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Conversion de devises
Éducation
AOSR
“+27 % de conversions”
Walter BalducciResponsable communicationLe secrétariat IA des cabinets Zanda pour l’administratif entre deux séances.
Le secrétariat IA de MessageMind s’intègre à Zanda, anciennement Power Diary, et prend soin de chaque client qui appelle, envoie un SMS ou écrit sur WhatsApp, Instagram, par e-mail ou sur votre site. Il envoie des liens de réservation vers le bon praticien, des liens de téléconsultation et des rappels de formulaires d’admission, et relance avec délicatesse les factures impayées.
Mis à jour en
Choisi par des équipes du monde entier
01Messages des clients
Les clients qui préfèrent écrire reçoivent en quelques secondes une réponse tirée de Zanda.
Beaucoup de clients préfèrent envoyer un WhatsApp ou un SMS plutôt que d’appeler un cabinet de thérapie. Le secrétariat IA répond en quelques secondes sur WhatsApp, par SMS, sur Instagram, Messenger, par e-mail, sur le chat web et au téléphone, reconnaît les clients existants grâce à Zanda et accueille chaque nouvelle demande par une première réponse chaleureuse.
- Clients existants reconnus grâce à Zanda
- Une première réponse chaleureuse à chaque nouvelle demande
- Appels décrochés pendant vos séances
02Séances et factures
Horaires des séances et réponses sur les factures, directement depuis Zanda.
De l’heure de la séance de jeudi au règlement de la facture du mois dernier, le secrétariat IA trouve la réponse dans Zanda et répond aussitôt. Un client qui a encore un solde à régler reçoit le montant et un lien pour payer dans son portail client, le tout formulé avec délicatesse.
- Jour, heure et praticien pour chaque séance
- Factures réglées et impayées expliquées
- Lien du portail client pour payer en ligne
03Confirmations
Chaque réservation ou modification Zanda confirmée dans la conversation du client.
Quand une séance est réservée, déplacée ou annulée dans Zanda, en ligne ou par votre équipe, le client en est informé aussitôt sur WhatsApp ou par SMS. Un rappel suit avant le jour J, avec le lien de téléconsultation pour les séances en ligne et une invitation à terminer les formulaires d’admission.
- Réservations et modifications confirmées aussitôt
- Les séances en ligne démarrent avec le bon lien
- Rappels de formulaires d’admission avant une première visite
Ce que vous confiez à l’IA dans Zanda.
L’automatisation IA pour Zanda prend en charge le côté pratique d’un cabinet de thérapie : premières demandes, liens de réservation, confirmations, liens de téléconsultation, formulaires et factures, traités d’une voix posée à toute heure.
Répond à chaque client
- Répond sur un ton calme et chaleureux à chaque SMS, WhatsApp, DM, e-mail, message du chat web et appel.
- Donne la date, l’heure de début et le praticien de la prochaine séance Zanda d’un client dès qu’il le demande.
- Enregistre le nouveau numéro de mobile ou le nouvel e-mail d’un client dans son profil Zanda.
Réserve la bonne séance
- Envoie des liens qui ouvrent votre page de réservation en ligne Zanda sur le bon praticien et la bonne prestation.
- Suggère le praticien adapté à chaque demande, selon les types de séances et les spécialités que vous décrivez.
- Partage le lien du portail client, où les clients annulent en ligne et choisissent un nouvel horaire.
Confirme chaque séance
- Confirme chaque séance réservée dans Zanda sur WhatsApp ou par SMS, au moment même où elle est prise.
- Envoie un rappel la veille, avec le lien de téléconsultation pour les séances en ligne.
- Rappelle avec délicatesse à un nouveau client que ses formulaires d’admission l’attendent avant la première séance.
Relance avec délicatesse
- Prend des nouvelles après une séance manquée avec un mot bienveillant et le lien de réservation.
- Partage les dates des programmes de groupe et le lien pour s’inscrire depuis la conversation.
S’occupe des factures
- Explique si une facture est réglée ou ce qui reste dû, exactement comme Zanda l’enregistre.
- Envoie des rappels bienveillants pour les factures impayées dans la conversation du client, avec le lien pour payer.
Parle le langage de votre cabinet
- Répond aux questions sur Medicare, le NDIS (le dispositif australien du handicap) et les assurances avec les formulations de votre cabinet.
- Écrit dans la langue de chaque client, de l’anglais et de l’espagnol au mandarin et à l’arabe.
Les automatisations Zanda les plus appréciées.
-
Orienter les nouveaux clients Zanda vers la page de réservation du bon psychologue
Un parent demande sur Instagram si vous recevez des adolescents pour de l’anxiété. Le secrétariat IA répond à partir de ce que vous lui avez dit de chaque praticien, puis envoie votre page de réservation en ligne Zanda, ouverte sur la bonne psychologue et le bon type de séance. La famille choisit un horaire, et la réservation apparaît dans Zanda.
Client: Vous recevez des ados pour de l’anxiété ? Mon fils a 15 ans.
Agent IA: Oui. La Dre Brooks accompagne les adolescents, et voici sa page de réservation avec les créneaux de première séance.
-
Faire démarrer à l’heure les séances Zanda en ligne grâce aux liens de téléconsultation
Peu avant une séance en ligne, le client reçoit le lien de téléconsultation Zanda sur WhatsApp ou par SMS, avec un mot sur la façon de se connecter depuis un téléphone ou un ordinateur portable. En retard ou lien égaré ? Il répond dans le même fil, le lien lui est renvoyé, et le praticien voit aussi le message.
Client: J’ai 5 minutes de retard, désolée !
Agent IA: C’est noté, j’ai prévenu la Dre Brooks. Voici de nouveau votre lien, pour quand vous serez prête.
-
Relancer les factures Zanda en attente avec un mot bienveillant et un lien de paiement
Une semaine après une séance, une facture attend toujours son règlement dans Zanda. Le secrétariat IA envoie un message court et aimable avec le montant et le lien du portail client pour payer. Dès que Zanda l’indique comme réglée, un remerciement suit, et toute personne qui souhaite parler de la facture est mise en relation avec votre responsable de cabinet.
Automatisations Zanda avancées.
Votre agenda Zanda et votre portail client fonctionnent avec HubSpot, Stripe, WhatsApp et votre ligne téléphonique, d’une demande de bilan TDAH à une séance en ligne pour un client à l’étranger.
-
Encaisser les acomptes des bilans TDAH avec HubSpot et Stripe avant une réservation Zanda
- Un adulte demande sur le chat de votre site comment se déroulent les bilans TDAH dans votre cabinet.
- Le secrétariat IA lui présente le déroulé et les honoraires, puis ouvre un contact et une transaction HubSpot.
- Un lien Stripe encaisse l’acompte qui réserve sa place sur la liste des bilans.
- Une fois l’acompte payé, la transaction HubSpot passe en liste d’attente et le lien de réservation Zanda suit.
- Le client réserve avec la psychologue chargée du bilan, et un rappel de formulaire d’admission arrive le jour même.
-
Réserver des séances Zanda en ligne pour des clients expatriés, avec WhatsApp et la conversion de devises
- Une Britannique expatriée à Dubaï demande sur WhatsApp des séances de thérapie en ligne le soir.
- Le secrétariat IA indique le tarif de votre séance en dirhams comme en livres, au taux du jour.
- Il envoie le lien de réservation Zanda ouvert sur un thérapeute dont les horaires du soir conviennent à l’heure de Dubaï.
- Confirmations et rappels arrivent à l’heure locale de la cliente, chacun avec le lien de téléconsultation.
- Les factures se règlent dans le portail client Zanda, et un simple message suffit pour réserver la séance suivante.
-
Transformer un appel du soir en première séance Zanda grâce aux liens par SMS
- Un homme appelle votre cabinet à 20 h pour se renseigner sur une thérapie liée au stress au travail.
- Le secrétariat IA explique comment se passent les premières séances et quels thérapeutes ont des créneaux le soir.
- Avant la fin de l’appel, un SMS lui apporte le lien de réservation Zanda ouvert sur le thérapeute qu’il a choisi.
- Quand la séance apparaît dans Zanda, une confirmation et le lien du formulaire d’admission suivent par SMS.
- La veille, un rappel arrive avec les informations de stationnement et le nom du praticien.
Une boîte de réception plus calme pour votre cabinet Zanda.
Ce qui change quand les questions pratiques des clients reçoivent une réponse tirée de Zanda entre vos séances.
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L’agenda de chaque praticien
Psychologues, thérapeutes et orthophonistes gardent chacun leur agenda Zanda, et le client entend toujours le bon nom, le bon jour et la bonne heure.
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Les questions d’argent sans appel gênant
Beaucoup de clients trouvent plus simple de poser une question sur une facture par message, et ils reçoivent une réponse claire et bienveillante tirée de Zanda.
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Des réponses calmes et posées
Les messages restent courts, chaleureux et tout en douceur, sur le ton auquel votre cabinet a déjà habitué vos clients.
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Confidentiel par nature
Chaque client est identifié avant le partage de tout détail de séance ou de facture, et Zanda reste la référence pour chaque séance.
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Directement à leur praticien
Tout ce qui est sensible parvient au praticien du client avec toute la conversation, pour qu’il y réponde avec ses propres mots.
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Les rappels dans l’appli qu’ils utilisent
Les clients qui passent leur vie sur Messenger y reçoivent leurs rappels, les autres par SMS, et moins de séances tombent dans l’oubli.
Les coulisses de l’intégration IA de Zanda.
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Connecter Zanda
Nous connectons votre compte Zanda avec vous et passons en revue vos praticiens, vos prestations, vos lieux et vos pages de réservation.
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Le secrétariat IA apprend à connaître votre cabinet
Praticiens, types de séances et lieux viennent de Zanda, tandis que vos honoraires, vos règles et votre façon de parler aux clients viennent de vous.
-
En ligne là où vos clients écrivent
Dès le premier jour, chaque canal reçoit une réponse, et tout ce qui est réservé ou modifié dans Zanda est confirmé au client dans sa propre conversation.
En bref
- Canaux
- WhatsApp, SMS, appels, Instagram, Facebook Messenger, e-mail et chat web
- Réservations
- Liens de réservation Zanda ouverts sur le bon praticien et la bonne prestation
- Rappels
- Confirmations, rappels et liens de téléconsultation pour chaque séance
- Factures
- Montants réglés et restant dus expliqués, avec des relances tout en douceur
- Régions
- Cabinets Zanda en Australie, au Royaume-Uni, aux États-Unis et au-delà
- Votre équipe
- Praticiens et équipe administrative partagent une même boîte de réception, sur ordinateur et sur téléphone
Déjà adepte de BizzyAI, l’IA de Zanda ?
Gardez-la précieusement. BizzyAI est l’IA de Zanda pour les praticiens, avec les outils Scribe, Write et Insights pour les notes de séance, les courriers et les synthèses client. Le secrétariat IA travaille côté clients : il répond à chaque message et à chaque appel, envoie les liens de réservation et de téléconsultation, et relance formulaires et factures.
- Chaque SMS, DM et appel de client traité à partir de Zanda
- Liens de réservation, de téléconsultation et rappels de formulaires envoyés pour vous
- Rappels de facture bienveillants dans la conversation de chaque client
Taillé pour les cabinets de thérapie sur Zanda.
-
Psychologie et thérapie
Les clients reçoivent des réponses rapides et discrètes par message, et les praticiens gardent leurs séances à l’abri des interruptions.
-
Orthophonie, ergothérapie et équipes paramédicales
Les familles reçoivent horaires, formulaires et rappels par message, sans appeler le cabinet entre deux rendez-vous.
-
Praticiens indépendants
Un cabinet d’une seule personne répond à chaque demande sans décrocher en pleine séance.
-
Cabinets au Royaume-Uni, aux États-Unis et en Australie
Les réponses emploient les termes de chaque pays, de Medicare en Australie à l’assurance santé aux États-Unis.
Locations
Staybodia Ltd
“6 étoiles si je pouvais”
Jordan Bunton-WilliamsFondateur Services à domicile
Solartek Films
“Génial”
Ben HicklingDirecteur général
82 %Taux de réservation des cours d'essai
SIP Abacus réserve automatiquement des cours d’essai sur trois fuseaux horaires
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80,7 %Taux d'automatisation
Spa Hotel Anglický Dvůr automatise 80 % de sa réception sur WhatsApp
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82 %Demandes de suivi automatisées
Army & Navy Stores répond sur les tailles et les retours avant l’abandon du panier
Lire l'histoireFonctionne avec
Zanda avec HubSpot, Stripe et les rappels par SMS.
Les nouvelles demandes arrivent dans HubSpot, les acomptes des bilans TDAH passent par Stripe, et liens de réservation et rappels parviennent aux clients par SMS.
Zanda et le secrétariat IA : les questions des cabinets
Peut-on relier un secrétariat IA à Zanda, l’ancien Power Diary ?
Oui. Le secrétariat IA de MessageMind fonctionne avec Zanda, le logiciel de cabinet anciennement appelé Power Diary. Il répond aux clients sur WhatsApp, par SMS, au téléphone, sur Instagram, Messenger, par e-mail et sur le chat web, envoie les liens de réservation et de téléconsultation, et assure confirmations, rappels et relances de factures.
Les clients peuvent-ils réserver une première séance par SMS ?
Oui. Le secrétariat IA envoie par SMS votre lien de réservation en ligne ouvert sur le bon praticien et la bonne prestation : le client choisit un horaire et ajoute ses coordonnées en quelques instants. La séance apparaît dans Zanda et est aussitôt confirmée par SMS.
Les clients sont-ils informés des modifications faites dans Zanda ?
Oui, immédiatement. Que votre équipe modifie une séance ou que le client passe par le portail, un message WhatsApp ou SMS confirme le nouvel horaire ou l’annulation, et chaque rappel suivant reprend les informations à jour.
Le secrétariat IA envoie-t-il les liens de téléconsultation avant les séances en ligne ?
Oui. Avant chaque séance en ligne, le client reçoit le lien de téléconsultation sur WhatsApp ou par SMS, avec une courte note pour se connecter depuis un téléphone ou un ordinateur portable. Si le lien se perd, il suffit de répondre dans le même fil pour le recevoir à nouveau.
Le secrétariat IA peut-il relancer les impayés sans paraître insistant ?
Oui. Les rappels sont courts et aimables, indiquent le montant que le logiciel du cabinet affiche comme dû et incluent le lien du portail client pour payer. Les clients qui veulent parler de leur facture sont mis en relation avec votre responsable de cabinet, conversation à l’appui.
Qui répond quand un client confie quelque chose de personnel ?
Son propre praticien. Le secrétariat IA transmet les messages personnels et cliniques avec chaque mot de la conversation, pour que le praticien réponde à sa façon. Vos praticiens mènent chaque échange thérapeutique ; le secrétariat IA s’occupe des horaires, des formulaires, des liens et des factures.
Les cabinets américains et britanniques peuvent-ils aussi l’utiliser ?
Oui. MessageMind travaille avec les cabinets Zanda au Royaume-Uni, aux États-Unis et en Australie, ainsi qu’en Nouvelle-Zélande et au Canada, et emploie les termes de chaque pays, des questions sur Medicare et le NDIS en Australie à l’assurance santé aux États-Unis. Les réponses partent dans la langue dans laquelle le client écrit.
Est-ce à nous de connecter Zanda ?
Notre équipe d’accompagnement s’en charge avec vous après une démo, en vérifiant ensemble praticiens, prestations et pages de réservation en ligne. Ensuite, vos clients remarquent une seule chose : des réponses plus rapides et plus chaleureuses, quel que soit le canal où ils vous écrivent.
Quelle formule convient à un petit cabinet de thérapie ?
Celle qui correspond au volume de conversations avec vos clients sur un mois type. Notre page des tarifs compare les formules en termes simples, et une démo montre comment chacune s’intégrerait à votre activité avant que vous choisissiez.
Comment la confidentialité des clients est-elle protégée ?
Avec soin. MessageMind est hébergé dans l’Union européenne et respecte le RGPD, Zanda reste la référence pour chaque séance, et chaque client est identifié avant le partage de tout détail de rendez-vous ou de facture. Les conversations restent dans le compte de votre cabinet.
Moins de messages en attente à la fin de votre séance.
Montrez-nous en démo une semaine type de questions de vos clients, et regardez chacune recevoir sa réponse depuis Zanda.