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“+27% di conversioni”
Walter BalducciResponsabile comunicazioneAssistente AI per Outlook che risponde da support@, sales@ e da ogni altra casella.
L’agente AI di MessageMind lavora dentro Outlook e Microsoft 365: risponde in pochi secondi alle email dei clienti da support@, sales@ o dalla tua casella, restando nella conversazione originale. Legge gli allegati Office, smista la posta in cartelle e categorie, fissa riunioni Teams e fa un follow-up quando un cliente sparisce.
Aggiornato a
Scelto da team in tutto il mondo
01Caselle condivise
Ogni casella condivisa di Outlook risponde dal proprio indirizzo.
Collega support@, sales@ o bookings@ da Microsoft 365 e l’agente AI risponde a nome di ciascuna casella, con la sua firma e le sue regole. Funzionano anche gli indirizzi personali Outlook.com, Hotmail e Live, e Outlook conserva ogni risposta in Posta inviata per i colleghi che lavorano in Outlook.
- Risposte inviate come casella condivisa
- Indirizzi di lavoro, scuola e Outlook.com
- Ogni risposta salvata in Posta inviata
02Allegati Office
Allegati Word, Excel e PDF letti prima di ogni risposta.
Un responsabile acquisti invia un foglio di calcolo con i codici dei ricambi o un modulo firmato in PDF. L’agente AI legge il file insieme all’email, replica punto per punto e usa Rispondi a tutti con la cronologia citata sotto, così tutto l’ufficio acquisti vede subito la stessa risposta.
- Capisce file Word, Excel, PDF e immagini
- Rispondi a tutti, con la cronologia citata
- Inoltrata a un collega quando serve
03Riunioni e follow-up
Riunioni Teams fissate e conversazioni ferme sollecitate da Outlook.
Quando un cliente chiede di parlarne, l’agente AI propone gli orari liberi del tuo calendario Outlook, fissa la riunione con un link Teams e invia l’invito dalla stessa conversazione. Se un preventivo resta senza risposta, fa un sollecito cortese, e ogni contatto finisce nel tuo CRM.
- Link Teams aggiunto a ogni riunione
- Solleciti cortesi quando i clienti non si fanno sentire
- Contatti allineati tra Outlook e il tuo CRM
Cosa puoi automatizzare con Outlook.
L’AI toglie la routine da ogni casella Outlook che gestisci: dalla prima risposta alla conversazione archiviata, dalla call Teams fissata al follow-up.
Risponde da ogni casella
- Risponde in pochi secondi alle email di Microsoft 365, Outlook.com e delle caselle condivise, nella conversazione originale.
- Risponde come casella condivisa con Rispondi, Rispondi a tutti o Inoltra, citando i messaggi precedenti.
- Legge foto, PDF, file Word ed Excel inviati con un’email prima di rispondere.
Smista e contrassegna la posta
- Archivia in automatico le email in cartelle e categorie di Outlook, come Preventivi, Ordini e Reclami.
- Contrassegna le email per cui serve una persona, imposta la priorità e prepara una bozza da approvare.
- Lascia stare la posta dei fornitori e le newsletter, che restano alle persone che se ne occupano.
Fissa riunioni Teams
- Fissa riunioni Outlook dalla conversazione email e invia l’invito con un link Microsoft Teams.
- Sposta o annulla una riunione con una risposta, e Outlook aggiorna l’invito per tutti.
Fa i follow-up e registra
- Sollecita preventivi e domande senza risposta con follow-up cortesi finché il cliente risponde.
- Tiene allineati i contatti di Outlook e salva le risposte dei moduli del sito sul contatto giusto.
Aiuta i tuoi colleghi
- Rispetta le risposte automatiche e le regole della posta in arrivo che il tuo team ha già impostato in Outlook.
- Condivide un’unica inbox con i tuoi indirizzi Gmail e del tuo dominio, ognuno con le proprie regole di risposta.
Le automazioni Outlook più diffuse.
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Rispondi di notte dalla casella support@ di Outlook
I clienti scrivono a support@ a tarda sera e nel weekend. L’agente AI risponde a ogni email come support@, la assegna alla categoria giusta e contrassegna ciò che è urgente, così il team apre Outlook e trova la posta già in ordine e qualche bozza da approvare.
Cliente: L’adattatore del mio ordine è arrivato crepato. Allego la foto.
Agente AI: Ci dispiace molto, Ben! Ti spediamo oggi un adattatore nuovo, e l’etichetta per il reso di quello crepato è in allegato.
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Fai un preventivo da un elenco ricambi Excel arrivato su Outlook
Un responsabile acquisti allega un foglio Excel con quaranta codici di ricambi e chiede prezzi e tempi di consegna. L’agente AI legge ogni riga, risponde voce per voce in base al tuo listino e al magazzino, poi archivia la conversazione in Preventivi con un contrassegno di follow-up per venerdì.
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Fissa una call Teams da una conversazione email in Outlook
Un cliente risponde che preferisce discutere il contratto a voce. L’agente AI propone tre orari liberi dal tuo calendario Outlook, fissa quello scelto con un link Teams e invia l’invito nella stessa conversazione. Per spostare la call in seguito basta una risposta.
Cliente: Possiamo rivedere le condizioni del contratto in una call?
Agente AI: Certo! Martedì alle 10:00, mercoledì alle 14:30 o giovedì alle 9:00? Aggiungo io il link Teams.
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Contrassegna in Outlook le domande sul contratto con una bozza pronta da approvare
Un cliente chiede se le tue condizioni prevedono un preavviso di tre mesi. L’agente AI riconosce una domanda per una persona, contrassegna l’email con priorità alta e prepara una bozza di risposta partendo dalle tue condizioni standard. L’account manager la legge, ritocca una riga se serve e la invia da Outlook.
Automazioni avanzate con Outlook.
Dal banco di un rivenditore all’help desk IT fino al veterinario in giro per le visite, ogni automazione parte da un’email in Outlook e si conclude negli strumenti collegati.
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Da un elenco materiali Excel su Outlook a una trattativa HubSpot pagata con Stripe
- Un’impresa edile manda a sales@ un elenco Excel di legname, cartongesso e minuteria per la ristrutturazione di un sottotetto.
- L’agente AI legge ogni riga, controlla il magazzino e risponde con il preventivo nella stessa conversazione.
- HubSpot riceve il contatto, l’impresa edile come azienda e una trattativa pari al totale del preventivo.
- Le imprese senza un conto aperto ricevono un link di pagamento Stripe nella risposta successiva.
- A pagamento avvenuto, la trattativa si chiude come vinta e un SMS conferma il giorno di consegna.
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Dalle email a support@ in Outlook a casi Salesforce e ricambi tracciati
- Un cliente scrive a support@ che lo scanner dell’ufficio ha smesso di inviare documenti.
- L’agente AI chiede il modello e una foto del display, poi archivia la conversazione.
- Sull’account del cliente in Salesforce si apre un caso con la foto e tutta la cronologia.
- Se un componente è guasto, parte un ricambio e il tracking delle spedizioni lo segue fino alla porta del cliente.
- Ogni cambio di stato del caso arriva al cliente come risposta nella stessa conversazione Outlook.
- Il caso si chiude quando il cliente risponde che lo scanner ha ripreso a inviare i documenti.
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Prenota visite veterinarie a domicilio dalle email Outlook con Google Maps e SMS
- Una proprietaria scrive al tuo ambulatorio veterinario che per il suo spaniel anziano i viaggi in auto sono troppo stressanti.
- L’agente AI chiede l’indirizzo e i dati dell’animale, poi propone gli orari per la visita a domicilio.
- Prenota l’orario nel calendario Outlook del veterinario, accanto alle altre visite nella stessa zona.
- La proprietaria riceve l’orario con una risposta, e il veterinario un percorso Google Maps per la giornata.
- Quella mattina un SMS le dice a che ora arriverà il veterinario.
Cosa guadagnano le tue caselle Outlook.
Dettagli che i colleghi notano quasi subito.
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Vendite, assistenza e fatturazione, ognuna con la sua voce
Ogni casella mantiene firma, intestazione e regole di risposta proprie, così billing@ resta precisa, sales@ resta calorosa e support@ chiede sempre il numero d’ordine.
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Lunedì mattina con la posta già in pari
Le email del weekend e della notte ricevono risposta appena arrivano, così la settimana comincia con qualche conversazione contrassegnata da chiudere invece che con un’inbox piena da smaltire.
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Risposte che sembrano scritte dalla tua azienda
Tono formale o amichevole, nome o titolo, ortografia britannica o americana: l’agente AI segue la tua guida di stile in ogni casella.
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Account Microsoft di lavoro, scuola e personali
Gli indirizzi Microsoft 365, Office 365, Outlook.com, Hotmail e Live si collegano tutti con l’accesso di Microsoft, e i colleghi continuano a usare Outlook come sempre.
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Il collega giusto, con il motivo
Se una conversazione merita una valutazione umana, l’agente AI la affida al collega giusto spiegando il motivo, così chi la riceve apre l’email sapendo già cosa rispondere.
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Approva le bozze ovunque tu sia
Le conversazioni contrassegnate e le bozze da approvare arrivano alle app di MessageMind per iOS e Android oltre che sul web, così un rapido sì parte da qualsiasi posto.
Come funziona l’integrazione AI con Outlook.
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Collega Outlook
Il nostro team collega con te le tue caselle Microsoft 365 o Outlook.com, più ogni casella condivisa, come support@, che il tuo account può aprire.
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L’agente AI impara le tue caselle
Prodotti, prezzi e condizioni, più categorie, cartelle, regole di risposta e firma per ciascun indirizzo.
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In funzione su ogni indirizzo
Le email ricevono risposta nelle loro conversazioni, le riunioni arrivano in Outlook con il link Teams e i colleghi seguono tutto in MessageMind o in Outlook.
In sintesi
- Caselle
- Microsoft 365, Office 365, Outlook.com, Hotmail, Live e caselle condivise
- Risposte
- Rispondi, Rispondi a tutti o Inoltra, inviate come casella con la cronologia citata
- Allegati
- Foto, PDF, file Word ed Excel letti prima di ogni risposta
- Riunioni
- Riunioni nel calendario Outlook con link Microsoft Teams
- Smistamento
- Cartelle, categorie, contrassegni e priorità impostati all’arrivo della posta
- Lingue
- Risposte ai clienti in francese, olandese, polacco o in qualsiasi altra lingua usino
Lavori già con Copilot in Outlook?
Continua a usarlo. Copilot in Outlook riassume le conversazioni lunghe, scrive le email insieme a te e aiuta a pianificare le riunioni, così ogni persona smaltisce più in fretta la propria posta. L’agente AI di MessageMind risponde a nome dell’intera casella: i clienti ricevono risposta in pochi secondi, le call Teams si fissano dalle loro email e i preventivi in sospeso vengono sollecitati senza che nessuno apra Outlook.
- Caselle condivise che rispondono a proprio nome, giorno e notte
- Riunioni Teams fissate direttamente dalle email dei clienti
- Posta archiviata, contrassegnata e seguita per ogni collega
Affitti
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Outlook con Microsoft 365, HubSpot e Stripe.
Microsoft 365 aggiunge il link Teams alle riunioni fissate via email, HubSpot tiene aggiornata ogni trattativa e Stripe incassa con una semplice risposta.
Microsoft 365
webCRM
Odoo
Calendly
TelefonateAltre integrazioni: canali di messaggistica
Integrazione AI con Outlook: domande e risposte
Un agente AI può rispondere alle email di Outlook per il mio team?
Sì. L’agente AI di MessageMind si collega a Outlook e Microsoft 365 e risponde ai clienti in pochi secondi, a nome della casella a cui hanno scritto e nella stessa conversazione. Legge gli allegati Office, archivia e contrassegna la posta, fissa riunioni Teams e fa i follow-up, mentre i colleghi vedono ogni conversazione in un’unica inbox.
L’AI può gestire da sola una casella condivisa come support@?
Sì. Collega support@ accanto alla tua casella e l’agente AI risponde come support@, con la firma e le regole di quella casella. Ogni risposta finisce anche nella Posta inviata della casella, così i colleghi che lavorano in Outlook vedono esattamente la stessa cronologia.
Legge i file Excel e Word che mandano i clienti?
Sì. Fogli Excel, documenti Word, PDF e foto allegati a un’email vengono letti insieme al messaggio, così l’agente AI può prezzare un elenco ricambi riga per riga o ricavare l’indirizzo di consegna da un ordine d’acquisto. E ogni collega può aggiungere i suoi allegati a qualunque risposta.
Può fissare una riunione Teams direttamente da un’email?
Sì. Quando un cliente chiede una call, l’agente AI propone gli orari liberi del tuo calendario Outlook, fissa quello scelto e invia l’invito con un link Microsoft Teams dalla stessa conversazione. Anche spostamenti e cancellazioni si gestiscono con una risposta.
Le regole e le risposte automatiche di Outlook continueranno a funzionare?
Sì. Regole della posta in arrivo, risposte automatiche e cartelle restano esattamente come le ha impostate il tuo team in Outlook. L’agente AI lavora al loro fianco, risponde alle email consentite dalle tue regole di risposta e archivia la posta nelle cartelle e categorie che tutti usano già.
Funziona anche con indirizzi Hotmail e Outlook.com?
Sì. Gli indirizzi personali Outlook.com, Hotmail e Live si collegano come le caselle di lavoro o scuola su Microsoft 365 e Office 365, così un professionista in proprio e un’azienda di cinquanta persone hanno lo stesso agente AI, la stessa firma e le stesse regole di risposta.
Copilot in Outlook e l’agente AI possono condividere una casella?
Sì. Copilot resta l’aiuto di ogni collega per riassumere conversazioni e scrivere email in Outlook, mentre l’agente AI di MessageMind risponde da solo ai clienti, fissa le loro riunioni e sollecita i preventivi in sospeso. Ognuno copre una parte diversa della stessa inbox.
Quali email lascerà l’agente AI al mio team?
Quelle che scegli tu. Le regole di risposta filtrano per mittente, destinatario, oggetto e parole contenute, così la posta dei fornitori, le fatture e le conversazioni interne vanno a una persona, e tutto ciò che è delicato può essere contrassegnato con una bozza in attesa di approvazione.
Si paga a parte per ogni casella condivisa?
Ogni casella condivisa conta come un account del tuo canale email, e con i piani più grandi puoi affiancarne di più. Il prezzo segue il piano MessageMind che scegli e il volume di email che prevedi, come mostra la nostra pagina dei prezzi, e il tuo account Microsoft 365 resta com’è.
Dove vengono conservati i dati delle nostre caselle?
La tua posta resta in Microsoft 365 o Outlook.com, dove si trova oggi, e le conversazioni gestite da MessageMind sono archiviate nell’UE in conformità al GDPR. Scegli tu quali caselle collegare e puoi mettere in pausa ognuna in qualsiasi momento.
Lunedì mattina: support@ ha già risposto.
Inoltraci una vera email di un cliente prima della demo e guarda l’agente AI rispondere a nome della tua casella.