Intégration Setmore et IA : fonctionnement et connexion

L’intégration Setmore et IA connecte Setmore à MessageMind pour qu’un agent IA lise les données en temps réel et réponde sur tous les canaux qu’utilisent vos clients. Une fois Setmore connecté, l’agent IA consulte vos créneaux libres et prend, déplace ou annule des rendez-vous Setmore pendant qu’il échange avec vos clients. La connexion se fait dans « Connections > Integrations » avec un refresh token que Setmore vous envoie par e-mail, puis vous choisissez les prestations que l’agent IA peut réserver. Seules les prestations gratuites peuvent être proposées.

Qu’est-ce que l’intégration Setmore et IA ?

Une fois Setmore connecté, l’agent IA consulte vos créneaux libres et prend, déplace ou annule des rendez-vous Setmore pendant qu’il échange avec vos clients. La connexion se fait dans « Connections > Integrations » avec un refresh token que Setmore vous envoie par e-mail, puis vous choisissez les prestations que l’agent IA peut réserver. Seules les prestations gratuites peuvent être proposées.

Toutes les intégrations disponibles figurent sur la page des intégrations MessageMind, et les détails techniques de cette intégration se trouvent dans la documentation MessageMind sur Setmore. Pour la voir d’abord en action, réservez une démo : nous vous montrons son fonctionnement en direct.

Ce que permet l’intégration Setmore

L’intégration Setmore et IA offre d’emblée les fonctions suivantes :

• L’agent IA consulte les créneaux libres des prestations que vous avez autorisées : un jour donné, à une heure précise, sur une plage horaire ou sur plusieurs jours.
• Quand un client demande le premier créneau disponible, il cherche le prochain créneau libre dans les jours qui suivent, sans lui demander de date.
• Si l’heure souhaitée est prise, il propose les créneaux libres suivants le même jour, ou la même heure les jours voisins.
• Il réserve le rendez-vous dans Setmore après avoir demandé au client son prénom et son e-mail. Le nom de famille et le numéro de téléphone sont facultatifs.
• Si l’e-mail du client correspond déjà à un client dans Setmore, le rendez-vous est rattaché à ce client. Sinon, un nouveau client est créé dans Setmore.
• Les clients peuvent déplacer un rendez-vous vers un autre horaire pour la même prestation. Le nouvel horaire est d’abord vérifié : s’il est pris, le rendez-vous d’origine reste réservé.
• Les clients peuvent annuler un rendez-vous. L’agent IA leur demande de confirmer avant d’annuler.

Données lues et écrites

L’intégration Setmore et IA utilise un ensemble limité de champs. Voici exactement ce qui circule entre les deux systèmes :

Comment configurer l’intégration Setmore et IA

Si votre compte Setmore est déjà actif, la configuration prend quelques minutes. Les étapes :

• Écrivez à [email protected] depuis l’adresse e-mail enregistrée sur votre compte Setmore. Donnez votre nom, expliquez en quelques mots l’usage prévu et demandez un refresh token.
• Attendez la réponse de Setmore avec le jeton. Elle arrive en général sous 1 à 3 jours ouvrés.
• Dans MessageMind, ouvrez « Connections > Integrations » depuis la barre du haut.
• Repérez la ligne Setmore dans « Bookings », ou tapez Setmore dans le champ de recherche.
• Cliquez sur « Connect » sur cette ligne. La fenêtre « Connect Setmore » s’ouvre.
• Collez l’intégralité du jeton reçu par e-mail dans le champ « Paste your Setmore refresh token ».

La procédure pas à pas, avec chaque bouton et chaque champ, se trouve dans la documentation MessageMind sur Setmore.

Cas d’usage de l’intégration Setmore et IA

Voici comment les équipes l’utilisent le plus souvent :

• Un nouveau client demande sur WhatsApp une consultation gratuite la semaine prochaine. L’agent IA propose des créneaux libres, note son nom et son e-mail, puis réserve la consultation dans Setmore.
• Un client demande le premier créneau disponible. L’agent IA propose le prochain créneau libre. Si les jours vérifiés sont complets, il demande au client avant de chercher plus loin.
• Un client ne peut pas venir jeudi et demande à décaler son rendez-vous à vendredi. L’agent IA le retrouve grâce à son e-mail, vérifie vendredi et le déplace.
• Quelqu’un écrit dans le chat du site pour annuler. L’agent IA lui demande de confirmer et annule le rendez-vous dans Setmore.
• Vous avez dans Setmore un appel découverte gratuit et une réunion d’équipe gratuite. Vous cochez seulement l’appel découverte : l’agent IA ne propose donc jamais la réunion d’équipe.

Pour voir comment l’agent IA travaille quelle que soit l’intégration, lisez notre guide sur les systèmes de prise de rendez-vous par IA.

Limites à connaître

Le périmètre de l’intégration Setmore est volontairement limité. Voici les limites à connaître avant de compter dessus :

• Seules les prestations gratuites peuvent être réservées. Les prestations payantes ne sont pas listées, donc l’agent IA ne peut pas encaisser de paiements ni d’acomptes via Setmore.
• Les prestations sans durée ne sont pas listées non plus.
• Les clients ne peuvent pas choisir le membre de l’équipe. Une nouvelle réservation est attribuée à une personne libre à ce moment-là. Un rendez-vous déplacé reste attribué à la même personne si elle est libre au nouvel horaire.
• L’agent IA demande seulement le prénom, le nom, l’e-mail et le téléphone. Les autres questions de réservation configurées dans Setmore ne sont pas posées.
• Si un client donne un numéro de téléphone non valide, la réservation est refusée tant qu’il ne l’a pas corrigé ou retiré.

Tarifs et offres concernées

L’intégration Setmore et IA est disponible avec les offres payantes de MessageMind. La page des tarifs MessageMind indique l’offre requise et le contenu de chaque formule. Il n’y a pas de frais supplémentaires par intégration : la connexion fait partie de votre compte.

Questions fréquentes

Qu’est-ce que l’intégration Setmore et IA ?

C’est la connexion native entre Setmore et MessageMind. Une fois la connexion établie, l’agent IA lit les données Setmore en temps réel pendant une conversation et agit en conséquence (par exemple en répondant à une question sur le stock, en réservant un rendez-vous ou en mettant à jour un contact) sur WhatsApp, Instagram, SMS, e-mail et chat web.

Comment connecter Setmore à MessageMind ?

Ouvrez la page de l’intégration Setmore dans votre tableau de bord MessageMind et suivez les étapes de connexion. La procédure complète, avec chaque champ et des captures d’écran, se trouve dans la documentation MessageMind sur Setmore.

Comment fonctionne l’authentification de l’intégration Setmore ?

Vous collez un seul jeton dans la fenêtre « Connect Setmore ». Pas besoin de vous connecter à Setmore. La connexion reste active jusqu’à ce que vous la coupiez ou que Setmore n’accepte plus le jeton. Les identifiants sont stockés chiffrés et utilisés uniquement côté serveur : ils ne passent jamais par le navigateur ni par un tiers.

MessageMind consulte-t-il vraiment les créneaux libres des prestations autorisées un jour donné ?

L’agent IA consulte les créneaux libres des prestations que vous avez autorisées : un jour donné, à une heure précise, sur une plage horaire ou sur plusieurs jours.

Que faire si un message commençant par « Invalid or expired Setmore refresh token » s’affiche quand vous cliquez sur « Connect » ?

Copiez à nouveau le jeton depuis l’e-mail de Setmore et collez-le en entier. Si l’erreur persiste, écrivez à [email protected] pour demander un nouveau jeton.