L’integrazione Google Sheets collega Google Sheets a MessageMind, così un agente IA può leggere dati aggiornati e rispondere su tutti i canali che usano i tuoi clienti. Collega Google Sheets e le tue campagne potranno partire dalle nuove righe di un foglio, e aggiungere o aggiornare righe mentre sono in corso. Condividi ogni foglio con un account di servizio di MessageMind, poi lo aggiungi in «Connections > Integrations». Puoi collegare più fogli e scegliere quale usa ogni passaggio della campagna.

Cos’è l’integrazione Google Sheets con l’IA?

Collega Google Sheets e le tue campagne potranno partire dalle nuove righe di un foglio, e aggiungere o aggiornare righe mentre sono in corso. Condividi ogni foglio con un account di servizio di MessageMind, poi lo aggiungi in «Connections > Integrations». Puoi collegare più fogli e scegliere quale usa ogni passaggio della campagna.

Trovi tutte le integrazioni disponibili nella pagina delle integrazioni di MessageMind, e i dettagli tecnici di questa nella documentazione di MessageMind su Google Sheets. Se preferisci vederla all’opera prima, prenota una demo e ti mostriamo dal vivo come funziona.

Cosa fa l’integrazione Google Sheets

L’integrazione Google Sheets con l’IA include già queste funzioni:

  • Avvia una campagna quando qualcuno di nuovo viene aggiunto a una scheda, con il trigger «Google Sheet Connection».
  • Ogni riga che avvia la campagna diventa un contatto. Le colonne che associ compilano nome, telefono, email, indirizzo, azienda, compleanno, lingua o campi personalizzati del contatto. Se una riga ha l’email o il telefono di un contatto che esiste già, viene abbinata a quel contatto invece di crearne un secondo.
  • Le colonne associate a «Custom field» diventano variabili nei passaggi successivi della stessa campagna, così puoi inserirle in un messaggio.
  • «Add Row» aggiunge una riga, o fino a 25 righe, in fondo a una scheda. In ogni cella puoi mettere una variabile, come l’email del contatto, oppure un testo semplice.
  • «Update Row» modifica le celle della riga che ha avviato l’esecuzione, oppure delle righe trovate tramite un valore.
  • In una «Condition», «Google Sheet value» controlla se esiste una riga corrispondente o cosa c’è scritto in una delle sue celle.
  • Puoi collegare più fogli contemporaneamente, ognuno con il suo nome.

Dati letti e scritti

L’integrazione Google Sheets con l’IA usa un insieme limitato di dati. Ecco esattamente cosa passa tra i due sistemi:

DirezioneCosa comprende
LetturaIl titolo del foglio e i nomi delle sue schede.
LetturaI nomi delle colonne nella riga 1 di ogni scheda, che riempiono gli elenchi di colonne nei passaggi della campagna.
LetturaLe righe della scheda controllata da un trigger «Google Sheet Connection», verificate ogni cinque minuti.
LetturaLa riga che cerca una «Condition» o un passaggio «Update Row»: quella che ha avviato l’esecuzione, oppure una trovata tramite una colonna e un valore di confronto.
ScritturaNuove righe in fondo a una scheda, con «Add Row».
ScritturaNuovi valori nelle celle indicate da un passaggio «Update Row». Le altre celle della riga restano come sono.
ScritturaNuovi nomi di colonna nella riga 1, quando un passaggio scrive in una colonna che la scheda non ha ancora.

Come configurare l’integrazione Google Sheets con l’IA

Quando il tuo account Google Sheets è attivo, la configurazione richiede pochi minuti. I passaggi principali:

  • Nella barra in alto, clicca Connections, poi Integrations.
  • Cerca Google Sheet (è nella categoria CRM, oppure scrivilo in «Search integrations...») e clicca Connect.
  • In «1. Share your spreadsheet», clicca l’icona di copia accanto all’email dell’account di servizio.
  • Apri il foglio in Google Sheets e clicca Share.
  • Incolla l’email, controlla che il ruolo sia Editor e clicca Send (o Share).
  • Copia l’indirizzo del foglio dalla barra degli indirizzi del browser.

La guida passo passo, con ogni pulsante e ogni campo, è nella documentazione di MessageMind su Google Sheets.

Casi d’uso dell’integrazione Google Sheets con l’IA

Ecco come la usano più spesso i team:

  • Un cliente chiede un preventivo all’agente IA. Un trigger «AI Action» permette all’agente IA di avviare una campagna durante la chat, e un passaggio «Add Row» scrive nel foglio del tuo team vendite il nome e il telefono del cliente, insieme ai dettagli raccolti dall’agente IA.
  • Nella stessa campagna, un passaggio «Update Row» può trovare la riga del cliente nel foglio dei lead tramite l’email e impostare Status su Quoted, così il tuo team vede di quali clienti si è già occupato l’agente IA.
  • Prima che parta un promemoria di pagamento, una «Condition» con «Let AI Decide» legge la cella Status nella riga del cliente e verifica una regola che scrivi a parole tue, per esempio se lo stato indica che la fattura è saldata.

Per altri modi di usare l’agente IA con tutte le integrazioni, leggi la guida sui chatbot IA per le aziende.

Limiti da conoscere

L’integrazione Google Sheets fa di proposito solo alcune cose. Ecco i limiti da conoscere prima di contarci:

  • L’agente IA non può leggere né modificare i tuoi fogli durante una conversazione. Li usano solo i trigger, le condizioni e le azioni delle campagne.
  • Le schede controllate vengono verificate ogni cinque minuti, quindi una nuova riga può impiegare fino a cinque minuti per avviare la sua campagna.
  • Quando molte righe sono idonee nello stesso momento, per esempio la prima volta che un trigger «Every row» passa su un foglio lungo, le persone entrano nella campagna una alla volta, al massimo circa una al secondo. Per un foglio grande serve un po’ di tempo.
  • Ogni persona entra una sola volta in una campagna dal trigger del suo foglio. Una seconda riga con la stessa email o lo stesso telefono, o una modifica successiva alla sua riga, non la fa ripartire.
  • «New rows» confronta la scheda con quello che conteneva quando il foglio è stato collegato, non quando hai creato la campagna. Una nuova riga viene saltata anche se la sua email o il suo telefono erano già nella scheda in quel momento. Le impostazioni del trigger mostrano la data da cui parte il conteggio.

Prezzi e piani disponibili

L’integrazione Google Sheets con l’IA è disponibile nei piani a pagamento di MessageMind. La pagina dei prezzi di MessageMind indica quale piano serve e cosa include ciascuno. Non paghi nulla in più per l’integrazione: il collegamento fa parte del tuo account.

Domande frequenti

Cos’è l’integrazione Google Sheets con l’IA?

L’integrazione Google Sheets con l’IA è il collegamento nativo tra Google Sheets e MessageMind. Una volta collegata, l’agente IA può leggere i dati aggiornati di Google Sheets durante una conversazione e agire di conseguenza (per esempio rispondere a una domanda sulla disponibilità di un prodotto, fissare un appuntamento o aggiornare un contatto) su WhatsApp, Instagram, SMS, email e chat web.

Come collego Google Sheets a MessageMind?

Apri la pagina dell’integrazione Google Sheets nel tuo pannello di MessageMind e segui i passaggi di collegamento. La guida completa, con il nome di ogni campo e gli screenshot, è nella documentazione di MessageMind su Google Sheets.

Come funziona l’autenticazione dell’integrazione Google Sheets?

Non devi accedere a Google da MessageMind. Condividi ogni foglio con l’email dell’account di servizio che vedi nella finestra Google Sheet, come faresti con un collega, e MessageMind apre il file tramite quell’account. Le credenziali sono salvate cifrate e usate solo sul server, quindi non arrivano mai al browser né a terzi.

MessageMind può davvero avviare una campagna quando qualcuno di nuovo viene aggiunto a una scheda?

Sì: avvia una campagna quando qualcuno di nuovo viene aggiunto a una scheda, con il trigger «Google Sheet Connection».

Il riquadro dell’account di servizio mostra «Couldn’t load the service account.»

Clicca Retry accanto al messaggio. Se continua a non funzionare, chiudi la finestra, ricarica la pagina e apri di nuovo la finestra Google Sheet.