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“+27 % de conversions”
Walter BalducciResponsable communicationSecrétariat IA pour Nookal : physio et Pilates réservés dans une seule conversation.
Le secrétariat IA de MessageMind réserve les séances de physiothérapie, de physiologie de l’exercice et de Pilates directement dans Nookal, que vos patients appellent, envoient un SMS ou un e-mail, écrivent sur WhatsApp ou passent par votre chat web. Il rattache chaque réservation au dossier du patient, propose la séance suivante après chaque visite et indique à chacun ce qu’il a réglé et ce qu’il lui reste à payer.
Mis à jour en
Choisi par des équipes du monde entier
01Une réponse à chaque demande
Vos patients Nookal et vos clients Pilates reçoivent une réponse sur chaque canal.
Qu’ils appellent entre deux cours ou envoient à minuit un WhatsApp, un SMS, un e-mail, un DM Instagram ou un message sur le chat web, vos patients reçoivent une réponse. Les habitués sont retrouvés dans Nookal, les nouveaux venus sont ajoutés comme patients et les lettres d’orientation qu’ils envoient rejoignent leur fiche.
- Habitués reconnus grâce à leur fiche
- Nouveaux patients ajoutés dans Nookal
- Lettres d’orientation classées dans la fiche
02Rendez-vous et cours
Créneaux de physio et places de Pilates réservés selon les disponibilités Nookal en direct.
Le secrétariat IA lit les créneaux libres de chaque praticien sur chaque site, ainsi que les places restantes dans chaque cours de Pilates, et réserve ce que choisit le patient. Les déplacements et annulations sont enregistrés dans Nookal dès que le patient donne son accord, et chaque réservation est rattachée au bon dossier.
- Créneaux de chaque site du cabinet
- Places vérifiées avant la réservation
- Chaque réservation sur le bon dossier
03Séance suivante et factures
La séance suivante réservée et la question de facture résolue.
Après chaque visite, le patient reçoit un court message qui lui propose sa séance suivante, et une réponse suffit pour la réserver. Après une séance manquée, le patient reçoit de nouveaux horaires, et quiconque pose une question d’argent apprend quelles factures Nookal sont réglées et ce qui reste dû.
- Séance suivante proposée après chaque visite
- Séances manquées reprogrammées le jour même
- Réglé et dû, directement depuis Nookal
Ce que fait le secrétariat IA dans Nookal.
L’automatisation IA pour Nookal fait avancer les soins individuels comme les cours : réservations sur chaque site, dossiers, séance suivante, rappels et réponses sur les factures, le tout enregistré là où votre équipe travaille déjà.
Répond à chaque demande
- Répond aux patients de chaque site Nookal, chacun avec ses horaires, son adresse et son équipe.
- Retrouve chaque patient dans Nookal ou l’ajoute comme nouveau patient, avant toute réservation.
- Enregistre dans la fiche Nookal les lettres d’orientation et les documents que les patients envoient dans la conversation.
Réserve séances et cours
- Réserve physiothérapie, physiologie de l’exercice, psychologie et autres rendez-vous selon les créneaux en direct de chaque site.
- Réserve des places en cours de Pilates et dans les autres cours tant qu’il en reste, et indique aux clients les places disponibles.
- Déplace ou annule une séance quand la semaine du patient change, et libère le créneau pour quelqu’un d’autre.
Rattache les soins au bon dossier
- Rattache chaque réservation au dossier en cours du patient, des plans NDIS (le régime australien d’aide au handicap) aux plans de soins Medicare et aux dossiers WorkCover (accidents du travail).
- Répond aux questions sur les assurances santé privées, HICAPS, Medicare et le NDIS selon les règles de facturation de votre cabinet.
Fait revenir les patients
- Propose deux horaires pour la séance suivante à la fin de chaque visite, et réserve celui que choisit le patient.
- Contacte les patients qui ont manqué une séance et leur propose deux nouveaux horaires au choix.
- Confirme aussitôt les nouvelles réservations Nookal par WhatsApp ou SMS et envoie un rappel la veille au soir.
Répond sur les factures
- Consulte les factures Nookal du patient et explique ce qui est réglé et ce qui reste dû.
- Enregistre les paiements reçus par lien sur la bonne facture Nookal.
Les automatisations Nookal les plus courantes.
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Réserver une séance de physio et un cours de Pilates dans la même conversation Nookal
Amelia écrit sur WhatsApp au bout d’une longue semaine : elle veut une séance de physio pour son épaule et un cours de reformer. Le secrétariat IA trouve le prochain créneau libre de Joe et le cours de 18 h où il reste des places, réserve les deux dans Nookal dès qu’elle accepte et envoie une seule confirmation pour l’ensemble.
Client: Joe aurait un créneau de physio cette semaine ? Et un cours de reformer mercredi ?
Agent IA: Joe est libre jeudi à 7 h 30, et il reste 2 places au cours de mercredi 18 h. Je vous réserve les deux ?
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Rattacher chaque réservation Nookal au dossier NDIS, Medicare ou WorkCover du patient
Quand un patient avec une demande d’indemnisation WorkCover réserve sa séance suivante, le secrétariat IA la rattache à ce dossier dans Nookal, pour que la facture parte au bon payeur. Les participants NDIS et les patients sous plan de soins Medicare sont traités de la même façon, et les patients privés gardent une facturation privée.
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Réserver la séance Nookal suivante avant le départ du patient
À la fin d’une séance, le patient reçoit un court message WhatsApp avec deux horaires pour son prochain rendez-vous avec le même praticien. Une réponse suffit pour le réserver dans Nookal : le programme de soins garde son rythme et votre agenda reste plein une semaine à l’avance.
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Répondre aux questions de facturation Nookal et enregistrer le paiement
Un patient envoie un SMS pour savoir si les séances du mois dernier sont réglées. Le secrétariat IA consulte ses factures Nookal, indique ce qui a été payé et ce qui reste dû, et envoie votre lien de paiement s’il souhaite solder son compte. Une fois le règlement effectué, il est enregistré sur la facture.
Client: J’ai bien payé mes deux dernières séances de physio ?
Agent IA: La séance du 3 mars est réglée, celle du 10 mars reste à payer. Voulez-vous le lien pour la régler tout de suite ?
Automatisations Nookal avancées.
Nookal garde les rendez-vous, les cours, les dossiers et les factures, et ces automatisations y ajoutent votre boîte de réception, votre CRM, vos paiements, vos quiz et vos serrures.
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Réserver dans Nookal les bilans de passage sur pointes d’une école de ballet, avec HubSpot et Stripe
- Une école de ballet écrit sur votre boîte Gmail : 15 élèves à évaluer avant le passage sur pointes.
- HubSpot enregistre l’école comme entreprise, avec une transaction pour la journée de bilans.
- Les parents choisissent un horaire via un lien WhatsApp, et chaque élève devient un nouveau patient Nookal.
- Chaque parent paie par lien Stripe, et le paiement est enregistré sur la facture Nookal.
- Une fois tous les élèves inscrits, la transaction HubSpot est gagnée et l’école reçoit le planning.
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Du quiz ScoreApp sur la santé pelvienne au bilan Nookal, sur WhatsApp
- Une femme répond à votre quiz ScoreApp sur la santé pelvienne et accepte d’être recontactée.
- Ses réponses parviennent au secrétariat IA, qui lui écrit sur WhatsApp en quelques secondes.
- Il propose les créneaux Nookal de votre physiothérapeute en santé de la femme et réserve celui qu’elle choisit.
- Elle est ajoutée dans Nookal comme nouvelle patiente, et le formulaire d’admission suit.
- Si elle reste silencieuse, une relance bienveillante arrive deux jours plus tard.
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Donner un code igloohome à chaque séance en salle Nookal au petit matin
- Un patient réserve dans Nookal une séance en salle à 6 h, en autonomie, pour suivre son programme.
- Le secrétariat IA crée un code igloohome qui ouvre la porte du studio de 5 h 45 à 7 h.
- Le code arrive par SMS la veille au soir, avec les indications pour l’entrée latérale.
- Vos physios voient qui est entré, car igloohome enregistre chaque ouverture avec la réservation.
- Si la séance change d’horaire dans Nookal, un nouveau code couvre le nouveau créneau et l’ancien expire.
Un seul agenda Nookal pour les soins individuels et les cours.
En Australie, en Nouvelle-Zélande et au Royaume-Uni, les cabinets paramédicaux gèrent soins et cours dans Nookal, et le secrétariat IA réserve les deux.
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Praticiens et instructeurs sur une même vue
Physiothérapeutes, physiologistes de l’exercice et instructeurs de Pilates gardent chacun leurs horaires et leurs listes de cours dans Nookal, et les patients voient ce qui est libre en ce moment.
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Un imprévu dans la semaine, réglé en une réponse
Quand le travail les retient, les patients déplacent leur séance d’une simple réponse, et Nookal libère l’ancien créneau pour la personne suivante.
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La chaleur de votre studio dans chaque réponse
Noms des cours, praticiens et coordonnées du cabinet viennent de Nookal : les réponses ont le ton de votre accueil dans ses meilleurs jours.
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Nookal garde chaque dossier
Dossiers, factures et notes restent dans Nookal, et chaque patient est vérifié avant toute modification.
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Les questions de blessure vont au physio
Quand un client demande si un cours convient à sa blessure, le physio reprend la conversation avec tout ce qui a déjà été dit.
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Le prochain rendez-vous, où que l’on soit
Entre deux cours, les patients demandent la date de leur prochaine séance de physio et reçoivent le jour, l’heure et le praticien directement depuis Nookal.
Comment fonctionne l’intégration IA de Nookal.
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Connecter Nookal
Votre cabinet Nookal est connecté lors d’un appel avec notre équipe, qui passe en revue avec vous chaque site, chaque cours et chaque type de dossier.
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Le secrétariat IA s’imprègne de votre planning
Votre planning, vos praticiens et vos sites remontent de Nookal ; vous ajoutez vos tarifs, vos règles et quelques exemples de réponses à votre façon.
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Lancement pour patients et clients
Dès le jour du lancement, téléphones et conversations reçoivent une réponse, et chaque rendez-vous comme chaque place en cours arrive dans Nookal.
En bref
- Canaux
- Appels téléphoniques et WhatsApp, plus SMS, e-mail, chat web, Instagram et Messenger
- Réservations
- Rendez-vous et places en cours sur chaque site
- Dossiers
- NDIS, plans de soins Medicare, WorkCover et patients privés
- Factures
- Montants réglés et dus expliqués, paiements enregistrés
- Votre équipe
- Une boîte de réception pour l’accueil, sur le web, iOS et Android
Votre équipe se sert déjà de l’AI Scribe de Nookal ?
Gardez-le. L’AI Scribe et la dictée vocale de Nookal transforment une séance enregistrée en brouillon de notes de traitement, et les praticiens passent moins de temps à taper. Le secrétariat IA apporte le même coup de pouce à l’accueil : il répond à chaque demande, réserve séances et places en cours, propose la séance suivante après chaque visite et répond aux questions de facturation.
- Une réponse à chaque demande, selon votre planning Nookal
- Rendez-vous et places en cours réservés sur chaque site
- Séance suivante, rappels et réponses sur les factures pris en charge
Idéal pour les cabinets et studios Nookal.
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Cabinets de physio avec studio de reformer
Séances individuelles et cours de reformer réservés côte à côte, dans une seule conversation.
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Prestataires NDIS et Medicare
Réservations rattachées au dossier de chaque participant, et questions de financement traitées selon vos règles.
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Cabinets multisites
Les patients choisissent le cabinet le plus proche de chez eux ou de leur travail, et chaque site garde son propre agenda.
Locations
Staybodia Ltd
“6 étoiles si je pouvais”
Jordan Bunton-WilliamsFondateur Services à domicile
Solartek Films
“Génial”
Ben HicklingDirecteur général
82 %Taux de réservation des cours d'essai
SIP Abacus réserve automatiquement des cours d’essai sur trois fuseaux horaires
Lire l'histoire
80,7 %Taux d'automatisation
Spa Hotel Anglický Dvůr automatise 80 % de sa réception sur WhatsApp
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82 %Demandes de suivi automatisées
Army & Navy Stores répond sur les tailles et les retours avant l’abandon du panier
Lire l'histoireFonctionne avec
Nookal avec HubSpot, Stripe et ScoreApp.
HubSpot suit les partenariats avec les écoles et les clubs, les paiements Stripe arrivent sur la bonne facture Nookal et les quiz ScoreApp amènent de nouveaux patients.
Tout savoir sur le secrétariat IA pour Nookal
Existe-t-il un secrétariat IA pour Nookal ?
Oui. Le secrétariat IA de MessageMind s’appuie sur votre planning Nookal, au téléphone comme dans chaque conversation écrite. Il réserve rendez-vous et places en cours sur chaque site, les rattache au bon dossier, propose la séance suivante après chaque visite et répond aux questions sur les factures.
Un secrétariat IA peut-il réserver des cours de Pilates en plus des rendez-vous ?
Oui. Il vérifie les places restantes dans chaque cours et les créneaux libres pour les séances individuelles, puis réserve ce que choisit le client, ou les deux d’un coup. Un cours complet reste complet, et le client se voit proposer la prochaine séance où il reste de la place.
Répond-il au téléphone pendant que l’équipe soigne ou donne ses cours ?
Oui. L’assistant téléphonique IA décroche avec une voix naturelle pendant que vos physios soignent et que vos instructeurs enseignent. La séance est réservée ou déplacée pendant l’appel, un SMS la confirme et l’accueil reçoit un court résumé.
Les patients peuvent-ils demander si leurs factures sont réglées ?
Oui. Leurs factures Nookal sont consultées sur-le-champ, et la réponse détaille ce qui est réglé et ce qui reste dû. Le solde peut être payé via votre lien de paiement dans la même conversation, et le paiement est enregistré dans Nookal.
Convient-il aux patients NDIS, Medicare et WorkCover ?
Oui. Les réservations sont rattachées au dossier du patient, qu’il s’agisse d’un plan NDIS, d’un plan de soins Medicare ou d’une demande WorkCover, et les questions de financement reçoivent une réponse fondée sur les règles de votre cabinet. Les questions sur les assurances santé privées et HICAPS obtiennent elles aussi des réponses claires.
Que se passe-t-il à la fin de la séance d’un patient ?
Le patient reçoit un court message qui lui propose sa séance suivante avec le même praticien, et une réponse suffit pour la réserver. Après une séance manquée, un message bienveillant part l’après-midi même, avec deux nouveaux horaires au choix.
Un client peut-il demander si un cours convient à sa blessure ?
Oui, et c’est son physio qui lui répond. La question arrive avec toute la conversation jointe, et le client sait qui va revenir vers lui. Vos praticiens gardent chaque décision clinique ; le secrétariat IA s’occupe de l’agenda, des rappels et des factures.
Notre équipe continuera-t-elle à travailler dans Nookal comme d’habitude ?
Oui. Après une courte démo, nous connectons Nookal avec vous, passons en revue vos sites, vos praticiens et vos cours, puis activons le secrétariat IA dès que ses réponses de test vous conviennent. Vos physios et vos instructeurs continuent dans Nookal exactement comme aujourd’hui.
Combien coûte un secrétariat IA aux côtés de Nookal ?
Tout dépend de deux choses : la formule qui convient à votre cabinet, et le nombre de patients et de clients des cours qui vous contactent. Toutes les formules figurent sur notre page des tarifs, et pendant une démo nous vous aidons à choisir la bonne.
Peut-on lui confier les informations NDIS et WorkCover ?
Oui. Les messages sont stockés en Europe et traités selon le RGPD, et les cabinets australiens peuvent consulter notre déclaration relative à l’Australian Privacy Act. Nookal reste la référence pour chaque patient, dossier et facture, et l’identité de chaque personne est vérifiée avant toute modification de réservation.
Des cours plus remplis, un téléphone plus calme dans votre cabinet Nookal.
Montrez-nous votre planning Nookal pendant une démo, et nous mettrons en place le secrétariat IA aux côtés de votre équipe.