1. Principios
Los datos personales se conservan solo mientras son necesarios para la finalidad por la que se recogieron, o mientras lo exija una obligación legal. Al vencer el plazo, los datos se eliminan o se anonimizan de forma irreversible.
Cuando MessageMind actúa como encargado, es el cliente quien fija el plazo dentro de los límites siguientes y puede ordenar la supresión en cualquier momento. Cuando actuamos como responsable se aplican directamente los plazos indicados.
2. Calendario de conservación
| Categoría de datos | Plazo de conservación | Motivo |
|---|---|---|
| Datos de cuenta, contrato y facturación | 10 años | La ley contable y fiscal italiana (art. 2220 del Código Civil) exige conservar los registros contables. |
| Contenido de conversaciones (por defecto) | 24 meses (configurable hasta 30 días) | Prestación del servicio, historial de conversaciones y gestión de reclamaciones. El cliente puede fijar un plazo menor por espacio de trabajo. |
| Mensajes de huéspedes / usuarios finales desde plataformas de reserva o viaje conectadas | 12 meses | Limitado a lo necesario para responder, documentar y resolver la estancia. Más corto que el valor por defecto porque la reserva es el registro principal. |
| Registros de reserva desde plataformas de reserva o viaje conectadas | 24 meses | Plazos de disputa, contracargo y reclamación. Limitado a referencia de reserva, fechas, nombre del huésped y estado. |
| Grabaciones de voz y transcripciones | 12 meses | Control de calidad y prueba ante reclamaciones. Se eliminan antes si el cliente desactiva la grabación. |
| Contenido de la base de conocimiento aportado por el cliente | Vida de la cuenta | Necesario para que el agente pueda responder. Se elimina cuando el cliente lo retira o cierra la cuenta. |
| Tickets de soporte y correspondencia | 24 meses | Seguimiento de incidencias recurrentes y prueba contractual. |
| Registros de seguridad, acceso y auditoría | 12 meses | Supervisión de seguridad, investigación de incidentes y responsabilidad proactiva (art. 32 RGPD). |
| Eventos de analítica web | 14 meses | Ventana de medición para el análisis de campañas y embudo. |
| Contactos de marketing y datos de prospectos | Hasta oposición, o 24 meses de inactividad | Interés legítimo en la prospección B2B, cesa de inmediato ante oposición. |
| Copias de seguridad cifradas | 35 días rotativos | Recuperación ante desastres. Las copias rotan y se sobrescriben en un ciclo fijo. |
3. Plataformas de reserva y viaje conectadas
Los datos recibidos a través de una plataforma de reserva o viaje conectada siguen un calendario más estricto que el valor general por defecto, porque la propia plataforma sigue siendo el registro principal de la reserva.
- El contenido de los mensajes del huésped se conserva 12 meses desde el último mensaje y después se elimina.
- Los registros de reserva se limitan a referencia, fechas de la estancia, nombre del huésped y estado, y se conservan 24 meses desde el checkout para cubrir los plazos de disputa, contracargo y reclamación.
- Los datos de contacto del huésped obtenidos mediante una plataforma se usan solo para gestionar esa estancia. No se añaden a públicos de marketing ni se conservan para prospección.
- Desconectar la integración activa la eliminación de los datos asociados en un plazo de 30 días, salvo obligación legal que exija más tiempo.
El cliente puede fijar plazos más cortos o pedir la eliminación inmediata de reservas o conversaciones concretas escribiendo a [email protected].
4. Eliminación al terminar y a petición
Al cerrar la cuenta, el cliente dispone de 30 días para exportar sus datos. Pasado ese plazo eliminamos o anonimizamos los datos del cliente en 90 días, salvo los registros que debemos conservar por ley.
Las solicitudes de supresión recibidas con la cuenta activa se atienden sin dilación indebida y en todo caso en 30 días. Cuando actuamos como encargado, trasladamos al cliente las solicitudes de usuarios finales y le ayudamos a responder.
Las copias de seguridad están cifradas y rotan en un ciclo de 35 días. Los datos eliminados de los sistemas en producción permanecen en copias hasta completar el ciclo, tras lo cual se sobrescriben. Las copias nunca se usan para restaurar registros eliminados individualmente.
5. Contacto
Consultas sobre conservación, solicitudes de supresión y revisiones de seguridad: [email protected]. TMMA SRLS, Via Durazzo 28, 00195 Roma (RM), Italia.
