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“+27 % de conversions”
Walter BalducciResponsable communicationSecrétariat IA pour MediRecords : un accueil commun aux généralistes, spécialistes et paramédicaux.
Intégré à votre agenda MediRecords, le secrétariat IA de MessageMind répond aux appels, sur WhatsApp, par SMS, par e-mail et sur le chat web pour chaque généraliste, spécialiste et praticien paramédical. Il prend, déplace et annule les rendez-vous, inscrit les nouveaux patients, remplit les séances de groupe et envoie les rappels, pour que l’accueil se consacre à la salle d’attente.
Mis à jour en
Choisi par des équipes du monde entier
01Une réponse sur chaque canal
Une réponse pour chaque patient MediRecords, quel que soit le moyen de contact.
Les patients appellent, envoient un SMS, un WhatsApp ou un e-mail, ou vous écrivent sur Instagram, Messenger et votre site, et un seul secrétariat IA leur répond à tous depuis votre agenda MediRecords. Il rattache chaque patient à son dossier avant de proposer un horaire, et inscrit les nouveaux venus au moment où ils réservent.
- Appels décrochés pendant que l’accueil reçoit les patients
- Chaque appelant rattaché à son propre dossier
- Nouveaux patients inscrits dès leur réservation
02Rendez-vous
Les créneaux libres MediRecords en direct, réservés par site et par praticien.
Le secrétariat IA lit les créneaux libres de chaque médecin, infirmière et praticien paramédical sur chaque site, propose ceux qui conviennent et réserve celui que choisit le patient. Changements et annulations sont d’abord relus au patient, enregistrés dans MediRecords dès son accord, et le créneau libéré va à votre liste d’attente.
- Créneaux libres de chaque praticien et de chaque site
- Téléconsultations comme visites au cabinet
- Créneaux annulés transmis aux patients en attente
03Rappels et relances
Un rappel avant chaque visite, un message attentionné après.
Chaque rendez-vous MediRecords, pris par téléphone, en ligne ou au comptoir, est confirmé aussitôt sur WhatsApp ou par SMS, avec un rappel la veille. Après la consultation, les patients reçoivent un nouveau message qui leur permet de réserver facilement le suivi, le point sur le plan de soins ou le changement de pansement demandé par leur médecin.
- Confirmations pour tout rendez-vous, d’où qu’il vienne
- Rappels confirmés d’une seule réponse
- Visite suivante réservée après la consultation
Tout ce que vous pouvez confier à l’IA dans MediRecords.
Du premier appel au rendez-vous suivant, l’automatisation IA pour MediRecords prend en charge l’accueil : rendez-vous, nouveaux patients, séances de groupe, rappels et questions de facturation, le tout conservé dans votre agenda MediRecords.
Répond à tous les patients
- Décroche le téléphone et répond sur WhatsApp, par SMS, par e-mail et sur le chat web à toute heure, jours fériés compris.
- Inscrit les nouveaux patients dans MediRecords au moment de la réservation et vérifie le dossier des patients connus.
- Répond dans la langue de chaque patient, pour que toutes les communautés de votre quartier réservent facilement.
Gère l’agenda des rendez-vous
- Prend les rendez-vous des généralistes, infirmières, spécialistes et paramédicaux sur les créneaux libres en direct de chaque site.
- Modifie ou annule un rendez-vous en cas d’imprévu, et propose le créneau libéré à un patient de votre liste d’attente.
- Réserve les téléconsultations comme les visites au cabinet, avec le lien vidéo envoyé avant l’appel.
Remplit les séances de groupe et les séries
- Inscrit les patients aux séances de groupe, comme l’éducation au diabète ou la préparation à la naissance, tant qu’il reste des places.
- Réserve en une fois une série de visites, comme des injections mensuelles de vitamine B12.
Fidélise les patients
- Confirme chaque rendez-vous MediRecords par WhatsApp ou SMS et envoie un rappel avant la visite, quelle que soit la façon dont il a été pris.
- Relance après chaque consultation et réserve la visite suivante en une seule réponse.
Gère facturation et lettres d’orientation
- Explique le bulk billing (la consultation sans avance de frais), les honoraires privés, les remboursements de Medicare, l’assurance maladie publique, et la prise en charge DVA des anciens combattants, selon la politique de votre cabinet.
- Demande aux nouveaux patients des spécialistes leur lettre d’orientation et la transmet à l’accueil avec le rendez-vous.
Épaule votre équipe
- Transmet au bon médecin ou à la bonne infirmière les demandes de renouvellement d’ordonnance, de résultats et de documents, avec un court résumé.
- Alerte votre équipe dès qu’un appelant décrit une situation urgente, avec ses coordonnées et le motif.
Les automatisations MediRecords les plus prisées.
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Trouver un généraliste libre sur tous les sites MediRecords en un seul appel
Un lundi matin, un parent appelle dans l’espoir qu’un médecin voie son fils dans la journée. Le secrétariat IA consulte tous les sites dans MediRecords, trouve un généraliste libre à Northside et réserve le créneau pendant l’appel, puis envoie par SMS l’adresse et les informations de stationnement.
Client: Quelqu’un peut voir mon fils aujourd’hui ? Il a très mal à l’oreille.
Agent IA: Le Dr Singh, à Northside, a un créneau à 11 h 40 ce matin. Je le réserve et je vous envoie l’itinéraire par SMS ?
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Remplir une séance de groupe MediRecords grâce aux réponses WhatsApp des patients
Votre éducatrice en diabétologie ouvre un groupe de quatre semaines dans MediRecords. Les patients qui s’y étaient intéressés reçoivent un message WhatsApp avec les dates, et chaque réponse réserve une place jusqu’à ce que le groupe soit complet. Les retardataires se voient proposer une place dans le groupe suivant.
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Relancer après chaque consultation MediRecords et réserver le suivi
Une fois la consultation terminée dans MediRecords, le patient reçoit un court remerciement et un moyen simple de réserver sa prochaine visite. Il indique quand le médecin veut le revoir, choisit un horaire dans la même conversation, et le suivi figure dans l’agenda avant même qu’il ait rejoint sa voiture.
Client: La Dr Chen veut me revoir dans deux semaines. Vous avez quelque chose le matin ?
Agent IA: Mardi 24 à 9 h 10 ou mercredi à 8 h 30. Quel créneau vous arrange ?
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Réserver en une conversation une série de pansements hebdomadaires dans MediRecords
Après une petite intervention, un patient doit faire changer son pansement par l’infirmière du cabinet chaque lundi pendant six semaines. Le secrétariat IA réserve toute la série en une seule conversation, en fonction de ses horaires de travail, et envoie un rappel avant chaque visite.
Des scénarios avancés autour de MediRecords.
Ces automatisations partent de votre agenda MediRecords et y associent le CRM, les paiements, le suivi de colis et les messageries sur lesquels s’appuie votre cabinet.
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Remplir la soirée d’information d’un chirurgien bariatrique dans MediRecords avec Salesforce et Stripe
- Sur Facebook Messenger, quelqu’un demande comment débuter un parcours de chirurgie de l’obésité.
- Le secrétariat IA l’inscrit à la prochaine soirée d’information du chirurgien, une séance de groupe MediRecords.
- Salesforce enregistre la demande comme piste, avec la soirée choisie.
- Après la soirée, les participants intéressés règlent un acompte de consultation par un lien Stripe dans la conversation.
- Chaque acompte payé réserve une première consultation dans MediRecords, et Salesforce marque l’opportunité comme gagnée.
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Organiser les examens du sommeil à domicile depuis MediRecords avec le suivi de colis et les SMS
- Après la consultation, le secrétariat IA réserve dans MediRecords la nuit d’examen du sommeil à domicile.
- Le suivi de colis accompagne le coursier qui livre le kit d’enregistrement à domicile.
- Le soir venu, un SMS partage votre guide de pose et l’heure de lancer l’enregistrement.
- Le lendemain, le suivi de colis confirme le retour du kit au cabinet.
- Le secrétariat IA réserve ensuite dans MediRecords la consultation de résultats avec le médecin du sommeil.
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Proposer par SMS un bilan chez le généraliste dès qu’un compte rendu de sortie arrive dans MediRecords
- Le compte rendu de sortie d’hôpital de Mme Novak arrive dans MediRecords le vendredi après-midi.
- Le secrétariat IA lui envoie par SMS des horaires de suivi avec son médecin habituel.
- Lundi, faute de réponse, il l’appelle et réserve le suivi pendant l’appel.
- Le rendez-vous arrive dans MediRecords, et un rappel part la veille.
- Son médecin ouvre la consultation avec le compte rendu de sortie et le rendez-vous côte à côte.
Moins de casse-tête dans chaque cabinet MediRecords.
Du petit cabinet de médecine générale au groupe de cabinets, un seul agenda répond à chaque patient.
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Tous les praticiens, un seul agenda
Généralistes, infirmières, spécialistes de passage et le physiothérapeute du bout du couloir : chacun reçoit ses rendez-vous sur ses propres plages MediRecords, en direct.
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Chaque changement au bon endroit
Une consultation déplacée ou un suivi annulé met à jour MediRecords dès l’accord du patient : l’agenda reflète toujours la réalité.
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Le style de votre cabinet dans chaque réponse
Noms des praticiens, types de rendez-vous et horaires d’ouverture viennent de MediRecords, et vous choisissez le ton, du plus chaleureux et bavard au plus bref et formel.
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La confidentialité des patients, prise au sérieux
Chaque patient est identifié avant toute modification, MediRecords reste le dossier clinique, et les conversations sont stockées sur des serveurs européens, conformément au RGPD.
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Un interlocuteur humain dès que le patient le souhaite
Le patient qui demande à parler à l’accueil l’obtient aussitôt : l’équipe reprend la main depuis un poste ou un téléphone, avec le rendez-vous et tous les messages sous les yeux.
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Des rappels qui font réagir les patients
Les rappels arrivent sur Messenger ou par SMS, et une réponse suffit pour confirmer la visite ou demander un autre horaire : les créneaux vides se remplissent à nouveau.
Comment fonctionne l’intégration IA de MediRecords.
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Connectez MediRecords
MediRecords est relié en une séance avec notre équipe, pendant que votre responsable de cabinet passe en revue chaque site, chaque praticien et chaque type de rendez-vous.
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L’IA apprend le fonctionnement du cabinet
Praticiens, plages et types de rendez-vous viennent de MediRecords ; votre politique de facturation, vos règles internes et votre ton viennent de vous.
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Vos patients obtiennent leurs réponses
Dès lors, chaque appel, message WhatsApp, SMS, e-mail ou chat du site obtient une réponse, et les rendez-vous arrivent dans MediRecords.
En bref
- Canaux
- La ligne de votre cabinet, WhatsApp, SMS, e-mail, chat du site, Instagram et Messenger
- Rendez-vous
- Réservés, déplacés et annulés par site, praticien et type, téléconsultation comprise
- Patients
- Nouveaux et connus, pour généralistes, spécialistes et paramédicaux
- Questions de facturation
- Bulk billing, honoraires privés, Medicare et DVA, en termes simples
- Langues
- La langue de chaque patient, du mandarin au grec
- Votre équipe
- Une boîte de réception partagée pour l’accueil, sur le web, iOS et Android
Votre cabinet utilise déjà MediRecords Evolve ?
Gardez-le. Evolve est l’IA intégrée à MediRecords : elle classe les documents cliniques entrants dans le dossier du bon patient et résume pour vos médecins les consultations, résultats et courriers récents. Le secrétariat IA prend en charge l’autre moitié du cabinet : les appels, messages, rendez-vous et rappels qui occupent l’accueil.
- Une réponse à chaque appel et message, depuis l’agenda en direct
- Rendez-vous, changements et places de groupe enregistrés dans MediRecords
- Confirmations, rappels et relances pour chaque visite
Taillé pour les cabinets MediRecords.
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Cabinets de généralistes
Les patients joignent le cabinet du premier coup, et l’accueil passe la matinée avec les personnes au comptoir.
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Cabinets de spécialistes
Les patients adressés obtiennent vite un rendez-vous, et la lettre de leur généraliste est là avant la première consultation.
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Centres pluridisciplinaires
Généralistes, infirmières et paramédicaux partagent un même agenda, et chaque patient obtient rendez-vous avec la bonne personne.
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Groupes de cabinets
Chaque site garde ses propres plages, et les appelants se voient proposer le cabinet qui a un créneau libre.
Locations
Staybodia Ltd
“6 étoiles si je pouvais”
Jordan Bunton-WilliamsFondateur Services à domicile
Solartek Films
“Génial”
Ben HicklingDirecteur général
82 %Taux de réservation des cours d'essai
SIP Abacus réserve automatiquement des cours d’essai sur trois fuseaux horaires
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80,7 %Taux d'automatisation
Spa Hotel Anglický Dvůr automatise 80 % de sa réception sur WhatsApp
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82 %Demandes de suivi automatisées
Army & Navy Stores répond sur les tailles et les retours avant l’abandon du panier
Lire l'histoireFonctionne avec
MediRecords avec les appels téléphoniques, Salesforce et Stripe.
Le secrétariat IA répond aux appels et inscrit les rendez-vous dans MediRecords, Salesforce suit chaque demande privée, et Stripe encaisse acomptes et honoraires privés.
Fonctionne bien avec MediRecords
Secrétariat IA MediRecords : ce que demandent les cabinets
Peut-on ajouter un secrétariat IA à MediRecords ?
Oui. MessageMind ajoute à votre cabinet MediRecords un secrétariat IA qui répond à chaque appel et à chaque message, quel que soit le canal choisi par le patient. Il prend, déplace et annule les rendez-vous, inscrit les nouveaux patients, remplit les séances de groupe et envoie les rappels, chaque changement étant enregistré dans votre agenda MediRecords.
Un assistant téléphonique IA peut-il tenir la ligne d’un cabinet de médecine générale ?
Oui. Chaque appel est pris dès qu’il arrive, d’une voix naturelle, même quand toutes les lignes de l’accueil sont occupées. Pendant que le patient est encore en ligne, le rendez-vous ou le changement s’inscrit dans MediRecords, les détails suivent par SMS, et l’accueil reçoit une courte note de l’échange.
Les patients peuvent-ils choisir leur médecin et leur horaire sur WhatsApp ?
Oui. Le patient écrit au numéro WhatsApp de votre cabinet, choisit son médecin et un créneau libre, et le rendez-vous est enregistré dans MediRecords pendant qu’il patiente. Confirmations, rappels et liens de téléconsultation arrivent ensuite dans ce même fil, dans la langue qu’il utilise.
Comment un patient change-t-il son rendez-vous ?
Il le dit au secrétariat IA, par message ou au téléphone, se voit proposer deux ou trois nouveaux horaires et en choisit un. Le changement est enregistré dans MediRecords dès son accord, et s’il annule plutôt, le créneau est proposé aux patients de votre liste d’attente.
Le secrétariat IA réserve-t-il aussi les séances de groupe et les téléconsultations ?
Oui. Les patients rejoignent les séances de groupe, comme l’éducation au diabète ou la préparation à la naissance, tant que des places sont libres, et les téléconsultations se réservent comme n’importe quel autre type de rendez-vous. Le lien vidéo parvient au patient avant l’appel, et un rappel suit le jour même.
L’accueil IA sait-il répondre aux questions sur le bulk billing et Medicare ?
Oui. Vous lui indiquez comment votre cabinet facture, et il explique simplement quels rendez-vous sont en bulk billing, lesquels entraînent des honoraires privés et comment fonctionnent les remboursements Medicare et la prise en charge DVA. Une question sur la facture d’un patient précis va à l’accueil avec toute la conversation.
Que fait le secrétariat IA face à un appelant qui décrit des symptômes urgents ?
Il garde son calme. Il demande à toute personne qui décrit une urgence d’appeler le triple zéro, le numéro d’urgence australien, et alerte aussitôt votre équipe avec les coordonnées de l’appelant. Vos médecins et infirmières prennent chaque décision clinique, tandis que le secrétariat IA s’occupe des rendez-vous, des rappels et des formalités.
Quel serait le coût d’un réceptionniste IA pour notre cabinet MediRecords ?
Deux éléments le déterminent : la formule choisie et le nombre d’appels et de messages que traite votre cabinet. Les formules figurent côte à côte sur la page des tarifs, et nous les présentons volontiers à votre responsable de cabinet.
Où sont stockés les conversations et les dossiers des patients ?
Les informations des patients restent dans MediRecords, le dossier clinique. MessageMind conserve les conversations sur des serveurs en Europe, conformément au RGPD, et identifie chaque patient avant toute modification ; notre déclaration au titre du Privacy Act australien explique comment les données personnelles sont traitées.
Répondez au prochain appelant depuis votre agenda MediRecords.
Réservez une démo : notre équipe adaptera le secrétariat IA à la façon dont votre cabinet utilise MediRecords.