Intégration Acuity Scheduling et IA : fonctionnement et connexion

L’intégration Acuity Scheduling et IA relie Acuity Scheduling à MessageMind : un agent IA lit vos données en temps réel et répond sur tous les canaux qu’utilisent vos clients. Une fois Acuity Scheduling connecté, l’agent IA consulte vos créneaux libres et prend, déplace ou annule des rendez-vous Acuity directement dans la conversation. Vous le connectez depuis « Connections > Integrations » en collant le User ID et l’API Key de votre compte Acuity, puis vous choisissez les types de rendez-vous que l’agent IA peut réserver.

Qu’est-ce que l’intégration Acuity Scheduling et IA ?

Une fois Acuity Scheduling connecté, l’agent IA consulte vos créneaux libres et prend, déplace ou annule des rendez-vous Acuity directement dans la conversation. Vous le connectez depuis « Connections > Integrations » en collant le User ID et l’API Key de votre compte Acuity, puis vous choisissez les types de rendez-vous que l’agent IA peut réserver. Seuls les types de rendez-vous gratuits peuvent être proposés.

Vous trouverez toutes les intégrations prises en charge sur la page des intégrations MessageMind, et les détails techniques de celle-ci dans la documentation MessageMind sur Acuity Scheduling. Si vous préférez d’abord la voir en action, réservez une démo et nous vous montrons son fonctionnement en direct.

Ce que fait l’intégration Acuity Scheduling

L’intégration Acuity Scheduling et IA offre dès le départ les fonctions suivantes :

• L’agent IA consulte les créneaux libres des types de rendez-vous que vous avez autorisés : un jour donné, à une heure précise, sur une plage horaire ou sur plusieurs jours.
• Quand un client demande votre premier créneau disponible, il trouve le prochain créneau libre sans lui demander de date.
• Si l’heure souhaitée par le client est déjà prise, il propose les créneaux libres suivants de la journée ou la même heure les jours voisins.
• Il réserve le rendez-vous dans Acuity après avoir demandé le prénom, le nom et l’adresse e-mail. Le numéro de téléphone est facultatif.
• Avant de réserver, il pose aussi les questions obligatoires des formulaires d’admission associés à ce type de rendez-vous dans Acuity.
• Les clients peuvent déplacer un rendez-vous à un autre horaire. Leurs réponses aux formulaires restent attachées au rendez-vous : ils n’ont pas à répondre une seconde fois.
• Les clients peuvent annuler un rendez-vous. L’agent IA leur demande d’abord de confirmer et, s’ils donnent un motif, l’ajoute au rendez-vous annulé dans Acuity.

Données lues et écrites

L’intégration Acuity Scheduling et IA n’utilise qu’un nombre limité de champs. Voici exactement ce qui circule entre les deux systèmes :

Comment configurer l’intégration Acuity Scheduling et IA

La configuration prend quelques minutes une fois votre compte Acuity Scheduling actif. Les étapes :

• Dans Acuity, allez dans « Integrations > API » et cliquez sur « View Credentials ». Gardez la page ouverte : vous aurez besoin du User ID et de l’API Key affichés.
• Dans MessageMind, ouvrez « Connections > Integrations » depuis la barre du haut.
• Repérez la ligne Acuity dans « Bookings », ou tapez Acuity dans le champ de recherche.
• Cliquez sur « Connect » dans cette ligne. La fenêtre « Connect Acuity Scheduling » s’ouvre.
• Dans le champ « User ID », collez le numéro copié depuis Acuity.
• Dans le champ « API Key », collez la clé copiée depuis Acuity.

Le guide pas à pas, avec chaque bouton et chaque champ, se trouve dans la documentation MessageMind sur Acuity Scheduling.

Cas d’usage de l’intégration Acuity Scheduling et IA

Voici comment les équipes l’utilisent le plus souvent :

• Un nouveau client demande une consultation gratuite sur Instagram. L’agent IA lui propose des créneaux libres, prend ses coordonnées et réserve dans Acuity.
• Un client demande sur WhatsApp votre premier créneau disponible. L’agent IA trouve le prochain créneau libre pour le type de rendez-vous souhaité et le réserve.
• Une cliente ne peut pas venir à la séance de demain et demande de la décaler à vendredi. L’agent IA retrouve le rendez-vous grâce à son e-mail, vérifie vendredi et le déplace.
• Quelqu’un écrit dans le chat du site pour annuler. L’agent IA lui demande de confirmer, annule le rendez-vous dans Acuity et enregistre le motif.
• Vous avez dans Acuity un appel découverte gratuit et un point interne gratuit. Vous n’autorisez que l’appel découverte : l’agent IA ne propose donc jamais le point interne.

Pour voir comment l’agent IA fonctionne avec toutes les intégrations, lisez notre guide sur le système de prise de rendez-vous par IA.

Limites à connaître

L’intégration Acuity Scheduling fait volontairement un nombre limité de choses. Voici ce qu’il faut savoir avant de compter dessus :

• Seuls les types de rendez-vous gratuits peuvent être réservés. Les types payants n’apparaissent pas : l’agent IA ne peut donc pas encaisser de paiements ni d’acomptes via Acuity.
• Les types de rendez-vous privés et inactifs n’apparaissent pas non plus.
• L’agent IA réserve uniquement par type de rendez-vous. Les clients ne peuvent pas choisir un membre de l’équipe ni un agenda en particulier.
• Pour déplacer ou annuler un rendez-vous, l’agent IA a besoin de l’adresse e-mail utilisée lors de la réservation ainsi que de la date et de l’heure du rendez-vous. Il ne trouve que les rendez-vous des types que vous avez autorisés.
• Un rendez-vous déplacé garde son type. Pour passer à un autre type, le client annule et réserve à nouveau.

Tarifs et offres concernées

L’intégration Acuity Scheduling et IA est disponible avec les offres payantes de MessageMind. La page des tarifs MessageMind indique l’offre nécessaire et le contenu de chacune. Il n’y a pas de frais supplémentaires par intégration : la connexion fait partie de votre compte.

Questions fréquentes

Qu’est-ce que l’intégration Acuity Scheduling et IA ?

L’intégration Acuity Scheduling et IA est la connexion native entre Acuity Scheduling et MessageMind. Une fois la connexion établie, l’agent IA lit les données d’Acuity Scheduling en temps réel pendant la conversation et s’en sert (par exemple en répondant à une question sur le stock, en prenant un rendez-vous ou en mettant à jour un contact) sur WhatsApp, Instagram, SMS, e-mail et le chat de votre site.

Comment connecter Acuity Scheduling à MessageMind ?

Ouvrez la page de l’intégration Acuity Scheduling dans votre tableau de bord MessageMind et suivez les étapes de connexion. Le guide pas à pas, avec le nom de chaque champ et des captures d’écran, se trouve dans la documentation MessageMind sur Acuity Scheduling.

Comment fonctionne l’authentification de l’intégration Acuity Scheduling ?

Vous collez deux valeurs de votre compte Acuity dans la fenêtre de connexion : votre User ID et votre API Key. Aucune page de connexion Acuity ne s’ouvre. La connexion fonctionne tant que vous ne la coupez pas et que la clé API reste valide dans Acuity. Les identifiants sont stockés chiffrés et utilisés uniquement côté serveur : ils ne sont jamais envoyés au navigateur ni à des tiers.

MessageMind consulte-t-il vraiment les créneaux libres des types de rendez-vous que vous avez autorisés ?

Oui. L’agent IA consulte les créneaux libres des types de rendez-vous que vous avez autorisés : un jour donné, à une heure précise, sur une plage horaire ou sur plusieurs jours.

Que faire si un clic sur « Connect » affiche un message commençant par « Invalid Acuity User ID or API Key » ?

Copiez à nouveau les deux valeurs depuis « View Credentials » dans Acuity. Le User ID est un nombre, et l’API Key doit être collée en entier, sans espaces. Si les deux sont corrects, vérifiez que votre offre Acuity inclut l’accès à l’API.