Intégration Phorest et IA : fonctionnement et connexion

L’intégration Phorest et IA relie Phorest à MessageMind : un agent IA lit les données en temps réel et répond sur tous les canaux qu’utilisent vos clients. Connectez Phorest et l’agent IA pourra consulter les créneaux libres de votre salon et prendre des rendez-vous dans Phorest pour les clients qui vous écrivent. La connexion se fait dans « Connections > Integrations » avec l’identifiant API, le mot de passe et le Business ID fournis par Phorest.

Qu’est-ce que l’intégration Phorest et IA ?

Connectez Phorest et l’agent IA pourra consulter les créneaux libres de votre salon et prendre des rendez-vous dans Phorest pour les clients qui vous écrivent. La connexion se fait dans « Connections > Integrations » avec l’identifiant API, le mot de passe et le Business ID fournis par Phorest. Si votre salon demande des acomptes dans Phorest, l’agent IA envoie au client le lien de paiement d’acompte de Phorest à chaque rendez-vous qu’il prend. Les modifications de rendez-vous dans Phorest peuvent aussi lancer des campagnes dans « Workspace > Campaigns ».

Toutes les intégrations disponibles figurent sur la page des intégrations MessageMind, et les détails techniques de cette intégration se trouvent dans la documentation MessageMind sur Phorest. Pour la voir d’abord en action, réservez une démo : nous vous montrons son fonctionnement en direct.

Ce que permet l’intégration Phorest

L’intégration Phorest et IA comprend ces fonctionnalités, prêtes à l’emploi :

• Quand un client demande quand il peut venir, l’agent IA consulte votre agenda Phorest à cet instant et propose des créneaux libres avec le coiffeur et, si la prestation en a un, le prix.
• Les clients peuvent formuler leur demande comme d’habitude : un jour, une heure précise, un moment de la journée comme « après 17 h », une période de plusieurs jours ou le premier créneau disponible.
• Un client qui demande un coiffeur par son nom ne se voit proposer que les créneaux de ce coiffeur.
• Si votre entreprise a plusieurs établissements, l’agent IA demande au client lequel il souhaite avant de chercher des créneaux.
• Quand une demande correspond à plusieurs prestations, l’agent IA les liste. S’il y en a beaucoup, il affiche d’abord vos catégories de prestations Phorest pour que le client affine son choix.
• Une fois le créneau choisi, l’agent IA enregistre le rendez-vous dans votre agenda Phorest. Il cherche d’abord le client dans Phorest par numéro de portable ou e-mail, et ne crée une nouvelle fiche client que si personne ne correspond.
• Les clients peuvent réserver pour quelqu’un d’autre, comme une amie ou leur enfant. Le rendez-vous est enregistré sur la fiche client de cette personne, avec son nom et son numéro de portable.

Données lues et écrites

L’intégration Phorest et IA utilise un ensemble limité de champs. Voici exactement ce qui circule entre les deux systèmes :

Comment configurer l’intégration Phorest et IA

Une fois votre compte Phorest actif, la configuration prend quelques minutes. Les étapes :

• Retrouvez l’e-mail « API access » envoyé par Phorest. Il contient l’identifiant, le mot de passe et le Business ID dont vous avez besoin.
• Dans MessageMind, ouvrez « Connections > Integrations » depuis la barre du haut.
• Cliquez sur « Bookings » dans la liste des catégories à gauche, ou tapez Phorest dans le champ de recherche.
• Cliquez sur « Connect » sur la ligne Phorest. La fenêtre « Connect Phorest » s’ouvre.
• Collez l’identifiant dans « Username », avec global/ au début.
• Collez le mot de passe dans « Password ». Cliquez sur l’icône en forme d’œil pour vérifier ce que vous avez collé.

Le guide pas à pas, avec chaque bouton et chaque champ, se trouve dans la documentation MessageMind sur Phorest.

Cas d’usage de l’intégration Phorest et IA

Voici comment les équipes l’utilisent le plus souvent :

• Une cliente demande sur WhatsApp une coupe brushing pour samedi matin. L’agent IA propose les créneaux du samedi matin, réserve celui qu’elle choisit et lui envoie le lien d’acompte si vous en demandez un.
• Une habituée demande Sara par son nom et ne reçoit que les créneaux libres de Sara.
• Quelqu’un demande sur Instagram combien coûte un balayage et combien de temps il dure. L’agent IA répond à partir de votre liste de prestations Phorest, puis peut chercher un créneau.
• Un parent veut prendre rendez-vous pour sa fille. L’agent IA demande le nom et le numéro de portable de sa fille et enregistre le rendez-vous sur la fiche client de sa fille.
• Votre entreprise a deux salons. L’agent IA demande au client lequel il souhaite et propose les créneaux et les prix de cet établissement.

Pour voir comment l’agent IA travaille quelle que soit l’intégration, lisez notre guide sur les systèmes de prise de rendez-vous par IA.

Limites à connaître

Le périmètre de l’intégration Phorest est volontairement limité. Voici ce qu’il faut savoir avant de compter dessus :

• L’agent IA ne peut pas déplacer ni annuler un rendez-vous déjà pris. Ces changements se font dans Phorest.
• Chaque réservation porte sur une seule prestation.
• Les coiffeurs masqués pour la réservation en ligne ne sont jamais proposés. Les prestations non ouvertes à la réservation en ligne non plus, sauf si aucune de vos prestations ne l’est.
• Quand un client demande le premier créneau disponible, l’agent IA cherche sur les 3 semaines suivantes. Une recherche sur une période de plusieurs jours couvre jusqu’à un mois.
• Les horaires sont toujours exprimés à l’heure locale de votre salon.

Tarifs et offres concernées

L’intégration Phorest et IA est disponible avec les offres payantes de MessageMind. La page des tarifs MessageMind indique l’offre nécessaire et le contenu de chacune. Il n’y a pas de frais supplémentaires par intégration : la connexion fait partie de votre compte.

Questions fréquentes

Qu’est-ce que l’intégration Phorest et IA ?

C’est la connexion native entre Phorest et MessageMind. Une fois la connexion établie, l’agent IA lit les données Phorest en temps réel pendant une conversation et s’en sert (par exemple en répondant à une question sur le stock, en prenant un rendez-vous ou en mettant à jour un contact) sur WhatsApp, Instagram, SMS, e-mail et chat web.

Comment connecter Phorest à MessageMind ?

Ouvrez la page de l’intégration Phorest dans votre tableau de bord MessageMind et suivez les étapes de connexion. Le guide pas à pas, avec chaque champ et chaque capture d’écran, se trouve dans la documentation MessageMind sur Phorest.

Comment fonctionne l’authentification de l’intégration Phorest ?

Vous collez l’identifiant et le mot de passe API fournis par Phorest, ajoutez le Business ID et choisissez une région. Pas besoin de vous connecter à Phorest. Les informations sont vérifiées auprès de Phorest quand vous cliquez sur « Connect », et la connexion reste active jusqu’à ce que vous la coupiez ou que Phorest n’accepte plus cet identifiant et ce mot de passe. Les identifiants sont stockés chiffrés et utilisés uniquement côté serveur : ils ne passent jamais par le navigateur ni par un tiers.

MessageMind consulte-t-il vraiment les créneaux libres quand un client demande quand il peut venir ?

Oui. Quand un client demande quand il peut venir, l’agent IA consulte votre agenda Phorest à cet instant et propose des créneaux libres avec le coiffeur et, si la prestation en a un, le prix.

Que faire si un message indique que l’identifiant doit commencer par global/ ?

Copiez à nouveau l’identifiant depuis l’e-mail « API access » de Phorest, avec global/ au début.