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Stripe
Éducation
AOSR
“+27 % de conversions”
Walter BalducciResponsable communicationLe secrétariat IA de votre cabinet Doctolib pour les patients qui préfèrent appeler.
Pendant vos consultations, le secrétariat IA de MessageMind, connecté à Doctolib, répond au téléphone du cabinet, sur WhatsApp, par SMS et sur le chat web : il prend, déplace et annule les rendez-vous selon vos propres motifs de consultation. Les créneaux libérés reviennent aux patients qui espéraient venir plus tôt, et Doctolib enregistre chaque changement.
Mis à jour en
Choisi par des équipes du monde entier
01Téléphone et WhatsApp
Au téléphone ou sur WhatsApp, le même rendez-vous Doctolib qu’en ligne.
Doctolib prend déjà les rendez-vous en ligne, et le secrétariat IA s’occupe de tous les autres patients : appels, WhatsApp, SMS, Instagram, Messenger, e-mail et chat web. Il retrouve la fiche Doctolib du patient, ou en crée une pour un nouveau venu, et répond aux questions que vos secrétaires médicales entendent toute la journée, des horaires d’ouverture aux documents à apporter.
- Appels décrochés pendant les consultations
- Une fiche Doctolib pour chaque nouveau patient
- Questions pratiques réglées sur-le-champ
02Rendez-vous
Prendre, déplacer et annuler selon vos propres motifs de consultation Doctolib.
Le secrétariat IA lit les créneaux libres dans l’agenda Doctolib de chaque praticien, réserve celui que le patient choisit sous le bon motif de consultation et le modifie quand son emploi du temps change. Chaque détail est relu au patient avant d’être enregistré : l’agenda correspond toujours à ce qu’il a accepté.
- Les créneaux libres de chaque praticien
- Le motif et la durée qu’utilise votre cabinet
- Changements confirmés dans la même conversation
03Avant la consultation
Rappels et consignes de préparation pour des patients qui arrivent prêts.
En complément des SMS de Doctolib, le secrétariat IA envoie sur WhatsApp un rappel auquel le patient peut répondre, avec les consignes de préparation, les documents à apporter ou le lien de téléconsultation. Un patient qui a besoin d’un autre jour se voit aussitôt proposer un nouvel horaire, et le créneau libéré revient à quelqu’un d’autre.
- Des rappels WhatsApp auxquels on répond
- Consignes et documents envoyés à l’avance
- Lien de téléconsultation partagé avant l’appel
Ce que vous pouvez automatiser avec Doctolib.
Avec l’automatisation IA pour Doctolib, vos secrétaires médicales sont soulagées du téléphone et des messages, du premier appel au dernier rappel, tandis que chaque rendez-vous reste dans votre agenda Doctolib.
Répond à chaque patient
- Décroche les appels et répond sur WhatsApp, par SMS, par e-mail et sur le chat web à toute heure, pause déjeuner comprise.
- Répond en français, allemand, italien ou néerlandais, dans la langue que chaque patient écrit ou parle.
- Cherche d’abord chaque appelant dans Doctolib et ouvre une fiche pour tout nouveau patient du cabinet.
Prend et modifie les rendez-vous
- Associe chaque motif de consultation à l’agenda du bon praticien et réserve le créneau libre que le patient préfère.
- Reporte ou annule un rendez-vous Doctolib en un seul message, après avoir relu le changement au patient.
- Propose aussitôt les créneaux annulés aux patients qui avaient demandé à venir plus tôt.
Prépare chaque consultation
- Envoie consignes de préparation et documents avant le rendez-vous, des règles de jeûne aux anciens examens d’imagerie à apporter.
- Partage le lien de téléconsultation dans la conversation avant chaque consultation vidéo Doctolib.
- Envoie des rappels WhatsApp en plus des SMS de Doctolib, avec une réponse d’un mot pour confirmer.
Libère le téléphone des demandes courantes
- Enregistre les demandes de renouvellement d’ordonnance et de certificat pour le médecin, avec les informations du patient jointes.
- Explique les honoraires, la carte d’assurance maladie à présenter, le stationnement et l’accès à partir de vos consignes.
Travaille avec votre équipe
- Transmet aussitôt les symptômes urgents à votre équipe : vos médecins décident de tout ce qui est clinique, l’IA tient l’accueil.
- Remet chaque matin à vos secrétaires un récapitulatif des appels, rendez-vous et changements traités pendant la nuit.
Quatre automatisations Doctolib plébiscitées par les cabinets.
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Prendre des rendez-vous Doctolib sur WhatsApp, dans la langue du patient
Une patiente lyonnaise envoie un WhatsApp à 22 h pour demander une consultation de suivi avec le Dr Moreau. Le secrétariat IA lui répond en français, la retrouve dans Doctolib et réserve le créneau libre qu’elle choisit sous votre motif « Consultation de suivi », avec la confirmation dans la même conversation.
Client: Bonsoir, le Dr Moreau aurait-il un créneau pour moi cette semaine ?
Agent IA: Bonsoir ! Il peut vous recevoir jeudi à 14 h 30 ou vendredi à 9 h 40. Lequel préférez-vous ?
-
Proposer les créneaux Doctolib annulés aux patients qui espèrent venir plus tôt
En dermatologie ou en ophtalmologie, l’attente peut durer des mois. Quand quelqu’un annule, le secrétariat IA libère le créneau dans Doctolib et le propose aux patients qui ont demandé à venir plus tôt, dans l’ordre de leur demande. Le premier qui accepte le prend, et son ancien créneau s’ouvre pour la personne suivante.
Client: Y aurait-il une possibilité de voir le Dr Martin avant juin ?
Agent IA: Un créneau vient de se libérer demain à 9 h 40 avec le Dr Martin. J’avance votre rendez-vous ?
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Libérer la ligne du cabinet Doctolib des demandes de renouvellement d’ordonnance
Renouvellements et certificats occupent une bonne partie de la journée téléphonique d’un cabinet de médecine générale. Le secrétariat IA prend chaque demande, vérifie le patient dans Doctolib, note le médicament et la pharmacie, puis la transmet au médecin avec un résumé. Le patient sait quand il aura une réponse.
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Accueillir les expatriés dans un cabinet Doctolib, assurance publique ou privée
Une Française tout juste installée à Munich demande sur WhatsApp, en français, si un généraliste peut la recevoir cette semaine. Le secrétariat IA lui demande si elle relève d’une caisse publique ou d’une assurance privée, crée sa fiche Doctolib, réserve un créneau « nouveau patient » qui lui convient et liste ce qu’elle doit apporter.
Client: Je viens d’emménager à Munich. Un généraliste pourrait-il me recevoir cette semaine ?
Agent IA: Bienvenue ! Le Dr Weber est libre jeudi à 11 h 20. Avez-vous une assurance maladie publique ou privée ?
Pour aller plus loin avec Doctolib.
Autour de l’agenda Doctolib, ces automatisations branchent votre ligne téléphonique, vos messageries, votre CRM, votre boîte e-mail et vos liens de paiement.
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Organiser les vaccinations du voyageur sur Doctolib avec le chatbot de votre site, Odoo et Stripe
- Un voyageur demande au chatbot de votre site une consultation santé avant un séjour au Vietnam.
- Le secrétariat IA réserve la consultation dans Doctolib et crée un contact Odoo avec les dates du voyage.
- Un lien Stripe encaisse les honoraires de cette consultation à la charge du patient, dans la même conversation.
- Après la consultation, les doses suivantes prévues par votre médecin s’ajoutent au contact Odoo.
- Odoo envoie un message avant chaque dose, et la réponse du patient fixe le rendez-vous directement dans Doctolib.
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Réserver toute une série de séances de kiné sur Doctolib à partir d’une photo WhatsApp
- Une patiente envoie sur WhatsApp la photo de son ordonnance pour dix séances de kinésithérapie.
- Le secrétariat IA lit le nombre de séances et lui demande quelles matinées lui conviennent.
- Il réserve les dix séances avec Léa Garnier dans Doctolib, deux fois par semaine à 8 h.
- Un SMS liste toutes les dates, et un rappel WhatsApp arrive la veille de chaque séance.
- Si elle manque une séance, le secrétariat IA en ajoute une nouvelle à la fin de la série.
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Préparer les patients à une coloscopie Doctolib avec les appels, Gmail et les SMS
- Un patient appelle pour une coloscopie avec le Dr Rossi, et le secrétariat IA l’enregistre dans Doctolib.
- Votre fiche de préparation part le jour même de votre boîte Gmail, avec le régime de la dernière semaine.
- Des rappels par SMS accompagnent ensuite le patient à chaque étape de la préparation, au bon moment.
- Les questions sur la fiche trouvent leur réponse dans vos propres consignes, et tout ce qui est médical va à une infirmière.
- La veille, le patient confirme son heure d’arrivée d’un seul mot.
Moins d’interruptions dans chaque consultation Doctolib.
Ce qui change dans la journée quand le téléphone cesse d’arracher l’équipe aux patients qui sont devant elle.
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Un secrétariat pour tous les praticiens
Généralistes, dermatologues et kinés qui partagent un cabinet gardent chacun leur agenda Doctolib, et chaque patient est inscrit dans le bon agenda, selon le praticien demandé ou le premier créneau libre.
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Tout s’écrit directement dans Doctolib
Chaque réservation, déplacement ou annulation s’inscrit dans Doctolib au moment même : finies les ressaisies depuis un message vocal ou un WhatsApp.
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Les manières de votre meilleure secrétaire
Motifs de consultation, noms des praticiens et informations du cabinet viennent de Doctolib, et vous choisissez le ton : des réponses polies, chaleureuses et brèves.
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Des données de santé traitées avec respect
Les conversations des patients sont stockées en Allemagne, conformément au RGPD, l’identité est vérifiée avant de toucher à un rendez-vous, et le dossier officiel reste dans Doctolib.
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Un relais humain à tout moment
Une secrétaire ou le médecin peut reprendre n’importe quelle conversation, fil et rendez-vous déjà ouverts, depuis son poste ou l’application mobile.
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Des créneaux libérés tôt et aussitôt réutilisés
Les patients répondent à leur rappel WhatsApp d’un mot pour confirmer, déplacer ou annuler : un créneau libéré revient à un autre patient tant qu’il peut encore servir.
L’intégration IA de Doctolib, étape par étape.
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Connectez Doctolib
Nous relions vos agendas Doctolib avec vous lors d’un appel et passons en revue chaque praticien, motif de consultation et horaire d’ouverture.
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Le secrétariat IA découvre votre cabinet
Praticiens, motifs de consultation et créneaux viennent de Doctolib ; honoraires, fiches de préparation et règles du cabinet viennent de vous.
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Vos patients vous joignent partout
Dès le premier matin, appels, messages WhatsApp, SMS, e-mails et chats du site reçoivent une réponse, et chaque rendez-vous part directement dans Doctolib.
En bref
- Canaux
- Appels et WhatsApp d’abord, puis SMS, e-mail, chat du site, Instagram et Messenger
- Langues
- Français, allemand, italien, néerlandais et toute autre langue d’un patient
- Rendez-vous
- Pris, déplacés et annulés par praticien et motif de consultation
- Pays
- Cabinets en France, en Allemagne, en Italie et aux Pays-Bas
- Votre équipe
- Une boîte de réception partagée pour secrétaires et médecins, sur ordinateur et mobile
Vous avez déjà les assistants IA de Doctolib ?
Gardez-les. L’assistant téléphonique de Doctolib répond aux appels des cabinets, et son assistant de consultation rédige les notes pendant que le médecin reçoit ses patients. Le secrétariat IA de MessageMind travaille à leurs côtés sur WhatsApp, par SMS, par e-mail et sur le chat web, prend et déplace les rendez-vous Doctolib au fil de ces conversations, et relie votre agenda à des outils comme Odoo et Stripe.
- Des rendez-vous Doctolib pris depuis WhatsApp, les SMS, l’e-mail et le chat de votre site
- Les créneaux annulés confiés aux patients qui espèrent une date plus proche
- Odoo, Stripe et votre boîte e-mail autour de chaque rendez-vous
Pensé pour tous les cabinets sur Doctolib.
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Cabinets de médecine générale
Demandes du jour, renouvellements et certificats sont pris au téléphone pendant que les médecins consultent.
-
Spécialistes
Les cabinets de dermatologie, d’ophtalmologie et de gynécologie comblent leurs annulations avec les patients qui voulaient venir plus tôt.
-
Dentistes et kinésithérapeutes
Contrôles et séries de séances sont réservés, déplacés et confirmés dans la conversation.
-
Centres de santé
De nombreux praticiens et motifs de consultation partagent un seul secrétariat IA, en français, allemand, italien ou néerlandais.
Locations
Staybodia Ltd
“6 étoiles si je pouvais”
Jordan Bunton-WilliamsFondateur Services à domicile
Solartek Films
“Génial”
Ben HicklingDirecteur général
82 %Taux de réservation des cours d'essai
SIP Abacus réserve automatiquement des cours d’essai sur trois fuseaux horaires
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80,7 %Taux d'automatisation
Spa Hotel Anglický Dvůr automatise 80 % de sa réception sur WhatsApp
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82 %Demandes de suivi automatisées
Army & Navy Stores répond sur les tailles et les retours avant l’abandon du panier
Lire l'histoireFonctionne avec
Doctolib avec WhatsApp, SMS et Odoo.
Les patients réservent depuis WhatsApp, les SMS portent rappels et étapes de préparation, et Odoo garde le calendrier de vaccination de chaque voyageur.
HubSpotAutres intégrations : logiciels pour cabinets médicaux
Guides Doctolib
Doctolib et secrétariat IA : vos questions, nos réponses
Un secrétariat IA peut-il prendre les rendez-vous directement dans Doctolib ?
Oui. Les patients qui appellent, envoient un SMS ou un e-mail, ou écrivent sur WhatsApp ou sur votre site sont pris en charge par le secrétariat IA de MessageMind, qui prend, déplace et annule leurs rendez-vous Doctolib. Il propose aussi les créneaux libérés aux patients qui attendent une date plus proche et envoie les rappels, à toute heure.
Les appels passent-ils quand toutes les lignes du cabinet sont occupées ?
Oui. Chaque appel est pris par une voix naturelle, même quand plusieurs arrivent en même temps. Le secrétariat IA prend, déplace ou annule le rendez-vous pendant l’appel, recueille les demandes de renouvellement et de certificat pour le médecin et laisse à vos secrétaires un court résumé.
Les patients peuvent-ils écrire au cabinet sur WhatsApp ?
Oui. Les patients écrivent au numéro WhatsApp du cabinet, choisissent un créneau libre tiré de Doctolib et reçoivent la confirmation au même endroit. Rappels, changements et liens de téléconsultation arrivent ensuite dans ce fil, dans la langue du patient.
Et si un patient a besoin d’un autre jour ?
Il le dit dans la conversation. Un patient écrit que mardi ne lui convient plus, le secrétariat IA propose d’autres créneaux libres avec le même médecin, et Doctolib est mis à jour dès qu’il choisit. Une annulation est confirmée dans la conversation, et le créneau est proposé aux patients qui espéraient venir plus tôt.
Doctolib a-t-il son propre assistant téléphonique IA ?
Oui. Doctolib propose aux cabinets un assistant téléphonique IA, ainsi qu’un assistant de consultation qui rédige les notes pendant les rendez-vous. Le secrétariat IA de MessageMind travaille aux côtés des deux : il répond sur WhatsApp, par SMS, par e-mail et sur le chat web, et relie les rendez-vous Doctolib à des outils comme Odoo et Stripe.
Le secrétariat IA peut-il envoyer des consignes de préparation avant un rendez-vous ?
Oui. Chaque motif de consultation peut avoir ses consignes et ses documents, comme venir à jeun pour une prise de sang ou apporter la lettre d’orientation, et le secrétariat IA les envoie au moment que vous choisissez. Les patients peuvent poser leurs questions sur la fiche dans la conversation, et les questions médicales vont à votre équipe.
Les patients reçoivent-ils une réponse en français, allemand, italien ou néerlandais ?
Oui. Chaque patient obtient une réponse dans la langue qu’il écrit ou parle : une Italienne de passage à Paris reçoit des réponses aussi claires qu’une famille néerlandaise installée à Berlin. Votre équipe peut aussi lire la traduction de chaque conversation.
Nos secrétaires gardent-elles la main une fois Doctolib connecté ?
Oui. Quand nous connectons vos agendas Doctolib avec vous, nous passons en revue praticiens, motifs de consultation et fiches de préparation, et décidons ensemble de ce qui revient à vos secrétaires. Les patients continuent de réserver comme aujourd’hui, et le secrétariat IA démarre sur les canaux que vous choisissez.
Quel tarif pour un secrétariat IA connecté à Doctolib ?
Il dépend de la formule MessageMind choisie et de l’activité de votre téléphone et de votre messagerie. Chaque formule est présentée sur notre page des tarifs, et une démo avec notre équipe permet de trouver celle qui convient à un cabinet de votre taille.
Comment MessageMind protège-t-il les données des patients ?
Dans le strict respect du RGPD. Les conversations restent sur les serveurs de MessageMind en Allemagne, chiffrées en transit et au repos ; Doctolib reste le dossier officiel de chaque patient et de chaque rendez-vous ; et le secrétariat IA vérifie à qui il parle avant de modifier un rendez-vous.
Chaque appel et chaque message, inscrit dans Doctolib.
Réservez une démo et écoutez comment le secrétariat IA gérerait une matinée chargée dans votre cabinet.