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“+27% di conversioni”
Walter BalducciResponsabile comunicazioneAgente AI per Microsoft 365: riunioni Outlook e chiamate Teams prenotate da qualsiasi chat.
L’agente AI di MessageMind si collega a Microsoft 365 e prenota riunioni nel calendario di Outlook, con link Teams e sale riunioni, da WhatsApp, Instagram, SMS, chat del sito e telefonate. Lavora anche con Microsoft Bookings e gestisce spostamenti, cancellazioni e promemoria nella stessa conversazione.
Aggiornato a
Scelto da team in tutto il mondo
01Ogni canale
Riunioni nel calendario di Outlook prenotate da WhatsApp, Instagram e telefonate.
I clienti ti contattano su WhatsApp, Instagram, Messenger, via SMS, per email, dal tuo sito o al telefono, e l’agente AI risponde a ciascuno in pochi secondi. Legge il tuo calendario di Outlook, propone orari che vanno davvero bene e prenota la riunione prima che la conversazione finisca.
- Prenotazione da qualsiasi chat o telefonata
- Orari comodi per tutti gli invitati
- Invito di Outlook inviato in automatico
02Teams e sale
Un link Teams o una sala riunioni per ogni prenotazione.
Le riunioni online ricevono un link Microsoft Teams appena vengono prenotate, e quelle in presenza possono avere una sala scelta dai tuoi elenchi di sale. Outlook invia l’invito a ogni partecipante, e l’agente AI condivide in chat lo stesso link alla riunione.
- Link Teams creato insieme alla riunione
- Sale prenotate dai tuoi elenchi di Outlook
- Link per partecipare condiviso nella conversazione
03Modifiche e risposte
Spostamenti, cancellazioni e risposte agli inviti seguiti nella stessa conversazione.
Se un cliente chiede un altro giorno, l’agente AI trova un orario che va bene e sposta l’evento, e Outlook manda a tutti l’invito aggiornato. Nota chi ha accettato o rifiutato, sollecita chi deve ancora rispondere e prima della riunione invia un promemoria su WhatsApp o via SMS con il link Teams.
- Inviti aggiornati da Outlook per tutti
- Accettazioni e rifiuti sempre sotto controllo
- Promemoria con il link Teams
Cosa puoi automatizzare con Microsoft 365.
L’automazione con l’AI per Microsoft 365 collega ogni conversazione con i clienti a Outlook, Teams e Microsoft Bookings, dal primo messaggio al promemoria, senza che nessuno debba copiare dati da un’app all’altra.
Prenota riunioni Outlook
- Prenota riunioni nel calendario di Outlook da WhatsApp, Instagram, Messenger, SMS, email, chat del sito e telefonate.
- Trova un orario che va bene a tutti i partecipanti nei loro calendari Outlook, oppure prenota chi tra i colleghi è libero.
- Prenota insieme alla riunione una sala scelta dagli elenchi di sale di Outlook.
Riempie le agende di Microsoft Bookings
- Prenota i servizi di Microsoft Bookings con il membro del personale giusto, in chat o durante una telefonata.
- Aggiunge i nuovi clienti a Microsoft Bookings e tiene aggiornati i loro dati.
Sposta, ripete e risponde
- Sposta o annulla una riunione in chat, e Outlook aggiorna l’invito di ogni partecipante.
- Prenota le riunioni ricorrenti come serie, per esempio la revisione quindicinale con un cliente.
- Risponde a “quando è la mia riunione?” leggendo direttamente il tuo calendario di Outlook.
Segue ogni partecipante
- Invia promemoria su WhatsApp o via SMS prima di ogni riunione, con il link Teams incluso.
- Tiene traccia di chi accetta e di chi rifiuta, e sollecita chi deve ancora rispondere.
Lavora in tutto Microsoft 365
- Prenota nei calendari condivisi e delegati, così gli assistenti possono riempire la settimana di un manager.
- Crea un’attività in To Do o pubblica un messaggio in Teams quando una prenotazione ha bisogno dell’intervento di una persona.
Le automazioni più richieste con Microsoft 365.
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Prenota una riunione Teams da un messaggio WhatsApp
Un potenziale cliente chiede su WhatsApp se il tuo team può presentargli una proposta. L’agente AI controlla il calendario Outlook dell’account manager, propone due orari, prenota la riunione con un link Teams e rimanda il link su WhatsApp, mentre Outlook invia l’invito per email.
Cliente: Potreste presentarci la proposta su Teams questa settimana?
Agente AI: Certo! Priya è libera giovedì alle 11:00 o alle 15:00, su Teams. Prenoto uno dei due orari?
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Riempi gli appuntamenti di Microsoft Bookings dai DM di Instagram
Il tuo salone, studio o servizio di consulenza lavora con Microsoft Bookings. Quando qualcuno chiede su Instagram, l’agente AI abbina la richiesta al servizio Bookings giusto, propone gli orari del personale che lo offre e prenota l’appuntamento, aggiungendo la persona tra i clienti di Bookings.
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Aggiungi alle riunioni con i clienti una sala dai tuoi elenchi di sale
Un cliente vuole venire nel tuo ufficio per l’avvio di un progetto. L’agente AI trova un orario in cui le tre persone coinvolte e una sala riunioni sono tutte libere, prenota la riunione Outlook con la sala inclusa e manda in chat l’indirizzo e le indicazioni per il parcheggio.
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Ricorda la riunione ai partecipanti Outlook su WhatsApp, con il link Teams
Il giorno prima di ogni riunione, ogni partecipante esterno riceve un messaggio WhatsApp o un SMS con l’orario nel proprio fuso e il link Teams. Basta una risposta veloce per spostare la riunione, e Outlook invia subito il nuovo invito a tutti gli altri.
Cliente: Possiamo iniziare alle 10:30? Gli impegni della mattina si sono allungati.
Agente AI: Fatto! La tua riunione con Priya ora inizia alle 10:30, e Outlook ha inviato l’invito aggiornato.
Automazioni avanzate con Microsoft 365.
Microsoft 365 custodisce calendario, Teams e Bookings; queste automazioni aggiungono il CRM, i pagamenti e i canali che i tuoi clienti usano davvero.
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Contratti di assistenza rinnovati con webCRM e Stripe, visite prenotate in Microsoft 365
- Ogni mese l’agente AI trova in webCRM i clienti il cui contratto di assistenza si rinnova a breve.
- Invia da Outlook al loro responsabile della manutenzione un’email con il rinnovo e una fattura Stripe.
- Quando Stripe segna la fattura come pagata, propone i giorni liberi del tecnico presi da Microsoft 365.
- La visita entra nel calendario Outlook del tecnico con l’indirizzo della sede e il referente.
- webCRM registra il rinnovo sull’organizzazione e crea il follow-up per l’account manager.
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Colloqui con i genitori su Teams, prenotati da WhatsApp in Microsoft 365
- La tua scuola invita su WhatsApp i genitori che hanno dato il consenso a prenotare i colloqui di questo quadrimestre.
- L’agente AI chiede a ogni famiglia per quali figli e con quali insegnanti vuole il colloquio.
- Prenota slot consecutivi di dieci minuti nel calendario Outlook di ogni insegnante, ciascuno con il suo link Teams.
- I genitori ricevono tutti i colloqui in un unico messaggio WhatsApp, link compresi.
- Un SMS di promemoria arriva un’ora prima del primo colloquio, e per cambiare basta rispondere.
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Surroga del mutuo: dalla chiamata all’appuntamento in Microsoft 365, con SMS di conferma
- Un proprietario di casa chiama per una surroga del mutuo mentre tutti i consulenti sono con un cliente.
- L’agente AI risponde, chiede quando scade il tasso attuale e propone gli orari di Microsoft Bookings.
- Il cliente sceglie una videochiamata su Teams o un incontro in filiale, con un link Google Maps fino all’ingresso.
- Un SMS conferma l’appuntamento, e Microsoft Bookings lo aggiunge tra i clienti.
- Il consulente apre la prenotazione conoscendo già le scadenze e le domande di chi ha chiamato.
I dettagli che tengono in ordine le riunioni di Microsoft 365.
Ciò che clienti e colleghi notano quando è l’agente AI a prenotare in Outlook per te.
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Un orario che va bene a tutti gli invitati
Quando a una riunione servono tre colleghi e il cliente, l’agente AI guarda tutti i loro calendari Outlook e propone orari comodi per ognuno.
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Link Teams pronto all’istante
Le riunioni online hanno il loro link Microsoft Teams dal momento della prenotazione, così il cliente ha subito tutto, senza aspettare una seconda email.
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Messaggi con il tono della tua azienda
Le conferme sembrano scritte dalla tua azienda, con titolo della riunione, organizzatore e dettagli per partecipare presi dall’evento Outlook.
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Gli stati di Outlook presi sul serio
Le fasce occupate, provvisorie e fuori sede restano protette, mentre orario di lavoro, pause e preavviso minimo decidono quali fasce proporre.
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Da qui in poi se ne occupa un collega
Quando un cliente vuole un socio o un orario complicato, l’agente AI passa la chat a un collega con un riepilogo e lo slot suggerito.
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Prenotazioni dove il tuo team guarda già
Le nuove riunioni compaiono in Outlook su desktop, sul web e in Teams, mentre le conversazioni restano nelle app MessageMind.
Come funziona l’integrazione AI con Microsoft 365.
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Collega Microsoft 365
Il nostro team collega con te il tuo account di lavoro Microsoft, e tu scegli i calendari, le pagine di Bookings e i tipi di riunione da usare.
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L’agente AI impara come organizzi le riunioni
Orari, durate, pause, luogo su Teams o in presenza, sale e domande da fare, oltre al tuo tono e alle tue regole.
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I clienti prenotano ovunque scrivano
Da WhatsApp, Instagram, Messenger, SMS, email, chat del sito e telefono, ogni prenotazione arriva in Outlook e in Microsoft Bookings.
In sintesi
- Canali
- Ogni canale dei clienti, da WhatsApp e Instagram fino a SMS e telefonate
- Riunioni
- Eventi Outlook con link Teams e sale, prenotati, spostati, annullati o ripetuti
- Microsoft Bookings
- Servizi, personale e clienti prenotati direttamente in chat
- Promemoria
- Su WhatsApp o via SMS prima di ogni riunione, con il link Teams già pronto
- Il tuo team
- Outlook e Teams per le riunioni, le app MessageMind per le conversazioni
Usi già Microsoft 365 Copilot?
Va benissimo così. Con la funzione Pianifica con Copilot, Microsoft 365 Copilot aiuta il tuo team a trovare orari, prenotare sale e preparare l’ordine del giorno dentro Outlook. L’agente AI di MessageMind si occupa delle persone fuori dalla tua azienda: risponde ai clienti su WhatsApp, Instagram, SMS e al telefono, e li prenota negli stessi calendari.
- Chat e chiamate dei clienti trasformate in riunioni Outlook e Teams
- Agende di Microsoft Bookings riempite da ogni canale
- Pagamenti e aggiornamenti del CRM gestiti nella stessa conversazione
Fatto per gli studi e le aziende che lavorano su Microsoft 365.
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Studi professionali
Studi legali, commercialisti e società di consulenza fissano incontri con i clienti insieme al socio giusto, su Teams o in ufficio.
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Scuole ed enti di formazione
Genitori, studenti e corsisti prenotano colloqui con il personale senza che nessuno debba condividere un calendario personale.
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Attività su Microsoft Bookings
Consulenti, saloni e servizi locali riempiono le loro pagine di Bookings da WhatsApp, Instagram e telefono.
Affitti
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82%Stato ordine senza operatore
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Leggi la storiaFunziona con
Microsoft 365 con Outlook, Salesforce e Stripe.
Outlook gestisce le email, Salesforce o webCRM custodiscono la scheda del cliente e Stripe incassa le sessioni a pagamento.
SalesforceAltre integrazioni: prenotazioni e calendari
Integrazione AI con Microsoft 365: domande e risposte
I clienti possono prenotare una riunione Outlook senza un lungo scambio di email?
Sì. L’agente AI di MessageMind si collega a Microsoft 365 e prenota le riunioni con i clienti nei calendari Outlook da WhatsApp, Instagram, SMS, email, chat del sito e telefonate, con un link Teams o una sala quando serve. Prenota anche i servizi di Microsoft Bookings e tiene allineata ogni modifica.
Che ruolo ha Microsoft 365 Copilot accanto all’agente AI?
Copilot lavora dentro la tua azienda: con Pianifica con Copilot aiuta i colleghi a trovare orari, prenotare sale e preparare l’ordine del giorno in Outlook. L’agente AI di MessageMind lavora con i clienti che ti scrivono o ti chiamano, e li prenota negli stessi calendari Outlook e nelle stesse riunioni Teams.
Un cliente può fissare una riunione Teams direttamente da WhatsApp?
Sì. Il cliente scrive su WhatsApp, l’agente AI propone gli orari dal calendario Outlook giusto e la riunione viene prenotata con il suo link Teams mentre la chat è ancora aperta. Outlook invia l’invito e il link arriva anche su WhatsApp.
L’agente AI lavora anche con le pagine di Microsoft Bookings?
Sì. L’agente AI prenota i servizi di Microsoft Bookings con il membro del personale giusto, in base alla sua disponibilità reale, e aggiunge le persone nuove tra i clienti di Bookings. Poi i clienti possono spostare o annullare l’appuntamento rispondendo nella stessa chat.
Riesce a trovare un orario che vada bene a più colleghi?
Sì. Per le riunioni con più persone del tuo team, l’agente AI confronta tutti i calendari Outlook coinvolti, propone gli slot in cui sono tutti liberi e aggiunge una sala riunioni se il cliente viene in ufficio.
I partecipanti ricevono un promemoria con il link Teams?
Sì. Prima di ogni riunione, i partecipanti esterni ricevono un promemoria su WhatsApp o via SMS con l’orario nel loro fuso e il link Teams. Chi ha rifiutato o deve ancora rispondere riceve un messaggio cordiale che propone un altro orario.
Può prenotare in un calendario condiviso o nell’agenda di un manager?
Sì. I calendari condivisi e quelli delegati a te funzionano proprio come il tuo, così l’agente AI può riempire la settimana di un direttore o l’agenda di un team, mentre tu decidi chi vede cosa.
I miei clienti nordici e olandesi possono prenotare nella loro lingua?
Sì. In qualunque lingua scriva un cliente, svedese, danese, norvegese e olandese compresi, l’agente AI risponde in quella lingua e mostra gli orari nel suo fuso orario, mentre l’evento Outlook mantiene le diciture abituali del tuo team.
Esiste un piano MessageMind adatto a un’intera azienda?
Sì. I piani MessageMind vanno dai piccoli team fino a un numero illimitato di membri, e la nostra pagina dei prezzi spiega cosa comprende ciascuno. Le tue licenze Microsoft 365 restano esattamente come sono, così Outlook, Teams e Bookings continuano come prima.
Le conversazioni con i clienti restano nell’UE?
Sì. Le conversazioni sono conservate nella tua inbox MessageMind, con i dati ospitati nell’UE e trattati secondo il GDPR, mentre riunioni e appuntamenti di Bookings restano nel tuo account Microsoft 365. Ogni cliente vede i dettagli della propria riunione e nient’altro del tuo calendario.
Riunioni Microsoft 365 che si prenotano da sole, già da stasera.
Arriva alla demo con la richiesta reale di un cliente: vedrai la riunione apparire in Outlook, già con il link Teams.