Un solo agente AI qualifica ogni paziente, prenota ogni consulenza, fa screening di ogni controindicazione e richiama per ogni ritocco. Ogni canale, 24/7.
"Need to speak to a human about my refund"
→ Escalated to Sarah
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Il problema
Ogni messaggio senza risposta è un paziente alla clinica accanto.
Pattern che vediamo in ogni medspa, clinica estetica, studio di body sculpting e clinica dermatologica che attiviamo, con la matematica dietro ognuno.
72% dei pazienti potenziali va alla clinica successiva se non rispondi al primo messaggio.
Ieri sera hanno scritto a tre cliniche per un filler labbra. La clinica che per prima ha mandato prezzo, downtime e uno slot del sabato ha vinto la consulenza. Le altre due non hanno mai ricevuto risposta.
JL
Jessica L.via Instagram · vista 4 min fa
Persa
Ciao! Quanto costa un filler labbra? Cerco una consulenza per 1 ml questa settimana 💋
22:14 · Vista
Nessuna risposta
Competitor · 6 min dopoVinto
CLClinica #2 ha risposto alle 22:20"£350 · Sab 11 disponibile" · consulenza prenotata+1
CLClinica #3 ha risposto alle 22:25"Le invio il listino" · anche prenotata+1
60× al giorno: prezzi, downtime, controindicazioni, idoneità.
La tua reception ripete lo stesso screening su ogni paziente prima della visita: gravidanza, allattamento, isotretinoina negli ultimi 6 mesi, anticoagulanti, autoimmunità, trattamenti precedenti. Le stesse domande, gli stessi moduli, ogni singola volta.
1 su 2 delle richieste pazienti arriva quando la clinica è chiusa.
I pazienti scorrono i tuoi reel sul divano alle 22, nei weekend, nei festivi. Lunedì mattina hanno già prenotato con la clinica che era aperta la domenica sera, o hanno silenziosamente abbandonato l'idea.
EM
Emma M.
Instagram · Dom 22:47
Chiuso
Ciao! Ho visto il vostro reel HIFU, avete slot questa settimana? 🤍
22:47 · Visto
Confronto cliniche · in attesa di risposta
10h 13m, nessuna risposta
54% dei pazienti Botox e laser non torna mai per il ritocco.
Il paziente Botox al quarto mese. Il paziente laser alla sesta settimana. Il paziente HIFU al quarto mese. Senza un richiamo alla giusta cadenza migra verso la prossima clinica che ha pubblicato un bel reel, o smette del tutto.
RM
Rachel M.Botox fatto · 5 mesi fa
Persa
Giorno 0Botox fatto · fronte + rughe del leone · £400fatto
Giorno 14Foto di assestamento + verificamancato
Mese 3Avviso pre-richiamomancato
Mese 4Richiamo ritocco + slotmancato
Mese 5Persa · prenotata nella clinica accantopersa
Quattro pattern. Il tuo AI front desk li gestisce tutti e quattro.
Una paziente reale
Una paziente. Sei job.
Una conversazione porta Sophia attraverso ogni lavoro di front desk della tua clinica, da una richiesta su Instagram fino a un richiamo per il ritocco a 4 mesi con acconto pagato. Il lato destro si illumina sul job che sta avvenendo in quel momento.
Talk to MessageMind!
Instagram form submittedHIFU body contouring reel · Tue Mar 18, 6:42 PM
01·Inquiry
Hi Sophia, thanks for reaching out about our HIFU body contouring at Vivo Body Studio 😊
HIFU sessions are £900 per area, most clients see noticeable lift and tightening after 1 session, peak result around 8 to 12 weeks. Quick safety check first: are you currently pregnant or breastfeeding?18:42
No, neitherPregnantBreastfeeding
No, neither.18:44
Tue 6:44 PM · contraindication screen + area scoping
02·Qualifying
Perfect 👍 A few more so the practitioner can confirm you are a good candidate:
1. Any pacemaker, metal implants in the area, or active autoimmune flare? 2. Have you taken Accutane (isotretinoin) in the last 6 months? 3. Are you on blood thinners?18:44
No to all three.18:46
Contraindication screenclear · ready for area + Fitzpatrick check
Great. And which area or areas are you thinking about? (Most common: abdomen, flanks, inner thighs, jawline, neck.)18:46
Abdomen and flanks. And the jawline if you do that too.18:48
All three are treatable 👌 Body areas (abdomen + flanks) and face/jawline use slightly different HIFU cartridges, so the practitioner will scope both at the consultation.
Last clinical one: how would you describe your skin tone on the Fitzpatrick scale, or just an honest "I tan easily / I burn easily" works?18:48
I tan easily, rarely burn. Fitzpatrick III maybe.18:50
QualifiedFitzpatrick III · abdomen + flanks + jawline · Score 96/100 · routed to consult
Tue 6:51 PM · matching the right practitioner + slot
03·Booking
Lovely, all good signs 🙌 Booking you in for a free 15-minute consultation with Dr. Amelia (our HIFU lead). What is the best email so I can send the calendar invite + our pre-treatment guide?18:51
Email capturedcontact saved in Pabau · pre-treatment guide queued
Got it ✅ Dr. Amelia has Thursday 18:00 or Saturday 11:00 free. Which works better?18:52
Thu 18:00Sat 11:00
Saturday 11:00 please.18:54
Booked! 🎉
📅 Sat Mar 22, 11:00 with Dr. Amelia (15 min free consult) 📍 Vivo Body Studio, ground floor 📄 Pre-treatment guide + digital consent form just landed in your inbox
Please complete the consent form before Saturday so we have more time for treatment questions on the day.18:54
Consult bookedSat Mar 22, 11:00 · Dr. Amelia · Google Calendar invite + Pabau patient record created
Fri Mar 21 · 24h pre-consult reminder + prep
04·Reminder
Hi Sophia! 👋 Quick reminder: your free consult with Dr. Amelia is tomorrow Saturday at 11:00.
Two prep tips for the most accurate skin assessment: • Come bare-faced if possible (or makeup-free on the jawline) • Avoid heavy moisturisers on the abdomen and flanks that morning
Still on for tomorrow?11:00
Yes, see you thenNeed to move
Yes, looking forward to it. Quick Q: can I work out the day before HIFU if I book it after the consult?11:14
Great question 💪 Light cardio the day before is fine. Avoid heavy weights, sauna, or hot yoga in the 24 hours after each HIFU session (your skin is mildly inflamed for 24 to 48h). Dr. Amelia will walk you through the full aftercare on the day.11:15
Reminder confirmedprep instructions sent · consent form completion verified
Sat Mar 22 · post-consult, treatment booked, follow-up day after
05·Follow-up
Morning Sophia 😊 Hope you are feeling good after your HIFU yesterday with Dr. Amelia. Quick check-in:
• Any redness, tenderness or tingling lasting longer than expected? • Are you keeping the SPF 50 on the treated areas? • Drinking the extra 1 to 2L of water Dr. A recommended?09:30
Bit of tenderness on the flanks but nothing painful, SPF on, drinking lots. All good!10:18
Sounds spot on for day one ✨ The tenderness usually settles in 48 to 72h. If anything changes (redness spreading, hot to touch, blistering) WhatsApp us and Dr. Amelia will call you back same-day.10:18
Wed Jul 16 · ~4 months post first HIFU, top-up recall
06·Recall
Sophia! 🌟 It has been almost 4 months since your first HIFU on the abdomen and flanks. Most clients book their top-up between months 4 and 6 to lock in the lift before the collagen response tapers.
Dr. Amelia has openings next week, Thursday 18:00 or Saturday 10:00. Want me to hold one?10:12
Thu 18:00Sat 10:00Not yet
Saturday 10:00, and can I add the jawline this time?10:18
Yes, perfect time to add it 👌 Jawline is £600, so combined session is £1,500. Want a £200 deposit link to lock the slot, balance on the day?10:18
Send deposit linkPay in full
Send the deposit link please.10:19
Stripe deposit link generated£200 · Pabau treatment plan updated · abdomen + flanks + jawline
Here you go: pay.vivobodystudio.com/deposit/x9k2
Once it is paid, I will lock Sat Jul 26 at 10:00, send a fresh consent form for the jawline area, and email the updated pre-treatment guide. Talk soon ✨10:19
Collega il tuo gestionale, il calendario, i pagamenti e il listino trattamenti. Addestralo sui tuoi protocolli, prezzi e controindicazioni. Lancialo su ogni canale.
01
Step uno · Collega
Collega il tuo gestionale e i calendari.
Collega
Collega il tuo gestionale (Pabau, Aesthetic Record, Phorest, Boulevard, Klinik, Mindbody), i calendari Google o iCal, il provider di pagamenti (Stripe, GoCardless, SumUp, Square), il listino trattamenti, i moduli di consenso e la gallery prima/dopo. Sincronizzazione con un click, senza ticket all'IT.
Listino trattamenti, moduli di consenso, gallery prima/dopo
Step 1 · Collega il tuo stackPabau + pagamenti + calendario
PBPabauGestionale clinico
Connesso
StripeAcconti + pagamenti
Connessione…
Google CalendarCalendari dei mediciInstalla →
ARAesthetic RecordEMR + prima/dopoInstalla →
02
Step due · Addestra
Addestralo sui tuoi protocolli, prezzi, controindicazioni.
Addestra
Importiamo le tue chat passate, i protocolli di trattamento, il listino prezzi, la policy sulle controindicazioni (gravidanza, allattamento, finestra isotretinoina, autoimmunità, anticoagulanti), e il modo in cui il tuo miglior medico fa screening sui pazienti. Approvi tu ogni pattern di risposta prima del go-live.
Chat passate, protocolli di trattamento, listino prezzi, prima/dopo
Approvi tu ogni pattern di risposta prima del go-live
Step 2 · Addestra l'agenteImportazione della tua clinica
Listino trattamenti + prezzi38 trattamenti
Policy controindicazioniappresa
Chat pazienti passate2.108 / 2.840
Calendari dei mediciin coda
Logica di screening appresa:
Gravidanza / allattamentoFinestra 6 mesi isotretinoinaMappatura FitzpatrickAnticoagulantiPrep + aftercare
03
Step tre · Lancia
Test live, poi vai live su ogni canale.
Vai live
Facciamo prima un test live sui tuoi messaggi reali in ingresso da Instagram e WhatsApp, così guardi l'AI fare screening, prenotare e richiamare prima di accendere tutto. Poi va live su WhatsApp, Instagram, Facebook, SMS, email, chat del sito e voce in ingresso.
Test live sui tuoi messaggi reali in ingresso
Una sola AI front desk su ogni canale, in ogni lingua
Live in 24 ore, supporto dedicato per 30 giorni
Step 3 · LancioCanali & integrazioni
Live
WhatsApp+44 7886 084321
DM Instagram@vivobodystudio
FacebookDM della pagina
Chat webvivobodystudio.com
VoceChiamate in ingresso
Cliente in evidenza
Clinica reale. Prove reali.
Vivo Body Studio usa MessageMind su WhatsApp, Instagram, Facebook e la chat del loro sito. Scrivi loro e verifica con i tuoi occhi.
Storia cliente in evidenza
Vivo Body Studio
Qualifica dei pazienti su WhatsApp, Instagram, Facebook e chat del sito
“La cosa migliore è stato il team di supporto, disponibile 24x7 per risolvere ogni dubbio. L'AI in sé è molto efficace nell'ottenere i risultati desiderati. Inoltre viene aggiornata ogni giorno con nuove funzionalità, un valore aggiunto enorme.”Junaid, Marketing manager, Vivo Body Studio
Body sculpting + medicina estetica
Live in 24 ore
94,2%
Tasso di automazionesu ogni canale in ingresso
15k+Messaggi AI / meseconversazioni pazienti gestite
Jayesh AsharPearl Tourism & Leisure GroupFounder and CEO
"Strongly recommend"
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Fantastic job on our AI assistant Albert and the VIP phone system. Anybody looking for these kind of products, we strongly recommend MessageMind for their timely delivery and very good pricing.
Jayesh Ashar · Pearl Tourism & Leisure Group
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Ecommerce
Wim van den OeverProlan BeneluxFounder
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The fast and patience respond of Matt is great, he helped me with installing the MessageMind on my website of Prolan Benelux. Matt is the best!
Aleksandra RykovaRiko Candle DubaiSmall business owner
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Nicholas Underwood · Underwood Property
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Real estate
Diya NoumanNo5 Real EstateFounder
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I have to say! Very helpful team. Best product in the market by far. Thanks Raul 🫰
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FAQ
Tutto quello che ci chiederesti per primo.
La maggior parte delle cliniche è live in 24 ore. Gestiamo noi il setup dell'API WhatsApp Business, sincronizziamo il tuo gestionale (Pabau, Aesthetic Record, Phorest, Boulevard, Klinik, Mindbody), colleghiamo il tuo calendario Google o iCal, configuriamo il provider di pagamenti (Stripe, GoCardless, SumUp) e addestriamo l'AI sulle tue chat passate e sui protocolli di trattamento. Nessun rollout di mesi, nessun consulente piazzato sul tuo Slack per un trimestre.
Da ovunque un paziente ti veda. Reel Instagram e DM dalle storie (il canale numero uno per le cliniche estetiche), lead ads e DM della pagina Facebook, lead ads Google, chat live del sito, QR walk-in, chiamate in ingresso dalla radio o dalla stampa, e ads click-to-WhatsApp. L'AI risponde in pochi secondi dall'invio del modulo o del messaggio, senza Zapier o middleware in mezzo.
Sì. La addestriamo sulle tue chat passate, sul tono del brand e sul modo in cui il tuo miglior medico fa screening sui pazienti. Approvi ogni pattern di risposta prima del go-live e puoi regolare il tono in linguaggio naturale in qualsiasi momento (più clinico, meno casual, niente emoji, polacco per i numeri polacchi). Funziona in qualsiasi lingua usino i tuoi pazienti.
Sì. L'AI esegue azioni reali dentro il tuo stack: fa screening delle controindicazioni sulla lista che imposti (gravidanza, allattamento, finestra isotretinoina, riacutizzazioni autoimmuni, anticoagulanti, pacemaker per HIFU, sensibilità al freddo per CoolSculpting), cattura il tipo di pelle Fitzpatrick, invia il modulo di consenso per la firma, raccoglie l'acconto via Stripe / GoCardless / SumUp e prenota lo slot sul calendario del medico giusto. Sia il paziente sia il tuo team ricevono un record pulito su Pabau, Aesthetic Record o qualsiasi gestionale tu usi.
L'AI funziona 24/7 in più di 30 lingue. Una clinica a Madrid in spagnolo, una a Varsavia in polacco, una a Londra in inglese, stessa AI, stessi protocolli, semplicemente tradotti in tempo reale. I dati dei pazienti restano su server EU (Francoforte) per le cliniche con pazienti EU, fondamentale per il GDPR sui dati sanitari.
Passa il testimone in modo pulito a un medico o alla reception con il contesto completo della conversazione. Imposti tu le soglie: qualsiasi red flag su controindicazioni, qualsiasi trattamento fuori menu, qualsiasi cambio di sentiment, qualsiasi argomento custom. Nella maggior parte delle cliniche, oltre il 90% delle richieste in ingresso viene chiuso end-to-end dall'AI (Vivo Body Studio è al 94,2%). Il resto arriva al team con lo screening già fatto.
Sì. Siamo un Meta Business Partner certificato, conformi GDPR e DSGVO, con server EU a Francoforte e SLA del 99,99% di uptime su failover multi-regione. I dati dei pazienti sono cifrati in transito e a riposo, mai usati per addestrare modelli condivisi. I moduli di consenso sono firmati e archiviati nel record del paziente sul tuo gestionale. Firmiamo un DPA il giorno uno.
Scala con il volume di conversazioni, non con i posti, quindi ogni medico e ogni receptionist può avere accesso senza canoni per utente. Per la maggior parte delle cliniche si ripaga entro il primo mese solo grazie alla maggiore conversione da richiesta a consulenza, prima ancora di contare i ricavi dai richiami. Parla con noi per un prezzo dimensionato sul tuo volume.