Intégration Microsoft 365 et IA : fonctionnement et connexion

L’intégration Microsoft 365 et IA relie Microsoft 365 à MessageMind : un agent IA consulte des données à jour et répond sur tous les canaux qu’utilisent vos clients. Reliez Microsoft 365 à MessageMind et votre agent IA pourra consulter votre agenda Outlook et planifier des réunions avec vos clients, avec un lien Teams si vous le souhaitez. Vous vous connectez avec un compte Microsoft professionnel ou scolaire : vous n’avez rien à copier ni à coller.

Qu’est-ce que l’intégration Microsoft 365 et IA ?

Reliez Microsoft 365 à MessageMind et votre agent IA pourra consulter votre agenda Outlook et planifier des réunions avec vos clients, avec un lien Teams si vous le souhaitez. Vous vous connectez avec un compte Microsoft professionnel ou scolaire : vous n’avez rien à copier ni à coller. Vous créez ensuite un ou plusieurs événements réservables sur la page « Event Scheduling Settings » : l’agenda Outlook à utiliser, vos horaires de la semaine, la durée de la réunion et les questions que l’agent IA pose au client. L’agent IA commence à réserver dès que le premier événement est enregistré.

Vous trouverez toutes les intégrations disponibles sur la page des intégrations MessageMind, et les détails techniques de celle-ci dans la documentation MessageMind sur Microsoft 365. Si vous préférez d’abord la voir à l’œuvre, réservez une démo : nous vous montrons son fonctionnement en direct.

Ce que fait l’intégration Microsoft 365

L’intégration Microsoft 365 et IA propose d’emblée ces fonctions :

• Elle vérifie les créneaux libres de l’un de vos événements pour un jour donné, à une heure précise ou sur une période.
• Elle compare vos disponibilités de la semaine avec les événements déjà présents dans l’agenda Outlook choisi, pour que l’agent IA ne propose pas de créneaux où vous apparaissez comme occupé dans cet agenda.
• Si l’horaire demandé par le client est déjà pris, elle propose les créneaux libres les plus proches, avant et après.
• Avant de réserver, elle demande au client les informations dont votre événement a besoin, comme son nom, son numéro de téléphone ou son e-mail.
• Elle crée la réunion dans votre agenda Outlook, avec le titre, la description et le lieu que vous avez définis.
• Elle ajoute à la réservation un lien de réunion Microsoft Teams quand « Include Teams meeting link » est activé pour cet événement.
• Elle invite le client à la réunion via Outlook, si vous activez « Send Invites ».

Données lues et écrites

L’intégration Microsoft 365 et IA n’utilise qu’un ensemble limité de données. Voici exactement ce qui circule entre les deux systèmes :

Comment configurer l’intégration Microsoft 365 et IA

Si votre compte Microsoft 365 est déjà actif, la configuration prend quelques minutes. Les étapes :

• Dans le menu du haut, ouvrez « Connections » et cliquez sur « Integrations ».
• Cliquez sur « Bookings » dans la colonne de gauche, ou tapez Microsoft dans le champ de recherche.
• Cliquez sur « Connect » sur la ligne Microsoft 365. La fenêtre « Connect Microsoft 365 » s’ouvre, sans aucun champ à remplir.
• Cliquez sur « Connect » dans la fenêtre. Le bouton affiche « Connecting… » et la page de connexion Microsoft s’ouvre.
• Connectez-vous avec le compte professionnel ou scolaire dont l’agent IA doit utiliser l’agenda, ou choisissez-le dans la liste.
• Si Microsoft affiche les autorisations dont MessageMind a besoin, lisez-les et cliquez sur « Accept ».

Le guide pas à pas, avec chaque bouton et chaque champ, se trouve dans la documentation MessageMind sur Microsoft 365.

Cas d’usage de l’intégration Microsoft 365 et IA

Voici comment les équipes l’utilisent le plus souvent :

• Un client demande sur WhatsApp une consultation jeudi après-midi. L’agent IA vérifie les disponibilités du jeudi selon vos horaires et votre agenda Outlook, puis lui donne la liste des créneaux libres.
• Un client demande un rendez-vous à 10 h, mais vous avez déjà une réunion dans Outlook à cette heure-là. L’agent IA propose les créneaux libres les plus proches, avant et après.
• Vous faites des démos à distance. Avec « Include Teams meeting link » activé, chaque réservation reçoit un lien Teams, et l’agent IA peut l’envoyer au client dans le chat.
• Vous proposez un appel découverte de 15 minutes et une séance de 60 minutes. Vous les créez comme deux événements, et l’agent IA réserve celui que le client demande.
• Vous fermez chaque année le 25 décembre. Vous l’ajoutez dans « Holidays » de chaque événement, en « Yearly Recurring », et l’agent IA ne propose plus ce jour-là, année après année.

Pour voir comment l’agent IA travaille avec toutes les intégrations, lisez notre guide sur la prise de rendez-vous par IA.

Limites à connaître

L’intégration Microsoft 365 fait volontairement un nombre limité de choses. Voici les limites à connaître avant de compter dessus :

• Vous pouvez connecter un seul compte Microsoft sur la page « Integrations » par compte MessageMind.
• L’agent IA ne peut ni déplacer ni annuler les réservations. Modifiez-les ou annulez-les dans Outlook.
• Pour repérer les heures occupées, seul l’agenda choisi pour l’événement est vérifié. Les réunions de vos autres agendas Outlook ne bloquent pas cet événement.
• Les événements Outlook indiqués comme Free ou Working elsewhere, ainsi que les événements annulés, ne bloquent pas un créneau. Busy, Tentative et les autres statuts, si.
• Si le compte Microsoft ne peut pas créer de réunions Teams, par exemple parce qu’il n’a pas de licence Teams, la réservation est quand même créée, mais sans lien Teams.

Tarifs et offres concernées

L’intégration Microsoft 365 et IA est disponible dans les offres payantes de MessageMind. La page des tarifs MessageMind indique l’offre nécessaire et le contenu de chacune. Il n’y a pas de frais supplémentaires par intégration : la connexion fait partie de votre compte.

Questions fréquentes

Qu’est-ce que l’intégration Microsoft 365 et IA ?

L’intégration Microsoft 365 et IA est la connexion native entre Microsoft 365 et MessageMind. Une fois la connexion établie, l’agent IA consulte les données à jour de Microsoft 365 pendant une conversation et s’en sert pour agir (par exemple répondre à une question sur le stock, réserver un rendez-vous ou mettre à jour un contact) sur WhatsApp, Instagram, SMS, e-mail et le chat de votre site.

Comment relier Microsoft 365 à MessageMind ?

Ouvrez la page de l’intégration Microsoft 365 dans votre tableau de bord MessageMind et suivez les étapes de connexion. Le guide complet, avec le nom de chaque champ et des captures d’écran, se trouve dans la documentation MessageMind sur Microsoft 365.

Comment fonctionne l’authentification de l’intégration Microsoft 365 ?

Vous vous connectez sur la page de Microsoft et vous y autorisez MessageMind. Vous ne saisissez jamais votre mot de passe Microsoft dans MessageMind. Les identifiants sont stockés chiffrés et utilisés uniquement côté serveur : ils ne sont jamais envoyés au navigateur ni à un tiers.

MessageMind vérifie-t-il vraiment les créneaux libres de l’un de vos événements pour un jour donné ?

Oui. Il vérifie les créneaux libres de l’un de vos événements pour un jour donné, à une heure précise ou sur une période.

Que faire si, de retour sur la page des intégrations, un message commençant par « Microsoft authorization was » s’affiche ?

Les autorisations ont été refusées sur la page de Microsoft. Cliquez de nouveau sur « Connect » sur la ligne Microsoft 365, puis sur « Accept » quand Microsoft le demande. Si Microsoft indique que l’application doit être approuvée par un administrateur, demandez d’abord à l’administrateur Microsoft 365 d’approuver MessageMind.