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Simco Security è un’azienda britannica che installa sistemi di sicurezza, guidata da Luigi Fagnani. Videosorveglianza, antifurto, controllo accessi e monitoraggio, per case e negozi in tutto il sud di Londra. È il tipo di lavoro in cui una richiesta arriva la domenica sera, il cliente si aspetta un preventivo per lunedì mattina e, se nessuno risponde in tempo, passa senza dire niente alla ditta successiva della lista.
Il collo di bottiglia non sono mai state le installazioni, ma l’inbox. Le richieste arrivano su WhatsApp, DM di Instagram, Facebook Messenger, email, SMS e sul numero dell’ufficio, a ogni ora del giorno e della notte. Ognuna contiene le stesse sei o sette informazioni da cui dipende il preventivo: CAP, nome, telefono, email, servizio, tipo di immobile, tempi. E ognuna andava ricopiata a mano su HubSpot prima che la trattativa potesse andare avanti.
Oggi il CRM lo gestisce MessageMind. Un solo agente AI, collegato a HubSpot, che risponde su tutti i canali con la stessa voce. Legge ogni messaggio, ricava i campi dal contesto della chat in tempo reale, scrive contatto e trattativa su HubSpot e fa partire la campagna di follow-up adatta alla fase della pipeline. La mattina Luigi apre HubSpot e trova una lista pulita di lead qualificati, già in ordine.
Una scheda contatto che si compila da sola.
L’AI non è un chatbot generico. Ha una lista precisa di campi da estrarre da ogni chat e scrivere direttamente su HubSpot, e una lista altrettanto precisa di situazioni in cui serve Luigi in persona. Ogni lead arriva completo, oppure non arriva.
WhatsApp, Instagram, Messenger, email, SMS, telefono. Una sola scheda.
Una sera e una mattina tipo da Simco Security. Una richiesta di videosorveglianza arriva su WhatsApp dopo le 21, un DM su Instagram chiede una telecamera per la saracinesca di un negozio, su Facebook Messenger qualcuno torna su un preventivo rimasto fermo, la sequenza di follow-up manda un SMS di promemoria e infine arriva una vera chiamata, a cui l’AI risponde sulla linea dell’ufficio. Ogni contatto finisce sulla stessa scheda HubSpot e ogni trattativa cambia fase da sola.
Un installatore con un solo titolare e una pipeline di vendita come si deve.
HubSpot si compila da solo, a ogni richiesta.
L’AI estrae dal messaggio CAP, nome, telefono, email, servizio e tipo di immobile, li scrive nella scheda del contatto e crea la trattativa nella pipeline giusta. Dal giorno in cui è partita, Luigi non ha più inserito a mano un solo lead su HubSpot.
Una pipeline che dice a Luigi chi ricontattare.
Ogni trattativa sta sulla bacheca della pipeline in una fase che l’AI tiene aggiornata: New enquiry, Qualifying, Survey booked, Quoted, Won, Lost. Luigi apre HubSpot e sa subito chi va chiamato oggi, chi è interessato e chi è sparito.
Campagne automatiche per ogni fase della pipeline.
I lead con preventivo ricevono i promemoria del giorno 2, 5 e 10 sul canale da cui sono arrivati. Chi ha un sopralluogo fissato riceve un promemoria 24 ore prima. I lead persi finiscono in un segmento dormiente di 90 giorni che viene riattivato a intervalli programmati. Niente solleciti a mano, nessuno che si perde per strada.
Conversazioni e chiamate gestite fuori orario.
Una richiesta che arriva alle 22 di domenica riceve in pochi secondi una risposta vera, con il tono dell’azienda, e poi un riepilogo finisce su HubSpot, pronto per Luigi il lunedì. Chi chiama trova sulla linea dell’ufficio una voce AI che qualifica il cliente, raccoglie i campi e fissa il sopralluogo.
Luigi resta sul cantiere, MessageMind gestisce il CRM.
Il valore di un’azienda di sicurezza sta nell’installazione: un furgone Simco davanti a una casa del sud di Londra il martedì mattina, Luigi che collega le telecamere. Tutto quello che viene prima (raccogliere la richiesta, compilare la scheda su HubSpot, seguire il preventivo, sollecitare il sopralluogo) era ciò che gli mangiava la giornata. Ora se ne occupa MessageMind, che tiene la pipeline sempre aggiornata e chiama in causa Luigi solo per le telefonate e i sopralluoghi che hanno davvero bisogno di lui.
Una recensione Trustpilot del titolare, parola per parola.
Brilliant software, I use it every day and throughout the day. It automates the things which used to take up all my time. I would highly recommend MessageMind to any business owner.
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