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“+27 % de conversions”
Walter BalducciResponsable communicationUn secrétariat IA pour Halaxy, même quand le cabinet, c’est vous.
MessageMind connecte un secrétariat IA à Halaxy : il tient l’accueil au téléphone, sur WhatsApp, par SMS et sur le chat web, et prend, déplace ou annule rendez-vous et séances de groupe dans votre agenda Halaxy. Les nouveaux patients sont ajoutés au moment où ils réservent, et formulaires d’admission, rappels et liens de téléconsultation sont envoyés pour vous.
Mis à jour en
Choisi par des équipes du monde entier
01Chaque demande
Un accueil pour votre cabinet Halaxy, sur chaque canal.
Une première demande à 22 h, le SMS d’un habitué entre deux séances, un appel pendant que vous êtes avec quelqu’un : le secrétariat IA répond à chacun en quelques secondes, sur le canal utilisé. Il cherche d’abord le patient dans Halaxy, ajoute toute nouvelle personne avec ses coordonnées et lui donne rendez-vous directement dans votre agenda.
- Appels pris pendant vos séances
- Patients existants retrouvés d’abord dans Halaxy
- Nouveaux patients ajoutés au moment de réserver
02Rendez-vous
Créneaux Halaxy libres proposés et réservés en une seule conversation.
Le secrétariat IA lit les créneaux libres de chaque praticien dans Halaxy tels qu’ils sont à l’instant, en propose quelques-uns, récapitule celui qui est choisi et le réserve dès que le patient donne son accord. Si le patient a besoin d’un autre jour par la suite, il déplace ou annule son rendez-vous dans la même conversation.
- Créneaux libres lus en direct dans Halaxy
- Détails récapitulés, puis enregistrés sur un oui
- Changements de programme gérés dans la même conversation
03Avant la séance
Formulaires, rappels et liens de téléconsultation avant chaque séance Halaxy.
Dès qu’un rendez-vous est enregistré dans Halaxy, le patient reçoit une confirmation par WhatsApp ou SMS, le formulaire d’admission et l’invitation à transmettre sa lettre d’orientation, le cas échéant. Un rappel arrive avant le jour J, les séances en ligne reçoivent le lien de téléconsultation peu avant leur début, et les changements faits dans Halaxy parviennent aussitôt au patient.
- Formulaires d’admission remplis avant la première séance
- Liens de téléconsultation envoyés avant les séances en ligne
- Changements dans Halaxy transmis sans délai
Les tâches du secrétariat IA dans Halaxy.
L’automatisation IA pour Halaxy offre à un praticien seul comme à une clinique très active un accueil complet : nouveaux patients, réservations, séances de groupe, formulaires, liens de téléconsultation et relances, le tout dans votre agenda Halaxy.
Répond à chaque patient
- Prend en charge le téléphone du cabinet et chaque canal de messagerie à toute heure, avec un ton chaleureux et posé.
- Précise les prochains rendez-vous, y compris tout changement fait dans Halaxy depuis la réservation.
- Explique aux patients les remboursements de Medicare (l’assurance maladie publique australienne), du DVA (le ministère des Anciens combattants), du NDIS (le régime d’aide au handicap) et des assurances santé privées, avec les mots de votre cabinet.
Inscrit nouveaux patients et habitués
- Cherche le patient dans Halaxy, ajoute les nouveaux venus avec leurs coordonnées, puis réserve le créneau choisi.
- Propose les créneaux libres de chaque praticien par prestation et par lieu, mis à jour au fil des réservations.
- Inscrit les patients à une séance de groupe Halaxy depuis la conversation, tant qu’il reste des places.
Déplace et annule sur demande
- Déplace un rendez-vous Halaxy vers un nouveau créneau libre à la demande du patient.
- Annule un rendez-vous ou la place d’un patient dans un groupe, pour libérer le créneau au profit de quelqu’un d’autre.
Prépare chaque première séance
- Envoie le formulaire d’admission et recueille les éléments d’orientation, comme la lettre du médecin généraliste, avant la première visite.
- Partage le lien de téléconsultation Halaxy peu avant un rendez-vous en ligne, avec un mot pour bien se connecter.
Confirme et relance
- Confirme aussitôt les nouveaux rendez-vous Halaxy, puis envoie un rappel par WhatsApp ou SMS.
- Reprend contact avec bienveillance après une séance manquée, avec de nouveaux horaires pour reprendre rendez-vous.
Automatisations Halaxy très utilisées.
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Ajouter les nouveaux patients à Halaxy au moment où ils réservent sur WhatsApp
Une personne écrit à 22 h pour demander un premier rendez-vous avec une psychologue. Le secrétariat IA vérifie dans Halaxy, l’ajoute comme nouveau patient avec son nom, son portable et son e-mail, propose des créneaux libres et réserve celui qu’elle choisit. Le formulaire d’admission suit, pour que tout soit prêt avant la première séance.
Client: Bonjour, vous auriez quelque chose avec la Dr Lewis la semaine prochaine ? C’est pour une première fois.
Agent IA: Bienvenue ! La Dr Lewis peut vous recevoir lundi à 10 h ou mercredi à 15 h 30. Lequel vous convient ?
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Déplacer un rendez-vous Halaxy en répondant à son rappel
Le rappel de la veille arrive et le patient se rend compte que lundi ne lui convient plus. Il répond dans la même conversation, le secrétariat IA propose mercredi ou jeudi parmi les créneaux libres du praticien et déplace le rendez-vous dans Halaxy : le créneau du lundi se libère pour quelqu’un d’autre.
Client: J’ai un empêchement lundi. Ce serait possible plus tard dans la semaine ?
Agent IA: Bien sûr. La Dr Lewis peut vous recevoir mercredi à 15 h 30 ou jeudi à 9 h. Je déplace votre rendez-vous ?
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Relancer avec bienveillance après un rendez-vous Halaxy manqué
Quand un patient manque une séance, le secrétariat IA lui envoie plus tard dans la journée un message doux, sans jugement, avec quelques nouveaux horaires tirés de l’agenda Halaxy de son praticien. S’il préfère d’abord parler à quelqu’un, le praticien voit la conversation et lui répond personnellement.
Des scénarios plus poussés avec Halaxy.
Halaxy est au cœur de ces automatisations, aux côtés de votre boîte de réception, de votre CRM, de vos paiements et de vos réseaux sociaux, de la supervision clinique à un groupe pour jeunes parents.
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Vendre des forfaits de supervision clinique avec HubSpot et Stripe, réservés dans Halaxy
- Une psychologue en cours d’agrément écrit à l’adresse Gmail du cabinet pour être supervisée par votre psychologue senior.
- Le secrétariat IA présente formats et tarifs, puis crée dans HubSpot un contact et une transaction de supervision.
- Le paiement d’un forfait de séances passe par Stripe, et HubSpot marque la transaction comme gagnée.
- Les supervisions, tous les quinze jours, sont réservées dans Halaxy à des horaires compatibles avec les deux agendas.
- HubSpot suit les heures utilisées, et une offre de renouvellement part avant la fin du forfait.
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Rappeler par SMS aux patients Halaxy de renouveler leur lettre d’orientation avant d’épuiser leurs séances
- Dans Halaxy, le secrétariat IA voit qu’il reste une séance sur la lettre d’orientation de Sophie.
- Un SMS aimable l’invite à revoir son généraliste et à demander une nouvelle lettre d’orientation.
- Sophie envoie sur WhatsApp la photo de sa nouvelle lettre, et la Dr Lewis en est informée.
- Le secrétariat IA lui propose ses prochaines séances avec la Dr Lewis et les réserve dans Halaxy.
- Ses séances s’enchaînent sans interruption, et l’accueil reçoit la lettre sans avoir à la réclamer.
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Remplir un groupe Halaxy pour jeunes parents depuis Instagram, avec des rappels WhatsApp
- Des parents posent des questions en DM Instagram sur le groupe de six semaines pour jeunes parents.
- Le secrétariat IA présente les dates, le format et les tarifs, et précise si les bébés sont bienvenus.
- Chaque parent est ajouté à Halaxy et inscrit au groupe tant qu’il reste des places.
- Des rappels WhatsApp partent avant chaque semaine, avec le lien de téléconsultation pour les semaines en ligne.
- Un parent qui manque une semaine reçoit un message bienveillant et les détails de la suivante.
Une semaine plus calme pour les praticiens sous Halaxy.
Ce qui change quand appels et messages reçoivent une réponse tirée de votre agenda Halaxy pendant que vous êtes avec vos patients.
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Un agenda par praticien
Les créneaux libres viennent de l’agenda Halaxy de chaque praticien : les patients continuent de voir la personne qu’ils connaissent, ou prennent la première disponibilité.
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Des changements connus aussitôt
Quand quelqu’un de votre cabinet déplace un rendez-vous dans Halaxy, le secrétariat IA le sait aussitôt et donne toujours l’horaire à jour.
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Des réponses brèves et bienveillantes
Les messages restent courts et doux, dans le ton de votre cabinet, ce qui compte quand une personne vient de franchir un grand pas en prenant contact.
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Des données personnelles entre de bonnes mains
Chaque patient est retrouvé dans Halaxy avant tout partage, et chaque conversation reste dans le compte de votre cabinet.
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Les moments personnels reviennent aux praticiens
Quand un patient se confie, le secrétariat IA s’efface et son praticien répond avec toute la conversation sous les yeux. Les soins restent toujours entre ses mains ; le secrétariat IA s’occupe des réservations.
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Les prochains horaires, sur demande
Un patient qui ne sait plus si c’est à 10 h ou à 11 h pose la question dans la conversation et obtient l’horaire enregistré à cet instant dans Halaxy.
Comment se déroule l’intégration IA pour Halaxy.
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Halaxy relié
Lors d’un appel, notre équipe d’accompagnement relie votre compte Halaxy et confirme avec vous praticiens, prestations, lieux et séances de groupe.
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Le secrétariat IA se familiarise avec votre cabinet
Halaxy apporte vos praticiens, vos prestations et vos lieux ; vous y ajoutez vos tarifs, votre façon d’expliquer les remboursements et le ton qui vous plaît.
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Chaque patient obtient sa réponse
Appels et messages trouvent une réponse sur chaque canal, et chaque réservation, report ou annulation est enregistré dans Halaxy.
En bref
- Canaux
- Téléphone, WhatsApp, SMS, Instagram, Facebook Messenger, e-mail et chat web
- Rendez-vous
- Pris, déplacés et annulés, séances de groupe comprises
- Nouveaux patients
- Ajoutés à Halaxy au moment de réserver, formulaires d’admission envoyés
- Téléconsultation
- Liens de téléconsultation Halaxy avant chaque séance en ligne
- Pays
- Cabinets en Australie, au Royaume-Uni, en Irlande et au Canada
- Votre équipe
- Seul ou à plusieurs, une boîte de réception unique sur tous vos appareils
Vous profitez déjà de l’AI Scribe de Halaxy ?
Conservez-le. L’AI Scribe de Halaxy aide les praticiens à rédiger leurs notes cliniques, pour consacrer davantage de la journée aux patients. Le secrétariat IA prend en charge l’autre moitié de l’administratif : il répond aux appels et aux messages, prend, déplace et annule les rendez-vous dans Halaxy, ajoute les nouveaux patients et envoie formulaires, rappels et liens de téléconsultation.
- Un téléphone et une boîte de réception qui connaissent votre agenda Halaxy
- Les nouveaux venus accueillis, ajoutés à Halaxy et inscrits en une seule conversation
- Formulaires, rappels et liens de téléconsultation envoyés avant chaque séance
Conçu pour les cabinets Halaxy, en solo ou à plusieurs.
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Psychologues en solo
Chaque appel et chaque message reçoivent une réponse pendant vos séances, sans recruter de secrétaire.
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Cabinets de groupe et cliniques
Psychologues, médecins généralistes et professionnels paramédicaux partagent un même secrétariat IA pour tous leurs agendas.
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Cabinets tournés vers la téléconsultation
Où qu’ils soient dans le pays, les patients réservent, remplissent leurs formulaires et rejoignent leurs séances en ligne sans passer un coup de fil.
Locations
Staybodia Ltd
“6 étoiles si je pouvais”
Jordan Bunton-WilliamsFondateur Services à domicile
Solartek Films
“Génial”
Ben HicklingDirecteur général
82 %Taux de réservation des cours d'essai
SIP Abacus réserve automatiquement des cours d’essai sur trois fuseaux horaires
Lire l'histoire
80,7 %Taux d'automatisation
Spa Hotel Anglický Dvůr automatise 80 % de sa réception sur WhatsApp
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82 %Demandes de suivi automatisées
Army & Navy Stores répond sur les tailles et les retours avant l’abandon du panier
Lire l'histoireFonctionne avec
Halaxy avec HubSpot, Stripe et Google Agenda.
Les supervisés sont suivis dans HubSpot et paient via Stripe, les praticiens voient leurs séances Halaxy dans Google Agenda, et les patients reçoivent leurs rappels par SMS.
Google Calendar
Guides Halaxy
Halaxy et le secrétariat IA : ce que demandent les psychologues
Un secrétariat IA peut-il prendre des rendez-vous dans Halaxy ?
Oui. Le secrétariat IA de MessageMind gère les réservations Halaxy de bout en bout : nouveaux rendez-vous, reports, annulations et places en groupe, que les patients appellent, écrivent sur WhatsApp, par SMS, en DM ou sur votre chat web. Il ajoute les nouveaux patients au moment où ils réservent et envoie confirmations, formulaires d’admission, rappels et liens de téléconsultation.
Une réceptionniste IA vaut-elle la peine quand on exerce seul comme psychologue ?
Oui, et ce sont souvent les praticiens seuls qui sentent la différence en premier. Les appels et messages reçus en pleine séance obtiennent une réponse en quelques secondes, les nouveaux patients obtiennent leur rendez-vous pendant que vous travaillez, et vous terminez la journée avec un résumé plutôt qu’avec une liste de personnes à rappeler.
Les patients peuvent-ils déplacer ou annuler sur WhatsApp ?
Oui. Le patient répond à un rappel ou envoie un nouveau message, et le secrétariat IA propose de nouveaux horaires ou confirme l’annulation, puis met l’agenda à jour aussitôt. Une place de groupe annulée se libère pour la personne suivante.
Les nouveaux patients sont-ils ajoutés à Halaxy automatiquement ?
Oui. Quand une nouvelle personne réserve, le secrétariat IA vérifie dans Halaxy, l’ajoute comme patient avec son nom, son portable et son e-mail, puis réserve le rendez-vous. Le formulaire d’admission et une demande concernant sa lettre d’orientation suivent dans la même conversation.
Les patients reçoivent-ils à l’avance formulaires d’admission et liens de téléconsultation ?
Oui. Les formulaires d’admission partent après la réservation pour être remplis avant la première séance, et les rendez-vous en ligne reçoivent le lien de téléconsultation peu avant leur début, avec des conseils simples pour se connecter depuis un téléphone ou un ordinateur portable.
Sait-il expliquer les remboursements Medicare et les plans de santé mentale ?
Oui, en reprenant les termes de votre cabinet. Il explique comment fonctionnent les remboursements avec une lettre d’orientation du généraliste ou un plan de traitement en santé mentale, quels documents apporter et comment s’appliquent vos tarifs, puis transmet à votre équipe toute question d’éligibilité.
Répond-il dans d’autres langues que l’anglais ?
Oui. Les patients peuvent écrire ou parler dans leur langue, du mandarin et du vietnamien à l’arabe et au grec, et le secrétariat IA leur répond dans la même langue, tandis que vos dossiers restent exactement tels qu’ils sont.
Par où commencer avec MessageMind et Halaxy ?
Par une démo. Ensuite, notre équipe d’accompagnement relie votre compte Halaxy avec vous, confirme praticiens, prestations et séances de groupe, et convient avec vous de la gestion des nouveaux patients et des changements : vos patients sentent la différence dès leur premier message.
Comment est calculé le prix du secrétariat IA ?
Le prix suit la formule choisie et le nombre d’appels et de messages de patients que vous prévoyez. Chaque formule est décrite sur notre page des tarifs, et l’équipe peut la passer en revue avec vous lors d’une démo, que vous exerciez seul ou en groupe.
Halaxy reste-t-il le dossier patient de référence ?
Oui. Halaxy reste le dossier patient, les conversations sont conservées sur des serveurs dans l’UE, conformément au RGPD, et le secrétariat IA identifie le patient avant de partager le moindre détail de rendez-vous. Chaque conversation reste dans le compte de votre cabinet, et nulle part ailleurs.
Plus de réservations Halaxy, moins d’appels à rendre après vos consultations.
Racontez-nous comment fonctionne votre cabinet aujourd’hui, et nous vous montrerons le secrétariat IA en train de prendre des rendez-vous dans Halaxy.