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“+27 % de conversions”
Walter BalducciResponsable communicationRéceptionniste IA pour Acuity Scheduling : chaque client obtient son rendez-vous pendant vos séances.
MessageMind dote Acuity Scheduling d’un réceptionniste IA qui prend, déplace et annule les séances sur WhatsApp, Instagram, SMS, e-mail, chat web et au téléphone. Coachs et praticiens du bien-être continuent de travailler avec leurs clients pendant qu’il vend les forfaits, remplit les cours, vérifie les chèques-cadeaux et envoie chaque rappel.
Mis à jour en
Choisi par des équipes du monde entier
01Messages des clients
Des séances Acuity Scheduling réservées depuis WhatsApp, Instagram et l’e-mail.
Vos clients posent leurs questions là où ils vous parlent déjà. Le réceptionniste IA répond en quelques secondes, demande quel type de rendez-vous il leur faut, propose les créneaux libres d’Acuity et réserve celui qu’ils choisissent, questions d’admission comprises : la réservation se fait dans la conversation, sans passer par votre lien.
- WhatsApp, Instagram, SMS et e-mail au même endroit
- Questions du formulaire d’admission posées dans le chat
- Réservé directement dans votre agenda Acuity
02Forfaits et paiements
Séances payantes, forfaits et chèques-cadeaux réglés en une seule réponse.
Chaque type de rendez-vous peut être réservé, y compris les payants. Vos clients paient via la page de paiement Acuity, avec le compte Stripe, Square ou PayPal que vous utilisez déjà, ou réservent avec un code de forfait, d’abonnement ou de chèque-cadeau que le réceptionniste IA vérifie d’abord.
- Acompte ou paiement complet à la réservation
- Codes de forfait et d’abonnement vérifiés
- Chèques-cadeaux utilisés dans le chat
03Modifications et rappels
Reports, annulations et rappels, dans la conversation du client.
En cas de changement de programme, le réceptionniste IA retrouve le rendez-vous, propose de nouveaux horaires et le déplace en gardant les réponses d’admission. Chaque réservation Acuity, y compris celles faites sur votre page de réservation, reçoit une confirmation par WhatsApp ou SMS, un rappel avant la séance et un suivi après.
- Déplacé sans remplir à nouveau le formulaire
- Rappels aussi pour les réservations de votre page
- Suivis qui proposent la séance suivante
Ce que vous pouvez automatiser avec Acuity Scheduling.
L’automatisation IA pour Acuity Scheduling couvre tout le parcours client : répondre, réserver chaque type de rendez-vous et chaque cours, encaisser, gérer les changements et assurer le suivi, sur chaque canal qu’utilisent vos clients.
Répond à chaque client
- Répond aux questions sur les séances, les tarifs et les lieux sur WhatsApp, Instagram, SMS, e-mail, chat web et au téléphone.
- Indique aux clients la date de leur prochain rendez-vous et ce qu’ils ont réservé, directement depuis Acuity.
- Pose les questions du formulaire d’admission de chaque type de rendez-vous et enregistre chaque réponse sur la réservation.
Réserve séances et cours
- Réserve les séances individuelles avec le bon intervenant ou au bon endroit, depuis chaque agenda Acuity.
- Remplit cours collectifs et ateliers depuis le chat, selon les places restantes affichées par Acuity.
- Propose des options pendant la réservation, comme du temps en plus ou un produit à emporter.
- Affiche chaque créneau libre dans le fuseau horaire du client, en ligne ou en présentiel.
Vend et encaisse
- Réserve les types de rendez-vous payants : le client règle via votre page de paiement Acuity au moment de réserver.
- Vérifie les codes de forfait, d’abonnement et de chèque-cadeau, puis réserve la séance en les utilisant.
- Encaisse les acomptes à la réservation et indique le reste à payer d’après les paiements du rendez-vous.
Déplace et annule les séances
- Déplace un rendez-vous vers un nouvel horaire en conservant les réponses d’admission telles quelles.
- Annule à la demande du client, après confirmation, et enregistre le motif dans Acuity.
Assure le suivi de chaque séance
- Envoie une confirmation et un rappel par WhatsApp ou SMS pour chaque réservation, modification ou annulation Acuity.
- Demande un avis après la séance, ou propose la suivante tant que les bienfaits se font encore sentir.
- Tient à jour dans Acuity le nom, l’e-mail et le téléphone de chaque client à partir de la conversation.
Automatisations Acuity Scheduling populaires.
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Réserver une séance découverte Acuity Scheduling depuis un DM Instagram
Une abonnée répond à votre story et demande comment se passe un coaching avec vous. Le réceptionniste IA répond, pose les questions de votre formulaire d’admission, propose les créneaux libres pour votre séance découverte et réserve celui qu’elle choisit ; chaque réponse est enregistrée sur la réservation Acuity.
Client: Vous avez quelque chose mardi matin ? Je commence le travail à 11 h.
Agent IA: Oui ! Maya peut vous recevoir mardi à 8 h 30 ou à 9 h 15. Lequel des deux horaires vous va ?
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Remplir les dernières places d’un cours Acuity depuis WhatsApp
Votre cours de respiration du samedi a encore quatre places. Les habitués qui écrivent sur WhatsApp voient combien il en reste, réservent en une seule réponse et reçoivent les détails du cours. Une fois le cours complet, le réceptionniste IA propose la date suivante ou une place sur la liste d’attente.
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Déplacer une séance Acuity Scheduling sans remplir de nouveau le formulaire
Un client écrit que jeudi ne lui convient plus. Le réceptionniste IA retrouve le rendez-vous grâce à son e-mail, propose de nouveaux horaires sur le même type de rendez-vous et le déplace dans Acuity. Ses réponses d’admission restent sur le rendez-vous, et la nouvelle confirmation arrive dans la même conversation.
Client: On peut décaler la séance de jeudi à la semaine prochaine ? Même heure si possible.
Agent IA: C’est fait ! Votre séance est déplacée à jeudi prochain, 18 h, avec Maya, et toutes vos réponses sont conservées.
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Répondre aux appels Acuity Scheduling pendant que vous êtes avec un client
Votre téléphone sonne en plein massage. Le réceptionniste IA décroche d’une voix naturelle, réserve l’appelant sur le bon type de rendez-vous, envoie la confirmation par SMS avant de raccrocher et vous laisse un court résumé à lire à la fin de la séance. Les appels manqués deviennent des séances réservées plutôt que des messages vocaux.
Automatisations avancées pour Acuity Scheduling.
Elles relient Acuity Scheduling aux outils qu’une activité de coaching ou de bien-être utilise déjà, du premier message au forfait réglé et à la réservation suivante.
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Vendre des forfaits de dix séances de coaching sportif avec Acuity Scheduling, HubSpot et Stripe
- Un adhérent de salle de sport demande sur Instagram comment fonctionnent vos forfaits de coaching personnel.
- Le réceptionniste IA demande objectifs et matinées libres, puis crée le contact et la transaction HubSpot.
- Il envoie le forfait Acuity de dix séances, réglé via le compte Stripe relié à votre paiement Acuity.
- Chaque séance est réservée avec le code du forfait : le client paie une seule fois.
- HubSpot marque la transaction comme gagnée, et l’offre de renouvellement part deux séances avant la fin.
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Des questions de soins de la peau sur Shopify aux consultations vidéo Acuity Scheduling, via WhatsApp
- Sur votre boutique Shopify, une cliente demande au chatbot du site quel sérum convient à sa peau sèche.
- Le réceptionniste IA propose un diagnostic de peau gratuit en vidéo, pris dans votre agenda Acuity.
- Elle réserve dans le chat et répond à vos questions d’admission sur sa peau et sa routine.
- Après l’appel, elle reçoit sur WhatsApp la routine conseillée, avec un seul lien de commande Shopify pour tout.
- Six semaines plus tard, un message WhatsApp prend des nouvelles de sa peau et propose un suivi.
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Réserver une préparation express aux entretiens dans Acuity Scheduling avec WhatsApp, Zoom et Gmail
- Un candidat écrit sur WhatsApp : son entretien final a lieu vendredi prochain et il veut de l’aide.
- Le réceptionniste IA propose trois séances Zoom avant vendredi, prises dans votre agenda Acuity.
- Il achète votre forfait de préparation sur la page de paiement Acuity, et les trois séances y sont rattachées.
- Gmail lui envoie votre fiche de préparation, et chaque lien Zoom figure sur sa réservation.
- Après l’entretien, un message WhatsApp demande comment il s’est passé et propose une séance de négociation salariale.
Une semaine Acuity Scheduling bien remplie.
Ces petits détails qui font que vos séances sont réservées, réglées et à l’heure.
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Appel découverte, massage profond ou cours collectif
Chaque demande arrive sur le type de rendez-vous Acuity que vous avez créé pour elle, avec sa durée, son prix, son agenda et son formulaire d’admission déjà associés.
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Un seul client par créneau, même aux heures de pointe
Juste avant de confirmer, le réceptionniste IA revérifie ce créneau précis dans Acuity : chaque horaire revient à un seul client.
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Des réponses à l’image de votre activité
Un ton chaleureux pour un studio de massage, énergique pour un coach sportif : vous choisissez, et chaque confirmation précise le praticien, l’heure et ce qu’il faut apporter.
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Vos règles Acuity s’appliquent toujours
Disponibilités, temps tampons, délai minimum de réservation, plafonds quotidiens et fuseaux horaires viennent d’Acuity : le chat propose les mêmes horaires que votre page de réservation.
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Vous prenez le relais avec tout le contexte
Quand un client veut votre avis personnel, vous recevez la conversation avec un court résumé, et l’échange reprend là où il en était.
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Votre boîte de réception dans la poche entre deux séances
Suivez chaque conversation de réservation dans les applications MessageMind sur iOS, Android et le web, et répondez depuis la salle de soins ou la salle de sport.
Comment fonctionne l’intégration IA d’Acuity Scheduling.
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Connectez Acuity Scheduling
Notre équipe connecte votre compte Acuity avec vous et passe en revue ensemble vos types de rendez-vous, vos agendas et vos forfaits.
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Le réceptionniste IA apprend vos séances
Types de rendez-vous, tarifs, options, formulaires d’admission et horaires des cours viennent d’Acuity, avec le ton et les règles maison que vous lui donnez.
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Lancez-vous là où vos clients vous écrivent
Séances, cours et forfaits se réservent depuis WhatsApp, Instagram, Messenger, SMS, e-mail, chat web ou par téléphone, directement dans Acuity.
En bref
- Canaux
- Téléphone, WhatsApp, Instagram, Messenger, SMS, e-mail et chat web
- Réservations
- Séances individuelles, cours et ateliers, réservés, déplacés ou annulés
- Paiements
- Paiement Acuity, acomptes, forfaits, abonnements et chèques-cadeaux
- Langues
- La langue de chaque client, avec les horaires dans son fuseau
- Votre équipe
- Les conversations de chaque praticien dans une boîte de réception partagée
Idéal pour les coachs et les praticiens du bien-être.
-
Coachs
Coachs de vie, d’affaires et sportifs transforment leurs DM en appels découverte et en programmes payants, même en pleine séance.
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Massage et soins du corps
Les praticiens gardent les mains sur leurs clients pendant que réservations, chèques-cadeaux et rappels se gèrent tout seuls.
-
Studios et cours
Les studios de yoga, de respiration et de Pilates remplissent leurs cours place par place et proposent la date suivante quand l’un affiche complet.
Locations
Staybodia Ltd
“6 étoiles si je pouvais”
Jordan Bunton-WilliamsFondateur Services à domicile
Solartek Films
“Génial”
Ben HicklingDirecteur général
82 %Taux de réservation des cours d'essai
SIP Abacus réserve automatiquement des cours d’essai sur trois fuseaux horaires
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80,7 %Taux d'automatisation
Spa Hotel Anglický Dvůr automatise 80 % de sa réception sur WhatsApp
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82 %Demandes de suivi automatisées
Army & Navy Stores répond sur les tailles et les retours avant l’abandon du panier
Lire l'histoireFonctionne avec
Acuity Scheduling avec Squarespace, Stripe et Zoom.
Vos clients vous trouvent sur votre site Squarespace, paient par Stripe sur la page de paiement Acuity et vous retrouvent sur Zoom pour les séances en ligne.
Appels téléphoniques
Squarespace
BrevoAutres intégrations : prise de rendez-vous et agendas
Réceptionniste IA Acuity Scheduling : questions et réponses
Un réceptionniste IA peut-il prendre les rendez-vous de mes clients de coaching et de bien-être dans Acuity Scheduling ?
Oui. Le réceptionniste IA de MessageMind se connecte à Acuity Scheduling et réserve pour vos clients n’importe quel type de rendez-vous ou cours depuis WhatsApp, Instagram, Messenger, SMS, e-mail, chat web et téléphone. Il vérifie les disponibilités en direct, pose vos questions d’admission, encaisse via votre page de paiement Acuity et enregistre tout sur la réservation.
Mes clients peuvent-ils réserver une séance sur WhatsApp ou Instagram ?
Oui. Ils écrivent à votre numéro WhatsApp ou à votre compte Instagram, voient les créneaux libres pour la séance souhaitée et réservent dans la même conversation, sans lien à ouvrir. Confirmations, rappels et éventuels changements arrivent aussi dans ce fil, dans la langue du client.
Un client peut-il décaler sa séance à la semaine suivante par message ?
Oui. Le réceptionniste IA retrouve le rendez-vous grâce à l’e-mail du client, propose de nouveaux horaires sur le même type de rendez-vous et le déplace, réponses d’admission comprises. Les annulations sont d’abord confirmées avec le client, le motif est enregistré dans Acuity et le créneau libéré redevient disponible pour quelqu’un d’autre.
Fonctionne-t-il avec les forfaits, abonnements et chèques-cadeaux Acuity ?
Oui. Avant de réserver, il vérifie le code de forfait, d’abonnement ou de chèque-cadeau et ce qu’il couvre encore, puis réserve la séance en l’utilisant. Les clients qui veulent acheter un forfait, une adhésion ou un cadeau pour quelqu’un reçoivent le bon lien d’achat Acuity dans le chat.
Peut-il remplir les cours collectifs et les ateliers ?
Oui. Il lit les places restantes de chaque cours Acuity, inscrit les clients tant qu’il en reste et envoie les informations pour participer. Quand un cours affiche complet, il propose la date suivante, et chaque participant reçoit un rappel avant le début de la séance.
Peut-il décrocher pendant un massage ou une séance de coaching ?
Oui. Pendant que vous avez les mains occupées, le réceptionniste IA répond sur votre ligne professionnelle, consulte votre agenda Acuity et réserve, déplace ou annule la séance pendant l’appel. L’appelant reçoit la confirmation par SMS, et un court résumé vous attend à la fin de votre séance.
Gère-t-il les clients d’autres langues et d’autres fuseaux horaires ?
Oui. Chaque client reçoit une réponse dans la langue qu’il écrit ou parle, et les créneaux libres s’affichent dans son propre fuseau horaire. Idéal pour les coachs qui ont des clients à l’étranger et les praticiens qui proposent des séances en ligne sur Zoom comme en présentiel.
Mon compte Acuity Scheduling reste-t-il tel quel ?
Oui. Vos types de rendez-vous, vos agendas, vos réglages de paiement et les e-mails et SMS d’Acuity continuent exactement comme aujourd’hui. Notre équipe connecte Acuity avec vous, définit avec vous les types de rendez-vous et les cours que propose le réceptionniste IA, et peut activer les canaux un par un.
Comment un coach ou un studio de bien-être choisit-il sa formule ?
Selon les canaux utilisés et le nombre de conversations clients attendues chaque mois. Notre page des tarifs détaille ce que couvre chaque formule MessageMind, et lors d’une démo nous suggérons celle qui correspond à votre activité, du coach indépendant au studio très fréquenté.
Les réponses d’admission de mes clients restent-elles confidentielles ?
Oui. Réponses d’admission et réservations restent dans Acuity, et MessageMind conserve chaque conversation dans votre propre boîte de réception, sur des serveurs situés dans l’UE, conformément au RGPD. Chaque client est identifié par son e-mail avant tout partage ou toute modification concernant sa réservation.
Plus de séances dans Acuity Scheduling, moins de messages à traiter le soir
Venez à la démo avec une vraie question de client et regardez-la devenir une réservation Acuity.