"Need to speak to a human about my refund"
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El problema
Cada mensaje sin respuesta es un paciente en la clínica de al lado.
Patrones que vemos en cada medspa, clínica estética, estudio de body sculpting y clínica dermatológica que activamos, con las matemáticas detrás de cada uno.
72% de los pacientes potenciales se va a la siguiente clínica si no respondes al primer mensaje.
Anoche escribieron a tres clínicas para un filler de labios. La clínica que envió primero precio, downtime y un hueco del sábado se llevó la consulta. Las otras dos nunca recibieron respuesta.
JL
Jessica L.vía Instagram · visto hace 4m
Perdida
¡Hola! ¿Cuánto cuesta el filler de labios? Busco una consulta de 1 ml esta semana 💋
22:14 · Visto
Sin respuesta
Competencia · 6 min despuésGanado
CLClínica #2 respondió a las 22:20"£350 · Sáb 11h libre" · consulta reservada+1
CLClínica #3 respondió a las 22:25"Envío la lista de precios" · también reservada+1
60× al día: precios, downtime, contraindicaciones, idoneidad.
Tu recepción repite el mismo cribado en cada paciente antes de la consulta: embarazo, lactancia, isotretinoína en los últimos 6 meses, anticoagulantes, autoinmunes, tratamientos previos. Las mismas preguntas, los mismos formularios, cada vez.
1 de 2 consultas de pacientes llegan cuando la clínica está cerrada.
Los pacientes potenciales ojean tus reels en el sofá a las 22, fines de semana, festivos. El lunes por la mañana ya han reservado con la clínica que estaba abierta el domingo por la noche, o se han olvidado de la idea.
EM
Emma M.
Instagram · Dom 22:47
Cerrado
¡Hola! Vi vuestro reel de HIFU, ¿tenéis huecos esta semana? 🤍
22:47 · Visto
Comparando clínicas · esperando respuesta
10h 13m, sin respuesta
54% de los pacientes de Botox y láser nunca vuelve para su retoque.
El paciente de Botox al mes 4. El paciente de láser a la semana 6. El paciente HIFU al mes 4. Sin un recordatorio en la cadencia adecuada, se marchan a la siguiente clínica que publicó un buen reel, o dejan de tratarse.
RM
Rachel M.Botox hecho · hace 5 meses
Perdida
Día 0Botox hecho · frente + entrecejo · £400hecho
Día 14Foto de asentamiento + verificarperdido
Mes 3Aviso pre-recordatorioperdido
Mes 4Recordatorio retoque + huecosperdido
Mes 5Perdida · reservó en la clínica de al ladose fue
Cuatro patrones. Tu recepción IA los maneja los cuatro.
Una paciente real
Una paciente. Seis trabajos.
Una conversación lleva a Sophia por cada trabajo de recepción de tu clínica, desde una consulta de Instagram hasta un recordatorio de retoque a los 4 meses con depósito pagado. El lado derecho ilumina qué trabajo está ocurriendo en cada momento.
Talk to MessageMind!
Instagram form submittedHIFU body contouring reel · Tue Mar 18, 6:42 PM
01·Inquiry
Hi Sophia, thanks for reaching out about our HIFU body contouring at Vivo Body Studio 😊
HIFU sessions are £900 per area, most clients see noticeable lift and tightening after 1 session, peak result around 8 to 12 weeks. Quick safety check first: are you currently pregnant or breastfeeding?18:42
No, neitherPregnantBreastfeeding
No, neither.18:44
Tue 6:44 PM · contraindication screen + area scoping
02·Qualifying
Perfect 👍 A few more so the practitioner can confirm you are a good candidate:
1. Any pacemaker, metal implants in the area, or active autoimmune flare? 2. Have you taken Accutane (isotretinoin) in the last 6 months? 3. Are you on blood thinners?18:44
No to all three.18:46
Contraindication screenclear · ready for area + Fitzpatrick check
Great. And which area or areas are you thinking about? (Most common: abdomen, flanks, inner thighs, jawline, neck.)18:46
Abdomen and flanks. And the jawline if you do that too.18:48
All three are treatable 👌 Body areas (abdomen + flanks) and face/jawline use slightly different HIFU cartridges, so the practitioner will scope both at the consultation.
Last clinical one: how would you describe your skin tone on the Fitzpatrick scale, or just an honest "I tan easily / I burn easily" works?18:48
I tan easily, rarely burn. Fitzpatrick III maybe.18:50
QualifiedFitzpatrick III · abdomen + flanks + jawline · Score 96/100 · routed to consult
Tue 6:51 PM · matching the right practitioner + slot
03·Booking
Lovely, all good signs 🙌 Booking you in for a free 15-minute consultation with Dr. Amelia (our HIFU lead). What is the best email so I can send the calendar invite + our pre-treatment guide?18:51
Email capturedcontact saved in Pabau · pre-treatment guide queued
Got it ✅ Dr. Amelia has Thursday 18:00 or Saturday 11:00 free. Which works better?18:52
Thu 18:00Sat 11:00
Saturday 11:00 please.18:54
Booked! 🎉
📅 Sat Mar 22, 11:00 with Dr. Amelia (15 min free consult) 📍 Vivo Body Studio, ground floor 📄 Pre-treatment guide + digital consent form just landed in your inbox
Please complete the consent form before Saturday so we have more time for treatment questions on the day.18:54
Consult bookedSat Mar 22, 11:00 · Dr. Amelia · Google Calendar invite + Pabau patient record created
Fri Mar 21 · 24h pre-consult reminder + prep
04·Reminder
Hi Sophia! 👋 Quick reminder: your free consult with Dr. Amelia is tomorrow Saturday at 11:00.
Two prep tips for the most accurate skin assessment: • Come bare-faced if possible (or makeup-free on the jawline) • Avoid heavy moisturisers on the abdomen and flanks that morning
Still on for tomorrow?11:00
Yes, see you thenNeed to move
Yes, looking forward to it. Quick Q: can I work out the day before HIFU if I book it after the consult?11:14
Great question 💪 Light cardio the day before is fine. Avoid heavy weights, sauna, or hot yoga in the 24 hours after each HIFU session (your skin is mildly inflamed for 24 to 48h). Dr. Amelia will walk you through the full aftercare on the day.11:15
Reminder confirmedprep instructions sent · consent form completion verified
Sat Mar 22 · post-consult, treatment booked, follow-up day after
05·Follow-up
Morning Sophia 😊 Hope you are feeling good after your HIFU yesterday with Dr. Amelia. Quick check-in:
• Any redness, tenderness or tingling lasting longer than expected? • Are you keeping the SPF 50 on the treated areas? • Drinking the extra 1 to 2L of water Dr. A recommended?09:30
Bit of tenderness on the flanks but nothing painful, SPF on, drinking lots. All good!10:18
Sounds spot on for day one ✨ The tenderness usually settles in 48 to 72h. If anything changes (redness spreading, hot to touch, blistering) WhatsApp us and Dr. Amelia will call you back same-day.10:18
Wed Jul 16 · ~4 months post first HIFU, top-up recall
06·Recall
Sophia! 🌟 It has been almost 4 months since your first HIFU on the abdomen and flanks. Most clients book their top-up between months 4 and 6 to lock in the lift before the collagen response tapers.
Dr. Amelia has openings next week, Thursday 18:00 or Saturday 10:00. Want me to hold one?10:12
Thu 18:00Sat 10:00Not yet
Saturday 10:00, and can I add the jawline this time?10:18
Yes, perfect time to add it 👌 Jawline is £600, so combined session is £1,500. Want a £200 deposit link to lock the slot, balance on the day?10:18
Send deposit linkPay in full
Send the deposit link please.10:19
Stripe deposit link generated£200 · Pabau treatment plan updated · abdomen + flanks + jawline
Here you go: pay.vivobodystudio.com/deposit/x9k2
Once it is paid, I will lock Sat Jul 26 at 10:00, send a fresh consent form for the jawline area, and email the updated pre-treatment guide. Talk soon ✨10:19
Conecta tu gestor clínico, calendario, pagos y menú de tratamientos. Entrénala con tus protocolos, precios y contraindicaciones. Lánzala en cada canal.
01
Paso uno · Conecta
Conecta tu gestor clínico y calendarios.
Conecta
Conecta tu gestor clínico (Pabau, Aesthetic Record, Phorest, Boulevard, Klinik, Mindbody), los calendarios Google o iCal, el proveedor de pagos (Stripe, GoCardless, SumUp, Square), tu menú de tratamientos, los consentimientos y la galería antes/después. Sincronización con un clic, sin ticket a IT.
Menú de tratamientos, consentimientos, galería antes/después
Paso 1 · Conecta tu stackPabau + pagos + calendario
PBPabauGestor clínico
Conectado
StripeDepósitos + pagos
Conectando…
Google CalendarCalendarios de médicosInstalar →
ARAesthetic RecordEMR + antes/despuésInstalar →
02
Paso dos · Entrena
Entrénala con tus protocolos, precios, contraindicaciones.
Entrena
Importamos tus chats anteriores, tus protocolos de tratamiento, tu lista de precios, tu política de contraindicaciones (embarazo, lactancia, ventana isotretinoína, autoinmunes, anticoagulantes), y la forma en que tu mejor médico hace el cribado de pacientes. Tú apruebas cada patrón de respuesta antes del go-live.
Apruebas cada patrón de respuesta antes del go-live
Paso 2 · Entrena al agenteImportando tu clínica
Menú de tratamientos + precios38 tratamientos
Política de contraindicacionesaprendida
Chats de pacientes anteriores2.108 / 2.840
Calendarios de médicosen cola
Lógica de cribado aprendida:
Embarazo / lactanciaVentana 6 meses isotretinoínaMapeo FitzpatrickAnticoagulantesPrep + aftercare
03
Paso tres · Lanza
Prueba en vivo y luego al aire en cada canal.
Al aire
Hacemos primero una prueba en vivo con tus mensajes reales entrantes de Instagram y WhatsApp, así ves a la IA cribar, reservar y recordar antes de activar todo. Luego pasa a producción en WhatsApp, Instagram, Facebook, SMS, email, chat web y voz entrante.
Prueba en vivo con tu tráfico real primero
Una sola IA de recepción en cada canal y cada idioma
Al aire en 24 horas, soporte dedicado durante 30 días
Paso 3 · LanzamientoCanales & integraciones
En vivo
WhatsApp+44 7886 084321
DMs de Instagram@vivobodystudio
FacebookDMs de la página
Chat webvivobodystudio.com
VozLlamadas entrantes
Cliente destacado
Clínica real. Pruebas reales.
Vivo Body Studio usa MessageMind en WhatsApp, Instagram, Facebook y el chat de su web. Escríbeles y compruébalo tú mismo.
Historia de cliente destacada
Vivo Body Studio
Cualificación de pacientes en WhatsApp, Instagram, Facebook y chat de la web
“Lo mejor ha sido el equipo de soporte, disponible 24x7 para resolver cualquier duda. La IA en sí es muy eficaz para conseguir los resultados deseados. Además se actualiza cada día con nuevas funciones, una gran ventaja.”Junaid, Marketing manager, Vivo Body Studio
Body sculpting + estética
Al aire en 24 horas
94,2%
Tasa de automatizaciónen cada canal entrante
15k+Mensajes IA / mesconversaciones de pacientes gestionadas
Jayesh AsharPearl Tourism & Leisure GroupFounder and CEO
"Strongly recommend"
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FAQ
Todo lo que nos preguntarías primero.
La mayoría de las clínicas está al aire en 24 horas. Nos encargamos del setup de la API de WhatsApp Business, sincronizamos tu gestor clínico (Pabau, Aesthetic Record, Phorest, Boulevard, Klinik, Mindbody), conectamos tu calendario Google o iCal, configuramos el proveedor de pagos (Stripe, GoCardless, SumUp) y entrenamos la IA con tus chats anteriores y protocolos. Sin despliegues de meses, sin consultores acampados en tu Slack durante un trimestre.
Desde cualquier sitio donde un paciente te vea. Reels e historias de Instagram (la puerta de entrada número uno para clínicas estéticas), lead ads de Facebook y DMs de la página, lead ads de Google, chat en vivo de tu web, QR walk-in, llamadas entrantes desde radio o prensa, y anuncios click-to-WhatsApp. La IA responde en segundos tras el envío del formulario o mensaje, sin Zapier ni middleware en medio.
Sí. La entrenamos con tus chats anteriores, el tono de tu marca y la forma en que tu mejor médico cribando pacientes. Apruebas cada patrón de respuesta antes del go-live y puedes ajustar el tono en lenguaje natural cuando quieras (más clínico, menos casual, sin emojis, polaco para números polacos). Funciona en cualquier idioma que usen tus pacientes.
Sí. La IA ejecuta acciones reales dentro de tu stack: hace cribado de contraindicaciones según la lista que definas (embarazo, lactancia, ventana isotretinoína, brotes autoinmunes, anticoagulantes, marcapasos para HIFU, sensibilidad al frío para CoolSculpting), captura el tipo de piel Fitzpatrick, envía el consentimiento para firma, cobra el depósito vía Stripe / GoCardless / SumUp y reserva la cita en el calendario del médico correcto. Tanto el paciente como tu equipo reciben un registro limpio en Pabau, Aesthetic Record o el gestor que uses.
La IA funciona 24/7 en más de 30 idiomas. Una clínica en Madrid en español, una en Varsovia en polaco, una en Londres en inglés, la misma IA, los mismos protocolos, simplemente traducidos en tiempo real. Los datos de pacientes se quedan en servidores EU (Fráncfort) para clínicas con pacientes EU, clave para el RGPD en datos sanitarios.
Pasa el testigo limpiamente a un médico o a recepción con el contexto completo de la conversación. Tú defines los umbrales: cualquier red flag de contraindicación, cualquier tratamiento fuera del menú, cualquier cambio de sentimiento, cualquier tema personalizado. Para la mayoría de las clínicas, más del 90% del tráfico entrante se cierra de extremo a extremo con la IA (Vivo Body Studio va al 94,2%). El resto llega a tu equipo con el cribado ya hecho.
Sí. Somos Meta Business Partner certificado, conformes con RGPD y DSGVO, con servidores EU en Fráncfort y un SLA del 99,99% de uptime con failover multi-región. Los datos de pacientes están cifrados en tránsito y en reposo, nunca usados para entrenar modelos compartidos. Los consentimientos se firman y archivan contra la ficha del paciente en tu gestor. Firmamos un DPA el día uno.
Escala con el volumen de conversaciones, no con asientos, así cada médico y cada recepcionista puede acceder sin tarifas por usuario. Para la mayoría de las clínicas se amortiza en el primer mes solo con la subida de conversión consulta-a-cita, antes de contar los ingresos por recall. Habla con nosotros para un precio a la medida de tu volumen.