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“+27 % de conversions”
Walter BalducciResponsable communicationSecrétariat IA pour Carepatron : une première réponse bienveillante à chaque demande.
Le secrétariat IA de MessageMind se connecte à Carepatron et accueille chaque nouvelle demande, qu’elle arrive par téléphone, WhatsApp, Instagram, SMS, e-mail ou chat web. Il enregistre chaque personne comme contact Carepatron étiqueté, envoie le lien de réservation du bon praticien ainsi que les liens de téléconsultation, et garde les coordonnées à jour.
Mis à jour en
Choisi par des équipes du monde entier
01Nouvelles demandes
Chaque demande reçoit une réponse et devient un contact Carepatron.
On vous contacte par téléphone, WhatsApp, Instagram, Messenger, SMS, e-mail ou sur votre chat web, souvent tard le soir. Le secrétariat IA répond avec douceur, enregistre la personne comme contact Carepatron avec son nom, son téléphone et son e-mail, et note par une étiquette d’où vient la demande.
- Des réponses pendant vos séances
- Chaque demande enregistrée et étiquetée selon sa source
- Une seule liste de contacts pour tous les canaux
02Coordonnées
Les informations données dans le chat, bien rangées dans Carepatron.
Adresse, horaires préférés, source de recommandation et motif de la prise de contact s’enregistrent sur le contact Carepatron au fil de la conversation. Un nouveau numéro ou un nouvel e-mail rejoint le même contact et devient le principal quand il le faut, pour éviter tout doublon.
- Source de recommandation et motif dans des champs personnalisés
- Plusieurs numéros et e-mails sur un même contact
- Adresses et préférences enregistrées
03De la demande au client
Du premier message au client Carepatron, sans double saisie.
Le secrétariat IA envoie le lien de réservation du praticien qui correspond à la prestation demandée. Quand votre cabinet est prêt à accueillir quelqu’un, son contact devient un client Carepatron, toutes ses informations déjà renseignées, et les demandes restées sans suite sont archivées jusqu’à leur prochain message.
- Le lien de réservation du bon praticien
- Des contacts qui deviennent clients au moment voulu
- Demandes en sommeil archivées, restaurées au prochain message
Ce que le secrétariat IA prend en charge dans Carepatron.
L’automatisation IA pour Carepatron mène la première conversation avec chaque nouveau client et garde votre liste de contacts bien tenue, du premier bonjour à la première séance réservée.
Répond à chaque demande
- Accueille les nouvelles demandes au téléphone, sur WhatsApp et Instagram, par SMS, e-mail et chat web, à toute heure.
- Présente vos prestations, vos tarifs et le déroulement des séances, avec les mots de votre cabinet.
- Répond dans la langue de chacun et transmet tout ce qui est personnel au bon praticien.
Tient vos contacts Carepatron en ordre
- Crée un contact Carepatron pour chaque nouvelle demande, avec nom, téléphone, e-mail et une étiquette de source.
- Enregistre sur le contact Carepatron les adresses et les préférences partagées dans le chat.
- Remplit les champs personnalisés à partir de la conversation, comme la source de recommandation ou le motif de la prise de contact.
- Réunit plusieurs numéros et e-mails sur un même contact et marque le bon comme principal.
Réserve les premières séances
- Envoie le lien de réservation du bon praticien et de la bonne prestation, pour réserver en quelques clics.
- Transforme un contact en client Carepatron dès que votre cabinet est prêt à l’accueillir.
Prépare chaque séance
- Envoie le lien de téléconsultation avant chaque séance en ligne, avec un rappel discret de l’heure.
- Rappelle aux nouveaux clients de remplir les formulaires d’admission que Carepatron leur envoie avant la première séance.
Relance avec tact
- Archive les demandes restées silencieuses et les réactive dès que la personne réécrit.
- Reprend contact avec les personnes qui souhaitaient commencer plus tard et leur envoie le lien de réservation quand elles sont prêtes.
Automatisations Carepatron populaires.
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Chaque demande WhatsApp enregistrée comme contact Carepatron étiqueté
Une personne écrit sur WhatsApp à 22 h pour trouver de l’aide face à son anxiété. Le secrétariat IA lui répond avec bienveillance, explique le déroulement d’une première séance et crée un contact Carepatron avec son nom, son numéro, son e-mail et une étiquette WhatsApp. Le lendemain matin, la demande vous attend dans Carepatron, chaque détail à sa place.
Client: Bonjour, je n’ai jamais fait de thérapie. Comment ça se passe pour commencer ?
Agent IA: Merci de nous avoir écrit. Tout commence par une première séance pour faire connaissance. Voulez-vous que je vous envoie les créneaux de la Dr Quinn ?
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Le lien de réservation Carepatron du bon praticien
Un client cherche un thérapeute qui consulte le soir et parle espagnol. Le secrétariat IA trouve dans votre équipe le praticien qui lui correspond, envoie son lien de réservation pour la bonne prestation et note cette préférence sur le contact : la prochaine conversation reprendra là où celle-ci s’est arrêtée.
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Les liens de téléconsultation envoyés avant chaque séance en ligne Carepatron
Avant chaque séance en ligne, le client reçoit le lien de téléconsultation sur WhatsApp ou par e-mail, avec un petit mot l’invitant à s’installer dans un endroit calme, à l’abri des oreilles indiscrètes. S’il répond qu’il aura du retard, le secrétariat IA prévient aussitôt le praticien.
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Les demandes en sommeil archivées, puis accueillies à nouveau dans Carepatron
Une demande restée silencieuse pendant le nombre de semaines que vous choisissez est archivée, et votre liste de contacts reste nette. Quand la même personne réécrit des mois plus tard, le secrétariat IA restaure son contact Carepatron, la reconnaît et reprend l’échange sans reposer les mêmes questions.
Aller plus loin avec Carepatron.
Un week-end pour couples, une auditrice de podcast, des séances du soir glissées entre deux journées à l’hôpital : Carepatron travaille main dans la main avec votre boîte de réception, votre agenda, votre CRM et vos paiements.
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Remplir un week-end de thérapie de couple dans Carepatron, avec Brevo et des acomptes Stripe
- Tard le soir, l’un des deux partenaires demande au chatbot de votre site comment se déroule votre week-end pour couples.
- Le secrétariat IA explique le format avec tact et enregistre les deux partenaires comme contacts Carepatron, avec une étiquette commune.
- Brevo ajoute le couple à la liste des demandes du week-end, avec une affaire pour la prochaine date.
- Le couple règle un acompte par lien Stripe dans le chat, et Brevo marque l’affaire comme gagnée.
- Ils réservent l’entretien préalable via le lien de réservation Carepatron de votre thérapeute, puis deviennent clients.
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Transformer les auditeurs de podcast qui écrivent en clients de coaching Carepatron, avec Gmail et Zoom
- Après votre dernier épisode de podcast, une auditrice vous écrit par e-mail au sujet du coaching individuel.
- Le secrétariat IA lui répond depuis Gmail et crée un contact Carepatron portant l’étiquette de cet épisode.
- Il envoie votre lien de réservation pour une première séance de coaching, et l’auditrice choisit son horaire.
- Carepatron ajoute une réunion Zoom à la séance, et le lien de connexion arrive par e-mail la veille.
- Les étiquettes de vos contacts Carepatron montrent quels épisodes vous amènent de nouveaux clients.
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Caler les séances Carepatron autour des horaires NHS, avec Microsoft 365 et WhatsApp
- Votre conseillère travaille pour le NHS en journée et reçoit ses clients privés le soir.
- Un nouveau client demande sur WhatsApp une séance en soirée, et son contact est enregistré dans Carepatron.
- Le secrétariat IA consulte son agenda Microsoft 365, où ses horaires NHS et ses séances Carepatron se côtoient.
- Il envoie son lien de réservation et indique les soirées encore libres cette semaine.
- La séance s’inscrit dans Microsoft 365, et un rappel WhatsApp arrive la veille dans l’après-midi.
Un accueil plus doux pour votre cabinet Carepatron.
Contacter un thérapeute demande du courage : chaque première réponse est donc calme, rapide et personnelle.
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Toutes les demandes dans une liste bien rangée
Les demandes reçues par WhatsApp, Messenger et téléphone se côtoient dans Carepatron, chacune étiquetée selon sa provenance : vous voyez d’un coup d’œil qui a besoin de quoi.
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Mis à jour, sans doublon
Un nouvel e-mail ou un nouveau numéro envoyé des semaines plus tard rejoint le contact Carepatron existant : chaque personne garde une fiche unique.
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Des mots chaleureux dès le premier bonjour
Les réponses sont douces et simples, dans le ton de votre cabinet, car écrire pour la première fois à un thérapeute peut coûter beaucoup.
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Des données personnelles traitées avec soin
Les conversations restent dans la boîte de réception de votre cabinet, hébergées dans l’UE et traitées conformément au RGPD, tandis que Carepatron reste la référence pour chaque dossier client.
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Une confidence, une réponse humaine
Quand quelqu’un confie quelque chose de personnel, le secrétariat IA transmet toute la conversation à son praticien, qui répond avec ses propres mots.
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Le lien de réservation, au bon moment
Quand une personne est prête, elle reçoit le lien de réservation du praticien et de la prestation qui lui conviennent, et choisit l’horaire qui l’arrange.
Comment le secrétariat IA se connecte à Carepatron.
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Connexion à Carepatron
Notre équipe connecte Carepatron à vos côtés et définit avec vous les étiquettes, les champs personnalisés et les liens de réservation de votre cabinet.
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Vos prestations et votre ton
Praticiens, prestations et liens de réservation viennent de Carepatron ; vos tarifs, votre cadre et votre ton viennent de vous.
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Des réponses dès le premier jour
WhatsApp, Instagram, votre ligne téléphonique, les SMS, l’e-mail et le chat web commencent à accueillir les demandes, et chaque nouvelle demande est enregistrée dans Carepatron.
En bref
- Canaux
- Appels, WhatsApp, Instagram, Messenger, SMS, e-mail et chat web
- Langues
- La langue de chaque client, avec le ton de votre cabinet
- Contacts
- Créés, mis à jour, étiquetés, archivés et restaurés dans Carepatron
- Réservations
- Liens de réservation pour chaque praticien et chaque prestation
- Séances
- Liens de téléconsultation et rappels avant chaque séance en ligne
- Votre équipe
- Toutes les conversations dans une seule boîte de réception, sur le web et sur mobile
Vous avez déjà adopté Carepatron AI ?
Gardez-le. Carepatron AI transcrit vos séances et rédige vos notes dans le modèle de votre choix, pour que la rédaction clinique empiète moins sur vos soirées. Le secrétariat IA s’occupe de l’autre versant de votre journée : la première conversation avec chaque demande, les contacts enregistrés et étiquetés, les liens de réservation et de téléconsultation envoyés, et les demandes silencieuses relancées.
- Une première réponse douce à chaque demande tardive
- Chaque nouvelle personne enregistrée et étiquetée dans Carepatron
- Liens de réservation et de téléconsultation envoyés au bon moment
Imaginé pour les thérapeutes, conseillers et coachs.
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Thérapeutes indépendants
Les demandes reçoivent une réponse bienveillante pendant vos séances, et vos soirées vous appartiennent.
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Cabinets de groupe
Chaque demande arrive au praticien qui lui correspond, avec son lien de réservation et la bonne prestation.
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Coachs et praticiens du bien-être
Les marques d’intérêt sur Instagram et WhatsApp deviennent des appels découverte réservés, et chaque prospect est enregistré dans Carepatron.
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Cabinets avec des clients à l’étranger
Les clients écrivent dans leur langue et depuis leur fuseau horaire, et chaque réponse respecte les deux.
Locations
Staybodia Ltd
“6 étoiles si je pouvais”
Jordan Bunton-WilliamsFondateur Services à domicile
Solartek Films
“Génial”
Ben HicklingDirecteur général
82 %Taux de réservation des cours d'essai
SIP Abacus réserve automatiquement des cours d’essai sur trois fuseaux horaires
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80,7 %Taux d'automatisation
Spa Hotel Anglický Dvůr automatise 80 % de sa réception sur WhatsApp
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82 %Demandes de suivi automatisées
Army & Navy Stores répond sur les tailles et les retours avant l’abandon du panier
Lire l'histoireFonctionne avec
Carepatron avec WhatsApp, Google Agenda et Stripe.
Les demandes arrivent sur WhatsApp, les séances s’affichent dans Google Agenda et Stripe encaisse les acomptes des week-ends pour couples et des programmes.
Google Calendar
Carepatron et le secrétariat IA : questions fréquentes
Une réceptionniste IA pour Carepatron, est-ce possible ?
Oui. MessageMind propose un secrétariat IA connecté à Carepatron, qui répond aux nouvelles demandes par téléphone, WhatsApp, Instagram, Messenger, SMS, e-mail et chat web. Chaque personne est enregistrée comme contact Carepatron étiqueté, puis reçoit au bon moment les liens de réservation et de téléconsultation qui lui correspondent.
Le secrétariat IA peut-il répondre la nuit aux demandes de thérapie ?
Oui. Beaucoup de personnes écrivent tard le soir et reçoivent en quelques secondes une réponse calme et bienveillante sur WhatsApp, Instagram, par SMS ou sur votre chat web. Les appels sont pris eux aussi, et chaque demande vous attend dans Carepatron le lendemain matin.
Chaque demande devient-elle un contact Carepatron ?
Oui. Chaque nouvelle personne est enregistrée avec son nom, son téléphone, son e-mail et une étiquette indiquant d’où vient sa demande, ainsi que l’adresse, les préférences, la source de recommandation ou le motif de contact partagés dans le chat. Les informations suivantes mettent à jour ce même contact au lieu d’en créer un autre.
Mes clients peuvent-ils réserver une séance depuis la conversation ?
Oui. Le secrétariat IA envoie le lien de réservation du praticien et de la prestation adaptés, et le client choisit son horaire en quelques clics. Dès que vous décidez de l’accompagner, son contact devient un client Carepatron, sans aucune ressaisie.
Le client reçoit-il son lien vidéo avant une séance en ligne ?
Oui. Avant chaque séance en ligne, le client reçoit le lien de téléconsultation sur WhatsApp ou par e-mail, avec un rappel discret de l’heure. Une réponse comme « j’ai un peu de retard » parvient aussitôt au praticien.
De quoi le secrétariat IA parle-t-il avec mes clients ?
De questions pratiques : horaires, tarifs, liens et formulaires. Tout ce qui est personnel part directement au bon praticien avec l’ensemble de la conversation, car chaque échange thérapeutique revient à vos cliniciens, qui répondent avec leurs propres mots.
Répond-il dans la langue de chacun de mes clients ?
Oui. Il écrit et parle dans la langue de chaque client : une personne qui vous contacte en portugais, en hindi ou en anglais reçoit une réponse qu’elle lit sans effort. Cette préférence est enregistrée sur son contact Carepatron pour tous les messages suivants.
Comment se déroule la mise en place quand on exerce seul ?
Notre équipe s’en occupe avec vous. Ensemble, nous connectons Carepatron, choisissons les étiquettes et les champs personnalisés, ajoutons vos liens de réservation et apprenons au secrétariat IA vos prestations, vos tarifs et votre ton ; vos clients n’ont rien à installer.
Comment estimer le coût d’un secrétariat IA pour un cabinet de thérapie ?
Partez du nombre de conversations que votre cabinet gère chaque mois : ce volume et la formule choisie déterminent le coût. Notre page des tarifs détaille le contenu de chaque formule, et nous pouvons en parler lors d’une courte démo.
Les données des clients sont-elles dans Carepatron ou dans MessageMind ?
Dans les deux, chacun avec son rôle : Carepatron conserve chaque dossier client, et MessageMind conserve les conversations, hébergées dans l’UE conformément au RGPD, dans la boîte de réception de votre cabinet. Le secrétariat IA vérifie qui écrit avant d’évoquer un rendez-vous ou un détail.
Votre prochain client Carepatron vous écrit ce soir.
Réservez une démo et voyez en direct une demande recevoir une réponse bienveillante, puis devenir un contact.