1. Principi
I dati personali sono conservati solo per il tempo necessario alla finalità per cui sono stati raccolti, o per il tempo imposto da un obbligo di legge. Alla scadenza i dati sono cancellati o anonimizzati in modo irreversibile.
Quando MessageMind agisce come responsabile, è il cliente a impostare il periodo di conservazione entro i limiti sotto indicati e può richiedere la cancellazione in qualsiasi momento. Quando agiamo come titolare si applicano direttamente i periodi indicati.
2. Piano di conservazione
| Categoria di dati | Periodo di conservazione | Motivo |
|---|---|---|
| Dati di account, contratto e fatturazione | 10 anni | La legge contabile e fiscale italiana (art. 2220 c.c.) impone la conservazione delle scritture contabili. |
| Contenuto delle conversazioni (predefinito) | 24 mesi (configurabile fino a 30 giorni) | Erogazione del servizio, storico delle conversazioni e gestione delle contestazioni. Il cliente può impostare un periodo più breve per workspace. |
| Messaggi di ospiti / utenti finali da piattaforme di prenotazione o viaggio collegate | 12 mesi | Limitato a quanto serve per rispondere, documentare e risolvere il soggiorno. Più breve del default perché la prenotazione resta il registro principale. |
| Dati di prenotazione da piattaforme di prenotazione o viaggio collegate | 24 mesi | Finestre di contestazione, chargeback e reclamo. Limitato a riferimento della prenotazione, date, nome dell'ospite e stato. |
| Registrazioni vocali e trascrizioni | 12 mesi | Controllo qualità e prova in caso di contestazione. Cancellate prima se il cliente disattiva la registrazione. |
| Contenuti della knowledge base forniti dal cliente | Durata dell'account | Necessari perché l'agente possa rispondere. Cancellati quando il cliente li rimuove o chiude l'account. |
| Ticket di assistenza e corrispondenza | 24 mesi | Gestione di problemi ricorrenti e prova contrattuale. |
| Log di sicurezza, accesso e audit | 12 mesi | Monitoraggio della sicurezza, indagine sugli incidenti e responsabilizzazione ex art. 32 GDPR. |
| Eventi di analytics del sito | 14 mesi | Finestra di misurazione per l'analisi di campagne e funnel. |
| Contatti marketing e dati di prospect | Fino a opposizione, o 24 mesi di inattività | Legittimo interesse nel contatto B2B, interrotto immediatamente in caso di opposizione. |
| Backup cifrati | 35 giorni a rotazione | Disaster recovery. I backup ruotano e vengono sovrascritti a ciclo fisso. |
3. Piattaforme di prenotazione e viaggio collegate
I dati ricevuti tramite una piattaforma di prenotazione o viaggio collegata seguono un piano più restrittivo rispetto al default generale, perché la piattaforma stessa resta il registro principale della prenotazione.
- Il contenuto dei messaggi degli ospiti è conservato 12 mesi dall'ultimo messaggio, poi cancellato.
- I dati di prenotazione sono limitati a riferimento, date del soggiorno, nome dell'ospite e stato, e conservati 24 mesi dal checkout per coprire le finestre di contestazione, chargeback e reclamo.
- I dati di contatto degli ospiti ottenuti tramite una piattaforma sono usati solo per gestire quel soggiorno. Non vengono aggiunti a pubblici di marketing né conservati per attività commerciali.
- La disconnessione dell'integrazione avvia la cancellazione dei dati della piattaforma entro 30 giorni, salvo obblighi di legge più lunghi.
Il cliente può impostare periodi più brevi o richiedere la cancellazione immediata di specifiche prenotazioni o conversazioni scrivendo a [email protected].
4. Cancellazione alla cessazione e su richiesta
Alla chiusura dell'account il cliente ha 30 giorni per esportare i propri dati. Trascorsa questa finestra cancelliamo o anonimizziamo i dati del cliente entro 90 giorni, salvo i documenti che dobbiamo conservare per legge.
Le richieste di cancellazione ricevute con account attivo sono gestite senza ritardo ingiustificato e comunque entro 30 giorni. Quando agiamo come responsabile, inoltriamo al cliente le richieste degli utenti finali e lo assistiamo nella risposta.
I backup sono cifrati e ruotano su un ciclo di 35 giorni. I dati cancellati dai sistemi in produzione restano nei backup fino al completamento del ciclo, dopo il quale vengono sovrascritti. I backup non sono mai usati per ripristinare singoli record cancellati.
5. Contatti
Domande sulla conservazione, richieste di cancellazione e verifiche di sicurezza: [email protected]. TMMA SRLS, Via Durazzo 28, 00195 Roma (RM), Italia.
