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“+27 % de conversions”
Walter BalducciResponsable communicationRéceptionniste IA pour Square Appointments : vos clients réservés, même les mains prises.
MessageMind donne à Square Appointments un réceptionniste IA qui prend, déplace et annule les rendez-vous sur Instagram, WhatsApp et Messenger, par SMS, sur le chat web et au téléphone. Pour les salons, barbiers et entreprises de services : acomptes par lien de paiement Square, réponses sur les cartes cadeaux et habitués relancés pour reprendre rendez-vous.
Mis à jour en
Choisi par des équipes du monde entier
01Instagram et appels
Des rendez-vous Square Appointments pris par DM Instagram, SMS et téléphone.
Vos clients écrivent sur l’Instagram du salon, envoient un SMS ou appellent alors que toute l’équipe est en pleine coloration. Le réceptionniste IA répond à chacun en quelques secondes, vérifie les horaires en direct de la prestation et du membre de l’équipe souhaités, et réserve dans Square Appointments, sur la bonne fiche client.
- Instagram, Messenger, SMS, e-mail et appels
- Horaires en direct pour chaque membre de l’équipe
- Réservé sur la fiche client Square
02Acomptes et absences
Des acomptes encaissés avant de bloquer le créneau, pour que les absences coûtent moins cher.
Les prestations payantes se réservent dans le chat comme les autres. Le réceptionniste IA explique votre politique d’annulation, envoie un lien de paiement Square pour l’acompte ou le prépaiement et confirme la réservation dès que Square l’indique comme payée, conformément aux frais d’absence que vous avez fixés.
- Acomptes par lien de paiement Square
- Votre politique d’annulation expliquée
- Paiement vérifié avant confirmation
03Modifications et rappels
Rendez-vous déplacé, annulé ou confirmé, d’où que vienne la réservation.
Qu’ils aient réservé au comptoir, en ligne ou par téléphone, vos clients peuvent déplacer ou annuler par message. Le réceptionniste IA vérifie d’abord le nouvel horaire avec le même membre de l’équipe, note le motif dans Square et envoie un rappel WhatsApp ou SMS avant chaque visite.
- Modifications des réservations au comptoir et en ligne
- Disponibilité du même membre de l’équipe vérifiée d’abord
- Rappels quelle que soit l’origine de la réservation
Ce que vous pouvez automatiser avec Square Appointments.
L’automatisation IA pour Square Appointments prend en charge tout le travail d’accueil autour de chaque visite : réponses, réservation de toute prestation, acomptes, modifications et retour des habitués.
Répond à toute la clientèle
- Renseigne sur les prestations, les tarifs et les horaires d’ouverture, sur Instagram, WhatsApp, par SMS, par e-mail et au téléphone.
- Indique aux clients le solde de leur carte cadeau ainsi que leurs points et récompenses Square Loyalty.
- Vérifie si une réservation est payée et indique au client ce qu’il reste à régler.
Réserve chaque prestation
- Réserve chaque prestation et chaque variante, payantes comprises, avec le membre de l’équipe demandé par le client.
- Propose les créneaux en direct de chaque établissement Square, avec son équipe et ses horaires d’ouverture.
- Ajoute à chaque rendez-vous les remarques du client et vos champs de réservation personnalisés.
Protège votre agenda
- Envoie un lien de paiement ou une facture Square pour les acomptes et prépaiements avant de bloquer le créneau.
- Explique simplement votre délai d’annulation et vos frais d’absence avant que le client réserve.
Reporte et annule
- Déplace un rendez-vous vers un nouvel horaire avec le même membre de l’équipe, après avoir vérifié sa disponibilité.
- Annule sur demande, confirme avec le client et note son motif dans Square.
Fait revenir les clients
- Envoie confirmation et rappel par WhatsApp ou SMS pour les réservations faites en ligne, sur place ou par téléphone.
- Après chaque rendez-vous, propose la visite suivante avec la prestation et le membre de l’équipe habituels du client.
- Tient à jour les fiches clients Square, avec les notes tirées de la conversation.
Automatisations Square Appointments du quotidien.
-
Réserver des extensions de cils dans Square Appointments depuis un DM Instagram
Une nouvelle cliente envoie en DM à votre studio de cils la photo de la pose volume qui lui plaît. Le réceptionniste IA la rattache à votre prestation de pose complète, s’informe d’éventuelles allergies, propose les créneaux libres de Mia le samedi et envoie le lien d’acompte, puis réserve dans Square Appointments dès que l’acompte est payé.
Client: Bonjour ! Je pourrais avoir cette pose volume samedi ? C’est ma première fois.
Agent IA: Très joli choix ! Mia est disponible samedi à 10 h ou à 13 h 30. Je vous bloque 10 h avec un acompte ?
-
Faire revenir les absents Square Appointments avant que le fauteuil reste vide une deuxième fois
Quand un client est marqué absent dans Square, le réceptionniste IA lui envoie un SMS aimable avec de nouveaux horaires du même membre de l’équipe et un rappel tout en douceur de votre politique en cas d’absence. Une réponse suffit pour reprendre rendez-vous, et le nouveau rendez-vous arrive sur sa fiche Square.
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Répondre sur WhatsApp aux questions sur les cartes cadeaux et la fidélité Square
Une cliente demande si elle peut utiliser la carte cadeau reçue pour son anniversaire, et si ses points lui offrent un brushing gratuit. Le réceptionniste IA vérifie le solde de la carte et ses récompenses Square Loyalty, puis réserve le brushing et une coupe en un seul rendez-vous.
Client: Je peux utiliser ma carte cadeau d’anniversaire et mes points samedi ?
Agent IA: Oui pour les deux ! La carte couvre votre coupe et vos points vous offrent un brushing. Samedi à 11 h ?
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Transformer les appels du samedi en rendez-vous Square Appointments avec le barbier attitré de chacun
Le samedi, le téléphone du barbier sonne sans arrêt. Le réceptionniste IA répond d’une voix naturelle, reconnaît les habitués grâce à leur fiche client Square, leur réserve leur coupe de toujours avec leur barbier attitré et envoie la confirmation par SMS avant de raccrocher : les barbiers continuent de couper.
Automatisations Square Appointments avancées.
Pour les salons et entreprises de services qui travaillent avec Square, ces automatisations relient Square Appointments à votre CRM, à vos canaux et à Google Maps, de la première demande à la visite suivante.
-
Décrocher le contrat de nettoyage hebdomadaire d’une concession avec Square Appointments, HubSpot et Stripe
- Une concession automobile demande au chatbot de votre site un nettoyage hebdomadaire des voitures de son parc.
- Le réceptionniste IA demande la taille du parc et les jours, puis crée l’entreprise et la transaction HubSpot.
- Square Appointments reçoit une intervention de nettoyage chaque vendredi avec deux de vos préparateurs.
- En fin de mois, une facture Stripe regroupe toutes les interventions réalisées, selon vos propres conditions de paiement.
- Quand Stripe indique la facture payée, HubSpot met à jour la transaction et le gérant reçoit le reçu.
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Réserver des massages en duo dans Square Appointments depuis Facebook Messenger, confirmés par SMS
- Quelqu’un demande sur Facebook Messenger un massage en duo samedi pour un anniversaire de couple.
- Le réceptionniste IA trouve un horaire où deux praticiens et la cabine double sont libres.
- Il réserve les deux soins ensemble dans Square Appointments, et un lien de paiement Square encaisse l’acompte.
- Le rappel SMS de la veille contient l’itinéraire Google Maps et les infos de stationnement.
- Après la visite, le couple reçoit un remerciement et un moyen simple de réserver à nouveau ensemble.
-
Transformer les questions nail art sur TikTok en rendez-vous Square Appointments avec rappels SMS
- Une internaute de Montréal demande en DM TikTok à votre studio la pose effet chrome de votre dernière vidéo.
- Le réceptionniste IA choisit votre prestation d’extensions en gel et la prothésiste qui a créé ce look.
- Il lui propose des créneaux libres, en réserve un dans Square Appointments et enregistre la référence de la vidéo dans les notes.
- Un rappel SMS arrive la veille, avec votre politique en cas de retard.
- Trois semaines après la visite, un SMS lui propose un remplissage avec la même prothésiste.
Moins de fauteuils vides dans chaque établissement Square Appointments.
Ce qui change à l’accueil quand le chat réserve dans Square à votre place.
-
Chaque prestation et chaque variante, prêtes à réserver
Coupes, couleurs, dégradés et soins gardent leurs durées, prix et variantes Square : une couleur de deux heures ne se glisse jamais dans un créneau de 30 minutes.
-
Vérifié deux fois, réservé une fois
Le réceptionniste IA revérifie l’agenda du membre de l’équipe juste avant de réserver : un client sans rendez-vous pris au comptoir et une réservation par chat ne se télescopent jamais.
-
Des confirmations qui parlent comme votre équipe
Décontractées pour un barbier, soignées pour un spa, et toujours claires sur la personne, la prestation et l’horaire.
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Vos réglages Square, respectés tels quels
Horaires d’ouverture, plannings de l’équipe, temps de pose et délai d’annulation viennent de Square : le chat propose exactement ce que proposerait votre site de réservation.
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Votre équipe prend la main en cours de conversation
Quand un client demande quelque chose d’inhabituel, comme une correction de couleur, la conversation parvient au bon coiffeur avec un court résumé.
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Réservé sur Instagram, déplacé sur Messenger, rappel par SMS
Chaque modification s’applique au même rendez-vous Square, quel que soit le canal utilisé, et les rappels arrivent sur celui que le client préfère.
Comment fonctionne l’intégration IA de Square Appointments.
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Connectez Square Appointments
Notre équipe connecte votre compte Square avec vous, puis vous vérifiez ensemble les établissements, les membres de l’équipe, les prestations et les règles.
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Le réceptionniste IA apprend votre salon
Prestations, variantes, prix, plannings de l’équipe et règles de réservation viennent de Square, avec le ton que vous choisissez.
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Mise en service sur Instagram, WhatsApp et au téléphone
Instagram, WhatsApp, Messenger, SMS, chat web et ligne téléphonique : chacun de vos canaux réserve désormais directement dans Square Appointments.
En bref
- Canaux
- Instagram, WhatsApp, Messenger, SMS, e-mail, chat web et appels téléphoniques
- Rendez-vous
- Chaque prestation, membre de l’équipe et établissement, réservés, déplacés ou annulés
- Paiements
- Acomptes et prépaiements par lien de paiement ou facture Square
- Fidélité
- Soldes de cartes cadeaux et points Square Loyalty communiqués
- Votre équipe
- Chaque conversation client dans une boîte de réception partagée, aussi sur mobile
Vous utilisez déjà Square Assistant dans Square Appointments ?
Gardez-le. Square Assistant permet à vos clients de confirmer, d’annuler ou de reporter en répondant aux rappels SMS de Square Appointments, à toute heure. Le réceptionniste IA de MessageMind travaille à ses côtés sur les conversations qui commencent ailleurs, des DM Instagram et de WhatsApp au chat web et au téléphone : il y réserve les nouveaux clients, encaisse les acomptes et répond aux questions sur les cartes cadeaux.
- Nouveaux clients réservés depuis Instagram, WhatsApp et le téléphone
- Acomptes, soldes de cartes cadeaux et fidélité traités dans le chat
- HubSpot, Stripe et Google Maps dans le même parcours
Locations
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Solartek Films
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Army & Navy Stores répond sur les tailles et les retours avant l’abandon du panier
Lire l'histoireFonctionne avec
Square Appointments avec Instagram, Google Maps et HubSpot.
Vos clients trouvent votre salon sur Google Maps, réservent depuis Instagram, et vos plus gros comptes sont suivis dans HubSpot.
Google CalendarFonctionne bien avec Square Appointments
Autres intégrations : prise de rendez-vous et agendas
Square Appointments et le réceptionniste IA : questions et réponses
Existe-t-il un assistant de réservation IA pour les salons et barbiers sur Square ?
Oui. Le réceptionniste IA de MessageMind se connecte à Square Appointments et réserve n’importe quelle prestation avec le membre de l’équipe et l’établissement souhaités, depuis Instagram, WhatsApp, Messenger, les SMS, le chat web et les appels. Il vérifie les horaires en direct, encaisse les acomptes par lien de paiement Square et enregistre chaque rendez-vous sur la bonne fiche client.
Comment se répartit le travail avec Square Assistant ?
Chacun son rôle, en toute simplicité. Square Assistant continue de traiter les réponses à vos rappels SMS Square, pour que vos clients confirment, annulent ou reportent depuis ces messages. Le réceptionniste IA de MessageMind prend les conversations qui commencent ailleurs, des DM Instagram aux appels, et réserve nouveaux clients et habitués dans le même agenda Square.
Peut-on réserver directement depuis un DM Instagram, sans lien ?
Oui. Quelqu’un écrit à votre Instagram, et le réceptionniste IA répond en quelques secondes, demande ce que la personne recherche et propose les horaires en direct de Square Appointments. Elle en choisit un, paie l’acompte si votre politique le prévoit et reçoit la confirmation dans le même fil, avec un rappel avant la visite.
Peut-il encaisser un acompte avant de bloquer le créneau ?
Oui. Pour les prestations avec acompte ou prépaiement, le réceptionniste IA envoie un lien de paiement Square dans le chat et confirme le rendez-vous dès que Square l’indique comme payé. Il explique d’abord simplement votre délai d’annulation et vos frais d’absence, pour éviter toute surprise.
Un client peut-il savoir où il en est de ses points de fidélité ?
Oui. Le réceptionniste IA lit les points et récompenses Square Loyalty du client, ainsi que le solde de ses cartes cadeaux Square, puis réserve la visite sur laquelle il veut les utiliser. Il indique aussi si un rendez-vous passé a été payé et ce qu’il reste à régler.
Les clients peuvent-ils réserver au téléphone avec leur barbier habituel ?
Oui. Une voix naturelle décroche, connaît vos prestations, votre équipe et vos horaires d’ouverture, et reconnaît les habitués grâce à leur fiche Square. Elle fixe le rendez-vous de l’appelant avec son barbier ou son coiffeur habituel pendant l’appel, puis envoie les détails par SMS et laisse une courte note à l’équipe.
Un client qui écrit en anglais reçoit-il ses réponses et rappels en anglais ?
Oui. Chaque client reçoit une réponse dans la langue qu’il écrit ou parle, anglais, espagnol, portugais ou toute autre, et ses confirmations et rappels suivent dans cette langue, avec le ton de votre salon. Le rendez-vous et ses notes restent bien rangés dans Square pour votre équipe.
Devons-nous modifier nos réglages Square Appointments pour démarrer ?
Votre façon de gérer Square reste la même. Prestations, plannings de l’équipe, politiques, e-mails et SMS de Square restent tels quels, et notre équipe connecte votre compte avec vous et vérifie quels établissements et quelles prestations le réceptionniste IA propose avant la mise en service.
Ajouter MessageMind change-t-il ce que nous payons à Square ?
Votre abonnement Square et vos frais de traitement des cartes restent exactement les mêmes. Le prix de MessageMind dépend de la formule choisie et des conversations clients de tous vos établissements ; notre page des tarifs détaille chaque formule, et une courte démo est le moyen le plus simple de voir celle qui convient à un salon de votre taille.
Que conserve MessageMind, et que reste-t-il dans Square ?
MessageMind conserve les conversations, dans votre boîte de réception, sur des serveurs européens soumis au RGPD. Square reste le lieu de chaque fiche client, rendez-vous et paiement, et les données de carte se saisissent sur la page de paiement sécurisée de Square, jamais dans le chat.
Votre agenda Square Appointments, rempli entre deux coupes.
Venez à la démo avec votre samedi le plus chargé : vous verrez le chat le réserver directement dans Square.