"Need to speak to a human about my refund"
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El problema
Cada mensaje sin respuesta es un paciente en la clínica de al lado.
Patrones que vemos en cada medspa, clínica estética, estudio de body sculpting y clínica dermatológica que activamos, con las matemáticas detrás de cada uno.
72% de los pacientes potenciales se va a la siguiente clínica si no respondes al primer mensaje.
Anoche escribieron a tres clínicas para un filler de labios. La clínica que envió primero precio, downtime y un hueco del sábado se llevó la consulta. Las otras dos nunca recibieron respuesta.
JL
Jessica L.vía Instagram · visto hace 4m
Perdida
¡Hola! ¿Cuánto cuesta el filler de labios? Busco una consulta de 1 ml esta semana 💋
22:14 · Visto
Sin respuesta
Competencia · 6 min despuésGanado
CLClínica #2 respondió a las 22:20"£350 · Sáb 11h libre" · consulta reservada+1
CLClínica #3 respondió a las 22:25"Envío la lista de precios" · también reservada+1
60× al día: precios, downtime, contraindicaciones, idoneidad.
Tu recepción repite el mismo cribado en cada paciente antes de la consulta: embarazo, lactancia, isotretinoína en los últimos 6 meses, anticoagulantes, autoinmunes, tratamientos previos. Las mismas preguntas, los mismos formularios, cada vez.
1 de 2 consultas de pacientes llegan cuando la clínica está cerrada.
Los pacientes potenciales ojean tus reels en el sofá a las 22, fines de semana, festivos. El lunes por la mañana ya han reservado con la clínica que estaba abierta el domingo por la noche, o se han olvidado de la idea.
EM
Emma M.
Instagram · Dom 22:47
Cerrado
¡Hola! Vi vuestro reel de HIFU, ¿tenéis huecos esta semana? 🤍
22:47 · Visto
Comparando clínicas · esperando respuesta
10h 13m, sin respuesta
54% de los pacientes de Botox y láser nunca vuelve para su retoque.
El paciente de Botox al mes 4. El paciente de láser a la semana 6. El paciente HIFU al mes 4. Sin un recordatorio en la cadencia adecuada, se marchan a la siguiente clínica que publicó un buen reel, o dejan de tratarse.
RM
Rachel M.Botox hecho · hace 5 meses
Perdida
Día 0Botox hecho · frente + entrecejo · £400hecho
Día 14Foto de asentamiento + verificarperdido
Mes 3Aviso pre-recordatorioperdido
Mes 4Recordatorio retoque + huecosperdido
Mes 5Perdida · reservó en la clínica de al ladose fue
Cuatro patrones. Tu recepción IA los maneja los cuatro.
Una paciente real
Una paciente. Seis trabajos.
Una conversación lleva a Sophia por cada trabajo de recepción de tu clínica, desde una consulta de Instagram hasta un recordatorio de retoque a los 4 meses con depósito pagado. El lado derecho ilumina qué trabajo está ocurriendo en cada momento.
¡Escríbele a MessageMind!
Formulario de Instagram enviadoreel de body contouring HIFU · martes 18 de marzo, 18:42
01·Consulta
Hola Sophia, gracias por escribirnos sobre el body contouring HIFU de Vivo Body Studio 😊
Las sesiones de HIFU cuestan £900 por zona, la mayoría de las clientas nota un efecto lifting y de tensado ya tras 1 sesión, con el resultado máximo entre las 8 y las 12 semanas. Primero una comprobación rápida de seguridad: ¿estás embarazada o en lactancia ahora mismo?18:42
No, ningunaEmbarazadaLactancia
No, ninguna de las dos.18:44
martes 18:44 · cribado de contraindicaciones + definición de zonas
02·Cualificación
Perfecto 👍 Unas preguntas más para que la especialista confirme que eres una buena candidata:
1. ¿Marcapasos, implantes metálicos en la zona o un brote autoinmune activo? 2. ¿Has tomado Roacután (isotretinoína) en los últimos 6 meses? 3. ¿Tomas anticoagulantes?18:44
No a las tres.18:46
Cribado de contraindicacionessin problemas · lista para zonas + verificación Fitzpatrick
Genial. ¿Y en qué zona o zonas estás pensando? (Las más habituales: abdomen, flancos, cara interna del muslo, línea mandibular, cuello.)18:46
Abdomen y flancos. Y la mandíbula, si también la tratáis.18:48
Las tres se pueden tratar 👌 Las zonas corporales (abdomen + flancos) y la cara/línea mandibular usan cartuchos de HIFU ligeramente distintos, así que la especialista valorará ambas en la consulta.
Última pregunta clínica: ¿cómo describirías tu tono de piel en la escala Fitzpatrick? También vale un sincero "me bronceo fácil / me quemo fácil".18:48
Me bronceo fácil, casi nunca me quemo. Fitzpatrick III, quizá.18:50
CualificadaFitzpatrick III · abdomen + flancos + línea mandibular · puntuación 96/100 · derivada a consulta
martes 18:51 · asignando la especialista y el hueco adecuados
03·Reserva
Genial, todo pinta muy bien 🙌 Te reservo una consulta gratuita de 15 minutos con la Dra. Amelia (nuestra referente de HIFU). ¿Cuál es el mejor email para enviarte la invitación de calendario + nuestra guía pre-tratamiento?18:51
sophia.reed@email.com18:52
Email capturadocontacto guardado en Pabau · guía pre-tratamiento en cola
Anotado ✅ La Dra. Amelia tiene libre el jueves a las 18:00 o el sábado a las 11:00. ¿Cuál te viene mejor?18:52
Jue 18:00Sáb 11:00
El sábado a las 11:00, por favor.18:54
¡Reservado! 🎉
📅 sáb. 22 mar., 11:00 con la Dra. Amelia (consulta gratuita de 15 min) 📍 Vivo Body Studio, planta baja 📄 La guía pre-tratamiento + el consentimiento digital acaban de llegar a tu correo
Completa el consentimiento antes del sábado, así ese día tenemos más tiempo para tus dudas sobre el tratamiento.18:54
Consulta reservadasáb. 22 mar., 11:00 · Dra. Amelia · invitación de Google Calendar + ficha de paciente creada en Pabau
vie. 21 mar. · recordatorio 24h antes de la consulta + preparación
04·Recordatorio
¡Hola Sophia! 👋 Recordatorio rápido: tu consulta gratuita con la Dra. Amelia es mañana sábado a las 11:00.
Dos consejos para una valoración de la piel lo más precisa posible: • Ven sin maquillar si puedes (o al menos sin maquillaje en la mandíbula) • Esa mañana evita cremas hidratantes densas en abdomen y flancos
¿Seguimos en pie para mañana?11:00
Sí, nos vemosNecesito moverla
Sí, con muchas ganas. Una duda rápida: ¿puedo entrenar el día antes del HIFU si lo reservo después de la consulta?11:14
Buena pregunta 💪 Cardio suave el día antes, sin problema. Evita pesos grandes, sauna o hot yoga en las 24 horas posteriores a cada sesión de HIFU (la piel queda levemente inflamada durante 24-48h). La Dra. Amelia te explicará todos los cuidados posteriores ese mismo día.11:15
Recordatorio confirmadoinstrucciones de preparación enviadas · consentimiento completado verificado
sáb. 22 mar. · tras la consulta, tratamiento reservado, seguimiento al día siguiente
05·Seguimiento
Buenos días, Sophia 😊 Espero que estés bien después del HIFU de ayer con la Dra. Amelia. Un check-in rápido:
• ¿Rojez, sensibilidad u hormigueo que duren más de lo esperado? • ¿Estás manteniendo el SPF 50 en las zonas tratadas? • ¿Estás bebiendo el litro o dos de agua extra que te recomendó la Dra. Amelia?09:30
Un poco de sensibilidad en los flancos pero nada doloroso, SPF puesto, bebiendo mucha agua. ¡Todo bien!10:18
Justo lo esperable para el primer día ✨ La sensibilidad suele calmarse en 48-72h. Si algo cambia (rojez que se extiende, zona caliente al tacto, ampollas), escríbenos por WhatsApp y la Dra. Amelia te llama ese mismo día.10:18
Check de cuidados registradosin necesidad de escalado · seguimiento a 7 días programado en Pabau
Así lo haré, mil gracias.10:19
Si tienes 20 segundos, nos encantaría una reseña rápida en Google: ayuda a otras personas a encontrar clínicas de confianza 🙏
g.page/r/vivobodystudio-review
En cualquier caso, estamos deseando ver tus resultados de la semana 8.10:20
Dejar reseñaQuizá luego
Solicitud de reseña enviadaenlace de reseña de Google · recordatorio de foto de progreso en la semana 8 en cola
mié. 16 jul. · ~4 meses tras el primer HIFU, aviso de retoque
06·Reactivación
¡Sophia! 🌟 Han pasado casi 4 meses desde tu primer HIFU en abdomen y flancos. La mayoría de las clientas reserva su retoque entre el mes 4 y el 6, para fijar el lifting antes de que baje la respuesta del colágeno.
La Dra. Amelia tiene huecos la semana que viene, jueves 18:00 o sábado 10:00. ¿Te reservo uno?10:12
Jue 18:00Sáb 10:00Aún no
El sábado a las 10:00, ¿y esta vez puedo añadir la mandíbula?10:18
Sí, es el momento perfecto para añadirla 👌 La línea mandibular son £600, así que la sesión combinada queda en £1.500. ¿Te envío un enlace de depósito de £200 para bloquear el hueco, y el resto lo pagas ese día?10:18
Enviar enlace de depósitoPagar todo
Envíame el enlace del depósito, por favor.10:19
Enlace de depósito de Stripe generado£200 · plan de tratamiento actualizado en Pabau · abdomen + flancos + línea mandibular
Aquí lo tienes: pay.vivobodystudio.com/deposit/x9k2
En cuanto esté pagado, bloqueo el sábado 26 jul. a las 10:00, te envío un consentimiento nuevo para la zona mandibular y te mando por email la guía pre-tratamiento actualizada. ¡Hablamos pronto! ✨10:19
Conecta tu gestor clínico, calendario, pagos y menú de tratamientos. Entrénala con tus protocolos, precios y contraindicaciones. Lánzala en cada canal.
01
Paso uno · Conecta
Conecta tu gestor clínico y calendarios.
Conecta
Conecta tu gestor clínico (Pabau, Aesthetic Record, Phorest, Boulevard, Klinik, Mindbody), los calendarios Google o iCal, el proveedor de pagos (Stripe, GoCardless, SumUp, Square), tu menú de tratamientos, los consentimientos y la galería antes/después. Sincronización con un clic, sin ticket a IT.
Menú de tratamientos, consentimientos, galería antes/después
Paso 1 · Conecta tu stackPabau + pagos + calendario
PBPabauGestor clínico
Conectado
StripeDepósitos + pagos
Conectando…
Google CalendarCalendarios de médicosInstalar →
ARAesthetic RecordEMR + antes/despuésInstalar →
02
Paso dos · Entrena
Entrénala con tus protocolos, precios, contraindicaciones.
Entrena
Importamos tus chats anteriores, tus protocolos de tratamiento, tu lista de precios, tu política de contraindicaciones (embarazo, lactancia, ventana isotretinoína, autoinmunes, anticoagulantes), y la forma en que tu mejor médico hace el cribado de pacientes. Tú apruebas cada patrón de respuesta antes del go-live.
Apruebas cada patrón de respuesta antes del go-live
Paso 2 · Entrena al agenteImportando tu clínica
Menú de tratamientos + precios38 tratamientos
Política de contraindicacionesaprendida
Chats de pacientes anteriores2.108 / 2.840
Calendarios de médicosen cola
Lógica de cribado aprendida:
Embarazo / lactanciaVentana 6 meses isotretinoínaMapeo FitzpatrickAnticoagulantesPrep + aftercare
03
Paso tres · Lanza
Prueba en vivo y luego al aire en cada canal.
Al aire
Hacemos primero una prueba en vivo con tus mensajes reales entrantes de Instagram y WhatsApp, así ves a la IA cribar, reservar y recordar antes de activar todo. Luego pasa a producción en WhatsApp, Instagram, Facebook, SMS, email, chat web y voz entrante.
Prueba en vivo con tu tráfico real primero
Una sola IA de recepción en cada canal y cada idioma
Al aire en 24 horas, soporte dedicado durante 30 días
Paso 3 · LanzamientoCanales & integraciones
En vivo
WhatsApp+44 7886 084321
DMs de Instagram@vivobodystudio
FacebookDMs de la página
Chat webvivobodystudio.com
VozLlamadas entrantes
Cliente destacado
Clínica real. Pruebas reales.
Vivo Body Studio usa MessageMind en WhatsApp, Instagram, Facebook y el chat de su web. Escríbeles y compruébalo tú mismo.
Historia de cliente destacada
Vivo Body Studio
Cualificación de pacientes en WhatsApp, Instagram, Facebook y chat de la web
“Lo mejor ha sido el equipo de soporte, disponible 24x7 para resolver cualquier duda. La IA en sí es muy eficaz para conseguir los resultados deseados. Además se actualiza cada día con nuevas funciones, una gran ventaja.”Junaid, Marketing manager, Vivo Body Studio
Body sculpting + estética
Al aire en 24 horas
94,2%
Tasa de automatizaciónen cada canal entrante
15k+Mensajes IA / mesconversaciones de pacientes gestionadas
Jayesh AsharPearl Tourism & Leisure GroupFundador y CEO
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Lo mejor es el equipo de soporte, disponible 24/7 para resolver cualquier duda. La IA en sí es muy eficaz para conseguir los resultados que buscas. Además, se actualiza cada día con funciones nuevas, lo cual es un gran plus.
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FAQ
Todo lo que nos preguntarías primero.
La mayoría de las clínicas está al aire en 24 horas. Nos encargamos del setup de la API de WhatsApp Business, sincronizamos tu gestor clínico (Pabau, Aesthetic Record, Phorest, Boulevard, Klinik, Mindbody), conectamos tu calendario Google o iCal, configuramos el proveedor de pagos (Stripe, GoCardless, SumUp) y entrenamos la IA con tus chats anteriores y protocolos. Sin despliegues de meses, sin consultores acampados en tu Slack durante un trimestre.
Desde cualquier sitio donde un paciente te vea. Reels e historias de Instagram (la puerta de entrada número uno para clínicas estéticas), lead ads de Facebook y DMs de la página, lead ads de Google, chat en vivo de tu web, QR walk-in, llamadas entrantes desde radio o prensa, y anuncios click-to-WhatsApp. La IA responde en segundos tras el envío del formulario o mensaje, sin Zapier ni middleware en medio.
Sí. La entrenamos con tus chats anteriores, el tono de tu marca y la forma en que tu mejor médico cribando pacientes. Apruebas cada patrón de respuesta antes del go-live y puedes ajustar el tono en lenguaje natural cuando quieras (más clínico, menos casual, sin emojis, polaco para números polacos). Funciona en cualquier idioma que usen tus pacientes.
Sí. La IA ejecuta acciones reales dentro de tu stack: hace cribado de contraindicaciones según la lista que definas (embarazo, lactancia, ventana isotretinoína, brotes autoinmunes, anticoagulantes, marcapasos para HIFU, sensibilidad al frío para CoolSculpting), captura el tipo de piel Fitzpatrick, envía el consentimiento para firma, cobra el depósito vía Stripe / GoCardless / SumUp y reserva la cita en el calendario del médico correcto. Tanto el paciente como tu equipo reciben un registro limpio en Pabau, Aesthetic Record o el gestor que uses.
La IA funciona 24/7 en más de 30 idiomas. Una clínica en Madrid en español, una en Varsovia en polaco, una en Londres en inglés, la misma IA, los mismos protocolos, simplemente traducidos en tiempo real. Los datos de pacientes se quedan en servidores EU (Fráncfort) para clínicas con pacientes EU, clave para el RGPD en datos sanitarios.
Pasa el testigo limpiamente a un médico o a recepción con el contexto completo de la conversación. Tú defines los umbrales: cualquier red flag de contraindicación, cualquier tratamiento fuera del menú, cualquier cambio de sentimiento, cualquier tema personalizado. Para la mayoría de las clínicas, más del 90% del tráfico entrante se cierra de extremo a extremo con la IA (Vivo Body Studio va al 94,2%). El resto llega a tu equipo con el cribado ya hecho.
Sí. Somos Meta Business Partner certificado, conformes con RGPD y DSGVO, con servidores EU en Fráncfort y un SLA del 99,99% de uptime con failover multi-región. Los datos de pacientes están cifrados en tránsito y en reposo, nunca usados para entrenar modelos compartidos. Los consentimientos se firman y archivan contra la ficha del paciente en tu gestor. Firmamos un DPA el día uno.
Escala con el volumen de conversaciones, no con asientos, así cada médico y cada recepcionista puede acceder sin tarifas por usuario. Para la mayoría de las clínicas se amortiza en el primer mes solo con la subida de conversión consulta-a-cita, antes de contar los ingresos por recall. Habla con nosotros para un precio a la medida de tu volumen.
No te limites a leerlo.Prueba nuestra IA en vivo · disponible 24/7