L’integrazione Outlook collega Outlook a MessageMind: l’agente IA legge il contesto in tempo reale e risponde su tutti i canali che usano i tuoi clienti. Collega una casella Outlook, Microsoft 365 o Outlook.com: le email dei clienti arrivano nel tuo Workspace di MessageMind e l’agente IA può rispondere. Accedi con Microsoft, quindi non c’è nessuna password o chiave da copiare. L’agente IA risponde dal tuo indirizzo, nello stesso thread dell’email del cliente.

Cos’è l’integrazione Outlook con l’IA?

Collega una casella Outlook, Microsoft 365 o Outlook.com: le email dei clienti arrivano nel tuo Workspace di MessageMind e l’agente IA può rispondere. Accedi con Microsoft, quindi non c’è nessuna password o chiave da copiare. L’agente IA risponde dal tuo indirizzo, nello stesso thread dell’email del cliente. Ogni indirizzo collegato ha la sua scheda nella pagina del canale Email, con regole di risposta, firma e intestazione proprie.

Tutte le integrazioni disponibili sono nella pagina delle integrazioni di MessageMind, e i dettagli tecnici di questa sono nella documentazione di MessageMind su Outlook. Se preferisci vederla all’opera prima, prenota una demo: ti mostriamo dal vivo come funziona.

Cosa fa l’integrazione Outlook

L’integrazione Outlook con l’IA offre subito queste funzioni:

  • Funziona con le caselle di lavoro o della scuola (Microsoft 365, Office 365) e con gli indirizzi personali Outlook.com, Hotmail e Live.
  • Le nuove email che arrivano nella casella compaiono come conversazioni nel Workspace. Ogni coppia di mittente e oggetto ha la sua conversazione, e le risposte successive del cliente su quell’oggetto finiscono lì.
  • L’agente IA risponde dal tuo indirizzo Outlook nello stesso thread, con i messaggi precedenti citati sotto la risposta.
  • Il tuo team può rispondere dalla stessa conversazione nel Workspace, e anche quelle email partono dalla casella collegata.
  • Immagini, video, file audio, PDF e documenti Office allegati all’email del cliente compaiono nella conversazione.
  • Puoi collegare più indirizzi e usare insieme Outlook, Gmail, Google Workspace e caselle con dominio personalizzato.
  • Puoi collegare una casella condivisa di Microsoft 365, come support@ o info@, se il tuo account Microsoft ha già l’accesso completo (Full Access).

Dati letti e scritti

L’integrazione Outlook usa un insieme limitato di dati. Ecco esattamente cosa passa tra i due sistemi:

DirezioneCosa comprende
LetturaLe nuove email che arrivano nella cartella Posta in arrivo dopo il collegamento: mittente, oggetto, testo e allegati.
LetturaIl nome e l’indirizzo email dell’account Microsoft con cui accedi.
ScritturaLe email inviate dall’indirizzo collegato: le risposte dell’agente IA, con «Email Header» ed «Email Signature», e le risposte che il tuo team scrive nel Workspace.
ScritturaOutlook salva una copia di ogni email inviata in Posta inviata.

Come configurare l’integrazione Outlook con l’IA

Quando il tuo account Outlook è attivo, la configurazione richiede pochi minuti. I passaggi principali:

  • Nel menu in alto apri Connections e clicca su Channels.
  • Clicca sulla scheda Email. Negli account per affitti brevi la scheda si chiama «STR Inbox».
  • Se hai già una casella collegata, la pagina si apre sulle sue impostazioni. Clicca sulla scheda «Add inbox».
  • Clicca su «Outlook (Microsoft 365 · Office 365 · Outlook.com)». La pagina di accesso di Microsoft si apre nella stessa scheda del browser.
  • Accedi con l’account Microsoft a cui appartiene la casella, oppure sceglilo dall’elenco.
  • Se Microsoft ti chiede che tipo di account usare, scegli «Work or school account» per un indirizzo aziendale. «Personal account» vale solo per gli indirizzi Outlook.com, Hotmail e Live.

La guida passo passo, con ogni pulsante e campo, è nella documentazione di MessageMind su Outlook.

Casi d’uso dell’integrazione Outlook con l’IA

Ecco i casi in cui i team attivano di solito l’integrazione Outlook:

  • Chi scrive a info@ o support@ riceve una risposta dall’indirizzo a cui ha scritto, senza che nessuno del team apra Outlook.
  • Arriva una richiesta di preventivo dal modulo del tuo sito. L’agente IA risponde a chi l’ha compilato, e quando il team richiama il numero di telefono è già nel contatto.
  • Le email di fornitori e commercialista restano in mano al tuo team. I loro indirizzi sono nei filtri di esclusione («Skip filters»), quindi l’agente IA non risponde.
  • Gli ospiti che scrivono a una casella condivisa bookings@ ricevono risposta senza che nessuno debba accedere a quella casella.

Per vedere come usare un agente IA con tutte le integrazioni, leggi la guida sui chatbot IA per le aziende.

Limiti da conoscere

L’integrazione Outlook ha un perimetro volutamente limitato. Ecco cosa sapere prima di farci affidamento:

  • Arrivano solo le email ricevute dopo il collegamento. La posta più vecchia della casella non viene importata.
  • Passa solo la posta consegnata nella cartella Posta in arrivo. Le email che Outlook mette in Posta indesiderata, o che le tue regole di Outlook spostano in un’altra cartella, non arrivano.
  • Le email che scrivi direttamente in Outlook non compaiono nella conversazione di MessageMind.
  • Le risposte che il team invia dal Workspace partono come una nuova email con lo stesso oggetto, non come risposta nel thread del cliente. La risposta del cliente arriva comunque nella stessa conversazione.
  • Un account Microsoft personale creato con un indirizzo aziendale ha una sua casella separata, di solito vuota. Se lo colleghi, non arriva nessuna email dell’azienda.

Prezzi e piani disponibili

L’integrazione Outlook con l’IA è disponibile nei piani a pagamento di MessageMind. La pagina dei prezzi di MessageMind indica quale piano serve e cosa include ciascuno. Non c’è un costo extra per integrazione: il collegamento fa parte del tuo account.

Domande frequenti

Cos’è l’integrazione Outlook con l’IA?

È il collegamento nativo tra Outlook e MessageMind. Dopo il collegamento, l’agente IA legge il contesto di Outlook in tempo reale durante una conversazione e agisce di conseguenza (per esempio risponde a una domanda sulla disponibilità di un prodotto, fissa un appuntamento o aggiorna un contatto) su WhatsApp, Instagram, SMS, email e chat del sito.

Come collego Outlook a MessageMind?

Apri la pagina dell’integrazione Outlook nella tua dashboard di MessageMind e segui la procedura di collegamento. La guida passo passo, con il nome di ogni campo e gli screenshot, è nella documentazione di MessageMind su Outlook.

Come funziona l’autenticazione dell’integrazione Outlook?

Accedi sulla pagina di Microsoft e lì dai l’autorizzazione a MessageMind. Non scrivi mai la password di Outlook in MessageMind. Le credenziali sono salvate cifrate e usate solo sul server, quindi non arrivano mai al browser né a terzi.

MessageMind funziona davvero con le caselle di lavoro o della scuola (Microsoft 365)?

Sì: funziona con le caselle di lavoro o della scuola (Microsoft 365, Office 365) e con gli indirizzi personali Outlook.com, Hotmail e Live.

Cosa fare se la sezione «Connection» mostra un messaggio che inizia con «This is a personal Microsoft account.»?

Hai effettuato l’accesso con un account personale che usa il tuo indirizzo aziendale. Clicca su Disconnect, collegati di nuovo e scegli «Work or school account» quando Microsoft ti chiede quale account usare.