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“+27 % de conversions”
Walter BalducciResponsable communicationUn secrétariat IA pour WriteUpp qui répond pendant vos séances.
Le secrétariat IA de MessageMind travaille avec WriteUpp et prend en charge les appels, les conversations WhatsApp, les SMS, les e-mails et les messages du chat web de votre cabinet, pendant les séances comme après la fermeture. Il confirme chaque rendez-vous, envoie les rappels et les liens vidéo, guide les patients vers la réservation en ligne et relance avec tact les factures impayées.
Mis à jour en
Choisi par des équipes du monde entier
01Appels et messages
Votre cabinet WriteUpp répond entre deux séances, sur chaque canal.
Les patients appellent en pleine séance, envoient un WhatsApp ou un SMS, écrivent sur Instagram, par e-mail ou sur votre chat web, et un seul secrétariat IA répond à chacun. Il vérifie d’abord chaque personne dans WriteUpp, puis donne son prochain rendez-vous, son praticien et son cabinet en une seule réponse.
- Le téléphone couvert pendant chaque séance
- Chaque patient vérifié dans WriteUpp
- Prochain rendez-vous, praticien et cabinet en une réponse
02Réponses sur les rendez-vous
« Mon prochain rendez-vous, c’est quand ? » L’agenda WriteUpp a la réponse.
Quand on l’interroge sur un rendez-vous, le secrétariat IA consulte WriteUpp et répond avec l’heure, le praticien, le lieu et le type de rendez-vous. Pour une nouvelle séance, il envoie votre page de réservation en ligne en précisant le bon type de rendez-vous, et pour en déplacer une, il partage le lien du portail client.
- Heure, praticien et cabinet en quelques secondes
- Réservation en ligne avec le bon type de rendez-vous
- Lien du portail client pour déplacer ou annuler
03Rappels et relances
Chaque rendez-vous WriteUpp confirmé, rappelé et suivi.
Dès qu’un rendez-vous est réservé ou déplacé dans WriteUpp, le patient reçoit une confirmation sur WhatsApp ou par SMS, puis un rappel avant le jour J. Les séances en ligne reçoivent leur lien vidéo, les patients absents une relance bienveillante avec votre page de réservation, et les factures impayées un petit rappel courtois.
- Confirmations pour chaque réservation et modification
- Liens vidéo avant les séances en ligne
- Relances bienveillantes après une visite manquée
Tout ce que vous pouvez automatiser avec WriteUpp.
Entre deux séances, l’automatisation IA pour WriteUpp s’occupe des tâches qui remplissent la journée d’un cabinet : réponses, aide à la réservation, confirmations, liens vidéo, relances de factures et notes.
Répond à chaque appel et message
- Décroche le téléphone du cabinet et répond sur WhatsApp, par SMS, par e-mail et sur le chat web pendant que les praticiens sont en séance.
- Vérifie chaque appelant dans sa fiche WriteUpp avant de communiquer un détail de rendez-vous ou de facture.
- Donne la bonne adresse, le stationnement et l’itinéraire pour chacun de vos cabinets WriteUpp.
Oriente vers la réservation
- Envoie votre page de réservation en ligne WriteUpp en indiquant le type de rendez-vous, le cabinet et le praticien à choisir.
- Partage le lien du portail client WriteUpp pour que les patients déplacent ou annulent dans le respect de vos délais de prévenance.
- Explique simplement chaque type de rendez-vous, du bilan initial à la séance de suivi.
Confirme chaque visite
- Écrit aux patients sur WhatsApp ou par SMS dès qu’un rendez-vous WriteUpp est réservé ou déplacé, puis envoie un rappel.
- Envoie le lien de téléconsultation WriteUpp avant chaque séance en ligne, avec des conseils pour se connecter.
- Oriente chaque nouveau patient vers ses formulaires d’admission et de consentement WriteUpp quelques jours avant la visite.
Assure le suivi après la visite
- Relance les patients absents avec un message bienveillant et votre page de réservation en ligne.
- Rappelle aux patients leurs factures WriteUpp impayées dans leur conversation, avec le montant et la date de facture.
- Indique aux patients si une facture est réglée ou combien il reste à payer.
Travaille avec vos praticiens
- Ajoute un court résumé de chaque conversation à la fiche WriteUpp du patient quand vous activez cette option.
- Transmet les questions cliniques au praticien traitant, avec toute la conversation jointe.
Les automatisations WriteUpp incontournables.
-
Envoyer des rappels WhatsApp pour chaque rendez-vous WriteUpp
Quelle que soit la façon dont un rendez-vous arrive dans l’agenda WriteUpp, en ligne ou par l’accueil, le patient reçoit une confirmation WhatsApp avec l’heure, le praticien et l’adresse du cabinet, puis un rappel la veille. Les réponses comme « je suis en retard » ou « on peut le décaler ? » reviennent directement au secrétariat IA.
Client: Demain, c’est à Clifton ou à Bath ? Je confonds toujours.
Agent IA: À Clifton, à 8 h 30 avec Rhys. Vous pouvez vous garer derrière le cabinet.
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Relancer les patients absents à leur rendez-vous WriteUpp, page de réservation à l’appui
Quand un rendez-vous est marqué comme non honoré dans WriteUpp, le secrétariat IA envoie l’après-midi même un message chaleureux, prend des nouvelles et partage votre page de réservation en ligne pour un nouvel horaire. Les patients qui répondent par une question obtiennent aussitôt une réponse, et votre équipe voit qui a repris rendez-vous.
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Relancer les factures WriteUpp impayées sur WhatsApp
Quand une facture reste ouverte au-delà du nombre de jours que vous choisissez, le secrétariat IA envoie un message courtois sur WhatsApp ou par SMS avec le montant, la date et la séance concernée. Aux patients qui demandent comment payer, il rappelle que le lien de paiement WriteUpp figure dans l’e-mail de leur facture.
Client: Ma dernière facture est bien passée ?
Agent IA: Oui, votre facture du 3 mars est entièrement réglée, et votre compte est à jour.
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Envoyer le lien vidéo avant une séance WriteUpp en ligne
Pour les séances menées en téléconsultation WriteUpp, le secrétariat IA envoie le lien de connexion sur WhatsApp ou par e-mail à l’avance, avec un rappel pour trouver une pièce calme et vérifier la caméra. Un patient en retard peut répondre, et le praticien voit le message tout de suite.
Automatisations WriteUpp avancées.
Le programme payant d’une diététicienne, une liste d’attente de thérapie et des abonnements mensuels de massage, chacun organisé autour de votre agenda WriteUpp.
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Des questions sur le régime pauvre en FODMAP au programme diététique WriteUpp payé, avec HubSpot et Stripe
- Une abonnée touche le bouton WhatsApp de votre publication sur la santé intestinale et s’informe sur votre programme de régime pauvre en FODMAP.
- Le secrétariat IA explique les trois séances et leur contenu, puis crée le contact dans HubSpot.
- Une transaction HubSpot s’ouvre pour le programme, et un lien Stripe encaisse le paiement dans la conversation.
- Dès que Stripe le confirme, la patiente réserve sa première consultation sur votre page de réservation WriteUpp.
- HubSpot marque la transaction comme gagnée, et votre diététicienne voit toute la conversation avant la première séance.
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Proposer sur WhatsApp les nouvelles places de thérapie WriteUpp à votre liste d’attente Google Sheets
- Une thérapeute libère un créneau hebdomadaire le mardi à 18 h et le signale au secrétariat IA en un message.
- Il écrit sur WhatsApp aux personnes de votre liste d’attente Google Sheets, en commençant par la demande la plus ancienne.
- La première personne qui accepte reçoit votre page de réservation WriteUpp pour prendre le créneau du mardi.
- Google Sheets la marque comme placée, et toutes les autres apprennent avec tact que leur place est conservée.
- WriteUpp confirme la première séance, et un rappel WhatsApp suit la veille au soir.
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Gérer des formules mensuelles de massage WriteUpp avec un abonnement Stripe, sur WhatsApp
- Un habitué demande sur WhatsApp si vous proposez un abonnement mensuel de massage sportif.
- Le secrétariat IA explique ce qui est inclus et envoie un lien Stripe pour démarrer l’abonnement.
- Stripe le renouvelle chaque mois, et l’abonné reçoit votre page de réservation WriteUpp pour le massage du mois.
- À la mi-mois, une relance amicale sur WhatsApp invite les abonnés sans réservation à choisir un horaire.
- Si un renouvellement échoue, le secrétariat IA leur demande sur WhatsApp de mettre à jour leur carte via Stripe.
Une journée plus légère pour chaque praticien WriteUpp.
La différence que patients et praticiens remarquent dès que l’accueil fonctionne depuis WriteUpp.
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Chaque praticien à sa place, chaque cabinet à son adresse
Ostéopathes, diététiciens et physiothérapeutes de chaque site viennent de WriteUpp, pour que les patients entendent toujours le bon nom et la bonne adresse.
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Questions de facture réglées en une réponse
Un patient qui s’interroge sur une facture apprend directement depuis WriteUpp si elle est payée, ou ce qu’il reste à payer et quand elle a été émise.
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Le style de votre cabinet, à chaque message
Les réponses ressemblent à celles de votre propre accueil, chaleureuses et claires, avec le nom de votre cabinet, vos types de rendez-vous et votre page de réservation aux bons endroits.
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Les données patients restent confidentielles
Chaque patient est vérifié avant tout partage, les conversations restent dans votre propre boîte de réception, hébergée dans l’UE conformément au RGPD, et WriteUpp conserve le dossier clinique.
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Votre praticien reprend le fil
Quand un patient a besoin de son praticien, la conversation lui arrive en entier, prête pour une réponse depuis les applications MessageMind sur ordinateur ou téléphone.
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Moins de trous dus aux séances oubliées
Confirmations et rappels parviennent aux patients sur WhatsApp ou par SMS, et ceux qui ont besoin d’un autre horaire le déplacent dans le portail client, ce qui libère le créneau.
WriteUpp et l’IA : comment fonctionne l’intégration ?
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Brancher WriteUpp
Nous connectons WriteUpp avec votre responsable de cabinet, puis passons ensemble en revue vos sites, vos praticiens et vos types de rendez-vous.
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Le secrétariat IA découvre votre cabinet
Horaires d’ouverture, praticiens et types de rendez-vous viennent de WriteUpp ; vos honoraires, votre politique d’annulation et votre ton viennent de vous.
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Des réponses partout où vos patients vous contactent
Appels, WhatsApp, SMS, e-mails et chat web reçoivent des réponses dès le premier jour, et chaque nouveau rendez-vous WriteUpp reçoit sa confirmation.
En bref
- Canaux
- Appels, WhatsApp, SMS, e-mail, chat web, Instagram et Messenger
- Langues
- Des réponses dans la langue de chaque patient, avec la voix de votre cabinet
- Rendez-vous
- Réponses, confirmations et rappels pour chaque praticien et chaque site
- Réservations
- Liens de réservation en ligne et du portail client envoyés dans la conversation
- Factures
- Statut de paiement expliqué, factures ouvertes relancées avec tact
- Votre équipe
- Toute l’équipe dans une boîte de réception partagée, sur le web, iOS et Android
Vous travaillez déjà avec l’AI Medical Scribe de WriteUpp ?
Gardez-le précieusement. L’AI Medical Scribe rédige des notes structurées à partir de vos séances, et les praticiens terminent leurs comptes rendus avant le patient suivant. Le secrétariat IA couvre ce qui se passe hors de la salle de soins : appels et messages, aide à la réservation, confirmations, liens vidéo et relances de factures, le tout à partir de votre agenda WriteUpp.
- Le téléphone et WhatsApp de votre cabinet couverts entre deux séances
- Confirmations, rappels et liens vidéo pour chaque rendez-vous
- Patients absents et factures impayées relancés avec soin
Conçu pour tous les types de cabinets WriteUpp.
-
Praticiens indépendants
Le téléphone est décroché pendant que vous soignez, sans secrétaire à salarier.
-
Cabinets pluridisciplinaires
Physiothérapeutes, diététiciens, podologues et thérapeutes partagent un seul accueil qui connaît chaque agenda.
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Cabinets à plusieurs adresses
L’adresse, les praticiens et les horaires de chaque cabinet restent exacts dans chaque réponse.
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Thérapeutes en ligne
Liens vidéo, formulaires et rappels parviennent aux clients où qu’ils soient dans le monde.
Locations
Staybodia Ltd
“6 étoiles si je pouvais”
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Solartek Films
“Génial”
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82 %Taux de réservation des cours d'essai
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80,7 %Taux d'automatisation
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82 %Demandes de suivi automatisées
Army & Navy Stores répond sur les tailles et les retours avant l’abandon du panier
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WriteUpp avec WhatsApp, Stripe et HubSpot.
Les patients reçoivent vos messages sur WhatsApp, programmes et abonnements se paient via Stripe, HubSpot suit chaque demande et Google Sheets tient votre liste d’attente.
Outlook
Guides WriteUpp
WriteUpp et le secrétariat IA : vos questions, nos réponses
WriteUpp peut-il fonctionner avec un secrétariat IA ?
Oui. Relié à WriteUpp, le secrétariat IA de MessageMind prend vos appels et vos messages sur WhatsApp, par SMS, par e-mail et sur le chat web. Il répond aux questions sur les rendez-vous et les factures à partir de votre agenda WriteUpp, envoie confirmations, rappels et liens vidéo, et guide les patients vers la réservation en ligne.
Qui répond à mon téléphone pendant que je suis avec un patient ?
Le secrétariat IA, avec une voix naturelle. Il reconnaît l’appelant grâce à WriteUpp, lui donne son prochain rendez-vous et envoie par SMS votre page de réservation s’il en veut un autre. Tout ce qui concerne un praticien est transmis avec un court résumé, pour que vous puissiez rappeler entre deux patients.
Les patients peuvent-ils réserver en ligne directement depuis une conversation WhatsApp ?
Oui, en quelques gestes. Le secrétariat IA envoie votre page de réservation en ligne WriteUpp en précisant le bon type de rendez-vous et le bon cabinet, et partage le lien du portail client pour déplacer ou annuler dans le respect de vos délais. Chaque modification faite dans le portail est confirmée dans la même conversation.
Les rappels de rendez-vous WriteUpp peuvent-ils partir sur WhatsApp ?
Oui. Chaque rendez-vous réservé ou modifié dans WriteUpp reçoit une confirmation WhatsApp et un rappel avant le jour J, ou un SMS pour les patients qui préfèrent. Les patients peuvent répondre pour confirmer, poser une question ou demander un changement, et le secrétariat IA répond aussitôt.
Relance-t-il pour nous les factures WriteUpp impayées ?
Oui. Après le nombre de jours que vous choisissez, il envoie un message aimable qui mentionne la séance et le reste à payer, et rappelle au patient que son lien de paiement figure dans l’e-mail de la facture. Les questions sur les honoraires ou les paiements échelonnés vont à votre équipe.
Les patients auront-ils toujours la bonne adresse de cabinet ?
Oui. Chaque site WriteUpp garde son adresse, ses praticiens et ses types de rendez-vous, et le secrétariat IA nomme le bon cabinet dans chaque confirmation, rappel et réponse : chacun se présente à la bonne porte.
Peut-il répondre en polonais, en pendjabi ou en arabe ?
Oui, et aussi en roumain, en gujarati et dans bien d’autres langues. Il répond dans la langue que chaque patient écrit ou parle et garde le ton de votre cabinet, tandis que les détails des rendez-vous viennent toujours de WriteUpp, pour des horaires et des cabinets exacts dans chaque langue.
Un praticien répond-il toujours aux questions sur le traitement ?
Oui. Les questions sur l’alimentation, les exercices ou les symptômes vont au praticien qui suit le patient, avec toute la conversation jointe. Vos praticiens ont le dernier mot sur tout ce qui est clinique ; le secrétariat IA prend en charge le côté pratique, des horaires et adresses aux formulaires et factures.
Qu’est-ce qui détermine le prix pour un cabinet WriteUpp ?
Deux éléments : la formule choisie et le nombre de conversations que gère votre cabinet. Notre page des tarifs présente les formules côte à côte, et pendant une démo nous examinons ensemble votre agenda WriteUpp pour vous conseiller la bonne.
Le secrétariat IA prend-il soin des données des patients ?
Oui. Les conversations sont stockées sur des serveurs dans l’UE, conformément au RGPD, WriteUpp reste le lieu de chaque dossier clinique et de facturation, et le secrétariat IA vérifie qui écrit avant de partager le moindre détail.
Vos patients WriteUpp ont leur réponse avant la fin de votre séance.
Faites-nous découvrir une semaine type dans WriteUpp lors d’une démo, et votre secrétariat IA sera prêt à répondre.