HubSpot
Stripe
Google Sheets
Educație
AOSR
“+27% conversii”
Walter BalducciManager de comunicareRecepționer AI pentru WriteUpp care răspunde cât timp tu tratezi.
Recepționerul AI MessageMind se conectează la WriteUpp și preia apelurile, conversațiile pe WhatsApp, SMS-urile, emailurile și chaturile de pe site ale clinicii tale, în timpul ședințelor și după program. Confirmă fiecare programare, trimite reamintiri și linkuri video, îndrumă pacienții spre programarea online și revine cu tact la facturile neplătite.
Actualizat în
Aleși de echipe din întreaga lume
01Apeluri și chaturi
Clinica ta WriteUpp răspunde între ședințe, pe fiecare canal.
Pacienții sună în mijlocul unei ședințe, trimit un mesaj pe WhatsApp sau un SMS, scriu pe Instagram, pe email sau în chatul de pe site, iar un singur recepționer AI le răspunde tuturor. Verifică mai întâi fiecare persoană în WriteUpp, apoi îi spune următoarea programare, terapeutul și clinica, într-un singur răspuns.
- Telefonul acoperit în timpul fiecărei ședințe
- Fiecare pacient verificat în WriteUpp
- Următoarea programare, terapeutul și clinica, într-un răspuns
02Răspunsuri despre programări
Când am următoarea programare? Răspunsul vine din agenda WriteUpp.
Când e întrebat despre o programare, recepționerul AI citește WriteUpp și răspunde cu ora, terapeutul, locația și tipul programării. Pentru o ședință nouă trimite pagina ta de programare online, cu tipul de programare potrivit, iar pentru o mutare trimite linkul portalului pentru clienți.
- Ora, terapeutul și clinica în câteva secunde
- Programare online, cu tipul de ședință potrivit
- Linkul portalului pentru mutări și anulări
03Reamintiri și follow-up-uri
Fiecare programare WriteUpp, cu confirmare, reamintire și follow-up.
De fiecare dată când o programare e făcută sau mutată în WriteUpp, pacientul primește o confirmare pe WhatsApp sau prin SMS, apoi o reamintire înainte de ziua respectivă. Ședințele online își primesc linkul video, programările ratate primesc un follow-up amabil cu pagina ta de programare, iar facturile neplătite, o reamintire politicoasă.
- Confirmări pentru fiecare programare și modificare
- Linkuri video înainte de ședințele online
- Follow-up-uri amabile după o vizită ratată
Ce poți automatiza cu WriteUpp.
Automatizarea AI pentru WriteUpp se ocupă de treburile care umplu ziua unei clinici între ședințe: răspunsuri, îndrumare spre programare, confirmări, linkuri video, follow-up-uri pentru facturi și notițe.
Le răspunde pacienților
- Răspunde la telefonul clinicii și la mesajele de pe WhatsApp, SMS, email și chatul de pe site cât timp terapeuții sunt în ședință.
- Verifică fiecare apelant în fișa lui din WriteUpp înainte să dea orice detaliu despre programări sau facturi.
- Dă adresa corectă, informațiile de parcare și indicațiile pentru fiecare dintre locațiile tale WriteUpp.
Îndrumă programările și modificările
- Trimite pagina ta de programare online WriteUpp și spune ce tip de programare, locație și terapeut să aleagă pacientul.
- Trimite linkul portalului pentru clienți din WriteUpp, ca pacienții să-și mute sau să-și anuleze programările după regulile tale de preaviz.
- Explică pe înțeles fiecare tip de programare, de la evaluarea inițială la ședința de reevaluare.
Confirmă fiecare programare
- Le scrie pacienților pe WhatsApp sau prin SMS de fiecare dată când o programare WriteUpp e făcută sau mutată, apoi trimite o reamintire.
- Trimite linkul pentru consultația video WriteUpp înaintea fiecărei ședințe online, cu sfaturi pentru conectare.
- Îi trimite fiecărui pacient nou, cu câteva zile înainte de vizită, formularele de înscriere și de consimțământ din WriteUpp.
Revine după vizită
- Revine după programările ratate cu un mesaj amabil și pagina ta de programare online.
- Le amintește pacienților în chat de facturile WriteUpp neplătite, cu suma și data facturii.
- Le spune pacienților dacă o factură e achitată sau cât mai au de plată.
Lucrează cu terapeuții tăi
- Adaugă un scurt rezumat al fiecărei conversații în fișa WriteUpp a pacientului, când activezi această opțiune.
- Transmite întrebările clinice terapeutului care tratează pacientul, cu toată conversația atașată.
Automatizări populare cu WriteUpp.
-
Trimite reamintiri pe WhatsApp pentru fiecare programare WriteUpp
Oricum ar ajunge o programare în agenda WriteUpp, online sau de la recepție, pacientul primește pe WhatsApp o confirmare cu ora, terapeutul și adresa clinicii, apoi o reamintire cu o zi înainte. Răspunsurile de genul „întârzii puțin” sau „o putem muta?” ajung direct la recepționerul AI.
Client: Mâine e la Clifton sau la Bath? Mereu le încurc.
Agent AI: La Clifton, la 08:30, cu Rhys. Găsiți loc de parcare în spatele clinicii.
-
Fă follow-up după programările WriteUpp ratate, cu pagina ta de programare
Când o programare e marcată în WriteUpp ca neprezentare, recepționerul AI trimite chiar în acea după-amiază un mesaj cald, întreabă dacă totul e în regulă și trimite pagina ta de programare online pentru o oră nouă. Pacienții care răspund cu o întrebare primesc imediat răspuns, iar echipa ta vede cine s-a reprogramat.
-
Amintește-le pacienților pe WhatsApp de facturile WriteUpp neplătite
Când o factură e încă deschisă după numărul de zile ales de tine, recepționerul AI trimite un mesaj politicos pe WhatsApp sau prin SMS, cu suma, data și ședința la care se referă. Pacienților care întreabă cum să plătească li se amintește că linkul de plată WriteUpp se află în emailul cu factura.
Client: Mi s-a înregistrat plata ultimei facturi?
Agent AI: Da, factura din 3 martie e achitată integral și sunteți la zi cu toate plățile.
-
Trimite linkul video înaintea unei ședințe online în WriteUpp
Pentru ședințele ținute prin consultațiile video WriteUpp, recepționerul AI trimite din timp linkul de conectare pe WhatsApp sau pe email, cu o reamintire să-și caute un colț liniștit și să verifice camera. Un pacient care întârzie poate răspunde, iar terapeutul vede mesajul imediat.
Automatizări avansate cu WriteUpp.
Programul plătit al unui nutriționist, o listă de așteptare pentru consiliere și abonamente lunare la masaj, toate organizate în jurul agendei tale WriteUpp.
-
Transformă întrebările despre dieta low FODMAP într-un program de nutriție WriteUpp plătit, cu HubSpot și Stripe
- Un urmăritor apasă butonul WhatsApp de pe postarea ta despre sănătatea digestivă și întreabă de programul low FODMAP.
- Recepționerul AI îi explică cele trei ședințe și ce acoperă fiecare, apoi creează contactul în HubSpot.
- În HubSpot se deschide o tranzacție pentru program, iar un link Stripe încasează plata în chat.
- După confirmarea din Stripe, pacientul își programează prima consultație pe pagina ta de programare WriteUpp.
- HubSpot trece tranzacția la câștigată, iar nutriționistul tău vede toată conversația înainte de prima ședință.
-
Oferă pe WhatsApp locurile noi de consiliere din WriteUpp celor de pe lista de așteptare din Google Sheets
- Un consilier eliberează un loc săptămânal marțea la 18:00 și îi spune recepționerului AI printr-un singur mesaj.
- Acesta le scrie pe WhatsApp celor de pe lista de așteptare din Google Sheets, începând cu cea mai veche cerere.
- Prima persoană care spune „da” primește pagina ta de programare WriteUpp ca să ocupe locul de marți.
- Google Sheets o marchează ca programată, iar ceilalți află, cu blândețe, că își păstrează locul pe listă.
- WriteUpp confirmă prima ședință, iar în seara dinainte urmează o reamintire pe WhatsApp.
-
Gestionează pe WhatsApp abonamentele lunare la masaj din WriteUpp, cu plăți recurente prin Stripe
- Un client fidel întreabă pe WhatsApp dacă oferi un abonament lunar la masaj sportiv.
- Recepționerul AI îi explică ce include și îi trimite un link Stripe ca să pornească abonamentul.
- Stripe îl reînnoiește în fiecare lună, iar membrul primește pagina ta de programare WriteUpp pentru masajul din luna respectivă.
- Membrii care nu s-au programat până la jumătatea lunii primesc pe WhatsApp o reamintire prietenoasă să-și aleagă o oră.
- Dacă o reînnoire nu reușește, recepționerul AI îi roagă pe WhatsApp să-și actualizeze cardul prin Stripe.
O zi mai ușoară pentru fiecare terapeut WriteUpp.
Diferența pe care o simt pacienții și terapeuții când recepția funcționează direct din WriteUpp.
-
Fiecare terapeut și fiecare clinică, la locul lor
Osteopații, nutriționiștii și kinetoterapeuții din fiecare locație vin din WriteUpp, așa că pacienții aud mereu numele și adresa corecte.
-
Întrebările despre facturi, lămurite dintr-un răspuns
Un pacient care întreabă de o factură află direct din WriteUpp dacă e plătită sau ce mai are de plată și când a fost emisă.
-
Stilul cabinetului tău, în fiecare mesaj
Răspunsurile sună ca recepția ta, calde și clare, cu numele cabinetului, tipurile de programări și pagina de programare puse unde trebuie.
-
Datele pacienților rămân private
Fiecare pacient e verificat înainte să primească vreo informație, conversațiile stau în propriul tău inbox, găzduite în UE conform GDPR, iar WriteUpp păstrează fișa clinică.
-
Terapeutul preia firul
Când un pacient are nevoie de terapeutul lui, conversația ajunge întreagă la acesta, care poate răspunde din aplicațiile MessageMind, de pe desktop sau de pe telefon.
-
Mai puține goluri din ședințe uitate
Confirmările și reamintirile ajung la pacienți pe WhatsApp sau prin SMS, iar cine are nevoie de altă oră o mută în portalul pentru clienți și eliberează locul.
Cum funcționează integrarea AI cu WriteUpp.
-
Conectează WriteUpp
Conectăm WriteUpp cu managerul cabinetului tău, apoi trecem împreună prin locații, terapeuți și tipurile de programări.
-
Recepționerul AI îți cunoaște cabinetul
Programul, terapeuții și tipurile de programări vin din WriteUpp, iar tarifele, politica de anulare și tonul vin de la tine.
-
Pacienții primesc răspuns pe orice canal
Apelurile, WhatsApp, SMS-urile, emailurile și chatul de pe site primesc răspuns din prima zi, iar fiecare programare nouă din WriteUpp își primește confirmarea.
Pe scurt
- Canale
- Apeluri, WhatsApp, SMS, email, chat pe site, Instagram și Messenger
- Limbi
- Răspunsuri în limba fiecărui pacient, cu vocea cabinetului tău
- Programări
- Răspunsuri, confirmări și reamintiri pentru fiecare terapeut și locație
- Programare online
- Linkuri spre programarea online și spre portalul pentru clienți, trimise în chat
- Facturi
- Răspunsuri despre ce e plătit sau de plată, facturile deschise urmărite cu tact
- Echipa ta
- Un inbox comun pe web, iOS și Android
Ai activat deja AI Medical Scribe în WriteUpp?
Păstrează-l. AI Medical Scribe redactează notițe structurate din ședințele tale, așa că terapeuții își termină actele înainte de următorul pacient. Recepționerul AI se ocupă de ce se întâmplă în afara cabinetului de tratament: apeluri și mesaje, îndrumare spre programare, confirmări, linkuri video și follow-up-uri pentru facturi, toate din agenda ta WriteUpp.
- Telefonul clinicii și WhatsApp acoperite între ședințe
- Confirmări, reamintiri și linkuri video pentru fiecare programare
- Vizitele ratate și facturile neplătite, urmărite cu grijă
Pe măsura oricărui tip de cabinet WriteUpp.
-
Terapeuți independenți
Telefonul primește răspuns cât timp tratezi, fără un recepționer pe statul de plată.
-
Clinici multidisciplinare
Kinetoterapeuții, nutriționiștii, podologii și consilierii împart o recepție care cunoaște fiecare agendă.
-
Cabinete cu mai multe puncte de lucru
Adresa, terapeuții și programul fiecărei clinici rămân corecte în fiecare răspuns.
-
Terapeuți online
Linkurile video, formularele și reamintirile ajung la clienți oriunde s-ar afla în lume.
Închirieri
Staybodia Ltd
“6 stele dacă aș putea”
Jordan Bunton-WilliamsFondator Servicii pentru casă
Solartek Films
“Mai multe vânzări”
Ben HicklingDirector general
82%Rata rezervării lecțiilor de probă
SIP Abacus programează lecții de probă în trei fusuri orare, fără intervenție
Citește povestea
80,7%Rată de automatizare
Spa Hotel Anglický Dvůr automatizează 80% din recepție pe WhatsApp
Citește povestea
82%Solicitări despre comandă rezolvate automat
Army & Navy Stores răspunde la mărimi și retururi înainte de abandonul coșului
Citește povesteaFuncționează cu
WriteUpp cu WhatsApp, Stripe și HubSpot.
Pacienții primesc vești de la tine pe WhatsApp, programele și abonamentele se plătesc prin Stripe, HubSpot urmărește fiecare cerere, iar Google Sheets îți păstrează lista de așteptare.
Outlook
Ghiduri pentru WriteUpp
Recepționer AI pentru WriteUpp: întrebări și răspunsuri
Poate WriteUpp să lucreze cu un recepționer AI?
Da. Recepționerul AI MessageMind se conectează la WriteUpp și îți preia apelurile și mesajele de pe WhatsApp, SMS, email și chatul de pe site. Răspunde la întrebări despre programări și facturi din agenda ta WriteUpp, trimite confirmări, reamintiri și linkuri video și îi îndrumă pe pacienți spre programarea online.
Cine îmi răspunde la telefon cât timp sunt cu un pacient?
Recepționerul AI, cu o voce naturală. Îl recunoaște pe apelant din WriteUpp, îi spune următoarea programare și îi trimite prin SMS pagina de programare dacă vrea încă una. Tot ce e pentru un terapeut e transmis cu un scurt rezumat, ca să poți suna înapoi între pacienți.
Se pot programa pacienții online direct dintr-un chat pe WhatsApp?
Da, din câteva atingeri. Recepționerul AI trimite pagina ta de programare online WriteUpp, cu tipul de programare și locația potrivite, și linkul portalului pentru clienți pentru mutări și anulări, după regulile tale de preaviz. Fiecare modificare făcută acolo e confirmată în același chat.
Pot pleca pe WhatsApp reamintirile pentru programările WriteUpp?
Da. Fiecare programare făcută sau modificată în WriteUpp primește o confirmare pe WhatsApp și o reamintire înainte de ziua respectivă, sau un SMS pentru pacienții care preferă mesajele text. Pacienții pot răspunde ca să confirme, să pună o întrebare sau să ceară o mutare, iar recepționerul AI răspunde pe loc.
Se ocupă de facturile WriteUpp neplătite în locul nostru?
Da. După numărul de zile ales de tine, trimite un mesaj prietenos în care numește ședința și suma rămasă de plată și îi amintește pacientului că linkul de plată se află în emailul cu factura. Întrebările despre tarife sau planuri de plată ajung la echipa ta.
Primesc pacienții mereu adresa corectă a clinicii?
Da. Fiecare locație WriteUpp își păstrează adresa, terapeuții și tipurile de programări, iar recepționerul AI numește clinica potrivită în fiecare confirmare, reamintire și răspuns, așa că fiecare pacient ajunge la ușa potrivită.
Poate răspunde în poloneză, punjabi sau arabă?
Da, și în română, gujarati și multe alte limbi. Răspunde în limba în care scrie sau vorbește fiecare pacient și păstrează tonul cabinetului tău, iar detaliile programărilor vin în continuare din WriteUpp, așa că orele și clinicile sunt corecte în orice limbă.
Întrebările despre tratament ajung tot la terapeut?
Da. Întrebările despre dietă, exerciții sau simptome ajung la terapeutul care tratează pacientul, cu toată conversația atașată. Fiecare decizie le aparține terapeuților tăi, iar recepționerul AI se ocupă de partea practică, de la ore și adrese la formulare și facturi.
De ce depinde prețul pentru un cabinet WriteUpp?
De planul ales și de numărul de conversații ale clinicii tale. Pagina noastră de prețuri prezintă fiecare plan în detaliu, iar într-un demo ne uităm împreună la agenda ta WriteUpp ca să-ți sugerăm varianta potrivită.
Are grijă recepționerul AI de datele pacienților?
Da. Conversațiile sunt stocate pe servere din UE, conform GDPR, WriteUpp rămâne locul fiecărei fișe clinice și de facturare, iar recepționerul AI confirmă cine scrie înainte să dea vreun detaliu.
Pacienții tăi WriteUpp primesc răspuns înainte să-ți termini următoarea ședință.
Parcurgem împreună, într-un demo, o săptămână obișnuită din WriteUpp, apoi îți pregătim recepționerul AI să răspundă.