Recepcionista IA para Halaxy, incluso cuando la consulta entera eres tú.

MessageMind pone una recepcionista IA al frente de tu teléfono, WhatsApp, SMS y chat web, conectada a Halaxy: reserva, cambia o cancela citas y sesiones de grupo en tu calendario de Halaxy. Los pacientes nuevos se dan de alta al reservar, y la recepcionista IA envía por ti los formularios iniciales, los recordatorios y los enlaces de videoconsulta.

Actualizado en

La confianza de equipos en todo el mundo

01Cada mensaje y llamada

Una recepción para tu consulta con Halaxy en todos los canales.

Un primer mensaje a las 22:00, un SMS de un paciente habitual entre sesiones, una llamada mientras estás con alguien: el agente de IA responde a cada uno en segundos, por el canal por el que haya llegado. Primero busca al paciente en Halaxy, da de alta con sus datos a quien es nuevo y lo cita directamente en tu calendario.

  • Llamadas contestadas en plena sesión
  • Primero busca a cada paciente en Halaxy
  • Alta de pacientes nuevos en el momento de reservar

02Citas

Horas libres de Halaxy ofrecidas y reservadas en una sola conversación.

El agente de IA consulta los huecos libres de cada profesional en Halaxy tal como están en ese momento, propone algunos, repite el elegido y lo reserva cuando el paciente da el sí. Si más tarde el paciente necesita otro día, lo cambia o lo cancela en la misma conversación.

  • Huecos libres consultados en directo en Halaxy
  • Datos repetidos y guardados tras un sí
  • Cambios de planes resueltos en la misma conversación

03Antes de la sesión

Formularios, recordatorios y enlaces de videoconsulta antes de cada sesión de Halaxy.

En cuanto la reserva está en Halaxy, el paciente recibe una confirmación por WhatsApp o SMS, el formulario inicial y una petición de los datos de derivación que hagan falta. Antes del día llega un recordatorio, las sesiones online reciben el enlace de videoconsulta poco antes de empezar y los cambios hechos en Halaxy llegan al paciente al momento.

  • Formularios iniciales listos antes de la primera sesión
  • Enlaces de videoconsulta antes de cada sesión online
  • Cambios en Halaxy comunicados al instante

De qué se encarga la recepcionista IA en Halaxy.

La automatización con IA para Halaxy da a un profesional por cuenta propia o a una clínica con mucho trabajo una recepción completa: pacientes nuevos, reservas, sesiones de grupo, formularios, enlaces de videoconsulta y seguimientos, todo dentro de tu calendario de Halaxy.

Atiende a cada paciente

  • Lleva el teléfono de la consulta y todos los canales de mensajes a cualquier hora, con un tono cálido y sereno.
  • Explica las próximas citas, incluido cualquier cambio hecho en Halaxy desde que el paciente reservó.
  • Explica a los pacientes los reembolsos de Medicare, DVA, NDIS y las mutuas privadas con las propias palabras de tu consulta.

Cita a pacientes nuevos y habituales

  • Busca al paciente en Halaxy, da de alta a los nuevos con sus datos y luego reserva la hora que eligen.
  • Ofrece los huecos libres de cada profesional por servicio y centro, actualizados a medida que entran reservas.
  • Apunta a pacientes a una cita de grupo de Halaxy desde el chat mientras quedan plazas.

Cambia y cancela cuando se lo piden

  • Pasa una cita de Halaxy a otro hueco libre cuando el paciente lo pide.
  • Cancela una cita o la plaza de un paciente en un grupo, y esa hora queda libre para otra persona.

Prepara cada primera sesión

  • Envía el formulario inicial y recoge los datos de derivación, como la carta del médico de cabecera, antes de la primera visita.
  • Comparte el enlace de videoconsulta de Halaxy poco antes de una cita online, con una indicación para conectarse.

Confirma y hace seguimiento

  • Confirma al momento las nuevas citas de Halaxy y después envía un recordatorio por WhatsApp o SMS.
  • Escribe con amabilidad tras una sesión perdida, con nuevas horas para volver a reservar.

Automatizaciones habituales con Halaxy.

  1. Da de alta a los pacientes nuevos en Halaxy mientras reservan por WhatsApp

    Alguien escribe a las 22:00 para pedir una primera cita con un psicólogo. El agente de IA lo comprueba en Halaxy, lo da de alta como paciente nuevo con su nombre, móvil y email, le ofrece huecos libres y reserva el que elige. Después llega el formulario inicial, así sus datos están listos antes de la primera sesión.

    Cliente: Hola, ¿hay algún hueco con la Dra. Lewis la semana que viene? Sería mi primera cita.

    Agente de IA: ¡Te damos la bienvenida! La Dra. Lewis tiene libre el lunes a las 10:00 o el miércoles a las 15:30. ¿Cuál eliges?

  2. Cambia una cita de Halaxy respondiendo a su recordatorio

    Llega el recordatorio del día antes y el paciente se da cuenta de que el lunes ya no le va bien. Responde en la misma conversación, el agente de IA le ofrece el miércoles o el jueves según los huecos libres del profesional y cambia la cita en Halaxy, así la hora del lunes queda libre para otra persona.

    Cliente: Me ha surgido algo el lunes. ¿Podría ser más adelante en la semana?

    Agente de IA: Por supuesto. La Dra. Lewis tiene el miércoles a las 15:30 o el jueves a las 9:00. ¿Quieres que te la pase a uno de esos días?

  3. Ofrece nuevas horas con amabilidad tras una cita perdida en Halaxy

    Cuando un paciente falta a una sesión, el agente de IA le envía ese mismo día un mensaje delicado, sin juicios, con algunas horas nuevas del calendario de Halaxy de su profesional. Si prefiere hablar antes con alguien, el profesional ve la conversación y responde en persona.

Automatizaciones avanzadas con Halaxy.

Halaxy está en el centro de estas automatizaciones junto a tu bandeja, tu CRM, tus pagos y tus redes sociales, desde la supervisión clínica hasta un grupo para padres primerizos.

  • Vende bloques de supervisión clínica con HubSpot y Stripe, reservados en Halaxy

    1. Una psicóloga en prácticas escribe al Gmail de tu consulta para pedir supervisión con tu psicólogo sénior.
    2. El agente de IA le explica los formatos y las tarifas, y registra la consulta en HubSpot como contacto y negocio de supervisión.
    3. El pago de un bloque de sesiones se hace con Stripe, y HubSpot marca el negocio como ganado.
    4. Las sesiones de supervisión quincenales se reservan en Halaxy a horas que encajan en las dos agendas.
    5. HubSpot lleva la cuenta de las horas usadas, y antes de que termine el bloque sale una oferta de renovación.
  • HalaxySMSWhatsApp

    Recuerda por SMS a los pacientes de Halaxy que renueven la derivación de su médico antes de agotar sus sesiones

    1. El agente de IA ve en Halaxy que a Sophie le queda una sesión de la derivación de su médico de cabecera.
    2. Le envía un SMS amable para que pida cita con su médico y solicite una nueva derivación.
    3. Sophie envía por WhatsApp una foto de la nueva derivación, y la Dra. Lewis recibe el aviso de que ha llegado.
    4. El agente de IA le ofrece sus próximas sesiones con la Dra. Lewis y las reserva en Halaxy.
    5. Sus sesiones continúan sin interrupción, y recepción nunca tiene que ir detrás de la derivación.
  • Llena desde Instagram un grupo de Halaxy para padres primerizos, con recordatorios por WhatsApp

    1. Varios padres preguntan por DM de Instagram por el grupo de seis semanas para padres primerizos.
    2. El agente de IA explica las fechas, el formato y las tarifas, y si pueden venir con sus bebés.
    3. Cada padre o madre se da de alta en Halaxy y queda reservado en la cita de grupo mientras quedan plazas.
    4. Antes de cada semana salen recordatorios por WhatsApp, con el enlace de videoconsulta para las semanas online.
    5. Quien se pierde una semana recibe un mensaje amable y los detalles de la siguiente.

Una semana más tranquila para los profesionales con Halaxy.

Lo que cambia cuando las llamadas y los mensajes se responden desde tu calendario de Halaxy mientras estás con tus pacientes.

  • Un calendario por profesional

    Los huecos libres salen del calendario de Halaxy de cada profesional, así los pacientes siguen con la persona que conocen o se quedan con el primer hueco.

  • Cambios conocidos al instante

    Cuando alguien de tu consulta cambia una cita en Halaxy, el agente de IA lo sabe al momento, y nadie recibe una hora antigua.

  • Respuestas breves y amables

    Los mensajes son cortos y delicados, con la voz de tu consulta, algo importante cuando alguien ha dado un gran paso al escribirte.

  • Datos personales a salvo

    Cada paciente se localiza en Halaxy antes de compartir nada, y cada conversación se queda en la propia cuenta de tu consulta.

  • Los momentos personales, para tus profesionales

    Cuando un paciente se abre, el agente de IA se aparta y su profesional responde con todo el chat a la vista. Tus profesionales toman todas las decisiones clínicas; el agente de IA lleva las reservas.

  • Próximas horas, cuando las piden

    Un paciente que duda si es a las 10:00 o a las 11:00 pregunta en el chat y recibe la hora que figura en Halaxy en ese momento.

Cómo funciona la integración de Halaxy con IA.

  1. Conecta Halaxy

    En una llamada, nuestro equipo conecta tu cuenta de Halaxy y confirma contigo profesionales, servicios, centros y sesiones de grupo.

  2. La recepcionista IA aprende cómo es tu consulta

    Los profesionales, servicios y centros vienen de Halaxy; las tarifas, la forma de explicar los reembolsos y el tono que prefieres los pones tú.

  3. Responde a cada paciente

    Las llamadas y los mensajes reciben respuesta en todos los canales, y cada reserva, cambio y cancelación se guarda en Halaxy.

De un vistazo

Canales
Teléfono, WhatsApp, SMS, Instagram, Facebook Messenger, email y chat web
Citas
Reservadas, cambiadas y canceladas, sesiones de grupo incluidas
Pacientes nuevos
Dados de alta en Halaxy al reservar, con el formulario inicial enviado
Videoconsulta
Enlaces de videoconsulta de Halaxy antes de cada sesión online
Países
Consultas en Australia, Reino Unido, Irlanda y Canadá
Tu equipo
Uno o muchos profesionales, en una bandeja en cualquier dispositivo

¿Ya usas el AI Scribe de Halaxy?

Mantenlo. El AI Scribe de Halaxy ayuda a los profesionales a redactar las notas clínicas, y así dedican más horas del día a sus pacientes. La recepcionista IA asume la otra mitad del trabajo administrativo: responde llamadas y mensajes, reserva, cambia y cancela citas en Halaxy, da de alta a pacientes nuevos y envía formularios, recordatorios y enlaces de videoconsulta.

  • Un teléfono y una bandeja que conocen tu calendario de Halaxy
  • Pacientes nuevos recibidos, dados de alta en Halaxy y citados en un solo chat
  • Formularios, recordatorios y enlaces de videoconsulta enviados antes de cada sesión

Para las consultas con Halaxy, individuales o compartidas.

  • Psicólogos por cuenta propia

    Cada llamada y cada mensaje recibe respuesta mientras estás en sesión, sin contratar a nadie para recepción.

  • Consultas compartidas y clínicas

    Psicólogos, médicos de cabecera y otros terapeutas comparten una recepcionista IA en todos sus calendarios.

  • Consultas centradas en la videoconsulta

    Pacientes de cualquier punto del país reservan, rellenan formularios y se conectan a sus sesiones online sin una sola llamada.

Historias de clientes

Estás en buena compañía.

Basado en 345 reseñas verificadas en G2 y Featured Customers.

Funciona con

Halaxy con HubSpot, Stripe y Google Calendar.

Los supervisados se siguen en HubSpot y pagan con Stripe, los profesionales ven las sesiones de Halaxy en Google Calendar y los pacientes reciben sus recordatorios por SMS.

Más integraciones de software de fisioterapia y terapias

Recepcionista IA para Halaxy: respuestas a tus dudas

¿Puede una recepcionista IA reservar citas en Halaxy?

Sí. La recepcionista IA de MessageMind gestiona las reservas de Halaxy de principio a fin: citas nuevas, cambios, cancelaciones y plazas en grupos, tanto si los pacientes llaman como si escriben por WhatsApp, SMS, DM o el chat de tu web. Da de alta a los pacientes nuevos al reservar y envía confirmaciones, formularios iniciales, recordatorios y enlaces de videoconsulta.

¿Merece la pena una recepcionista IA si eres psicólogo autónomo?

Sí, y los profesionales autónomos suelen ser los primeros en notar la diferencia. Las llamadas y los mensajes que llegan en plena sesión reciben respuesta en segundos, los pacientes nuevos quedan citados mientras trabajas y terminas el día con un resumen en lugar de una lista de llamadas pendientes.

¿Pueden los pacientes cambiar o cancelar su cita por WhatsApp?

Sí. El paciente responde a un recordatorio o envía un mensaje nuevo, y el agente de IA le ofrece otras horas o confirma la cancelación y actualiza el calendario al momento. Una plaza de grupo cancelada queda libre para la siguiente persona.

¿Los pacientes nuevos se dan de alta en Halaxy automáticamente?

Sí. Cuando reserva alguien nuevo, el agente de IA lo comprueba en Halaxy, lo da de alta como paciente con su nombre, móvil y email, y reserva la cita. El formulario inicial y la petición de los datos de derivación llegan después en el mismo chat.

¿Reciben los pacientes con antelación el formulario inicial y el enlace de videoconsulta?

Sí. Los formularios iniciales salen tras la reserva para que estén hechos antes de la primera sesión, y las citas online reciben el enlace de videoconsulta poco antes de empezar, con consejos sencillos para conectarse desde el móvil o el portátil.

¿Sabe explicar los reembolsos de Medicare y los planes de salud mental?

Sí, tal como lo explicaría tu consulta. Cuenta cómo funcionan los reembolsos con una derivación del médico de cabecera o un plan de tratamiento de salud mental, qué documentos traer y cómo funcionan tus tarifas, y pasa a tu equipo cualquier duda sobre requisitos.

¿Responde en otros idiomas además del inglés?

Sí. Los pacientes pueden escribir o hablar en su idioma, del mandarín y el vietnamita al árabe y el griego, y el agente de IA responde en ese mismo idioma mientras tus registros se quedan tal como están.

¿Cómo empezamos a usar MessageMind con Halaxy?

Con una demo. Después, nuestro equipo conecta contigo tu cuenta de Halaxy, confirma profesionales, servicios y sesiones de grupo, y acuerda cómo se gestionan los pacientes nuevos y los cambios, para que tus pacientes noten la diferencia desde su primer mensaje.

¿Qué precio tiene la recepcionista IA?

El precio va según el plan que elijas y el número de llamadas y mensajes de pacientes que esperas. La página de precios explica qué incluye cada plan, y el equipo puede repasarlo contigo en una demo, para una consulta individual o de grupo.

¿Halaxy sigue siendo el registro de los pacientes?

Sí. Halaxy sigue siendo el registro de cada paciente, las conversaciones se guardan en servidores de la UE conforme al RGPD y el agente de IA identifica al paciente antes de compartir cualquier dato de una cita. Cada chat vive en la cuenta de tu consulta y en ningún otro sitio.

Más reservas en Halaxy, menos llamadas que devolver al acabar la consulta.

Cuéntanos cómo funciona hoy tu consulta y te enseñaremos a la recepcionista IA reservando en Halaxy.