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“+27 % de conversions”
Walter BalducciResponsable communicationLe secrétariat IA pour TM3 : chaque appel pris en charge, chaque séance confirmée.
MessageMind ajoute à TM3 un secrétariat IA qui répond à vos patients, qu’ils viennent pour de la physiothérapie, une blessure sportive ou des troubles musculosquelettiques, au téléphone, sur WhatsApp, par SMS, par e-mail et sur le chat web. Il confirme chaque séance et envoie un rappel, partage les horaires de cours et les liens Zoom, et guide les nouveaux patients comme les assurés vers la réservation en ligne TM3.
Mis à jour en
Choisi par des équipes du monde entier
01Appels et messages
Appels après l’entraînement et messages tardifs, tous rattachés à TM3.
Les patients appellent entre deux soins, envoient un WhatsApp après l’entraînement, un SMS, un e-mail, un message sur Instagram ou passent par votre chat web. Le secrétariat IA reconnaît chacun grâce à TM3 et répond sur ses propres séances, et votre équipe d’accueil reste disponible pour les patients sur place.
- Téléphone décroché pendant les soins
- Chaque appelant reconnu grâce à TM3
- Accueil disponible pour les patients sur place
02Réponses sur les séances
Jour, heure, physio et site de chaque séance, directement depuis TM3.
Le secrétariat IA lit l’agenda TM3 et répond avec le jour, l’heure, le physio et le site, qu’il s’agisse d’un soin, d’un cours ou d’une séance en visio. Pour un autre rendez-vous, il envoie votre page de réservation en ligne TM3 en précisant le bon physio et le bon type de rendez-vous.
- Réponses en quelques secondes, sans musique d’attente
- Soins, cours et séances en visio
- Réservation en ligne avec le bon physio indiqué
03Confirmations et relances
L’accueil modifie TM3, et le patient est prévenu aussitôt.
Quand une séance est réservée ou modifiée dans TM3, une confirmation part aussitôt sur WhatsApp ou par SMS, suivie d’un rappel à l’approche du rendez-vous. Les rendez-vous en visio reçoivent leur lien Zoom, et une séance manquée donne lieu à un message bienveillant avec votre page de réservation, pour que chaque série de soins reste sur les rails.
- Confirmations pour chaque modification TM3
- Liens Zoom avant les séances en visio
- Relance bienveillante après une séance manquée
Ce que le secrétariat IA fait avec TM3.
Du premier appel à la relance après un rendez-vous manqué, l’automatisation IA pour TM3 fait tourner l’accueil autour de chaque soin, cours et séance en visio.
Répond aux patients
- Prend les appels et répond sur WhatsApp, par SMS, par e-mail, sur Instagram et sur le chat web pendant que vos physios soignent.
- Reconnaît chaque patient grâce à TM3 avant de communiquer un horaire de séance ou la moindre information personnelle.
- Donne l’adresse, le stationnement et les horaires d’ouverture de chaque site, pour que les patients arrivent au bon cabinet.
Guide réservations et modifications
- Envoie votre page de réservation en ligne TM3 en précisant le bon physio et le bon type de rendez-vous.
- Partage le lien du portail patient TM3 pour que les patients déplacent ou annulent selon les règles que vous fixez.
- Demande aux patients assurés leur assureur, leur numéro d’adhérent et leur code d’autorisation avant la réservation.
Remplit cours et séances en visio
- Répond aux questions sur les cours et séances de groupe TM3 : horaires, places et intervenants.
- Envoie le lien Zoom des rendez-vous individuels en visio dans la conversation, avant la séance.
Confirme chaque séance
- Envoie aux patients le détail de chaque réservation TM3 sur WhatsApp ou par SMS, avec un rappel la veille au soir.
- Incite les nouveaux patients à terminer le questionnaire d’admission TM3 avant leur bilan.
Suit chaque série de soins
- Prend des nouvelles après une séance manquée et propose votre page de réservation TM3 pour reprendre rendez-vous.
- Invite les patients qui s’arrêtent en cours de traitement à réserver leur séance suivante, après le délai de votre choix.
Travaille avec vos physios
- Transmet les questions sur la douleur, les exercices ou la reprise du sport au physio qui suit le patient.
- Laisse à l’accueil un court résumé de chaque appel pris pendant qu’il était débordé.
Les automatisations TM3 les plus demandées.
-
Confirmer au patient sur WhatsApp chaque modification de l’agenda TM3
Quand l’accueil réserve, déplace ou annule une séance dans TM3, le patient reçoit le nouveau jour, l’heure, le physio et le site sur WhatsApp ou par SMS. Un rappel suit avant la séance, et une réponse comme « je pourrais venir plus tard ? » arrive directement au secrétariat IA.
Client: Ma séance de cette semaine, c’est à Didsbury ou au centre-ville ?
Agent IA: À Didsbury, mercredi à 18 h avec Lucy. Le stationnement est gratuit dans la rue latérale après 18 h.
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Envoyer le lien Zoom des rendez-vous TM3 en visio
Pour les rendez-vous individuels en visio dans TM3, le secrétariat IA envoie le lien Zoom sur WhatsApp ou par e-mail avant la séance, avec un rappel pour dégager un peu d’espace au sol et bien caler la caméra. Les patients qui rejoignent un cours en visio bénéficient de la même attention.
-
Répondre aux questions sur les cours TM3 et remplir les places libres
Les membres demandent à quelle heure commence le cours du jeudi, qui l’anime ou s’il reste de la place. Le secrétariat IA répond à partir du planning des cours TM3, envoie la page de réservation en ligne pour prendre une place et rappelle aux habitués que leurs crédits restants s’affichent dans le portail patient.
Client: Il reste de la place au cours de jeudi 19 h ?
Agent IA: Oui, trois places avec Marcus. Voici la page de réservation pour en prendre une.
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Relancer les patients après une séance TM3 manquée, avant que la série de soins s’essouffle
Quand un patient manque une séance, le secrétariat IA lui envoie l’après-midi même un message bienveillant avec votre page de réservation TM3. Les patients sans séance suivante après le délai de votre choix reçoivent une relance douce, pour que les séries de soins aillent au bout de ce que vos physios avaient prévu.
Automatisations TM3 avancées.
Location de salles à des thérapeutes indépendants, éleveurs en pleine période d’agnelage et patients assurés : TM3 au centre, avec votre CRM, vos paiements, la visio et vos lignes téléphoniques autour.
-
Louer des salles du cabinet TM3 à des thérapeutes indépendants avec HubSpot et Stripe
- Un masseur sportif demande sur Instagram si vous louez des salles de soins à la journée.
- Le secrétariat IA présente vos jours de location et vos conditions, puis crée un contact et une transaction HubSpot.
- Votre responsable de cabinet valide les jours, et Stripe met en place le paiement mensuel de la salle.
- Dès le premier paiement encaissé, HubSpot marque la transaction gagnée et l’accueil ajoute son agenda dans TM3.
- À partir de là, le secrétariat IA répond aussi à ses patients et confirme chaque réservation TM3.
-
Assurer les suivis TM3 en visio sur Zoom pour les éleveurs pris par l’agnelage
- Un éleveur écrit sur WhatsApp qu’avec l’agnelage, ses journées sont trop pleines pour venir en ville.
- Le secrétariat IA lui propose des suivis en visio avec son physio, tôt le matin ou à la nuit tombée.
- L’accueil passe ses rendez-vous TM3 en visio, et Zoom crée une réunion pour chacun.
- Avant chaque séance, le lien Zoom lui parvient sur WhatsApp, avec le nom de son physio.
- Une fois l’agnelage terminé, il réserve sa prochaine séance au cabinet depuis la page TM3 reçue dans la conversation.
-
Patients assurés TM3 : rendez-vous pris en un appel, code d’autorisation en main
- Un patient appelle pour une blessure à l’épaule survenue à la salle de sport et précise que son assurance santé couvre la physio.
- Le secrétariat IA lui demande son assureur, son numéro d’adhérent et son code d’autorisation s’il en a un.
- Il envoie par SMS votre page de réservation en ligne TM3, où les informations d’assurance s’ajoutent à la réservation.
- TM3 confirme le bilan initial, et un SMS suit avec l’adresse du site et le stationnement.
- L’accueil ouvre la réservation et trouve les informations de l’assureur prêtes pour la demande de prise en charge.
Un accueil plus serein pour chaque cabinet TM3.
Des petites choses qui comptent au fil d’une semaine chargée en soins, cours et séances en visio.
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Des physios TMS aux masseurs sportifs
Chaque praticien de votre agenda TM3 est couvert, consultations matinales, créneaux du soir et samedis compris, pour que les patients entendent le bon nom et le bon horaire.
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Appelants reconnus pendant qu’ils parlent
L’appelant est rattaché à sa fiche TM3 pendant l’appel, et un rapide « c’est quand, mon rendez-vous ? » obtient sa réponse avant qu’il raccroche.
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On croirait entendre votre accueil
Les réponses reprennent le nom de votre cabinet, vos sites et vos types de rendez-vous depuis TM3, avec le ton chaleureux et direct de votre équipe d’accueil.
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Les données patients traitées avec soin
Chaque patient est identifié avant tout partage d’information, les messages sont hébergés dans l’UE conformément au RGPD, et TM3 conserve le dossier clinique.
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Les physios reprennent avec toute la conversation
Les questions sur une blessure arrivent au physio qui suit le patient, chaque message joint, prêtes pour une réponse entre deux patients.
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Les changements d’agenda arrivent d’abord aux patients
Quand l’accueil déplace une séance dans TM3, le patient voit le nouveau jour et la nouvelle heure dans sa conversation avant même d’y penser.
Mettre en route l’intégration IA de TM3.
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Relier TM3
Notre équipe relie TM3 avec vous et passe en revue vos sites, vos praticiens, vos types de rendez-vous et vos cours.
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Le secrétariat IA apprend vos sites et vos prestations
Praticiens, sites, types de rendez-vous et plannings de cours viennent de TM3 ; votre liste d’assureurs, vos règles et votre ton viennent de vous.
-
Des réponses dès le premier jour
Les appels, WhatsApp, les SMS, les e-mails et le chat web reçoivent une réponse dès le lancement, et chaque réservation TM3 est confirmée au patient.
En bref
- Canaux
- Appels, WhatsApp, SMS, e-mail, chat web et Instagram
- Langues
- Chaque patient dans sa langue, toujours sur le ton de votre cabinet
- Séances
- Soins, cours et rendez-vous en visio sur Zoom
- Patients assurés
- Assureur, numéro d’adhérent et code d’autorisation demandés avant la réservation
- Sites
- Chaque cabinet avec son agenda, son adresse et son équipe
- Votre équipe
- Une boîte de réception pour l’accueil et les physios, sur ordinateur et mobile
Fait pour les cabinets de physio, de TMS et de traumatologie du sport.
-
Cabinets de physio sur un seul site
Le téléphone est couvert pendant chaque soin, et l’accueil retrouve du temps pour les patients présents.
-
Groupes TMS multisites
Chaque site garde son agenda, son adresse et son équipe, et les patients reçoivent toujours les bonnes informations.
-
Cabinets de traumatologie du sport
Les messages du soir et du week-end après l’entraînement reçoivent une réponse tant que la blessure est encore récente.
-
Cabinets avec cours et studios
Questions sur les cours, places libres et séances en visio sont traitées entièrement par message.
Locations
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80,7 %Taux d'automatisation
Spa Hotel Anglický Dvůr automatise 80 % de sa réception sur WhatsApp
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82 %Demandes de suivi automatisées
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Lire l'histoireFonctionne avec
TM3 avec les appels téléphoniques, Zoom et HubSpot.
Les appels reçoivent une réponse dès qu’ils arrivent, les séances en visio se déroulent sur Zoom, et HubSpot et Stripe gèrent la location de salles aux thérapeutes de passage.
Autres intégrations : logiciels paramédicaux
Secrétariat IA pour TM3 : les réponses à vos questions
Quel secrétariat IA fonctionne avec TM3 ?
Celui de MessageMind. Il lit votre agenda TM3 et répond à chaque appel, WhatsApp, SMS, e-mail et message du chat web que reçoit votre cabinet. Il répond aux questions sur les séances, confirme chaque réservation et chaque modification, et guide les nouveaux patients comme les assurés vers la réservation en ligne TM3.
Un secrétariat IA peut-il répondre au téléphone d’un cabinet de physio ?
Oui. Il décroche chaque appel avec une voix naturelle pendant que vos physios soignent, reconnaît le patient grâce à TM3 et lui donne sa prochaine séance sur-le-champ. Les nouveaux patients reçoivent votre page de réservation en ligne par SMS avant la fin de l’appel.
Comment les patients réservent-ils, déplacent-ils ou annulent-ils depuis la conversation ?
Grâce au bon lien au bon moment. Votre page de réservation en ligne TM3 couvre les nouvelles séances et les cours, avec le physio et le type de rendez-vous indiqués, et le portail patient gère déplacements et annulations selon les règles que vous fixez. Chaque modification est confirmée sur WhatsApp ou par SMS.
Les patients reçoivent-ils une confirmation WhatsApp pour les séances réservées à l’accueil ?
Oui. Que l’accueil réserve ou que le patient passe par la réservation en ligne TM3, le nouvel horaire arrive sur WhatsApp, ou par SMS pour ceux qui le préfèrent, suivi d’un rappel avant la séance. Les réponses reviennent au secrétariat IA, qui y répond ou les transmet à l’accueil.
Aide-t-il les patients assurés à réserver leur première séance ?
Oui. Avant qu’un patient assuré réserve, le secrétariat IA lui demande son assureur, son numéro d’adhérent et son code d’autorisation, puis envoie la page de réservation en ligne TM3, où ces informations sont enregistrées avec la réservation. Les questions de franchise sont transmises à votre équipe.
Peut-il répondre aux questions sur les cours ?
Oui. Il indique aux patients et aux membres quand a lieu chaque cours TM3, qui l’anime et s’il reste des places, envoie la page de réservation pour en prendre une et oriente les habitués vers le portail patient pour leurs crédits restants.
Les appelants peuvent-ils lui parler en ourdou ou en bengali ?
Oui. Il répond dans la langue de chaque patient, par message ou au téléphone, tandis que les horaires des séances, les physios et les sites viennent toujours de TM3. Le ton de votre cabinet reste le même dans chaque langue.
Les patients peuvent-ils décrire leur blessure au moment de réserver ?
Oui. Le secrétariat IA note ce qui s’est passé, propose un bilan initial avec le bon physio et transmet au physio traitant tout ce qui concerne la douleur, les exercices ou la reprise du sport, avec toute la conversation, car le jugement clinique reste celui de vos physios.
Où un cabinet TM3 peut-il comparer les formules ?
Sur notre page des tarifs, qui détaille ce que couvre chaque formule. Le prix dépend de la formule choisie et du nombre de conversations attendues par votre cabinet, et une démo vous aide à choisir la bonne.
Les données des patients sont-elles hébergées au Royaume-Uni ou dans l’UE ?
Dans l’UE, avec le RGPD pour protéger chaque message. Vos conversations restent dans votre propre boîte de réception MessageMind, TM3 reste la référence pour chaque patient, séance et facture, et le secrétariat IA identifie chaque patient avant de partager quoi que ce soit sur ses soins.
Vos physios continuent de soigner, et chaque patient TM3 obtient sa réponse.
Lors d’une démo, ouvrez votre agenda TM3 et regardez le secrétariat IA répondre à une vraie question de patient.