Integrarea Outlook conectează Outlook la MessageMind, astfel încât un agent AI să citească contextul în timp real și să răspundă pe toate canalele pe care le folosesc clienții tăi. Conectezi o căsuță Outlook, Microsoft 365 sau Outlook.com, iar emailurile clienților ajung în Workspace-ul tău din MessageMind, unde agentul AI le poate răspunde. Te autentifici cu Microsoft, deci nu ai nicio parolă sau cheie de copiat. Agentul AI răspunde de pe adresa ta, în același fir de email cu clientul.

Ce este integrarea Outlook cu AI?

Conectezi o căsuță Outlook, Microsoft 365 sau Outlook.com, iar emailurile clienților ajung în Workspace-ul tău din MessageMind, unde agentul AI le poate răspunde. Te autentifici cu Microsoft, deci nu ai nicio parolă sau cheie de copiat. Agentul AI răspunde de pe adresa ta, în același fir de email cu clientul. Fiecare adresă conectată are propria filă pe pagina canalului Email, cu regulile de răspuns, semnătura și antetul ei.

Toate integrările disponibile sunt pe pagina de integrări MessageMind, iar detaliile tehnice ale acesteia sunt în documentația MessageMind despre Outlook. Dacă vrei să o vezi mai întâi în acțiune, programează o demo și îți arătăm live cum funcționează.

Ce poate face integrarea Outlook

Integrarea Outlook cu AI vine din prima cu aceste funcții:

  • Funcționează cu căsuțele de serviciu sau de școală (Microsoft 365, Office 365) și cu adresele personale Outlook.com, Hotmail și Live.
  • Emailurile noi din căsuță apar ca conversații în Workspace. Fiecare expeditor și subiect are propria conversație, iar răspunsurile ulterioare ale clientului pe același subiect ajung tot acolo.
  • Agentul AI răspunde de pe adresa ta Outlook, în același fir, cu mesajele anterioare citate sub răspunsul lui.
  • Echipa ta poate răspunde din aceeași conversație din Workspace, iar aceste emailuri pleacă tot din căsuța conectată.
  • Imaginile, videoclipurile, fișierele audio, PDF-urile și documentele Office atașate la emailul clientului apar în conversație.
  • Poți conecta mai multe adrese și poți folosi Outlook împreună cu Gmail, Google Workspace și căsuțe pe domeniul tău.
  • Poți lega o căsuță partajată Microsoft 365, cum ar fi support@ sau info@, dacă contul tău Microsoft are deja acces complet (Full Access) la ea.

Date citite și scrise

Integrarea Outlook folosește un set limitat de date. Iată exact ce circulă între cele două sisteme:

SensCe include
CitireEmailurile noi care ajung în dosarul Mesaje primite al căsuței după ce o conectezi: expeditor, subiect, textul mesajului și atașamente.
CitireNumele și adresa de email ale contului Microsoft cu care te autentifici.
ScriereEmailurile trimise de pe adresa conectată: răspunsurile agentului AI, cu „Email Header” și „Email Signature”, și răspunsurile pe care echipa ta le scrie în Workspace.
ScriereOutlook păstrează o copie a fiecărui email trimis în Elemente trimise.

Cum configurezi integrarea Outlook cu AI

Dacă ai deja contul Outlook activ, configurarea durează câteva minute. Pașii principali:

  • În meniul de sus, deschide Connections și dă clic pe Channels.
  • Dă clic pe cardul Email. La conturile pentru închirieri pe termen scurt, cardul se numește „STR Inbox”.
  • Dacă ai deja o căsuță conectată, pagina se deschide pe setările ei. Dă clic pe fila „Add inbox”.
  • Dă clic pe „Outlook (Microsoft 365 · Office 365 · Outlook.com)”. Pagina de autentificare Microsoft se deschide în aceeași filă a browserului.
  • Autentifică-te cu contul Microsoft căruia îi aparține căsuța sau alege-l din listă.
  • Dacă Microsoft te întreabă ce tip de cont să folosești, alege „Work or school account” pentru o adresă de firmă. „Personal account” e doar pentru adresele Outlook.com, Hotmail și Live.

Ghidul pas cu pas, cu fiecare buton și câmp, este în documentația MessageMind despre Outlook.

Cazuri de utilizare pentru integrarea Outlook cu AI

De obicei, echipele activează integrarea Outlook pentru situații ca acestea:

  • Clienții care scriu la info@ sau support@ primesc răspuns de pe adresa la care au scris, fără ca cineva din echipă să deschidă Outlook.
  • O cerere de ofertă vine prin formularul de pe site. Agentul AI îi răspunde persoanei care l-a completat, iar când echipa o sună înapoi, numărul ei de telefon e deja în contact.
  • Emailurile de la furnizori sau de la contabil le preia echipa ta. Adresele lor sunt în filtrele de excludere („Skip filters”), deci agentul AI nu le răspunde.
  • Oaspeții care scriu la o căsuță partajată bookings@ primesc răspuns fără ca cineva să se autentifice în acea căsuță.

Ca să vezi cum folosești un agent AI cu toate integrările, citește ghidul despre chatboții AI pentru afaceri.

Limitări de care să ții cont

Integrarea Outlook are, intenționat, un rol bine delimitat. Acestea sunt limitele pe care e bine să le știi înainte să te bazezi pe ea:

  • Ajung doar emailurile primite după ce conectezi căsuța. Mesajele mai vechi nu sunt importate.
  • Ajung doar mesajele livrate în dosarul Mesaje primite. Cele pe care Outlook le pune în E-mail nedorit sau pe care regulile tale din Outlook le mută în alt dosar nu ajung.
  • Emailurile pe care le scrii direct în Outlook nu apar în conversația din MessageMind.
  • Răspunsurile trimise de echipă din Workspace pleacă ca un email nou cu același subiect, nu ca răspuns în firul clientului. Răspunsul clientului ajunge totuși în aceeași conversație.
  • Un cont Microsoft personal creat cu o adresă de firmă are propria căsuță, separată și de obicei goală. Dacă îl conectezi, nu ajunge niciun email al firmei.

Prețuri și planuri disponibile

Integrarea Outlook cu AI este disponibilă în planurile MessageMind cu plată. Pagina de prețuri MessageMind arată ce plan îți trebuie și ce include fiecare. Nu există nicio taxă suplimentară per integrare: conexiunea face parte din contul tău.

Întrebări frecvente

Ce este integrarea Outlook cu AI?

Este conexiunea nativă dintre Outlook și MessageMind. După conectare, agentul AI citește în timp real contextul din Outlook în timpul unei conversații și acționează pe baza lui (de exemplu răspunde la o întrebare despre stoc, face o programare sau actualizează un contact) pe WhatsApp, Instagram, SMS, email și chat pe site.

Cum conectez Outlook la MessageMind?

Deschide pagina integrării Outlook din panoul tău MessageMind și urmează pașii de conectare. Ghidul pas cu pas, cu numele fiecărui câmp și capturi de ecran, este în documentația MessageMind despre Outlook.

Cum funcționează autentificarea pentru integrarea Outlook?

Te autentifici pe pagina Microsoft și acolo îi dai acces lui MessageMind. Nu scrii niciodată parola de Outlook în MessageMind. Datele de acces sunt stocate criptat și folosite doar pe server, așa că nu ajung niciodată în browser sau la terți.

Funcționează MessageMind cu adevărat cu căsuțele de serviciu sau de școală (Microsoft 365)?

Da: funcționează cu căsuțele de serviciu sau de școală (Microsoft 365, Office 365) și cu adresele personale Outlook.com, Hotmail și Live.

Ce faci dacă secțiunea „Connection” afișează un mesaj care începe cu „This is a personal Microsoft account.”?

Te-ai autentificat cu un cont personal care folosește adresa ta de firmă. Dă clic pe Disconnect, conectează-te din nou și alege „Work or school account” când Microsoft te întreabă ce cont să folosești.