L’intégration Square Appointments et IA relie Square Appointments à MessageMind : un agent IA lit vos données à jour et répond sur tous les canaux qu’utilisent vos clients. Connectez Square Appointments et l’agent IA pourra consulter vos créneaux libres, puis prendre, déplacer ou annuler les rendez-vous Square de vos clients directement dans la conversation. La connexion se fait depuis « Connections > Integrations » en vous identifiant sur Square, sans rien à copier ni à coller.

Qu’est-ce que l’intégration Square Appointments et IA ?

Connectez Square Appointments et l’agent IA pourra consulter vos créneaux libres, puis prendre, déplacer ou annuler les rendez-vous Square de vos clients directement dans la conversation. La connexion se fait depuis « Connections > Integrations » en vous identifiant sur Square, sans rien à copier ni à coller. L’agent IA travaille avec les prestations gratuites et réservables du premier établissement actif de votre compte Square.

Toutes les intégrations disponibles figurent sur la page des intégrations MessageMind, et les détails techniques de cette intégration se trouvent dans la documentation MessageMind sur Square Appointments. Pour la voir d’abord en action, réservez une démo : nous vous montrons son fonctionnement en direct.

Ce que fait l’intégration Square Appointments

L’intégration Square Appointments et IA propose d’emblée les fonctionnalités suivantes :

  • Elle consulte les créneaux libres d’une prestation pour un jour donné, à une heure précise, sur une plage horaire ou sur plusieurs jours.
  • Elle trouve votre premier créneau disponible quand un client demande le prochain créneau libre, sans lui demander de date.
  • Si vous proposez plusieurs prestations et que le client n’a pas précisé laquelle, l’agent IA lui pose la question avant de chercher des créneaux.
  • Elle prend le rendez-vous dans Square dès qu’elle a le prénom, le nom et l’adresse e-mail du client. Avant de réserver, l’agent lui demande s’il a des remarques et les ajoute au rendez-vous.
  • Si l’adresse e-mail utilisée appartient déjà à un client Square, le rendez-vous est rattaché à sa fiche. Sinon, un nouveau client est créé dans Square.
  • Les clients peuvent déplacer un rendez-vous à un autre horaire. Le nouveau créneau est vérifié d’abord : s’il est pris, rien ne change.
  • Une annulation demande d’abord la confirmation du client, et l’agent IA propose de noter son motif dans Square.

Données lues et écrites

L’intégration Square Appointments et IA utilise un ensemble limité de champs. Voici exactement ce qui circule entre les deux systèmes :

SensDonnées concernées
LectureVos établissements actifs. L’agent IA réserve dans le premier.
LectureVos prestations et leurs variantes, avec le prix, la durée et les établissements où chacune est proposée. Cette liste est lue au moment de la connexion.
LectureLes créneaux libres d’une prestation dans cet établissement.
LectureLes membres de votre équipe réservables dans cet établissement.
LectureLes clients, recherchés par adresse e-mail.
ÉcritureLes nouveaux clients avec prénom, nom et e-mail (plus un numéro de téléphone si le client l’a donné), quand l’adresse e-mail n’existe pas encore dans Square.
ÉcritureLes nouveaux rendez-vous, avec les remarques éventuelles du client.
ÉcritureLes rendez-vous déplacés. L’original est annulé et le nouvel horaire est réservé comme un nouveau rendez-vous, avec une note qui indique l’horaire d’origine et le motif du client, s’il en a donné un.
ÉcritureLes annulations. Le motif donné par le client est ajouté à la note du rendez-vous.

Comment configurer l’intégration Square Appointments et IA

Si votre compte Square Appointments est déjà actif, la configuration prend quelques minutes. Les étapes :

  • Dans Square, configurez les prestations que l’agent IA doit pouvoir réserver (voir les prérequis). MessageMind ne lit vos prestations qu’au moment de la connexion.
  • Dans MessageMind, ouvrez « Connections > Integrations » depuis la barre du haut.
  • Repérez la ligne Square dans la catégorie « Bookings », ou tapez Square dans le champ de recherche.
  • Cliquez sur « Connect » sur cette ligne. La fenêtre « Connect Square » s’ouvre, sans aucun champ à remplir.
  • Cliquez sur « Connect » dans la fenêtre. La page de connexion de Square s’ouvre dans le même onglet.
  • Identifiez-vous avec le compte Square qui gère vos rendez-vous. Square vous le demande même si vous êtes déjà connecté à Square dans ce navigateur.

Le guide pas à pas, avec chaque bouton et chaque champ, se trouve dans la documentation MessageMind sur Square Appointments.

Cas d’usage de l’intégration Square Appointments et IA

Voici comment les équipes l’utilisent le plus souvent :

  • Un nouveau client demande sur WhatsApp une consultation gratuite vendredi après-midi. L’agent IA propose les créneaux libres, note son nom et son e-mail, puis prend le rendez-vous dans Square.
  • Quelqu’un demande sur Instagram quand vous avez le prochain créneau libre et reçoit le premier disponible, sans avoir à proposer de date.
  • Un client ne peut pas venir mardi et demande à décaler son rendez-vous à jeudi. L’agent IA vérifie les créneaux de jeudi, déplace le rendez-vous et le confirme dans la conversation.
  • Un client écrit dans le chat du site pour annuler. Après sa confirmation, le rendez-vous est annulé dans Square avec son motif.

Pour voir comment l’agent IA fonctionne quelle que soit l’intégration, lisez notre guide sur le système de prise de rendez-vous par IA.

Limites à connaître

Le périmètre de l’intégration Square Appointments est volontairement limité. Voici ce qu’il faut savoir avant de compter dessus :

  • Seules les prestations gratuites sont proposées. Les prestations avec un prix, fixe ou variable, ne sont pas reprises : l’agent IA ne peut donc pas encaisser de paiements ni d’acomptes via Square.
  • L’agent IA réserve dans un seul établissement, le premier établissement actif de votre compte Square. Vous ne pouvez pas en choisir un autre dans MessageMind.
  • Les nouveaux rendez-vous vont toujours au même membre de l’équipe, le premier réservable que Square affiche pour cet établissement. Les clients ne peuvent pas choisir avec qui ils ont rendez-vous.
  • Les réservations contiennent le prénom, le nom, l’e-mail, un numéro de téléphone facultatif et des remarques. Vous ne pouvez pas ajouter vos propres questions.
  • Pour déplacer ou annuler un rendez-vous, l’agent IA a besoin de l’adresse e-mail utilisée pour la réservation, ainsi que de la prestation, de la date et de l’heure du rendez-vous. Il ne trouve que les rendez-vous de l’établissement connecté, pour les prestations qu’il propose.

Tarifs et offres

L’intégration Square Appointments et IA est disponible dans les offres payantes de MessageMind. La page des tarifs MessageMind indique l’offre nécessaire et le contenu de chaque formule. Il n’y a pas de frais supplémentaires par intégration : la connexion fait partie de votre compte.

Questions fréquentes

Qu’est-ce que l’intégration Square Appointments et IA ?

L’intégration Square Appointments et IA est la connexion native entre Square Appointments et MessageMind. Une fois la connexion établie, l’agent IA peut lire les données à jour de Square Appointments pendant une conversation et agir en conséquence (par exemple en répondant à une question sur le stock, en prenant un rendez-vous ou en mettant à jour un contact) sur WhatsApp, Instagram, SMS, e-mail et chat web.

Comment connecter Square Appointments à MessageMind ?

Ouvrez la page de l’intégration Square Appointments dans votre tableau de bord MessageMind et suivez les étapes de connexion. Le guide pas à pas, avec le nom de chaque champ et des captures d’écran, se trouve dans la documentation MessageMind sur Square Appointments.

Comment fonctionne l’authentification de l’intégration Square Appointments ?

Vous vous identifiez sur la page de Square et autorisez l’accès pour MessageMind. La connexion reste active jusqu’à ce que vous la déconnectiez dans MessageMind ou que vous retiriez l’accès de MessageMind dans Square. Les identifiants sont stockés chiffrés et utilisés uniquement côté serveur : ils ne passent jamais par le navigateur ni par un tiers.

MessageMind consulte-t-il vraiment les créneaux libres d’une prestation pour un jour donné ?

Oui. Il consulte les créneaux libres d’une prestation pour un jour donné, à une heure précise, sur une plage horaire ou sur plusieurs jours.

Que faire si « Failed to connect Square » s’affiche au retour de Square ?

L’accès n’a pas été autorisé sur la page de Square. Cliquez à nouveau sur « Connect » sur la ligne Square et autorisez l’accès.