApp
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82 %Demandes de suivi automatisées
Army & Navy Stores répond sur les tailles et les retours avant l’abandon du panier
Lire l'histoireFonctionne avec
Docplanner avec WhatsApp, HubSpot et Brevo.
Les patients Doctoralia réservent sur WhatsApp, HubSpot suit ceux qui voyagent pour se faire soigner, et Brevo les fait revenir pour leurs contrôles.
Autres intégrations : logiciels pour cabinets médicaux
Guides Docplanner
Secrétariat IA Docplanner : questions et réponses
Existe-t-il un secrétariat IA pour Docplanner et Doctoralia ?
Oui. Le secrétariat IA de MessageMind travaille avec l’agenda Docplanner relié à votre profil Doctoralia. Il répond aux appels, sur WhatsApp, par SMS, par e-mail et sur le chat web, réserve vos créneaux publiés, déplace et annule les consultations, envoie liens vidéo et rappels, et relance chaque absence, de jour comme de nuit.
Les patients qui nous trouvent sur Doctoralia peuvent-ils réserver par WhatsApp ?
Oui. Ils écrivent à votre numéro WhatsApp, choisissent un horaire publié pour le bon spécialiste et la bonne prestation, et reçoivent la confirmation dans la conversation. La consultation apparaît dans Docplanner à côté de celles réservées sur Doctoralia : un créneau pris d’un côté disparaît aussitôt de l’autre.
Comment Noa, l’assistant de Docplanner, s’articule-t-il avec un secrétariat IA ?
Côte à côte. Noa est l’assistant IA de Docplanner destiné aux médecins, et Noa Notes rédige la note clinique de chaque consultation. Le secrétariat IA de MessageMind le complète du côté des patients : il répond aux appels et aux messages, réserve dans Docplanner et assure le suivi de chaque visite.
Un assistant téléphonique IA peut-il décrocher le soir, une fois la clinique fermée ?
Oui. À l’heure du déjeuner, après la fermeture ou un dimanche, chaque appelant entend une voix naturelle qui peut réserver, déplacer ou annuler la consultation pendant l’appel. Les détails suivent par SMS ou WhatsApp, et l’accueil retrouve le matin une note de chaque appel.
Que se passe-t-il après une consultation manquée ?
Le patient a de vos nouvelles le jour même. Docplanner enregistre l’absence, et il reçoit un WhatsApp bienveillant avec de nouveaux horaires chez le même spécialiste. Sa réponse reprogramme la consultation, et votre équipe voit chaque rendez-vous manqué puis repris sans passer un seul coup de fil.
Comment sont gérés les consultations vidéo et les paiements en ligne ?
Chaque consultation en ligne de Docplanner a son lien vidéo, que le secrétariat IA envoie dans la conversation dès son ouverture, une heure avant le début. Les patients qui réservent une consultation payante sur Doctoralia règlent au moment de réserver, et le secrétariat IA relance ceux dont le paiement reste en attente.
Le secrétariat IA prend-il en charge les patients couverts par une assurance santé privée ?
Oui. Le secrétariat IA demande quel assureur couvre le patient, propose les horaires qui acceptent cet assureur et note les références du contrat sur la réservation Docplanner. Les patients sans assurance connaissent, eux, le tarif affiché sur votre profil avant de choisir leur horaire.
Les patients peuvent-ils écrire en catalan, en polonais ou en portugais ?
Oui. Chaque patient reçoit une réponse dans sa langue, qu’il parle espagnol, catalan, portugais, italien, polonais, allemand ou anglais. C’est précieux pour les cliniques présentes sur les différents marchés du groupe (Doctoralia, MioDottore en Italie, ZnanyLekarz en Pologne, jameda en Allemagne), comme pour les patients venus de l’étranger.
Quel budget prévoir pour un réceptionniste IA dans une clinique Doctoralia ?
Deux éléments comptent : la formule MessageMind choisie et le nombre de patients qui écrivent ou appellent chaque mois. Notre page des tarifs détaille chaque formule et ce qu’elle comprend, et nous vous aidons à choisir celle qui convient à vos spécialistes et à vos adresses.
Les données des patients sont-elles en sécurité avec un secrétariat IA ?
Oui. Les conversations restent sur des serveurs européens, conformément au RGPD, chiffrées en transit et au repos ; Docplanner conserve l’historique officiel des consultations ; et avant toute modification, le secrétariat IA vérifie qu’il s’adresse au bon patient.
Chaque patient qui vous trouve sur Doctoralia obtient sa réponse au premier message.
Montrez-nous votre agenda Docplanner : en démo, vous le verrez se remplir depuis WhatsApp.