Intégration Google Sheets et IA : fonctionnement et connexion

L’intégration Google Sheets et IA relie Google Sheets à MessageMind : un agent IA peut lire des données à jour et répondre sur tous les canaux qu’utilisent vos clients. Connectez Google Sheets et vos campagnes pourront démarrer à partir des nouvelles lignes d’une feuille de calcul, puis ajouter ou mettre à jour des lignes en cours de route. Vous partagez chaque feuille avec un compte de service MessageMind, puis vous l’ajoutez dans « Connections > Integrations ». Vous pouvez connecter plusieurs feuilles et choisir celle qu’utilise chaque étape de la campagne.

Qu’est-ce que l’intégration Google Sheets et IA ?

Connectez Google Sheets et vos campagnes pourront démarrer à partir des nouvelles lignes d’une feuille de calcul, puis ajouter ou mettre à jour des lignes en cours de route. Vous partagez chaque feuille avec un compte de service MessageMind, puis vous l’ajoutez dans « Connections > Integrations ». Vous pouvez connecter plusieurs feuilles et choisir celle qu’utilise chaque étape de la campagne.

Toutes les intégrations disponibles figurent sur la page des intégrations MessageMind, et les détails techniques de celle-ci dans la documentation MessageMind sur Google Sheets. Si vous préférez la voir en action d’abord, réservez une démo : nous vous montrons son fonctionnement en direct.

Ce que permet l’intégration Google Sheets

L’intégration Google Sheets et IA propose d’emblée les fonctions suivantes :

• Démarrer une campagne quand une nouvelle personne est ajoutée à un onglet, avec le déclencheur « Google Sheet Connection ».
• Chaque ligne qui démarre la campagne devient un contact. Les colonnes que vous associez remplissent le nom, le téléphone, l’e-mail, l’adresse, l’entreprise, la date de naissance, la langue ou les champs personnalisés du contact. Une ligne qui contient l’e-mail ou le téléphone d’un contact existant est rattachée à ce contact au lieu d’en créer un second.
• Les colonnes associées à « Custom field » deviennent des variables dans les étapes suivantes de la même campagne : vous pouvez donc les insérer dans un message.
• « Add Row » ajoute une ligne, ou jusqu’à 25 lignes, à la fin d’un onglet. Chaque cellule accepte une variable, comme l’e-mail du contact, ou du texte simple.
• « Update Row » modifie des cellules de la ligne qui a lancé l’exécution, ou de lignes trouvées grâce à une valeur.
• Dans une « Condition », « Google Sheet value » vérifie si une ligne correspondante existe ou ce que contient l’une de ses cellules.
• Plusieurs feuilles peuvent être connectées en même temps, chacune sous son propre nom.

Données lues et écrites

L’intégration Google Sheets et IA porte sur un ensemble limité de données. Voici exactement ce qui circule entre les deux systèmes :

Comment configurer l’intégration Google Sheets et IA

Une fois votre compte Google Sheets actif, la configuration prend quelques minutes. Les grandes étapes :

• Dans la barre du haut, cliquez sur Connections, puis sur Integrations.
• Trouvez Google Sheet (dans la rubrique CRM, ou tapez son nom dans « Search integrations... ») et cliquez sur Connect.
• Sous « 1. Share your spreadsheet », cliquez sur l’icône de copie à côté de l’e-mail du compte de service.
• Ouvrez votre feuille dans Google Sheets et cliquez sur Share.
• Collez l’e-mail, vérifiez que son rôle est Editor et cliquez sur Send (ou Share).
• Copiez l’adresse de la feuille dans la barre d’adresse de votre navigateur.

Le pas-à-pas complet, avec chaque bouton et chaque champ, se trouve dans la documentation MessageMind sur Google Sheets.

Cas d’usage de l’intégration Google Sheets et IA

Voici comment les équipes l’utilisent le plus souvent :

• Un client demande un devis à l’agent IA. Un déclencheur « AI Action » permet à l’agent IA de lancer une campagne pendant le chat, et une étape « Add Row » inscrit dans la feuille de votre équipe commerciale le nom et le téléphone du client, ainsi que les informations recueillies par l’agent IA.
• Dans la même campagne, une étape « Update Row » peut retrouver la ligne du client dans votre feuille de leads grâce à son e-mail et passer Status à Quoted : votre équipe voit ainsi qui l’agent IA a déjà pris en charge.
• Avant l’envoi d’un rappel de paiement, une « Condition » avec « Let AI Decide » lit la cellule Status de la ligne du client et vérifie une règle que vous rédigez avec vos propres mots, par exemple si le statut signifie que la facture est réglée.

Pour d’autres façons d’utiliser l’agent IA avec toutes les intégrations, lisez notre guide sur les chatbots IA pour les entreprises.

Limites à connaître

L’intégration Google Sheets couvre volontairement un périmètre restreint. Voici les limites à connaître avant de compter dessus :

• L’agent IA ne peut ni lire ni modifier vos feuilles pendant une conversation. Seuls les déclencheurs, les conditions et les actions des campagnes les utilisent.
• Les onglets surveillés sont vérifiés toutes les cinq minutes : une nouvelle ligne peut donc mettre jusqu’à cinq minutes à lancer sa campagne.
• Quand beaucoup de lignes remplissent les conditions en même temps, par exemple la première fois qu’un déclencheur « Every row » parcourt une longue feuille, les personnes entrent dans la campagne une par une, à raison d’environ une par seconde au maximum. Une grande feuille demande donc un peu de temps.
• Chaque personne ne passe qu’une fois dans une campagne depuis le déclencheur de sa feuille. Une deuxième ligne avec le même e-mail ou le même téléphone, ou une modification ultérieure de sa ligne, ne la relance pas.
• « New rows » compare l’onglet avec ce qu’il contenait au moment où la feuille a été connectée, pas au moment où vous avez créé la campagne. Une nouvelle ligne est aussi ignorée si son e-mail ou son téléphone figurait déjà dans l’onglet à ce moment-là. Les réglages du déclencheur indiquent la date de référence.

Tarifs et offres concernées

L’intégration Google Sheets et IA est disponible avec les offres payantes de MessageMind. La page des tarifs MessageMind indique l’offre requise et le contenu de chaque formule. Pas de frais supplémentaires par intégration : la connexion fait partie de votre compte.

Questions fréquentes

Qu’est-ce que l’intégration Google Sheets et IA ?

L’intégration Google Sheets et IA est la connexion native entre Google Sheets et MessageMind. Une fois la connexion faite, l’agent IA peut lire des données à jour de Google Sheets pendant une conversation et agir en conséquence (par exemple répondre à une question sur le stock, prendre un rendez-vous ou mettre à jour un contact) sur WhatsApp, Instagram, SMS, e-mail et chat web.

Comment relier Google Sheets à MessageMind ?

Ouvrez la page de l’intégration Google Sheets dans votre tableau de bord MessageMind et suivez les étapes de connexion. Le pas-à-pas complet, avec le nom de chaque champ et des captures d’écran, se trouve dans la documentation MessageMind sur Google Sheets.

Comment fonctionne l’authentification de l’intégration Google Sheets ?

Pas besoin de vous connecter à Google depuis MessageMind. Vous partagez chaque feuille avec l’e-mail du compte de service affiché dans la fenêtre Google Sheet, comme vous le feriez avec un collègue, et MessageMind ouvre le fichier via ce compte. Les identifiants sont stockés chiffrés et utilisés uniquement côté serveur : ils ne sont jamais envoyés au navigateur ni à un tiers.

MessageMind peut-il vraiment lancer une campagne quand une nouvelle personne est ajoutée à un onglet ?

Oui : il démarre une campagne quand une nouvelle personne est ajoutée à un onglet, avec le déclencheur « Google Sheet Connection ».

Le cadre du compte de service affiche « Couldn’t load the service account. »

Cliquez sur Retry à côté du message. Si l’erreur persiste, fermez la fenêtre, rechargez la page et rouvrez la fenêtre Google Sheet.