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“+27 % de conversions”
Walter BalducciResponsable communicationRéceptionniste IA pour Setmore : appels et DM transformés en rendez-vous confirmés.
Le réceptionniste IA de MessageMind prend, déplace et annule les rendez-vous Setmore des petites entreprises sur WhatsApp, Instagram et Facebook, par SMS et e-mail, dans le chat web et au téléphone. Il propose le membre de l’équipe préféré du client ou le premier disponible, envoie rappels et liens vidéo, et enregistre chaque client dans sa fiche Setmore.
Mis à jour en
Choisi par des équipes du monde entier
01Appels et DM
Des rendez-vous Setmore pris au téléphone, sur Instagram et sur Facebook.
Setmore permet d’ajouter un bouton « Réserver » à vos pages Instagram et Facebook. Le réceptionniste IA y ajoute la conversation : il répond au DM, au SMS ou à l’appel en quelques secondes, trouve un créneau disponible pour la bonne prestation et le réserve dans Setmore pendant que le client vous parle encore.
- Appels décrochés avec une voix naturelle
- Rendez-vous pris dans le fil Instagram ou Facebook
- Horaires Setmore en direct pour chaque prestation
02Équipe et prestations
La coiffeuse attitrée, ou la première personne disponible.
Certains clients demandent toujours Priya ; d’autres veulent le premier créneau de la semaine. Le réceptionniste IA pose la question, propose les horaires Setmore en direct de cette personne ou de toute l’équipe, réserve les prestations payantes via vos paiements Setmore et répond à « avec qui j’ai rendez-vous ? » dès qu’un client le demande.
- Membre de l’équipe préféré ou premier disponible
- Prestations payantes via vos paiements Setmore
- Prochains rendez-vous retrouvés sur demande
03Rappels et nouvelles réservations
Confirmations, liens vidéo et remerciements dans la même conversation.
Qu’elles viennent de votre page Setmore, du bouton « Réserver » ou du chat, toutes les réservations reçoivent une confirmation et un rappel par WhatsApp ou SMS. Les rendez-vous en visio reçoivent leur lien de réunion dans le chat, et après chaque visite, un remerciement et une invitation à reprendre rendez-vous partent dans le même fil.
- Une confirmation pour chaque nouvelle réservation
- Liens Zoom ou Google Meet dans le chat
- Remerciement et nouveau rendez-vous après la visite
Ce que vous pouvez automatiser avec Setmore.
L’automatisation IA pour Setmore offre à une petite équipe un accueil toujours à son poste : réponses, réservations avec la bonne personne, liens et rappels envoyés, fiches clients bien tenues.
Répond à chaque client
- Répond aux questions sur les prestations, les prix et l’équipe sur WhatsApp, Instagram, Facebook, par SMS, par e-mail et au téléphone.
- Indique aux clients la date de leur prochain rendez-vous et avec qui, directement depuis Setmore.
Réserve le bon rendez-vous
- Réserve toutes les prestations Setmore, payantes comprises, avec un paiement par votre page de réservation Setmore.
- Réserve avec le membre de l’équipe préféré ou le premier disponible, selon le choix du client.
- Remplit les cours Setmore et réserve des rendez-vous récurrents pour les clients qui viennent chaque semaine.
Partage liens et informations
- Envoie directement dans le chat le lien Zoom ou Google Meet des rendez-vous en visio.
- Partage le lien de la page de réservation d’une prestation ou d’un membre de l’équipe à la demande du client.
Déplace et annule les rendez-vous
- Reporte un rendez-vous Setmore avec la même personne après avoir vérifié le nouveau créneau.
- Annule sur demande, en confirmant avec le client avant tout changement.
Assure le suivi après chaque visite
- Écrit à chaque client qui vient de réserver dans Setmore, sur WhatsApp ou par SMS, pour confirmer, puis à nouveau la veille.
- Remercie chaque client après sa visite et lui propose son prochain rendez-vous dans la même conversation.
- Enregistre les informations du chat dans la fiche Setmore du client, pour des dossiers toujours à jour.
Les automatisations Setmore les plus prisées.
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Réserver un rendez-vous Setmore depuis un message Facebook
Quelqu’un écrit à la page Facebook de votre salon de barbier pour une taille de barbe samedi. Le réceptionniste IA propose les horaires libres des barbiers ce samedi-là dans Setmore, réserve celui qu’il choisit et envoie la confirmation sur Messenger, avec un rappel la veille au soir.
Client: Vous avez une place samedi matin pour une taille de barbe ?
Agent IA: Oui ! Dan est libre samedi à 9 h 30 ou à 11 h. L’un des deux vous convient ?
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Faire revenir les clients Setmore avec un remerciement après chaque visite
Une heure après un soin du visage, la cliente reçoit un remerciement sur WhatsApp avec vos conseils post-soin et une proposition de réserver le prochain dans quatre semaines avec la même esthéticienne. Une réponse suffit pour le réserver dans Setmore, et le rappel suit à l’approche du jour J.
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Répondre aux appels Setmore après la fermeture et réserver le prochain créneau libre
À 20 h, un nouveau client appelle votre entreprise de ménage pour un grand nettoyage avant son déménagement. Le réceptionniste IA répond, explique ce que comprend la prestation, réserve dans Setmore le premier créneau qui lui convient et envoie la confirmation par SMS : le contrat est à vous avant même qu’un concurrent ouvre le matin.
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Déplacer un rendez-vous Setmore par SMS, avec la même personne
Une cliente prévient par SMS que jeudi tombe mal à cause du travail. Le réceptionniste IA retrouve le rendez-vous grâce à son e-mail, vérifie vendredi avec la même personne et le déplace dans Setmore, puis confirme le nouvel horaire par SMS et met à jour le rappel.
Client: Finalement, jeudi je travaille. Priya pourrait me prendre vendredi ?
Agent IA: Oui ! Vendredi à 16 h avec Priya, c’est réservé pour vous, et j’ai aussi déplacé votre rappel.
Des scénarios Setmore plus ambitieux.
Setmore tient l’agenda ; ces automatisations le relient à vos canaux, à votre CRM et à vos paiements, pour qu’une petite équipe soigne chaque client comme une grande.
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Vendre un trimestre de cours de maths avec Setmore, HubSpot et Stripe
- Un parent demande sur Facebook Messenger des cours de maths pour son fils, en troisième, qui prépare le brevet.
- Le réceptionniste IA demande où il en est du programme et ses soirées libres, puis réserve un cours d’essai dans Setmore.
- Après l’essai, HubSpot enregistre la famille, le professeur et le trimestre choisi.
- Un lien de paiement Stripe encaisse le trimestre, et les cours hebdomadaires entrent dans Setmore en rendez-vous récurrents.
- Le rappel et le lien Zoom de chaque cours parviennent au parent la veille au soir.
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Réserver vidanges et révisions dans Setmore depuis les appels, avec rappels SMS
- Un automobiliste appelle le garage alors que tous les mécaniciens sont sous une voiture.
- Le réceptionniste IA demande l’immatriculation et s’il s’agit d’une vidange ou d’une révision complète.
- Il réserve la bonne prestation Setmore avec un mécanicien libre à cet horaire.
- Avant de raccrocher, l’appelant reçoit un SMS avec l’heure de dépôt et l’itinéraire jusqu’au garage.
- Onze mois plus tard, un SMS propose le créneau de la révision suivante, réservé en répondant d’un seul mot.
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Transformer des photos de pièces reçues par e-mail en consultations vidéo Setmore sur Zoom
- Un particulier envoie par e-mail des photos de son salon et demande des conseils de décoration.
- Le réceptionniste IA répond dans Gmail avec des horaires pour une consultation vidéo de 45 minutes.
- Setmore la réserve avec votre décorateur, et le lien Zoom est ajouté à la réservation.
- Le lien arrive dans le même fil d’e-mails, avec une demande de mesures de la pièce.
- Après l’appel, le réceptionniste IA réserve la visite à domicile payante au prochain jour libre du décorateur.
Un accueil adapté à chaque petite équipe sur Setmore.
Ces détails qui donnent à une petite entreprise l’allure d’une équipe au complet.
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Coupes rapides, couleurs longues, consultations en ligne
Chaque prestation garde la durée, le prix, l’équipe et le type de lieu définis dans Setmore, que le client vienne sur place ou se connecte en visio.
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Un créneau vérifié avant d’être promis
Le réceptionniste IA lit les horaires en direct dans Setmore et revérifie juste avant de réserver : l’horaire choisi par le client est bien celui qu’il obtient.
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Des confirmations chaleureuses, à votre image
Chaque confirmation parle comme votre entreprise, nomme la personne et l’horaire, et indique au client quoi apporter ou comment se connecter en ligne.
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Vos horaires et pauses Setmore, intacts
Horaires de l’équipe, pauses, temps tampons et fuseau horaire du compte viennent de Setmore : chaque horaire proposé dans le chat est un horaire que vous accepteriez.
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Le gérant reprend la main quand il veut
Chaque conversation peut être reprise depuis l’appli MessageMind, avec un court résumé en tête, et le client continue simplement à échanger.
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Rappels sur WhatsApp ou par SMS
Vos clients choisissent comment vous les joignez : rappels, modifications et remerciements arrivent sur WhatsApp ou par SMS.
Comment fonctionne l’intégration IA de Setmore.
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Connectez Setmore
Notre équipe connecte votre compte Setmore avec vous et passe en revue ensemble prestations, équipe et horaires d’ouverture.
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Le réceptionniste IA apprend votre activité
Prestations, prix, équipe et horaires viennent de Setmore ; votre ton, vos règles et les questions fréquentes viennent de vous.
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Lancez-vous sur les appels et les chats
Votre ligne téléphonique, WhatsApp, Instagram, Facebook, les SMS, l’e-mail et le chat web se mettent à réserver dans Setmore.
En bref
- Canaux
- Appels, WhatsApp, Instagram, Facebook, SMS, e-mail et chat web
- Rendez-vous
- Pris, déplacés ou annulés avec la personne choisie ou la première disponible
- Paiements
- Prestations payantes via votre page de réservation Setmore
- Vidéo
- Liens Zoom et Google Meet partagés dans le chat
- Votre équipe
- Gérant et équipe dans une boîte de réception partagée
Fait pour les petites équipes qui s’organisent avec Setmore.
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Salons et barbiers
Les clients réservent leur coiffeur préféré depuis Instagram ou Facebook pendant que tous les fauteuils sont occupés.
-
Consultants et professeurs particuliers
Consultations vidéo et cours hebdomadaires sont réservés, envoyés avec leur lien et rappelés, sans aucune chaîne d’e-mails.
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Services de proximité
Garages, entreprises de ménage et ateliers de réparation transforment leurs appels manqués en rendez-vous confirmés.
Locations
Staybodia Ltd
“6 étoiles si je pouvais”
Jordan Bunton-WilliamsFondateur Services à domicile
Solartek Films
“Génial”
Ben HicklingDirecteur général
82 %Taux de réservation des cours d'essai
SIP Abacus réserve automatiquement des cours d’essai sur trois fuseaux horaires
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80,7 %Taux d'automatisation
Spa Hotel Anglický Dvůr automatise 80 % de sa réception sur WhatsApp
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82 %Demandes de suivi automatisées
Army & Navy Stores répond sur les tailles et les retours avant l’abandon du panier
Lire l'histoireFonctionne avec
Setmore avec Facebook, Stripe et Zoom.
Vos clients réservent depuis votre page Facebook, paient avec Stripe et rejoignent leurs rendez-vous vidéo sur Zoom.
Autres intégrations : prise de rendez-vous et agendas
Réceptionniste IA Setmore : questions et réponses
Un réceptionniste IA peut-il prendre les réservations Setmore au téléphone et par chat ?
Oui. Le réceptionniste IA de MessageMind prend les réservations Setmore depuis les appels, WhatsApp, Instagram, Facebook, les SMS, l’e-mail et le chat web, et les déplace ou les annule quand les plans changent. Il lit les horaires en direct de chaque prestation et de chaque membre de l’équipe, réserve les prestations payantes via vos paiements Setmore et rattache chaque client à sa fiche Setmore.
Mes clients peuvent-ils réserver par message sur Instagram ou Facebook ?
Oui. Votre bouton « Réserver » reste sur vos profils, et désormais les messages obtiennent aussi une réponse. Quelqu’un pose une question en DM, le réceptionniste IA répond en quelques secondes avec les horaires en direct et réserve son choix dans le même fil : la personne reste sur Instagram ou Facebook du début à la fin.
Le client peut-il demander son coiffeur préféré ou le premier disponible ?
Oui. Le réceptionniste IA demande au client s’il a quelqu’un en tête, puis propose les horaires libres de cette personne ou le premier créneau de toute l’équipe. La réservation arrive dans Setmore avec la bonne personne, et la confirmation la nomme.
Un client peut-il changer de jour par SMS en gardant la même personne ?
Oui. Le réceptionniste IA retrouve le rendez-vous grâce à l’e-mail du client, vérifie le nouveau jour avec la même personne et le déplace dans Setmore, ou l’annule une fois que le client a confirmé. La nouvelle confirmation et le rappel partent aussitôt par SMS.
Envoie-t-il le lien des rendez-vous en visio ?
Oui. Pour les rendez-vous en visio, le lien Zoom ou Google Meet arrive dans le chat avec la confirmation, puis à nouveau avec le rappel : vos clients se connectent à l’heure sans fouiller leur boîte de réception.
Quelqu’un répond-il au téléphone quand toute l’équipe est occupée ?
Oui. Les appels sont pris par une voix naturelle qui connaît vos prestations, votre équipe et vos horaires Setmore. L’appelant obtient, déplace ou annule son rendez-vous pendant l’appel, reçoit un SMS récapitulatif, et votre équipe lit ensuite un court résumé.
Y a-t-il un suivi après le rendez-vous ?
Oui. Après chaque visite, le client reçoit un remerciement dans la conversation qu’il a utilisée et une proposition de prochain rendez-vous, si possible avec la même personne. Les rappels par e-mail et SMS et les demandes d’avis de Setmore continuent de fonctionner en parallèle.
Peut-on tester le réceptionniste IA avant que les clients le découvrent ?
Oui. Notre équipe connecte votre compte Setmore avec vous, vérifie quelles prestations le réceptionniste IA réserve et vous laisse le tester vous-même avant tout contact client. Prestations, équipe, horaires et page de réservation restent exactement tels qu’ils sont dans Setmore.
De quoi dépend le prix pour une petite équipe sur Setmore ?
De la formule MessageMind choisie, dimensionnée selon le nombre de conversations que gère votre équipe chaque mois. Notre page des tarifs détaille ce que comprend chaque formule, et notre équipe vous oriente vers celle qui convient à une entreprise de votre taille.
Quelles données clients le réceptionniste IA conserve-t-il ?
Ce dont chaque réservation a besoin : le nom, l’e-mail, le numéro de téléphone et le rendez-vous du client, enregistrés dans sa fiche Setmore. Les conversations restent dans votre propre boîte de réception MessageMind, sur des serveurs dans l’UE, conformément au RGPD, et le réceptionniste IA vérifie l’e-mail du client avant de communiquer ou de modifier un rendez-vous.
Moins d’appels manqués, plus de noms dans votre agenda Setmore.
Montrez-nous les messages d’une journée chargée : pendant la démo, ils deviennent des réservations Setmore.