La integración de Google Sheets con IA conecta Google Sheets con MessageMind para que un agente de IA lea datos al día y responda en todos los canales que usan tus clientes. Conecta Google Sheets y tus campañas podrán empezar con las filas nuevas de una hoja de cálculo, y añadir o actualizar filas mientras se ejecutan. Compartes cada hoja con una cuenta de servicio de MessageMind y luego la agregas en «Connections > Integrations». Puedes conectar varias hojas y elegir cuál usa cada paso de la campaña.

¿Qué es la integración de Google Sheets con IA?

Conecta Google Sheets y tus campañas podrán empezar con las filas nuevas de una hoja de cálculo, y añadir o actualizar filas mientras se ejecutan. Compartes cada hoja con una cuenta de servicio de MessageMind y luego la agregas en «Connections > Integrations». Puedes conectar varias hojas y elegir cuál usa cada paso de la campaña.

Puedes ver todas las integraciones disponibles en la página de integraciones de MessageMind, y los detalles técnicos de esta en la documentación de MessageMind sobre Google Sheets. Si prefieres verla en acción primero, reserva una demostración y te mostramos en vivo cómo funciona.

Qué puede hacer la integración de Google Sheets

La integración de Google Sheets con IA incluye de serie estas funciones:

  • Inicia una campaña cuando se añade una persona nueva a una pestaña, con el disparador «Google Sheet Connection».
  • Cada fila que inicia la campaña se convierte en un contacto. Las columnas que asignas completan el nombre, teléfono, email, dirección, empresa, cumpleaños, idioma o campos personalizados del contacto. Si una fila tiene el email o el teléfono de un contacto que ya existe, se vincula a ese contacto en lugar de crear uno nuevo.
  • Las columnas asignadas a «Custom field» se convierten en variables en los pasos siguientes de la misma campaña, así puedes usarlas en un mensaje.
  • «Add Row» añade una fila, o hasta 25 filas, al final de una pestaña. En cada celda puedes poner una variable, como el email del contacto, o texto simple.
  • «Update Row» cambia celdas de la fila que inició la ejecución, o de las filas encontradas según un valor.
  • En una «Condition», «Google Sheet value» comprueba si existe una fila que coincida o qué dice una de sus celdas.
  • Puedes conectar varias hojas a la vez, cada una con su propio nombre.

Datos que se leen y se escriben

La integración de Google Sheets con IA usa un conjunto limitado de datos. Esto es exactamente lo que pasa entre los dos sistemas:

DirecciónQué incluye
LecturaEl título de la hoja de cálculo y los nombres de sus pestañas.
LecturaLos nombres de columna de la fila 1 de cada pestaña, que llenan las listas de columnas en los pasos de la campaña.
LecturaLas filas de la pestaña que vigila un disparador «Google Sheet Connection», revisadas cada cinco minutos.
LecturaLa fila que busca una «Condition» o un paso «Update Row»: la que inició la ejecución, o una encontrada por una columna y un valor de coincidencia.
EscrituraFilas nuevas al final de una pestaña, con «Add Row».
EscrituraValores nuevos en las celdas que indica un paso «Update Row». Las demás celdas de esa fila no se tocan.
EscrituraNombres de columna nuevos en la fila 1, cuando un paso escribe en una columna que la pestaña todavía no tiene.

Cómo configurar la integración de Google Sheets con IA

Con tu cuenta de Google Sheets activa, la configuración lleva pocos minutos. Los pasos principales:

  • En la barra superior, haz clic en Connections y luego en Integrations.
  • Busca Google Sheet (está en CRM, o escríbelo en «Search integrations...») y haz clic en Connect.
  • En «1. Share your spreadsheet», haz clic en el icono de copiar junto al email de la cuenta de servicio.
  • Abre tu hoja de cálculo en Google Sheets y haz clic en Share.
  • Pega el email, comprueba que su rol sea Editor y haz clic en Send (o Share).
  • Copia la dirección de la hoja desde la barra de direcciones del navegador.

La guía paso a paso, con cada botón y cada campo, está en la documentación de MessageMind sobre Google Sheets.

Casos de uso de la integración de Google Sheets con IA

Así la usan los equipos con más frecuencia:

  • Un cliente le pide un presupuesto al agente de IA. Un disparador «AI Action» permite que el agente de IA inicie una campaña durante el chat, y un paso «Add Row» escribe en la hoja de tu equipo de ventas el nombre y el teléfono del cliente, junto con los datos que reunió el agente de IA.
  • En la misma campaña, un paso «Update Row» puede encontrar la fila del cliente en tu hoja de leads por su email y poner Status en Quoted, así tu equipo ve a quién ya atendió el agente de IA.
  • Antes de enviar un recordatorio de pago, una «Condition» con «Let AI Decide» lee la celda Status de la fila del cliente y comprueba una regla que escribes con tus propias palabras, por ejemplo si el estado indica que la factura está pagada.

Para ver más formas de usar el agente de IA con todas las integraciones, lee la guía sobre chatbots de IA para empresas.

Limitaciones que debes conocer

La integración de Google Sheets cubre a propósito un conjunto limitado de funciones. Estos son los límites que conviene conocer antes de contar con ella:

  • El agente de IA no puede leer ni cambiar tus hojas durante una conversación. Solo las usan los disparadores, las condiciones y las acciones de las campañas.
  • Las pestañas vigiladas se revisan cada cinco minutos, así que una fila nueva puede tardar hasta cinco minutos en iniciar su campaña.
  • Cuando muchas filas cumplen las condiciones a la vez, por ejemplo la primera vez que un disparador «Every row» recorre una hoja larga, las personas entran en la campaña una por una, como máximo una por segundo aproximadamente. Una hoja grande tarda un rato en procesarse.
  • Cada persona pasa una sola vez por una campaña desde el disparador de su hoja. Una segunda fila con el mismo email o teléfono, o un cambio posterior en su fila, no vuelve a iniciarla.
  • «New rows» compara la pestaña con lo que tenía cuando se conectó la hoja de cálculo, no cuando creaste la campaña. Una fila nueva también se omite si su email o su teléfono ya estaban en la pestaña en ese momento. La configuración del disparador muestra la fecha desde la que cuenta.

Precios y planes disponibles

La integración de Google Sheets con IA está disponible en los planes de pago de MessageMind. La página de precios de MessageMind indica qué plan necesitas y qué incluye cada uno. No hay ningún cargo extra por integración: la conexión forma parte de tu cuenta.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la integración de Google Sheets con IA?

La integración de Google Sheets con IA es la conexión nativa entre Google Sheets y MessageMind. Una vez conectada, el agente de IA puede leer datos al día de Google Sheets durante una conversación y actuar con ellos (por ejemplo, responder si hay stock de un producto, agendar una cita o actualizar un contacto) en WhatsApp, Instagram, SMS, email y chat web.

¿Cómo conecto Google Sheets con MessageMind?

Abre la página de la integración de Google Sheets en tu panel de MessageMind y sigue los pasos de conexión. La guía completa, con el nombre de cada campo y capturas de pantalla, está en la documentación de MessageMind sobre Google Sheets.

¿Cómo funciona la autenticación de la integración de Google Sheets?

No tienes que iniciar sesión en Google desde MessageMind. Compartes cada hoja con el email de la cuenta de servicio que aparece en la ventana Google Sheet, igual que la compartirías con un compañero, y MessageMind abre el archivo con esa cuenta. Las credenciales se guardan cifradas y solo se usan en el servidor, así que nunca llegan al navegador ni a terceros.

¿MessageMind puede de verdad iniciar una campaña cuando se añade una persona nueva a una pestaña?

Sí: inicia una campaña cuando se añade una persona nueva a una pestaña, con el disparador «Google Sheet Connection».

El recuadro de la cuenta de servicio muestra «Couldn’t load the service account.»

Haz clic en Retry junto al mensaje. Si sigue fallando, cierra la ventana, recarga la página y vuelve a abrir la ventana Google Sheet.