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“+27 % de conversions”
Walter BalducciResponsable communicationSecrétariat IA Coreplus pour les nouveaux clients comme pour les habitués.
Connecté à Coreplus, le secrétariat IA de MessageMind transforme en séances réservées les appels, les conversations WhatsApp, les SMS, les DM Instagram et Messenger ainsi que les messages du site, et ajoute les nouveaux clients au passage. Il reprogramme les séances manquées, invite les clients qui terminent un bloc de séances à réserver le suivant et explique les factures.
Mis à jour en
Choisi par des équipes du monde entier
01Nouveaux clients
Premières demandes et messages des habitués deviennent des rendez-vous Coreplus.
Certains clients vous découvrent sur Instagram ou sur votre site, d’autres appellent parce que leur médecin généraliste leur a parlé de vous, et les habitués écrivent surtout par SMS ou sur WhatsApp. Le secrétariat IA répond à chacun en quelques secondes, le retrouve dans Coreplus ou l’ajoute comme nouveau client, et lui fixe un rendez-vous avant que la demande ne refroidisse.
- Les clients connus reconnus d’abord
- Les nouveaux venus ajoutés comme clients Coreplus
- Appels décrochés entre deux séances
02Rendez-vous
Les créneaux libres de chaque praticien dans Coreplus, proposés en une réponse.
Les clients demandent leur psychologue, leur physiothérapeute, leur ergothérapeute ou leur orthophoniste, et le secrétariat IA propose les créneaux libres de l’agenda Coreplus de ce praticien, au bon endroit. Il récapitule la réservation, l’enregistre dès que le client donne son accord et la confirme sur WhatsApp ou par SMS.
- Même praticien, prochain créneau libre
- Le bon lieu pour chaque praticien
- Enregistré après un oui clair
03Reprise de rendez-vous
Absences, annulations et blocs terminés : de nouveaux rendez-vous depuis Coreplus.
Quand Coreplus marque une séance comme manquée ou annulée, le client reçoit un message bienveillant avec de nouveaux horaires chez le même praticien. Les clients qui arrivent au bout d’un bloc de séances sont invités à réserver le suivant, et chaque réservation est suivie d’un rappel.
- De nouveaux horaires après une absence ou une annulation
- Le bloc suivant proposé avant la dernière séance
- Un rappel avant chaque rendez-vous
Ce qui s’automatise avec Coreplus.
L’automatisation IA pour Coreplus garde bien rempli l’agenda d’un cabinet paramédical très sollicité : premières séances, rendez-vous réguliers, reprises de rendez-vous, rappels, liens de téléconsultation et réponses sur les factures, dans chacun de vos sites.
Répond à chaque client
- Répond aux appels et aux messages sur tous les canaux pendant que vos praticiens sont avec leurs clients.
- Indique aux clients la date de leur prochaine séance Coreplus, cette semaine ou la suivante, avec le praticien et le lieu.
Réserve premières séances et séances de suivi
- Recherche le client dans Coreplus, ou l’ajoute comme nouveau client, avant toute réservation.
- Propose les créneaux libres de l’agenda Coreplus de chaque praticien et réserve celui que le client choisit.
- Prend rendez-vous pour chaque client sur le bon site quand chacun de vos lieux a ses propres praticiens.
Reprogramme et remplit l’agenda
- Relance après les absences et annulations enregistrées dans Coreplus, avec de nouveaux horaires chez le même praticien.
- Invite les clients qui terminent un bloc de séances à réserver le suivant avant la dernière séance.
Confirme chaque réservation
- Prévient les clients sur WhatsApp ou par SMS dès qu’une séance Coreplus est réservée, puis la leur rappelle à l’approche du jour J.
- Envoie le lien de téléconsultation avant les séances en ligne, pour que les clients se connectent à l’heure depuis n’importe quel appareil.
Gère factures, assureurs et financements
- Explique avec tact et clarté ce qui est réglé et ce qui reste dû sur les factures Coreplus.
- Enregistre dans Coreplus l’assureur et le gestionnaire de dossier du client, et ajoute l’assureur s’il est nouveau.
- Explique comment fonctionnent dans votre cabinet les plans NDIS (le régime australien d’aide au handicap), les orientations Medicare (l’assurance maladie publique australienne) et les remboursements des assurances santé privées.
Automatisations Coreplus les plus demandées.
-
Reprogrammer le jour même une séance manquée dans Coreplus
Un client manque une séance et Coreplus la marque comme non honorée. L’après-midi même, le secrétariat IA lui envoie un message bienveillant avec quelques nouveaux horaires chez le même praticien, réserve dans Coreplus celui que le client choisit, et le praticien voit la nouvelle séance dans son agenda.
Client: Vraiment désolé, j’ai complètement oublié aujourd’hui. Je peux venir la semaine prochaine ?
Agent IA: Bien sûr. Rachel peut vous recevoir mardi à 17 h 30 ou jeudi à 12 h. Lequel vous convient ?
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Inviter les clients à réserver leur prochain bloc de séances Coreplus
Quand un client approche de la dernière séance d’un bloc, le secrétariat IA lui écrit avec des horaires pour le bloc suivant, tirés de l’agenda de son praticien. Il garde son créneau habituel directement dans la conversation, les séances sont réservées dans Coreplus et chacune reçoit son propre rappel.
Client: Je peux garder mon mardi 17 h 30 pour les prochaines semaines ?
Agent IA: Oui, les mardis à 17 h 30 avec Rachel sont libres pendant les six prochaines semaines. Je vous les réserve tous ?
-
Répondre aux questions de facturation Coreplus sans passer par le téléphone
Un client demande si les factures du mois dernier sont réglées. Le secrétariat IA vérifie dans Coreplus, indique ce qui est soldé et ce qui reste dû, explique comment payer et transmet à votre responsable de cabinet, avec la conversation, tout ce qui concerne une contestation ou un échéancier.
Des automatisations Coreplus plus élaborées.
Dans ces automatisations, Coreplus s’associe à votre site, votre ligne téléphonique, votre CRM et vos paiements, de la téléconsultation entre États à un stage intensif pendant les vacances scolaires, en passant par une évaluation de conduite.
-
Clients d’autres États inscrits dans un cabinet Coreplus d’Adélaïde, par chat web et SMS
- Une cliente de Perth demande sur le chat de votre site une téléconsultation en soirée, après le travail.
- Le secrétariat IA lit l’agenda Coreplus de vos psychologues d’Adélaïde et donne chaque horaire en heure de Perth.
- La séance est réservée dans Coreplus, et le SMS de confirmation indique l’heure dans les deux villes.
- Les rappels et le lien de téléconsultation suivent l’heure locale de la cliente, heure d’été comprise.
- Les clients de Brisbane, Darwin et Hobart réservent de la même façon, sans calcul de fuseau horaire.
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Remplir un stage intensif d’orthophonie des vacances scolaires dans Coreplus, avec HubSpot et Stripe
- Un parent se renseigne sur Facebook Messenger au sujet de votre stage intensif d’orthophonie pour enfants en janvier.
- Le secrétariat IA décrit les cinq matinées, puis crée un contact HubSpot avec une transaction pour le stage.
- La famille paie le stage par lien Stripe, et la transaction HubSpot est marquée comme gagnée.
- L’enfant est ajouté comme client Coreplus et inscrit aux cinq séances du matin.
- Chaque matin apporte son rappel, et l’orthophoniste voit chaque réservation dans Coreplus.
-
Orienter les appels vers le bon praticien Coreplus et confirmer par SMS
- Une femme appelle pour son père : elle cherche un ergothérapeute qui réalise des évaluations de conduite.
- Le secrétariat IA vérifie quels praticiens Coreplus proposent ce service selon vos règles d’admission.
- Il propose les prochains créneaux libres avec le bon ergothérapeute et réserve celui qu’ils choisissent.
- Les nouveaux clients sont ajoutés à Coreplus, et un SMS confirme le rendez-vous en précisant quoi apporter.
- L’ergothérapeute connaît le motif de la visite avant l’évaluation, grâce au résumé de l’appel.
Moins de créneaux vides dans chaque agenda Coreplus.
Ce que votre cabinet remarque quand les clients reçoivent une réponse et un nouveau rendez-vous depuis Coreplus, pendant que les praticiens poursuivent leurs séances.
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De la psychologie à la podologie, un seul accueil
Psychologues, physiothérapeutes, ergothérapeutes, orthophonistes et podologues gardent chacun leur agenda Coreplus, et chaque client obtient rendez-vous avec la personne dont il a besoin.
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Nouveaux clients, fiche unique
Coreplus est consulté avant tout ajout : un client qui revient retrouve toujours sa fiche existante.
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Des réponses comme à votre accueil
Types de séances, noms des praticiens et informations sur les lieux viennent de Coreplus, dans des réponses qui ressemblent à celles de votre propre équipe d’accueil.
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Des informations clients confidentielles
L’identité des clients est vérifiée avant tout partage d’information personnelle, Coreplus conserve chaque dossier client, et MessageMind est hébergé dans l’UE, conformément au RGPD.
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Un relais passé avec soin
Si un client confie quelque chose de personnel ou pose une question clinique, son praticien reçoit toute la conversation et répond lui-même, car les soins restent toujours entre ses mains.
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Cette semaine ou la suivante ?
Les clients suivis régulièrement demandent si leur séance a lieu cette semaine ou la suivante, et la réponse vient directement de leurs rendez-vous Coreplus.
L’intégration IA de Coreplus, étape par étape.
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Coreplus relié
Notre équipe d’accompagnement relie Coreplus avec vous et répertorie chaque lieu, chaque praticien et chaque type de séance avant la première conversation.
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Le secrétariat IA découvre votre cabinet
Coreplus lui fournit praticiens, lieux et types de séances ; votre équipe lui transmet vos règles d’admission, vos tarifs et votre ton.
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Des réponses partout
Appels et messages reçoivent une réponse sur tous les canaux, et réservations, nouveaux clients et assureurs sont enregistrés dans Coreplus.
En bref
- Canaux
- Appels, WhatsApp, SMS, DM Instagram et Messenger, e-mail et chat du site
- Réservations
- Premières séances, séances de suivi et blocs suivants réservés
- Reprise de rendez-vous
- Absences et annulations relancées avec de nouveaux horaires
- Lieux
- Plusieurs sites, chacun avec ses praticiens
- Factures
- Réponses sur ce qui est réglé ou dû, assureurs enregistrés
- Votre équipe
- Accueil et praticiens répondent depuis une boîte de réception partagée
Au service des cabinets australiens sous Coreplus.
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Cabinets de psychologie
Nouveaux clients orientés et clients réguliers obtiennent leur rendez-vous pendant que chacun reste en séance.
-
Groupes paramédicaux pluridisciplinaires
Toutes les disciplines et tous les sites partagent un même secrétariat IA, et chaque client est orienté vers le bon site.
-
Équipes de thérapie pédiatrique
Les parents réservent orthophonie, ergothérapie et stages intensifs des vacances par message, avec un rappel avant chaque séance.
Locations
Staybodia Ltd
“6 étoiles si je pouvais”
Jordan Bunton-WilliamsFondateur Services à domicile
Solartek Films
“Génial”
Ben HicklingDirecteur général
82 %Taux de réservation des cours d'essai
SIP Abacus réserve automatiquement des cours d’essai sur trois fuseaux horaires
Lire l'histoire
80,7 %Taux d'automatisation
Spa Hotel Anglický Dvůr automatise 80 % de sa réception sur WhatsApp
Lire l'histoire
82 %Demandes de suivi automatisées
Army & Navy Stores répond sur les tailles et les retours avant l’abandon du panier
Lire l'histoireFonctionne avec
Coreplus avec HubSpot, Stripe et les appels téléphoniques.
Les rendez-vous des appelants arrivent directement dans Coreplus, les stages des vacances sont suivis dans HubSpot et payés via Stripe, et les clients reçoivent leurs rappels par SMS.
Fonctionne bien avec Coreplus
Autres intégrations : logiciels paramédicaux
Guides Coreplus
Secrétariat IA Coreplus : les questions des cabinets
Coreplus peut-il fonctionner avec une réceptionniste IA ?
Oui. Le secrétariat IA de MessageMind travaille aux côtés de Coreplus et réserve premières séances et séances de suivi dans l’agenda de vos praticiens, que le client appelle, envoie un SMS, un WhatsApp ou un DM, ou passe par votre site. Il ajoute les nouveaux clients, reprogramme les absents et explique les factures, à toute heure.
Un nouveau client peut-il réserver sa première séance sans téléphoner ?
Oui. Le nouveau client écrit sur le canal de son choix ; le secrétariat IA vérifie s’il est déjà client, l’ajoute si besoin et propose des créneaux libres avec le bon praticien. La première séance est réservée et confirmée dans la même conversation.
Que se passe-t-il après une séance manquée ?
Le client reçoit le jour même un message léger et bienveillant, avec de nouveaux horaires chez le même praticien. Dès qu’il en choisit un, la séance est réservée et le praticien la voit dans son agenda.
Peut-il inciter les clients à réserver leur prochain bloc de séances ?
Oui. Avant la dernière séance d’un bloc, le secrétariat IA propose des horaires pour le bloc suivant, en général le même jour et à la même heure chaque semaine. Le client donne son accord dans la conversation et toutes les séances sont réservées, chacune avec son rappel.
Les clients peuvent-ils demander ce qu’ils doivent ?
Oui. Le secrétariat IA lit les factures du client, explique ce qui est réglé et ce qui reste dû, puis indique comment payer. Les questions sur une contestation ou un échéancier vont à votre responsable de cabinet avec toute la conversation.
Peut-il enregistrer l’assureur et le gestionnaire de dossier d’un client ?
Oui. Pour les clients pris en charge au titre des accidents du travail ou par un autre assureur, il enregistre l’assureur et le gestionnaire de dossier au moment de la réservation, ajoute l’assureur à Coreplus s’il est nouveau et peut envoyer par e-mail une confirmation du rendez-vous au gestionnaire de dossier.
Nos différents sites Coreplus peuvent-ils partager le même secrétariat IA ?
Oui. Chaque site garde ses praticiens et ses horaires, et le secrétariat IA donne rendez-vous aux clients dans le site de leur choix ou le plus proche de chez eux, avec l’adresse et les informations de stationnement dans la confirmation.
Que se passe-t-il le jour du lancement ?
Vos clients continuent d’écrire et d’appeler comme d’habitude, et reçoivent simplement des réponses plus rapides. En amont, après une démo, notre équipe d’accompagnement connecte Coreplus avec vous, répertorie vos sites, vos praticiens et vos types de séances, et convient avec vous de vos règles d’admission.
Peut-on consulter les tarifs avant une démo ?
Oui. Nos formules et leurs tarifs figurent côte à côte sur notre page des tarifs, et la bonne formule dépend de votre volume mensuel de conversations avec les clients. Lors d’une courte démo, nous vous suggérons ensuite celle qui correspond à votre patientèle et à vos sites.
Comment protégez-vous la confidentialité des clients ?
En gardant les conversations sur les serveurs de MessageMind dans l’UE, conformément au RGPD, en laissant Coreplus faire référence pour les dossiers clients et en vérifiant l’identité de chaque client avant de partager un détail de séance ou de facture. Chaque message reste dans le compte de votre cabinet.
Chaque client Coreplus obtient son rendez-vous tant que sa demande est encore chaude.
Lors d’une démo, regardez le secrétariat IA remplir un agenda Coreplus semblable au vôtre.